Информационная система организации

Современные компании применяют информационные техно­логии для совершенствования методов работы. В результате изме­няется организационная структура компании, разрабатываются новые организационные взаимосвязи, которые ранее экономичес­ки были невозможны. Вот почему информационные технологии являются весьма перспективной и эффективной сферой для капи­таловложений. Принципиальная схема построения и взаимодей­ствия основных элементов современной информационной систе­мы организации приведена на рис. 24.1.

Изменения в организации и технике управления под влияни­ем информационных технологий и автоматизированных офисов происходят по следующим направлениям. Во-первых, в корне меняются организация и техника информационного обеспечения руководителя. Особое значение приобретает массовое внедрение мини- и микрокомпьютеров, персональных компьютеров как со­ставных частей информационных систем, связанных с сетью бан­ков данных. При этом работа по сбору, обработке и распростра­нению информации осуществляется удобными интерфейсами «че­ловек — ЭВМ», не требующими специальной подготовки (диалоги на естественном языке, речевой ввод-вывод информации и т.д.). Существенно меняется также техника хранения и обработки ин­формации. Автоматизируются системы принятия, упорядочения, хранения и передачи информации, в которых поддерживается чистота информационных каналов и не допускаются неполнота информации, дублирование, ввод информации, рассчитанной на другие уровни управления, и т.д.

Во-вторых, осуществляется автоматизация отдельных функций руководителя. Выросло количество эффективно функционирующих автоматизированных систем, охватывающих производство, хозяй­ственную деятельность, организационно-технологические процес­сы и т.п. Все большая часть работы при составлении планов пере­дается компьютеру. При этом существенно повышается качество планов, разработанных с использованием микрокомпьютеров на более низком уровне управления. Кроме того, четко согласуются планы для отдельных подсистем системы управления. Совершен­ствуются системы контроля, в том числе дающие возможность об­наружить отклонения от запланированного уровня и обеспечива­ющие обнаружение причин возникновения таких отклонений.

В-третьих, существенно изменяются и средства коммуникации, не считая обмена сообщениями через сеть микропроцессоров. Особое значение приобретает система телекоммуникаций, кото­рая дает возможность проведения заочных совещаний, телекон­ференций и т.п. (участники которых могут находиться друг от Друга на значительных расстояниях), оперативной передачи ин­формации. Соответственно меняются методы и техника коммуни­кационных отношений руководителей с подчиненными и выше­стоящими органами управления.

Автоматизированный офис предъявляет новые требования к деловым качествам руководителя, среди которых — умение и на­выки пользоваться сложной техникой управления, определять стратегию развития системы, руководить коллективом, мотивиро­вать и направлять его деятельность. Особое место занимает уме-

ниє разрешать конфликты, оперативно реагировать на возникно­вение проблемных ситуаций, четко обосновывать принятые реше­ния, своевременно доводить их до исполнителей. Творческий под­ход к решению управленческих задач, развитие стратегического мышления руководителей предполагают использование новых ин­формационных технологий, возможностей автоматизированных офисов.

При обучении руководителей современным информационным технологиям главное внимание уделяется собственно управлению, а не машинным языкам и математическим методам. В действу­ющих на фирмах системах повышения квалификации важное зна­чение придается базовому курсу — «умению управлять», улучше­нию стиля работы руководителя, развитию стратегического мыш­ления. Формируется набор методов обучения работе с новыми информационными технологиями, который предусматривает ис­пользование специальных обучающих модульных программ, реа­лизованных на микропроцессорах, сетей для передачи информа­ции о новых методах, средствах и технике управления. Наряду с этим проводятся различные занятия через систему телекоммуни­каций (анализ ситуаций, деловые игры, дискуссии и т.п.), при­меняются средства массовой информации (в основном телевиде­ние) с целью мотивации саморазвития руководителей и специа­листов, решения некоторых информационных задач обучения, рекламы новых методов, средств и техники управления.

При обучении кадров большое внимание в настоящее время уделяется так называемым корпоративным системам, т.е. комплекс­ным информационным системам управления предприятиями. В этом случае электронная обработка данных обеспечивает все стороны управления предприятиями. Находясь на своем рабочем месте, управляющие получают необходимую информацию по но­вым изделиям, производству, поставкам, финансам, экономике и др. Появление персональных компьютеров, которые могут быть подключены к другим ЭВМ, значительно расширило возможнос­ти использования баз данных конкретными пользователями для оперативного получения необходимой информации из больших ее массивов. Персональная ЭВМ дает возможность получать сопо­ставимые данные, отслеживать динамику изменения показателей, в том числе и в графическом виде.

РАЗВИТИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ СЕТЕЙ

Современная база индустриальной революции начала XXI века характеризуется разработкой и широким применением компью-

теров, обрабатывающих информацию. Когда в 1950-х годах ком­пьютеры начали распространяться в деловом мире, их примене­ние сводилось к рутинной обработке огромного количества особо важных данных. В 1960-е годы снижение стоимости и уменьше­ние сложности компьютеров открыли новые возможности их ис­пользования. Однако они размещались не в аппарате управления компаниями и были доступны, как правило, лишь для специалис­тов. Только в 1970-х годах компьютеры впервые стали исполь­зоваться в управлении организациями через терминалы, соеди­ненные телефонными линиями с центральным компьютером. В 1980—90-е годы быстрое развитие микроэлектроники снизило стоимость и уменьшило размеры компьютеров в такой степени, что появилась возможность использовать их не только в каждом офисе, но и на каждом рабочем месте.

По расчетам американского исследователя Дж.Б. Делонга, в течение жизни одного поколения в 1970—90-е годы цены на компьютеры (и полупроводники) снизились более чем в 10 раз, т.е. ежегодное снижение цен составило в среднем 30—40%. Такой темп падения цен на компьютеры значительно превосходит все ис­торические прецеденты. Наряду с удешевлением компьютерной техники она становится более многофункциональной, мощной и эффективной. Темпы развития современных электронных сетей (новых средств связи, обработки информации и коммуникации) продолжают расти. Интересны результаты последних крупномас­штабных обследований: люди полагают, что они сегодня тратят столько же времени на использование персональных компьюте­ров, сколько на телефонные разговоры (8 ч 48 мин в неделю на персональные компьютеры и 9 ч 30 мин — на телефонные разго­воры).

«Электронный офис». Появление микрокомпьютера привело к дальнейшему изменению технического оснащения аппарата управ­ления и рождению его нового типа — «электронного офиса». Пре­образуя информацию по сложной программе, микрокомпьютер воплощает примитивную форму интеллекта. Изобретение микро­процессора в такой степени снизило стоимость электронных вы­числений, что он стал применяться в самых широких сферах.

Отличительной чертой перехода к «электронному офису» яв­ляется получение возможности использовать технику для обработ­ки содержания информации. Пишущая машинка, телефон, копи­ровальная машина, диктофон и факсимильный аппарат позволя­ют только менять форму или расположение информации. Они переводят ее из устной формы в письменную, электрическую и передают ее от отправителя к получателю со скоростью света. Но

они не меняют содержания информации (если, не вкрадется ошиб­ка или не помешает шум). Тем самым они дополняют функции аппарата управления, которые по своему характеру являются ме­ханическими.

Компьютер же меняет содержание поступающей в него инфор­мации в соответствии со сложным набором процедур, называемых его программой. Это может материализовать некоторые из видов деятельности, практических навыков и методов работников офи­са — специалистов, управленческого персонала и руководителей. Это перемещает технику офиса с периферии деятельности аппа­рата управления, куда поступает и откуда исходит информация, в центр, где она перерабатывается в новую информацию и ре­шения. В целом структура потоков информации и механизмов ее переработки и анализа может быть представлена в следующем виде (рис. 24.2).

В «электронном офисе» техника используется в деятельности специалистов и руководителей, а также секретаря и клерка. Од­нако успех микрокомпьютера в офисе зависит от его интеграции с другими частями системы: дисплеями, печатающими средства­ми и устройствами, средствами хранения информации и комму­никаций и, самое главное, программами, которые ими управля­ют при выполнении функций аппарата управления.

Благодаря многообразным информационным потокам каждое предприятие имеет возможность мгновенно узнавать о состоянии спроса и предложения, ориентироваться на рынке сырья, труда, инноваций и т.п. Это освобождает производство от расходов на дополнительный персонал, занятый в промежуточных звеньях, от расходов на складирование, исправление расчетов, неизбежных в прошлом из-за отсутствия необходимых данных. Компьютеры, информационные сети, системы связи непосредственно влияют на протекание и интеграцию производственных и обслуживающих процессов в подразделениях предприятия и повышение конкурен­тоспособности.

Информационные сети создают реальные предпосылки для формирования целого ряда новых принципов управления, соот­ветствующих изменениям внешней и внутренней среды предпри­ятия. Суть этих принципов сводится к следующему:

• происходят контакты не руководителя с подчиненными, а рав­ноправных работников;

• каждый сотрудник должен иметь доступ к любой информа­ции о предприятии, к знаниям любого сотрудника предприятия;

• должны действовать команды, работающие либо над опреде­ленным проектом, либо с определенным заказчиком или классом клиентов;

• целостность предприятия поддерживается за счет создания сети команд;

• работа ведется в режиме реального времени, включает в себя «запараллеливание» работ и их итеративно-коммуникационную организацию (вместо последовательной и кооперативной);

• создаются технико-организационные условия для формиро­вания «виртуальных» звеньев, члены которых могут находиться в различных географических точках.

Использование информационных технологий, сети Интернет и всех видов сетевой организации, бесчисленных компьютерных программ не только позволяет оперативно получать информацию и принимать решения, но и вызывает множество коренных орга­низационных изменений. Сокращается бюрократический аппарат, пересматриваются традиционные взгляды на роль и механизм

эффективной связи корпораций, открываются безграничные воз­можности финансовых рынков, инвестирования, укрепляется сплоченность персонала. С Интернетом связаны реальная диффу­зия знаний, их доступность в любом уголке Земли, всеобщее при­общение людей к культурным ценностям. Существенно увеличи­ваются темпы роста производительности физического и умствен­ного труда. В наибольшей мере информационную экономику олицетворяют инновации и знания. Экономический и управлен­ческий потенциал организации во все большей степени зависит от способности менеджеров контролировать информацию, манипу­лировать ею, нацеливать персонал на наиболее эффективное ис­пользование ресурсов.

По данным 2000 г., постоянные пользователи сети Интернет распределялись по регионам мира следующим образом (табл. 24.1). По прогнозам, к 2005 г. сетью Интернет будут пользоваться во всем мире 1 млрд человек. В ближайшие четыре года пользовате­лями Интернета в режиме on-line станут 15% населения Земли.

Таблица-. 24.1