Глава 23 аппарат управления

Любой аппарат управления (контора, офис) представляет со­бой «фабрику информации». Его основная роль заключается в обработке информации подобно, собственно, промышленному предприятию, занимающемуся обработкой материалов и произ­водством энергии.

Аппарат управления получает информацию в самых разных формах. В тех же формах офис и производит информацию. Это могут быть:

• данные, выдаваемые компьютером в электронной форме;

• документы, передающие информацию в численной или циф­ровой форме;

• устная информация, передаваемая по телефону, часто в элек­тронной форме.

Между процессом получения и распространения информации аппарат выполняет ряд разнообразных действий. Он может: ^пре­образовать информацию (например, информацию о продажах в информацию о полученной выручке и выполненной работе); 2) объ­единять информацию (например, информацию о продажах с ин­формацией о закупках в информацию о товарно-материальных запасах); 3) накапливать информацию (например, информацию о продажах для составления ежемесячных и годовых отчетов о до­ходах). Обобщенная схема связей в организации, использующей информационные технологии, показана на рис. 23.1.

Рис. 23.1. Обобщенная схема связей в современной системе управления, использующей информационные технологии

Как правило, аппарат управления использует полученные дан­ные в качестве основы для производства другой своей важной продукции — решений. Это могут быть решения: а) местного и оперативного характера — такие, как решения, касающиеся закупок и продаж продукции, найма и увольнения работников, повышения или снижения цен; б) долгосрочного, стратегического характера — решения, связанные с расширением предприятия, инвестициями, снятием с производства изделия, вхождением в корпорацию и выходом из нее.

Таким образом, аппарат управления — это «фабрики, обраба­тывающие информацию», с выходом продукции двух типов: ин­формации (данные, документы, устная информация) и решений (краткосрочных и долгосрочных). В отдельных случаях аппарат управления специализируется в одной из этих областей. К звень­ям аппарата, производящим продукцию первого типа (информа­цию), относятся: подразделения, которые занимаются подготов­кой технических инструкций; бухгалтерия и финансовые подраз­деления; подразделения, подготавливающие информацию для общественности. К звеньям аппарата, основной продукцией ко­торых является производство решений, относятся: подразделения по управлению производством; подразделения по управлению продажами; аппарат высшего руководства. Звенья аппарата, про­изводящие продукцию и того и другого типа, включают: техни­ческие подразделения; офисы, занимающиеся кадровыми вопро­сами; маркетинговые подразделения.

Руководство предприятий должно заниматься вопросами про­дуктивности «фабрик информации» точно так же, как и подраз­делений по производству продукции. При производстве инфор­мации повышение продуктивности означает увеличение стоимо­сти информации на единицу затрат. Это может быть больший

объем информации (например, больше писем или технических инструкций); более высокое качество информации (более чита­бельные тексты, с меньшим количеством ошибок); более свое­временная информация (техническая инструкция составляется од­новременно с модификацией продукта). Применительно к реше­ниям повышение продуктивности — это увеличение стоимости решений на единицу затрат. Практически это означает: большее число решений (например, на основе выбора из большего числа вариантов закупок и продаж или предложений рабочей силы); более высокое качество решений (выбор, который приводит к уве­личению прибыли или улучшению качества работы подразделе­ния); более своевременные решения (выбор, который оператив­нее реагирует на изменение условий).

Оценка продуктивности работы аппарата управления представ­ляет известную сложность. Тщательный анализ и точное измере­ние часто подменяются экспертными оценками и наблюдениями. Определенный интерес представляет ранжирование информации, используемой в организациях в условиях рыночной экономики. Один из типичных вариантов таких оценок, основанных на мате­риалах крупномасштабных обследований, приводится в табл. 23.1.

Таблица 23.1 Интерес руководителей к деловой информации

ЭВОЛЮЦИЯ АППАРАТА УПРАВЛЕНИЯ И МЕТОДОВ ЕГО РАБОТЫ

Эволюцию аппарата управления можно проследить начиная с древних цивилизаций. Например, древние ассирийцы пользова­лись клинописью для записи количества произведенной, продан­ной и заложенной на хранение продукции, а также размера нало­гов. От клинописи до компьютеров и телекоммуникаций — такую многовековую эволюцию претерпели виды деятельности и мето­ды работы аппарата управления.

«Контора писаря». О существовании таких контор свидетель­ствуют литературные произведения, созданные свыше 150 лет тому назад. По описаниям Чарльза Диккенса, картину лондонского офиса того времени мы можем представить себе так: за высокой конторкой на табуретке сидит клерк и аккуратно вписывает счета в бухгалтерскую книгу или пишет письма гусиным пером, пери­одически погружая его в чернильницу. Основными орудиями кон­торщика того времени были перо, чернильница и бухгалтерская книга, средством связи — личный посыльный или пакетная служ­ба. По современным стандартам, производительность такого офиса выглядит чрезвычайно низкой: каждое письмо отдельно перепи­сывалось от руки. Если сделана ошибка, все письмо переписыва­лось заново. Счета подсчитывались вручную. Единственной базой для принятия решений были счета, другой информации не было.

«Механизированный офис». Существенное изменение в техничес­ком оснащении аппарата управления произошло примерно 50 лет спустя, в 1880-х годах, с появлением так называемого механизи­рованного офиса. «Механизация офиса» началась с изобретения пишущей машинки и появления ее на широком рынке. Но широ­кое распространение она получила с появлением телефона, теле­графа, телекса и телетайпа, а также с изменением государственной почтовой системы и железных дорог. Все это вытеснило «контору писаря», на смену которой пришел «механизированный офис»:

• механическим способом написанные под копирку письма (что сократило время на их написание);

• оперативный обмен информацией между офисами посред­ством почтовой связи, телеграфа и телефона, что позволило при­нимать решения на базе более полной информации и в более сжа­тые сроки;

• подготовка квалифицированных кадров с тем, чтобы клерки, бухгалтеры и другие счетные работники не занимались составле­нием окончательных документов.

В результате этих изменений значительно повысилась продук­тивность аппарата управления. С изменением техники происхо­дили изменения в аппарате организации управления и его функ­циях. Оснащенный техникой аппарат управления создал предпо­сылки для развития современной бюрократической организации, крупных корпораций, государственных органов, потому что он обеспечивал их жизненно важной информацией и средствами для обработки документов.

«Электрифицированный офис». Индустриальная революция пер­вой половины XX века характеризовалась широкой разработкой промышленных и бытовых орудий труда, работающих на электро­энергии или электрических сигналах. Изменялась техника аппара­та управления, особенно в 1940—60-е годы, когда стали широко применяться электрические пишущие машинки с заменяемыми головками, копировальные устройства, работающие с ординар­ной бумагой, портативные диктофоны и факсимильные устрой­ства. В результате появился так называемый электрифицирован­ный офис.

Основной целью этого ряда нововведений было повышение уровня делопроизводства. Повысилась продуктивность аппарата управления, улучшилось качество документов. Электрическая пишущая машинка отличалась быстродействием и обеспечивала более четкую, качественную печать, а также позволяла варьиро­вать шрифтом. Копировальное устройство, работающее с ординар­ной бумагой, давало высококачественные копии самых разнооб­разных материалов при незначительных затратах. При этом суще­ственно повысилась оперативность передачи информации.

Во многих компаниях разных стран «электрифицированный офис» в настоящее время находится на службе аппарата управле­ния.

ТЕХНИЧЕСКОЕ ОСНАЩЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

В общих чертах техническое оснащение деятельности аппара­та управления может включать:

• оргтехнические блоки, оснащенные микрокомпьютерами, расположенными на рабочих местах практически каждого служа­щего — от клерка до руководителя предприятия;

• программы, которые обеспечивают взаимодействие человека и машины, включают необходимые средства для обработки ин­формации и отражают накопленный опыт аппарата управления;

• коммуникационные сети, связывающие оргтехнические бло­ки между собой и с центральными процессорами, а также с внеш­ними источниками информации:

• устройства совместного пользования, такие, как электронные файлы, печатающие и сканирующие устройства, доступные всем оргтехническим блокам через линии связи.

Оргтехнический блок приходит на смену системам, включа­ющим персональные компьютеры, редактирующие устройства и электронные пишущие машинки. Его сердцевиной становится микрокомпьютер с мощностью обработки, равной по крайней мере мощности современного мини-компьютера, со значительным объемом быстродействующей внутренней памяти, а также внеш­ней памяти большой емкости, такой, как в современных флоппи-дисках. Значительная часть электронной мощности оргтехничес-кого блока используется для обеспечения надежной связи между пользователем и машиной. Средства обменной внешней памяти применяются для ввода новых программ-(программное обеспече­ние) и данных в оргтехнический блок, а также для хранения дан­ных, которые нужны для работы. Устанавливается дисплей c^tbi-сококачественным черно-белым или цветным изображением с экраном размером в одну страницу или более.

Составной частью оргтехнического блока становится система автоматической связи, которая берет на себя функции современ­ного телефона, с обширным списком номеров. Она позволяет ав­томатически передавать устные сообщения целому ряду получа­телей, оргтехнические блоки которых хранят эти сообщения до тех пор, пока они не найдут время прослушать их. Оргтехнические блоки пока обладают очень ограниченной возможностью «распо­знавать» речь, поэтому она не может быть использована для пря­мого ввода информации. Клавиатура и указатель дают возмож­ность пользователю вводить в той или иной форме как текстовую, так и графическую информацию, а также реагировать на запросы и другую информацию, поступающую с микрокомпьютера.

Несмотря на то что в целом все оргтехнические блоки будут аналогичными, их компоненты будут отличаться размером и ка­чеством дисплея, пультом и памятью, а также числом и типами дополнительно используемого ими периферийного оборудования (такого, как печатающие устройства) в зависимости от специфи­ки групп офисов. Оргтехнический блок клерка включает, главным образом, дисплей и пульт с небольшим печатающим устройством; объем памяти и объем обрабатываемой информации здесь не име­ют большого значения. Оргтехнический блок секретаря представ­ляет собой высококачественный черно-белый дисплей размером

в развернутый лист, способный показывать разнообразные шриф­ты, а также локальные печатающие устройства, которые размно­жают документы и осуществляют их максимальную передачу. Документы офиса хранятся в локальных файлах большой емкос­ти со съемными носителями. Оргтехнический блок секретаря ос­нащен средствами, работающими по команде, передаваемой с го­лоса непосредственно или по телефону. Возможно установление распознавательного устройства (способного узнавать буквы) для превращения имеющихся письменных документов в форму, под­дающуюся электронной обработке.

Оргтехнические блоки специалистов включают цветные дисплеи и локальные цветные комбинированные устройства для печати и построения графиков. Полезными здесь являются память большой емкости и съемные запоминающие устройства. Большое значение придается пульту с совершенными приспособлениями для ввода графической информации. В основном же эти блоки отличаются программным обеспечением. Оргтехнические блоки управляющих включают цветные дисплеи, небольшие пульты и устройства для ввода данных, а также совершенные аннотирующие устройства, работающие по команде с голоса непосредственно и по телефо­ну, а также небольшие локальные файлы. Оргтехнические блоки руководителей высшего уровня представляют собой телефонный комплекс, снабженный небольшими высококачественными дис­плеями, устройство для выбора абонента связи и компактный пульт для ограниченного ввода данных. Имеются локальные съем­ные емкости средних размеров для хранения данных, а также та­кие оргтехнические блоки, которыми можно пользоваться вне офиса. Это портативные блоки с небольшими плоскими диспле­ями, помещающимися в портфеле. Ими можно пользоваться в дороге и дома.

Date: 2015-12-13; view: 572; Нарушение авторских прав