Задание 2. Сортировка производственных задач по критерию срочности

Помимо заполненных самоклеящихся листочков (стикеров) с зафиксированными на них делами вам понадобится большой лист бумаги (формат А-2 или А-1). Лучше прикрепить его к стене. Разде­лите карандашом или маркером лист пополам, выделив верхнюю половину для дел очень срочных, нижнюю — для менее срочных задач. Рассортируйте ваши записи по этому признаку, прикрепляя листочки то ли к верхней, то ли к нижней половине бумажного ли­ста. У вас получится нечто подобное.

(См. таблицу на с. 28). Назовем эту таблицу матрицей ближай­ших производственных задач. Как видите, она наглядно демонст­рирует приоритеты и позволяет определить очередность дел. Сроч­ные и неотложные дела могут обладать равной приоритетностью, и если их количество велико, вы имеете все шансы что-то упустить из виду и обрушить на себя гнев руководства. Когда же у вас перед глазами есть конкретная схема действий, быстро сориентироваться и заслужить одобрение (возможно, и в виде премиальных) значи­тельно легче.

Теперь добавим еще один признак структурирования задач. Для этого разделите ваш бумажный лист пополам вертикальной чертой. С левой стороны пусть останутся дела, выполнение которых зави­сит исключительно от вас, а с правой — задачи, решение которых требует взаимодействия с другими людьми. Ваша «матрица задач» приобретет следующий вид.

Если есть возможность оставить созданную вами «матрицу бли­жайших производственных задач» украшать стену вашего офиса — рекомендуем это сделать. Вы сможете отмечать на стикерах появле­ние новых задач и располагать их в соответствующем сегменте мат­рицы, удалять листочки с выполненными делами, а также фикси­ровать перемещение заданий из одного статуса в другой (например, из дел несрочных в срочные). Наглядное отображение вашей про­изводственной ситуации позволит не только ее увидеть, но и лучше понять. А человек, понимающий собственную ситуацию, и действу­ет, как правило, более эффективно. О нюансах и тонкостях вашей рабочей эффективности поговорим подробнее.

ПОВЫШЕНИЕ РАБОЧЕЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ

ЗА СЧЕТ РАЗВИТИЯ

ЧУВСТВОВАНИЯ СИТУАЦИИ

(правополушарный подход)

Когда все клеится и работа выполняется как бы сама по себе — и ваше настроение приподнятое, комфортное. Наше состояние пе­рестает быть особо радостным, когда происходит определенный сбой, ситуация уходит из-под нашего контроля, начинает развивать­ся не так. Причем толчком к появлению ощущения «не так» для пра-

вополушарных людей и людей левополушарных служат различные факторы. Так, люди с доминированием левого полушария комфор­тно себя чувствуют в четко структурированном пространстве. Оно может быть как задано извне (четко прописанные должностные обя­занности и расписанный рабочий режим дня), так и создано ими самими (использование приемов планирования рабочего времени и самоорганизации). Нарушение же привычной системы ведет к на­рушению всего плана деятельности, сбою прогнозируемых сроков и общей «разбалансировке» механизма самоорганизации. Как пра­вило, чаще всего это бывает под влиянием непредсказуемых обсто­ятельств или из-за рассогласованного взаимодействия с другими людьми (например, другие люди не выполняют вовремя принятые на себя обязательства).

Правополушарные люди могут находиться в непредсказуемой сре­де и чувствовать себя при этом достаточно комфортно, если только нет мощного прессинга по срокам. Жесткий цейтнот разрушает их интуи­тивное чувствование ситуации, и тогда уже не они управляют событи­ями, а ситуация крутит человека подобно воронке водоворота.

Если изобразить это графически, используя сегменты построенной нами матрицы производственных задач, то мы получим следующее.

(См. таблицу на странице 32.) Назовем эту таблицу матрицей чув­ствования ситуации. Она наглядно демонстрирует, в какой точке работа превращается в «поле боя». Подобная опасность подстерега­ет работников с разными доминирующими полушариями — это еще раз доказывает, что левополушарный и правополушарный подходы сами по себе не имеют выраженных преимуществ.

Как видите, срочные задания, выполнение которых связано с другими людьми, являются стрессовым фактором как для правопо-лушарных, так и для левополушарных. Потому что в этом случае остается только «трясти» ситуацию подобно сержанту Петренко. Посмотрите, насколько большой круг задач попадает у вас именно в эту область?

Естественно, что выполнение срочных поручений руководите­ля, так или иначе связанных с другими сотрудниками, партнерами, клиентами, — одна из основных функциональных обязанностей. Другими словами, нахождение периодически в «зоне стресса» под­разумевается уже в силу вашего служебного положения. И тем не менее в ваших силах сделать некоторый пересмотр собственного отношения к тем или иным задачам и времени, которое вы выделя­ете для их выполнения.

Поскольку «ресурсной зоной» является сегмент а, давайте попро­буем его «уплотнить» за счет задач других сегментов.

ТВОРЧЕСКИЙ ПОДХОД К РУТИННЫМ ЗАДАЧАМ

Неординарный подход к решению тех или иных задач позволяет увидеть их абсолютно в ином свете и найти новые, часто необыч­ные, способы их решения.

Возьмем из нашего примера задачу из сегмента d «Собрать фото­графии сотрудников для новых удостоверений». Как правило, необходимость у сотрудников что-либо просить, собирать, узнавать сопровождается их частой забывчивостью, невнимательностью, пас­сивным игнорированием просьб или открытым противостоянием. Если подходить к этому вопросу шаблонно, хлопот не оберешься. Задачи сегмента d плавно перетекают в сегмент с, обрастая различ­ными сложностями и вашей «головной болью». Решить же подоб­ные задачи нестандартно вам помогут оптимизм, воображение и... цветик-семицветик.

Упражнение «Цветик-семицветик»

Для активизации работы правого полушария и общей гармони­зации рекомендуем предварительно выполнить следующее релак­сационное упражнение.

Расположитесь как можно удобнее (желательно иметь возмож­ность облокотиться о спинку кресла или стула). Не перекрещи­вайте руки и ноги, найдите для них максимально расслабленное и удобное положение. Прикройте веки. Представьте, что вы вдыха­ете запах прекрасного цветка (возможно, это и есть наш семицве­тик). Обращайте внимание, как на вдохе поднимаются ваши клю­чицы и, соответственно, опускаются на выдохе. Сделайте 3—5 вдо­хов-выдохов, сосредоточив свое внимание на верхней части

грудной клетки.

Вы по-прежнему вдыхаете запах прекрасного цветка. Теперь обратите внимание, как во время вдоха расширяется ваша грудная

клетка подобно мехам аккордеона. На выдохе вы плавно «сжимаете мехи». Проделайте эту процедуру 3—5 раз.

Теперь обратите внимание на низ живота: при вдохе в этом месте как бы надувается воздушный шарик, при выдохе — сдувается. Тоже проделайте это 3—5 раз.

Запах цветка по-прежнему прекрасен. Вы плавно вдыхаете его, обращая внимание, как поднимаются ваши ключицы, расширяется грудная клетка, поднимается низ живота... На несколько мгнове­ний задержите дыхание и насладитесь ощущением наполненности ароматом цветка, энергией жизни, окружающей свежестью. На вы­дохе позвольте плавно «сдуться шарику» в нижней части живота, «стянуться мехам» вашей грудной клетки, опустите ключицы. За­держитесь на мгновение, ощутив себя пустотой, готовой к новому наполнению, к новому возрождению. Повторите полный дыхатель­ный цикл несколько раз.

Это упражнение можно выполнять, когда необходимо снять по­следствия эмоциональной перегрузки, расслабиться или, наобо­рот, срочно привести себя в рабочее состояние. В данном случае вы готовы к творческому полету фантазии. Представьте себе цве­тик-семицветик, в самой серединке которого записана (или изоб­ражена в виде символа) проблема, которую вы хотите решить не­стандартно. Нарисуйте этот цветок на листе бумаге. Позвольте сво­ей фантазии буйствовать — все, что приходит в голову в связи с зафиксированной проблемой, располагайте в очередном лепестке семицветика.

Возможно, у вас получится нечто похожее.

Лепестков может быть больше, чем семь, — все зависит от вашей фантазии. Возникающие идеи можно записывать и в виде солнеч­ных лучиков. Главное — не тормозить собственный творческий по­лет. А он будет обязательно. Дело в том, что подобное образное вос­приятие активизирует работу правого полушария.

Помимо нахождения нестандартных путей решения ситуации ваш выигрыш — хорошее настроение, улучшение отношений с кол­легами (творческие и доброжелательно настроенные люди всегда привлекают) и возможность перевести задачи из сектора зависимо­сти от других людей (d) в сектор собственной компетенции (а). Ведь организация кофейного праздника, фотолотереи или фотоуголка — это уже ваша инициатива и ваша самоорганизация!

ЖЕСТКОЕ СТРУКТУРИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Следующий способ оптимизации вашего временного графика — это анализ задача сегментов a и b. Это задачи, выполнение которых зависит исключительно от вас. Важно, чтобы ваш рабочий график предполагал время, которое вы могли бы посвятить работе этого рода. Это может быть время обычных совещаний вашего шефа или другое время, когда наплыв посетителей в офис не так велик. Постарайтесь объяснить своему непосредственному руководителю, что возмож­ность поработать 2—3 часа без постоянного дергания и аврала будет

на пользу и вам, и интересам дела в общем. Чтобы разговор не был беспредметным, используйте материалы вашей «матрицы видения рабочей ситуации». Объясните с помощью «матрицы чувствования ситуации», к чему приводит необходимость постоянного выполне­ния заданий «сегодня на вчера». Заручившись поддержкой шефа, вы сможете приучить сотрудников организации и даже постоянных кли­ентов и посетителей без крайней надобности не беспокоить вас в спе­циально отведенные для индивидуальной работы 2—3 часа.

При условии, что рабочее время будет принадлежать в первую очередь вам самим, а не посетителям и обстоятельствам, очень эф­фективным является использование различных «левополушарных способов» организации времени и пространства. Это и ведение орга­найзера, и вывешивание «листочков-напоминаний» на специаль­ном стенде, и иные техники и хитрости.

Пока же несколько советов и рекомендаций тем, кто единствен­но возможным способом своей работы считает нахождение в «зоне стресса» (с).

РАБОТА - НЕ ВОЛК, В ЛЕС НЕ УБЕЖИТ

Конечно, выполнять работу необходимо. И желательно делать ее по возможности быстро. Но делать это за счет персональных сверхусилий, догоняя убегающие минуты и ускользающие шансы, малоэффективно. Посмотрите материалы и публикации, раскры­вающие проблемы трудоголизма и синдрома эмоционального сго-

рания, — возможно, это подтолкнет вас к пересмотру собственного отношения к работе и ее обычному ритму. И еще несколько сообра­жений, касающихся времени и взаимоотношения с ним.

· Временная разбалансировка часто сигнализирует о ценност­но-смысловой разбалансировке человека. Другими словами, тот, кто вечно опаздывает, ничего не успевает, срывает сроки, возможно, занимается не своим делом или стремится к лож­ным целям.

· Для решения вопросов, действительно важных для человека, он, как правило, время находит. Декларируемая нехватка вре­мени может быть сигналом скрываемого безразличия к дан­ному вопросу.

· Часто форсирование или затягивание времени является излюб­ленным оружием манипуляторов. В первом случае человек не успевает поразмыслить и будет плясать под чужую дудку, во втором — он скорее примет на себя всю полноту ответствен­ности, чем будет ждать включения в ситуацию того, кто от от­ветственности отлынивает.

· Время лучше использовать для наслаждения имеющимися бла­гами жизни, чем для вечной погони за ускользающим мифом о счастье (успехе, благополучии, любви: у каждого — свой пер­сональный миф).

· Когда очень хорошо или, наоборот, невыносимо плохо, когда время летит птицей и когда застывает, подобно истукану, по­мните о заповеди на кольце царя Соломона: «И это пройдет».

«ОФИСНАЯ КУХНЯ»: РЕЦЕПТЫ НА КАЖДЫЙ ДЕНЬ

Каждодневная деятельность заполнена множеством малопримет­ных дел, которые не особенно привлекают к себе внимание: доку­менты, папки, телефонные звонки, дежурные улыбки посетителям... Чаще всего эти вопросы решаются на автомате, без особого обду­мывания. И потому становятся привычной производственной ру­тиной. Не секрет, что именно подобные рутинные дела съедают боль­шую часть рабочего времени. Если список дел урезан до необходи­мого минимума, а времени по-прежнему не хватает, пора подумать о повышении эффективности работы за счет видоизменения спо­собов ее выполнения. Возможно, некоторые рекомендации сегод­няшнего занятия придутся вам кстати.