Собой во времени

СЕКРЕТ ПЕРВЫЙ.

Не пытайтесь управлять временем.

Куда эффективнее управлять

собой во времени

МЫ ВСЕ УЧИЛИСЬ ПОНЕМНОГУ…

Современные учебники по тайм-менеджменту (искусству уп­равления временем) очень часто снабжены иллюстрациями, где символом времени служит торт с нанесенным сверху цифербла­том. Задача опытного «пользователя временем», таким образом, — как можно точнее и искуснее поделить этот торт на необходимое количество «претендентов» — дела, делишки и, возможно, запла­нированное безделье. С самого раннего детства нам прививали навыки планирования собственного времени. Заполнение школь­ных дневников и дневников самонаблюдения (в курсе природове­дения), красочные настенные календари школьника с распоряд­ком дня и обязательные сентябрьские «Как я провел летние кани­кулы...» — все это наши постепенные уроки «тайм-менеджмента». Поскольку мы все учились в единой системе образования, запол­няли идентичные школьные дневники и писали похожие сочинения о едином распорядке дня в летнем лагере — мы вправе пред­полагать, что все мы замечательно овладели навыком «искусной нарезки временного пирога».

И тем не менее... И тем не менее где-то что-то не срабатывает. И мы в который раз догоняем упущенные минуты и часы, пытаясь выполнить все увеличивающийся список важных и неотложных дел; разгребаем завалы того, что выполнить своевременно не успеваем; создаем новые завалы того, до чего не доходят руки. Причем состав­ление жестких списков, подробных планов и прописанных по ми­нутам графиков очень мало помогает. Во-первых, чтобы все это прописывать, тоже необходимо время. А его катастрофически не хва­тает. Во-вторых, все эти планы трещат по швам под натиском не­предсказуемых, а поэтому и незапланированных «надо». Следует заметить, что на выполнение подобных непрогнозируемых «надо» уходит большая часть времени офисного работника. И таким обра­зом мы подходим к следующему тезису, который, пожалуй, можно назвать основной причиной неэффективности жесткого планиро­вания в работе секретаря или менеджера среднего звена.

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ ВАМ НЕ ПРИНАДЛЕЖИТ

Чтобы это утверждение не выглядело голословным, предлагаем небольшой перечень должностных обязанностей для самой распро­страненной категории офисных работников — секретарей, взятый из типичного договора о найме на работу.

На протяжении рабочего дня секретарь:

· следит за выполнением запланированного распорядка дня, как собственного, так и руководителя;

· обеспечивает технически и организационно рабочий ритм;

· выполняет задачи руководителя, составляет список текущих и незавершенных дел;

· подбирает необходимые руководителю служебные документы;

· пересматривает все документы, адресованные руководителю, и выделяет в них самые важные места, делает выводы;

· принимает распорядительные, справочно-информационные и именные документы на рассмотрение и подпись руководите­лю, помогает ему в работе с периодическими и специальными изданиями;

· выполняет задания руководителя по информационной и тех­нической подготовке деловых встреч и совещаний;

· организует работу приемной, регулирует поток посетителей, самостоятельно решает вопросы о возможности приема;

· организовывает личный прием руководителем посетителей;

· постоянно контролирует выполнение устных указаний руко­водителя;

· ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проводит их регистрацию, выбира­ет документы, требующие немедленного рассмотрения, гото­вит их для доклада руководителю.

· Даже этот, далеко не полный, список секретарских обязанностей наглядно демонстрирует, что время офисного работника находится:

· во власти производственных обстоятельств (фактор непред­сказуемости и частой неопределенности);

· в зависимости от информационных потоков (фактор неравно­мерной загрузки с возможными запредельными пиками);

· и, конечно же, в подчиненности у руководителя (непредска­зуемость + неопределенность + неравномерная нагрузка + воз­можный эмоциональный прессинг).

Пытаться управлять тем, что тебе не принадлежит, — заранее про­игрышный вариант. Правомочен вопрос: а что же тогда офисному работнику принадлежит (в рабочее время, естественно)? Ну конеч­но же, он сам — со своим профессионализмом, с навыками самоор­ганизации, с собственным ощущением времени.

ПОГОВОРИМ О СЕБЕ, ХОРОШЕМ...

Надеемся, идея взаимосвязи навыков самоорганизации (самоме­неджмента) и организации рабочего времени (тайм-менеджмента) вам ясна. Но прежде чем дать какие-либо рекомендации по улуч­шению самоорганизации, давайте попытаемся разобраться, что именно нуждается в коррекции. Для этого необходимо выполнить небольшое упражнение. Сделайте это упражнение, пожалуйста, прежде чем продолжить чтение пояснений к нему.

Упражнение-самоисследование

Разграфите, пожалуйста, чистый бумажный лист на четыре рав­ных сектора и зафиксируйте в каждом из них ваши персональные взаимоотношения со временем.

Постарайтесь не ограничиваться 2—3 пунктами, пишите все, что придет в голову. Чем длиннее будут списки в каждом из секторов, тем достовернее окажутся результаты вашего самоисследования и тем подробнее окажется ваша персональная матрица взаимоотно­шений со временем.

Готово? Чтобы объяснения были понятнее, проиллюстрируем, каким образом может выглядеть заполненный бланк.

Теперь отследите, насколько часто в вашем списке (и в рабо­чем, и в нерабочем) встречается описание процессов (обмен ново­стями, просмотр сериала, поход по магазинам) и насколько часто идет фокусировка внимания на конкретный результат (приготов­ленный кофе, разобранная корреспонденция, убранная квартира). Заметьте, когда вы больше обращаете внимания на процесс дея­тельности: на работе или после нее, в контексте приятных заня­тий или неприятных обязанностей. Эта информация вам понадо­бится для лучшего понимания вашего индивидуального восприя­тия времени.

ПЕРСОНАЛЬНОЕ ВОСПРИЯТИЕ ВРЕМЕНИ

Ни для кого не секрет, что восприятие времени очень зависит от ситуации. Порой оно летит — например, когда не успеваешь сде­лать срочную работу; а порой замирает — долго тянется летний ра­бочий день, когда большая часть офиса во главе с шефом в отпуске, а друзья ждут на пляже. Но помимо подобных ситуативных разли­чий во времявосприятии существуют различия в ощущении време­ни между разными типами людей. Одни люди как бы обитают в про­шлом, другие устремлены в будущее, а третьи живут только сегод­няшним днем.

Большинство людей представляют образы прошлого и будущего перед собой, как бы глядя на них со стороны. При этом прошлое обычно располагается с одной стороны, а будущее — с другой. Та­кой тип восприятия времени получил название «сквозь время».

Некоторые представляют время в виде некой прямой, проходя­щей сзади вперед. При этом прошлое располагается позади, и не­которая часть времени оказывается как бы внутри нас. В этом слу­чае, для того чтобы вспомнить события прошлого, вам придется как бы обернуться назад. Будущее же спрятано за событиями настоя­щего, и его тоже человек воспринимает не совсем отчетливо. Этот тип восприятия получил название «во времени», поскольку часть временной оси находится внутри нас.

Наиболее ярко различия между людьми типа «сквозь время» и типа «во времени» проявляются в процессе межкультурных взаимо­действий. Западный человек склонен воспринимать время линей­но, как некую прямую, вдоль которой он движется. Наверное, на­гляднее всего этот подход иллюстрирует всем известный алгоритм гадания на картах: что было, что есть, что будет. Базовая же концеп­ция времени в рамках арабской культуры предполагает вечно для-

щееся настоящее и прошлое, которое находится позади нас. Для иллюстрации — ставшие афоризмом слова из песни: «Есть только миг между прошлым и будущим — именно он называется жизнь».

Отчетливое представление и прошлого, и будущего обычно означает, что человек в достаточной степени осознает движение вре­мени и поэтому может быть, например, хорошим диспетчером (или секретарем). Человек, менее четко представляющий себе времен­ную ось, в большой степени живет в настоящем. Он не видит особо­го смысла в соблюдении какого бы тот ни было режима. Поэтому легко может пропустить назначенную встречу. Корни этих разли­чий уходят в глубь нашего сознания и затрагивают даже уровень электрохимических процессов. Поговорим об этом поподробнее.

НАЛЕВО ПОЙДЕШЬ - ПОКОЙ ПОТЕРЯЕШЬ, НАПРАВО - ВРЕМЯ УПУСТИШЬ. КАК БЫТЬ?..

Разница в «западном» и «восточном» способе восприятия време­ни можно пояснить особенностями межполушарного взаимодей­ствия коры головного мозга.

Левое полушарие любит все анализировать: слова, языки, числа, всякие логические последовательности и все, что с этим связано. Правое полушарие отвечает за весь мир образов, форм, цветов, идей и чувств, которым нет точного выражения в языке.

Если говорить о восприятии времени, то левое полушарие «за­мечает» его течение, фиксируя результаты вашей активности — планируемые и достигаемые цели (западный способ «сквозь время»); правое же более склонно обращать внимание на протекание самого процесса деятельности и чувства, переживания, с ним связанные (во­сточный способ «во времени»). При выполнении предложенного выше упражнения на что вы обращали внимание чаще: на процессы и связанные с ними чувства (общение, познание, творчество, рас­слабление и т. д.) или на конкретные результаты (подготовленная документация, прочитанная книга, убранная квартира)? Сравнили? Это первая подсказка, какое полушарие, левое или правое, и в ка­ких ситуациях, работает у вас более активно. Уточнить же эти дан­ные поможет следующее упражнение.

ВАШЕ ЛЕВО - ИЛИ ПРАВОПОЛУШАРНОЕ ПРЕДПОЧТЕНИЕ

Чтобы узнать, какое из полушарий, левое или правое, является у вас доминирующим, достаточно выполнить предлагаемое неслож­ное упражнение. Вам необходимо выбрать утверждения в одной из двух колонок. Будьте внимательны — можно выбрать только одно утверждение. Если затрудняетесь с выбором, лучше полностью про­пустите эту строку. Выбирайте тот вариант, который интуитивно кажется вам лучшим. Посчитайте количество выбранных вами утверждений в каждой колонке, и вы узнаете ваше доминирующее полушарие — то, которое набрало большее количество баллов. Из сопоставления двух цифр вы поймете, какая сторона сознания яв­ляется у вас основной. Но определенно это сказать можно только в том случае, если разница составит не меньше 3—4 баллов.

Конечно, тест небезапелляционен. Он просто укажет вам тен­денцию — насколько сильна у вас склонность к какому-то одному типу мышления, если она вообще есть. Вы не можете из этого уп­ражнения узнать, насколько часто вы используете каждое полуша­рие. Кроме того, следует учитывать, что в одних ситуациях вы боль­ше полагаетесь на свои чувства, в других — на логику.

Наиболее распространенные способы управления временем, предлагаемые современными учебниками по тайм-менеджменту, основаны именно на левополушарном восприятии. Если оно у вас оказалось доминирующим — поздравляем: во-первых, вы и сами можете проводить мастер-класс по рациональному использованию «временного пирога»; а если и возникнут сложности — знаете, где искать рецепты. Хоть одна из сложностей, скорее всего, останется

вне поля зрения популярных руководств по тайм-менеджменту. Ка­кая? При вашей структурированности и склонности к четкому пла­нированию собственной деятельности различного рода форс-ма­жорные ситуации доставляют вам огромный дискомфорт. А, учи­тывая тот факт, что функционал секретаря/менеджера во многом построен именно на необходимости укрощения всех факторов не­предсказуемости, упорядочении «информационного хаоса», ваши каждодневные обязанности во многом будут являться источником постоянного стресса. Как быть? Конечно, развивать правополушар-ный, творческий, способ восприятия и мышления.

Пусть не торопятся радоваться те, кто обнаружил у себя домини­рование правополушарного способа мышления. Хоть именно радо­ваться жизни вы умеете на всю катушку. Страдаете, следует сказать, на всю катушку тоже. Это ваша особенность — фиксировать свое внимание на процессуальное™ жизни, ощущении ее бытийности, а не включаться в погоню за результатами по западному образцу «быть успешным — значит иметь». Все, что люди стремятся иметь в жизни — ощущение радости, комфорта, наполненности, — вы име­ете в любой момент времени, потому что умеете это заметить и про­чувствовать. Это очень замечательно, но... Но если вам и удается не испытывать на работе постоянный стресс, вполне возможно, этот стресс будут испытывать ваш шеф и все остальное ваше окружение. Потому что, весьма вероятно, вместо функции укротителя хаоса вы чаще играете роль дополнительного фактора непредсказуемости. Ведь ваша правополушарная логика далеко не всегда согласована с логикой производственной необходимости и динамикой каждоднев-

ной жизни офиса. И поэтому вам абсолютно не повредит овладение левополушарными хитростями организации времени и простран­ства.