Задание 1. Фиксация необходимых рабочих задач

Для выполнения этого задания вам понадобится минут 10—15 сво­бодного времени, небольшой блок самоклеящихся листочков (при­близительно 10 х 10 см) и пространство вашего активного воображе­ния. Для активизации последнего предлагаем небольшое «разогре­вающее» упражнение. Выложите перед собой на стол канцелярскую кнопку, скрепку, ластик. Придумайте (можно с фиксацией на бума­ге) как можно больше способов нестандартного применения этих предметов. Например, кнопку можно использовать как инструмент для пирсинга, украшение на одежде и... эффективное противозача­точное средство(?..). Скрепка хороша в качестве пояса-цепочки, для фиксации ширины открывания дверей, как изумительная сережка (можно в пупок). На ластике можно разместить рекламу вашей компании, использовать в качестве фиксатора для ящиков стола и шкафчиков (чтобы не стучали) и положить под пятку (туфли меньше трут, ступать мягче, а рост — выше). Ваш список готов?

Теперь в том же приподнятом и юморном настроении начните вспоминать все дела и делишки, которые вам необходимо выпол­нить в течение ближайших 3—5 дней. Каждую новую производствен­ную задачу записывайте на отдельном самоклеящемся листике. Не смущайтесь записывать самые мелкие и кажущиеся незначитель­ными дела — как известно, мелочей в работе не бывает. Постарай­тесь, чтобы таких записей у вас набралось не меньше 20—25. Иначе может возникнуть вопрос: за что же вы получаете деньги?

Готово? Прежде чем перейти к следующему заданию, позволь­те поделиться ярким воспоминанием о наглядной организации ра­боты.

Эта наглядность меня впечатлила в кабинете девушки — начи­нающего менеджера по кадрам, которая на тот момент имела ра­бочий стаж около двух недель. Стены, дверцы шкафчиков и даже настенное зеркало в кабинете были «украшены» распоряжениями, инструкциями, входящими/исходящими документами и прочей те­кущей документацией. На мой удивленно-недоуменный взгляд она объяснила: «Мне так легче ничего не забыть и разобраться, что к чему».

При более подробном рассмотрении «настенных украшений» можно было найти в расположении тех или иных документов опре­деленную закономерность. На дверцах шкафчика были прикрепле­ны готовые документы, которые осталось только зарегистрировать и разместить в необходимой папке. На стене ближе к компьютеру красовались рукописные шедевры, требующие компьютерного на­бора текста. Поверхность зеркала заслоняли документы, которые необходимо было отдать в ближайшее время руководству или со­трудникам. Надо заметить, что через два месяца работы кабинет приобрел обычный вид, а документы отправлялись сразу в необхо­димую папку, подшивку или скоросшиватель.

Для нашего занятия сейчас важна идея структурирования всех необходимых дел по понятному для вас принципу. Начнем с самого простого критерия сортировки задач: дела очень срочные и те, с ко­торыми можно повременить.