Представительское лицо

Про координатора не пишут в книгах о тренингах. А зря. Ко­ординатор — важный участник команды, это представитель­ское лицо тренинга и организаторов. Это только кажется, что координатор — просто «девочка» (мальчиков в этой роли мы пока не встречали). Это человек, который отвечает за все ор­ганизационные вопросы. Но, кроме того, это специалист по настроению. Основные качества координатора: собранность, приветливость и устойчивость. Поскольку координатору вос­торженные участники будут не только читать стихи (и такое бывает), но могут задавать вопросы, просить о помощи, предъявлять претензии.

В стационарном тренинге в обязанности координатора входят:

Встречи-проводы участников. Если данное мероприятие не является конференцией на сто человек, регистрацию на входе можно не проводить, так как это лишняя суета, трата ресур­сов и очередь при входе в аудиторию. Поэтому координатор встречает, провожает, отвечает на вопросы и контролирует организационный ход тренинга.

Вопросы участников. Они могут быть разными. Где туалет, как пройти до центральной площади/улицы, как позвонить. Для этого координатор должен быть специально представлен группе. Например: «Это Елена, наш координатор. Пожалуйс­та, по всем вопросам организации обращайтесь... «

Просьбы участников. Список просьб стремится к бесконеч­ности. На нашей памяти были: передача бульона в гостиницу для заболевшей участницы, бронирование дополнительного номера, экскурсия по Москве, отправка корреспонденции, за­каз такси и т.д. Для того чтобы координатор не пал жертвой законов гостеприимства, заблаговременно проинформируйте участников о круге его обязанностей.

Координатор отвечает за организацию питания участни­ков, ведет переговоры с рестораном, кейтерингом, отвечает за своевременность предоставляемых услуг, оплату и документы. В процессе тренинга контролирует стол для кофе-чая, чисто­ту помещения, наличие посуды, кипятка. Критерий качества работы — незаметность сервиса. Поскольку если участники начинают сопровождающий сервис замечать, значит с коор­динатором не все в порядке.

Ваш координатор должен олицетворять собранность и ор­ганизованность. Основные инструменты работы: вежливость, учет и контроль. Если тренинг проводится на выездной пло­щадке, в обязанности координатора входит предварительный заезд, организация быстрого расселения, оперативная провер­ка номеров и, конечно, сопровождение группы к месту прове­дения тренинга и в обратном направлении. Координатор вхо­дит в автобус последним. Поехали!