Подготовка пресс-конференции

Подготовительные мероприятия предусматривают согласование ряда организационно-технических и творческих вопросов.

ДЕНЬ и ВРЕМЯ проведения встречи с журналистами должны учитывать существующий график выпуска в свет большинства газет, теле- и радиопередач. Если сроки выбраны неудачно, информация сначала опаздывает в эфир, а к следующему разу успевает «протухнуть».

Самое удобное время (прежде всего для прессы) – между 10 часами утра и 3 часами дня, так как сроки подачи материалов лежат за этими пределами.

ПРИГЛАШЕНИЯ (по электронной почте) рассылаются по редакциям заранее (не позднее, чем за неделю до ее проведения, и за пару дней дублируются по телефону). Иначе велик шанс, что в вечной телевизионно-журнальной суете о приглашении либо забудут, либо, наоборот, не успеют включить в план.

АККРЕДИТАЦИЯ (время и место) объявляется также в приглашении.

ИНФОРМАЦИОННЫЙ ПАКЕТ документов (пресс-кит) готовится заранее; на подготовительном этапе определяется перечень документов, подбор их в папки.

СЦЕНАРИЙ пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей пресс-конференции с указанием исполнителей и времени (в минутах!), отводимого на каждую из этих частей единого мероприятия:

– открытие, представление устроителей пресс-конференции;

– вступительное слово ведущего;

– выступления (информационные сообщения);

– вопросы и ответы;

– закрытие;

– неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и фуршет.

ВЫСТУПЛЕНИЯ на пресс-конференции готовятся заранее; они или просто зачитываются, или произносятся в режиме импровизации по заученному наизусть тексту. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции.

Прежде чем проводить пресс-конференцию (плановую), необходимо убедиться, что:

– информация действительно актуальна и может быть новостью для журналистов;

– на все вопросы по теме пресс-конференции, а также на вопросы, касающиеся организации, можно будет дать исчерпывающий ответ;

– для представителей СМИ удобно время, назначенное для проведения пресс-конференции;

– готовы все раздаточные материалы;

– удобно место, выбранное для проведения пресс-конференции.