Проведение пресс-конференции

Начало мероприятия: регистрация участников с вручением бейджей и пакета документов с резюме речей, фотографиями и информацией, а также блокнотами, ручками, сувенирами.

Пресс-конференцию ведет ведущий. ВСТУПИТЕЛЬНОЕ слово ведущего – это приветствие, объявление темы пресс-конференции и знакомство (поименное, с указанием должности, титула, звания и пр.) с каждым из тех, кто устраивает данную пресс-конференцию.

Ведущий оглашает РЕГЛАМЕНТ пресс-конференции и в дальнейшем он же следит за его соблюдением, он воздерживается от собственных комментариев, уступая эту возможность тем, кому он предоставляет слово.

Целью пресс-конференции всегда является информация для широкой публики. На специалисте PR лежит обязанность подготовить для ньюсмейкера текст краткого заявления (от полутора до пяти минут). Дополнительных выступлений устроителей пресс-конференции не должно быть более трех.

ВЫСТУПЛЕНИЯ представителей организации должны быть краткими (в расчете на последующие вопросы). Тексты выступлений размещаются на специальном столике или информационном стенде. Их включают и в информационный пакет документов (пресс-кит). Обязательно составляется пресс-релиз, причем в таком виде, чтобы он частично или полностью мог быть опубликован.

Но СМИ не могут под копирку повторить одну и ту же информацию. Вопросы позволяют приглашенным найти свой ракурс освещения событий.

Пресс-конференция дает возможность журналистам задавать самые «неудобные» вопросы, поэтому отвечающему всегда надо быть к этому готовым.

На вопросы обычно отводится 15-20 минут.

Продумываются «домашние» заготовки – два-три заранее сформулированных вопроса, которые смогут задать «свои люди» в том случае, если после выступлений в зале повиснет тишина или обсуждение примет нежелательный оборот. Это своего рода аварийный сценарий развития событий.

Вопросы журналистов, касающиеся существа дела, не должны повторяться, они не могут принимать форму собственных заявлений и деклараций. Ведущий может отвести такие вопросы или оставить их без ответа, ссылаясь на отклонение от объявленной темы пресс-конференции.

Последний вопрос специально объявляется и после ответа на него пресс-конференция закрывается.

По ходу встречи ведущий определяет, кому из ораторов лучше всего ответить на тот или иной вопрос.

Не отвечать на вопросы на пресс-конференции не принято. Необходимо избегать фраз: «Без комментариев», «Не для печати». Отвечая на вопросы, желательно давать короткие отты «по делу» и категорически избегать колкостей и обвинений в адрес приглашенных.

Если затронут вопрос, не подлежащий пока освещению, то лучше сказать, что информация по нему будет сообщена позднее.

Так как встреча идет с подготовленными слушателями, знающими существо излагаемой проблемы, то следует выделять приоритетную информацию и излагать ее в кратком, деловом стиле.

Атмосфера на пресс-конференции должна быть легкой, непринужденной. Устроители должны продемонстрировать высокий уровень профессионализма и открытость.

После закрытия пресс-конференции могут быть показаны слайды, видеоматериалы, несущие дополнительную, детализированную информацию. Их демонстрация во время проведения пресс-конференции затягивает время встречи, и это не всегда устраивает журналистов. По окончании следует устроить фуршет. Это делается для того, чтобы продолжить разговор в менее формальной обстановке.

После пресс-конференции проводится пресс-клиппинг, то есть анализ вышедших в СМИ материалов.