В целях экономии времени, растрачиваемого впустую, овладевайте навыками «супер-решателя» проблемных вопросов и задач

Конечно, подобный призыв выглядит вызывающе и несколько претенциозно. В связи с этим вспоминается притча о разнице меж­ду умным человеком и мудрым. Умный человек всегда может найти выход из проблемной ситуации. Мудрец же в такую ситуацию про­сто не попадает. Возможно, к кому-то из нас с годами и придет по­добная мудрость. Пока же в наших силах ознакомиться с умными техниками от умных людей. Мы постараемся не только рассмотреть одну из техник решения проблемных ситуаций, а и практически проработаем последовательность ее шагов с целью нахождения вре­менных резервов.

ПОЧЕМУ ТАК ЧАСТО КАТАСТРОФИЧЕСКИ НЕ ХВАТАЕТ ВРЕМЕНИ?

В предыдущих разделах уже шла речь о всевозможных «поглоти­телях» рабочего времени: текущих неотложных делах, изматываю-

щих телефонных звонках, требующих внимания посетителях. Мы разобрались и с секретами «офисной прихожей», и с хитростями «офисной кухни», и с тайнами «хозяйки гостиной». Но помимо всей этой информационной текучки есть еще огромный пласт работы — ваша непосредственная деятельность как помощника руководите­ля. Так что мы перебираемся в пространство «рабочего кабинета». И разбираемся с задачей № 1 — необходимость четкого и быстрого выполнения непосредственных распоряжений руководителя.

Как правило, если эти распоряжения повторяются изо дня в день, сложностей с их выполнением не возникает. Определенное же за­мешательство может возникнуть тогда, когда вопрос или задача, тре­бующая вашего вмешательства, находится вне круга привычных за­дач. Давайте смоделируем возможную последовательность действий в этом случае.

Как видите, весь этот процесс занимает массу времени, энергии, нервов.

Вспомните то время, когда вы только начинали осваивать азы компьютерной грамотности. Сколько усилий вы затрачивали на то, чтобы найти простое решение, действуя методом «тыка»? Хотя, ко­нечно, для некоторых в этом способе есть место для азарта, как в русской рулетке: «повезет или не повезет». Если у вас достаточно времени для поручения, вы можете позволить себе поиграть в эту игру. А если у вас цейтнот, и руководитель стоит над душой?

Конечно, в лучшем случае ситуация в конце концов будет реше­на. В худшем же — помимо потери времени вам грозит потеря рас­положения вашего шефа, потеря репутации специалиста-профес­сионала и просто испорченное настроение. Не слишком ли высо­кая плата за приверженность к дилетантскому способу решения проблемных вопросов?

Ведь современная наука, исследующая закономерности мышле­ния и способы повышения эффективности его работы, предлагает множество иных, более изящных и, самое главное, эффективных способов решения проблемных ситуаций. С некоторыми из таких способов мы уже знакомились ранее: метод творческой визуализа­ции проблемной ситуации (см. упражнение «Цветик-семицветик») и метод составления смысловых рисунков. Теперь мы познакомим­ся еще с одним эффективным методом — методом рассматривания ситуации под различными углами зрения.

ИЗУЧЕНИЕ СИТУАЦИИ В РАЗЛИЧНЫХ

РАКУРСАХ РАСШИРЯЮТ ДИАПАЗОН

ЕЕ ВОЗМОЖНЫХ РЕШЕНИЙ

— Вас, Морозовых, не поймешь: ты гово­ришь, что нехорошо, а твоя жена утверждает, что хорошо...

Эти слова из известного анекдота[3] свидетельствуют о разнице в восприятии одной и той же ситуации, если смотреть на нее с раз­личных точек зрения.

Конечно, следуя такой логике, можно придерживаться такой последовательности действий: получив от руководителя какое-либо проблемное задание, поинтересоваться, как он представляет себе желаемый результат и что этот результат значит для него. Если это задание касается других работников организации — подобным же образом стоит выяснить и их мнение. Возможно, в некоторых слу­чаях, когда для выполнения поставленной задачи требуется согла­сованное взаимодействие многих людей — такая процедура нахож­дения решения окажется оптимальной.

Но если вы по каждому поводу будете выяснять мнения шефа и других сотрудников, это вряд ли воспримется окружением с энту­зиазмом. Во-первых, вас могут обвинить в дотошности. А во-вторых, начнут подозревать в боязни ответственности и отсутствии самостоятельности.

Поэтому рекомендуем научиться самостоятельно моделировать различные ракурсы восприятия проблемной ситуации. Это сделать несложно, если придерживаться определенной последовательнос­ти шагов предлагаемой ниже методики решения проблемных ситу­аций.

Методика разностороннего рассмотрения проблемного вопроса

Для выполнения этой методики вам необходимо заготовить один лист бумаги, лучше формата А-3, и 10 стикеров размером прибли­зительно 10 х 10 см. Каждый листочек необходимо пронумеровать и озаглавить следующим образом.

1. Что я чувствую в связи с возникшей проблемой?

2. Почему я это чувствую? В чем суть проблемы?

3. Почему решение этой проблемы является значимымдля меня?

4. В чем позитив ситуации?

5. В чем ее негатив?

6. Как это может выглядеть в идеале (метафора)?

7. Переформулирование проблемы.

8. Укрупнение масштаба.

9. Дробление, разделение.

10. Перефразирование поставленной задачи.

Пусть вас не пугает загадочность фраз и формулировок. Содержа­ние каждой из них мы рассмотрим практически. Для этого необхо­димо обозначить какую-либо сложную рабочую задачу или проблем­ную ситуацию, требующую вашего вмешательства, вашего решения. Вы можете сформулировать собственную проблему, а можете исполь­зовать предложенную ниже сложную рабочую ситуацию секретаря. Суть вопроса — как быть секретарю, который находится в под­чинении нескольких руководителей. Поскольку их распоряжения не всегда согласованы друг с другом, секретарь очень часто оказы­вается в абсолютно разрывной ситуации. Сформулируем эту про­блему следующим образом: «Их много, а я одна».

Компактно сформулированную проблему необходимо записать в центре большого листа. Вокруг по часовой стрелке нужно разме­стить подписанные ранее самоклеящиеся листочки. У вас получит­ся нечто подобное (см. схему на с. 81).

Для большей наглядности можно соединить «центральную про­блему» с каждым из десяти возможных ракурсов ее рассмотрения стрелкой. Дальнейшие записи можно делать как на самом большом листе, так и на отдельных стикерах, если позволяет место. Главное -постарайтесь не нарушать общую круговую структуру композиции. Именно такое наглядное представление активизирует работу вашего правого полушария. О его творческом потенциале мы уже говорили. Теперь последовательно проработаем каждый пункт методики.

1. Начнем с первой позиции: какие чувства у вас вызывает дан­ная ситуация? Постарайтесь прислушаться к себе и зафикси­руйте собственные ощущения как можно подробнее.

Смоделированная в учебных целях ситуация может вызывать сле­дующие чувства у виртуальной девушки-секретаря:

· Раздражение из-за противоречивых указаний руководства.

· Постоянное напряжение, потому что честно стараюсь все вы­полнить.

· Злость, потому что все равно не успеваю.

· Обида: ну неужели они не понимают, что я не многорукое и многоликое божество. Сделать все и немедленно — не в моих силах.

2. Почему эти чувства возникают? В чем суть проблемы?

· Распоряжений столь много и они настолько несогласованны между собой, что один и тот же человек выполнить их просто не в состоянии.

· Я стараюсь быть ответственной и исполнительной, но при та­ком положении дел эта задача становится практически невы­полнимой.

3. Почему решение этой проблемы значимо для меня?

· Хочется проявить себя с лучшей стороны.

· Хочется все-таки овладеть этим «офисным хаосом».

· Хочется доказать себе самой, что я что-то да значу.

· Хочется, в конце концов, двигаться по карьерной лестнице и зарабатывать деньги.

4. Какой позитив можно найти в сложившейся ситуации?

· Богатейшая площадка для приобретения разнообразного опы­та, который обязательно пригодится и в работе, в жизни.

· Масса информации, масса людей, масса непредсказуемых си­туаций — интересно.

· Разнообразие контактов и связей — неизвестно, что и когда «выстрелит» в дальнейшем карьерном росте.

· Мощный рост личного профессионализма.

5. Какие негативные моменты сложившейся ситуации?

· Стресс из-за постоянного напряжения.

· Не хватает времени даже на основную работу, не говоря о ка­ком-то творчестве или проявлении личной инициативы.

· Из-за постоянного перенапряжения срываюсь на людях, те­ряю ощущение рабочей ситуации.

· Начинаю огрызаться даже руководству.

6. Каким образом эту ситуацию можно представить в виде мета­форического образа и как она должна выглядеть в идеале?

Суть этого пункта методики необходимо разъяснить несколько подробнее. Чтобы еще сильнее активизировать работу правого по­лушария (а именно оно является «суперрешателем» всех проблем), необходимо представить ситуацию не в виде словесного описания, а в виде образа, картинки. Это может быть любая метафора: ска­зочные персонажи, рисунок из комиксов, сцена из «мультяшки». Причем лучше сразу представлять себе образ желаемой ситуации. В крайнем случае представьте в виде картинки имеющуюся про­блемную ситуацию, но после обязательно ее трансформируйте в образ решенной проблемы. Причем последний постарайтесь сде­лать более ярким и привлекательным. Дело в том, что наши внут­ренние картинки и образы обладают эффектом самореализации. Зачем же вам усиливать дополнительно засилье проблемной ситу­ации?

В нынешней ситуации я ощущаю себя футбольным мячом, который команды противников вырывают другу друга и гоняют по всему футбольному полю. Лучше б они в пляжный волей­бол играли, что ли... А еще лучше — пусть наметят мне «фронт задач» и не мешают. А я буду вроде сказочного Колобка — качусь туда, куда считаю нужным. И никому не позволяю себя съесть!