Некоторые рекомендации по управлению рабочей ситуацией

Может возникнуть вопрос, каким образом самостоятельное управление рабочей ситуацией связано с появлением дополнитель­ного времени. Очень просто: человек, самостоятельно контролирующий развитие ситуации и ход выполнения тех или иных задач, точ­но так же самостоятельно регулирует и отводимое на них время. Когда вы быстрее уберете квартиру: если в каждой комнате будет «командир-надсмотрщик», выдающий вам задания и подгоняющий с их выполнением; или если вы сразу ознакомитесь со всеми необ­ходимыми заданиями, и дальше будете работать в удобном для вас ритме, придерживаясь собственной последовательности выполне­ния заданий? Конечно, для плохо мотивированных, неорганизован­ных или попросту ленивых работников надсмотрщики нужны. На­деемся, это не ваш случай. А применение некоторых нехитрых при­емов поможет вам избежать излишней назойливости вышестоящего руководства и всех остальных сотрудников организации.

1. Прием «сталкивания лбами». Предупреждаем сразу, что пользо­ваться данным приемом нужно крайне осторожно, и только в тех ситуациях, где объяснить свою позицию «по-человечески» не полу­чается. Предположим, вы получили очень важное поручение от кого-то из руководящего состава. Начинаете выполнять. Практически одновременно к вам поступает не менее важное поручение от дру­гого представителя руководящего состава. О том, что вы заняты, он и слышать не желает. Тогда остается произнести приблизительно такую фразу.

- Конечно же, Сергей Петрович. Я немедленно займусь вы­полнением вашего поручения. Вот только предупрежу Ирину Львовну, что ее задание я выполню несколько позже, раз вы на­стаиваете, что ваше поручение очень срочное.

А дальше предоставьте Сергею Петровичу и Ирине Львовне раз­бираться, что же вам необходимо делать в первую очередь.

2. Прием делегирования обязанностей или «перевода стрелок». Де­легирование обязанностей воспринимается как вполне допустимая рабочая процедура, «перевод стрелок» несет на себе налет непоря­дочности и неэтичности. Но суть действия одна и та же — вы ищете кого-то, кто мог бы выполнить работу вместо вас. Существуют це­лые методики делегирования рабочих обязанностей, предназначен­ных в первую очередь для руководителей предприятия. Самые про­двинутые руководители распределяют эти самые обязанности меж­ду всеми сотрудниками организации. А «двоечники» в вопросах организации и менеджмента сбрасывают все на одного человека. Чаще всего или своего помощника, или секретаря. И тогда уже пос­леднему необходимо изучать премудрости делегирования обязан­ностей, чтобы «не утонуть с головой». Заметим, что людей, готовых вам помочь, в вашем окружении намного больше, чем это кажется на первый взгляд. И не всегда единственной мотивацией выполне­ния работы является материальное вознаграждение. Люди любят помогать — это позволяет им чувствовать себя успешными, силь­ными, добрыми. Позволяйте своим сослуживцам проявить соб­ственное великодушие.

3. Рациональное использование пространства. При всей очевид­ности и некоторой банальности этой рекомендации задумайтесь еще раз, всели продумано в пространственной организации вашего офи­са и непосредственно вашего рабочего места. День состоит из мело­чей: несколько метров до полки с документами; несколько метров

до ручки дверей руководителя; необходимость дотянуться до розет­ки, расположенной под столом, и т. д. Но эти мелочи съедают льви­ную долю времени.

4. Использование современных технических принадлежностей офис­ного работника. Использование разноцветных наклеек на папках, о котором упоминалось в предыдущих публикациях, может сэко­номить массу времени и внесет необходимый элемент творчества. А сколько еще различных прибамбасов и технических приспособ­лений ждут своего часа! Интересуйтесь, ищите, пробуйте.

5. Готовность взять «пульт управления временем» в собственные руки. Потому что все-таки самая большая иллюзия — это то, что ра­бочее время секретаря/менеджера принадлежит не ему. Если помни­те, первая глава начиналась с утверждения, которое теперь препод­носится как иллюзорное. Авторская непоследовательность? Интри­га? Парадокс? Парадоксальность данной формулировки можете проработать в качестве отдельной проблемы по всем правилам при­веденной выше методики. Кроме того, более подробно на эту тему мы поговорим в следующей главе.

...И ВСЕ ЗВОНЯТ, ЗВОНЯТ, ЗВОНЯТ, ЗВОНЯТ

Сколько драгоценного рабочего времени занимают у вас разно­го рода телефонные звонки? Офисный работник во многом облег­чает участь вышестоящего руководства, принимая на себя телефон­ный шквал вопросов, обращений, недоразумений и попросту обык­новенной глупости. А как облегчить телефонную участь самому работнику? Как научиться расходовать на телефонное общение ми­нимум времени, не теряя при этом в качестве принимаемой и пере­даваемой информации? Об этом пойдет речь в очередной главе.