Для того, что считает важным

Смоделируем небольшую рабочую ситуацию «из жизни». Обыч­ный рабочий день, обычная загрузка по звонкам, посетителям, вхо­дящим-исходящим документам и т. д. — никакого аврала и свисто­пляски. Вот только на полке лежит увесистая папка с заданием ру­ководства — не очень срочным, но достаточно кропотливым. Да необходимо сделать серию звонков, в том числе некоторые звонки обещают быть малоприятными.

Если вы, окинув внутренним взором объем работы на предстоя­щие день-два, четко отвели себе время для работы с содержимым папки, а обзванивать абонентов начали в первый же интервал рабо­чего затишья — скорее всего, у вас не возникает сложностей с моти­вированием себя самого к выполнению той или иной работы. Вы настолько организованны внутренне, что с внешней самоорганиза­цией, в том числе и организацией собственного рабочего времени, проблем у вас, как правило, не возникает.

Если же вы берете папку, листаете ее содержимое, вздыхаете и откладываете «до лучших времен» (которые, кстати, в будущем мо­гут оказаться абсолютно не лучшими для выполнения именно этого задания); а добравшись до телефонного аппарата, на полуавтомате набираете номера людей, с которыми вам просто приятно переки­нуться парой-тройкой фраз, причем эти люди не имеют отношения

к «списку для обзвона» — возможно, вы несколько «заблудились» в «психологических дебрях» мотивов и стимулов собственной актив­ности. И прежде чем наводить порядок в организации рабочего вре­мени, необходимо навести некоторый порядок в собственной голо­ве. Предлагаю заняться этим прямо сейчас.

Понятие мотивация в психологии используется в нескольких значениях:

1. как наличие определенной системы факторов, побуждающих человека к конкретной активности; совокупность причин его дей­ствия или бездействия в конкретной ситуации;

2. как осознанное использование этой системы побудителей, что позволяет человеку управлять собственной активностью;

3. как процесс развертывания действия различных мотивов (то есть побудителей активности) в контексте конкретной деятельности.

Задание для самоанализа [4]

Прежде чем мы более подробно разберемся с основными поня­тиями рабочей мотивации и взаимосвязью тех или иных мотивов с эффективностью деятельности, будет полезным выполнить неболь­шое задание.

Ниже предложен список семи возможных мотивов вашей рабо­чей активности. Оцените значимость для вас лично каждого из них по пятибалльной шкале:

1 балл — очень небольшое значение;

2 балла — небольшое значение;

3 балла — среднее значение;

4 балла — достаточно большое значение;

5 баллов — очень большое значение.

1. Денежный заработок: балл.

2. Стремление к продвижению на работе: балл__.

3. Стремление избежать критики со стороны руководителя и кол­лег: балл__.

4. Стремление избежать возможных наказаний или неприятно­стей: балл__.

5. Ориентация на престиж и уважение со стороны других: балл__.

6. Удовлетворение от хорошо выполненной работы: балл__.

7. Общественная полезность труда: балл__.

Теперь обработаем результаты самоанализа и попытаемся про­интерпретировать ваши личные мотивы деятельности.

1. Сложите проставленные баллы в строчках 6 и 7, разделите полученную сумму на 2. Полученное число — показатель вашей внутренней мотивации деятельности.

ВМ = (Б(6) + Б(7)): 2.

2. Сумму баллов в строчках 1, 2 и 5 разделите на 3 — это будет показатель внешней позитивной мотивации.

ВПМ = (Б(1) + Б(2) + Б(5)):3.

3. Сумму баллов за ответы в строчках 3 и 4 разделите на 2 — вы получили показатель внешней отрицательной мотивации.

BOM = (Б(3) + Б(4)): 2.

Сравните выраженность отдельных видов мотивации. Какой вид мотивации набрал самый большой балл? Оптимальным считается соотношение ВМ>ВПМ>ВОМ. Чем больше сдвиг величин вправо, тем хуже отношение человека к выполняемой деятельности, тем слабее система его персональных мотивов вдохновляет его на рабо­чие подвиги. И значит, тем сложнее этот человек включается в ра­боту, больше отвлекается, чаще затягивает сроки выполнения рабо­чих заданий.

Другими словами, хуже всего мотивирует к работе отрицатель­ная внешняя мотивация — боязнь критики, моральных укоров, фи­нансовых штрафных санкций. Если вы пытаетесь заставить себя работать именно таким образом, вам действительно очень сложно рационально использовать ваше рабочее время. Время идет, а «воз и нынче там».

Если вы очень надеетесь на то, что ваша работа будет оценена другими — позитивная внешняя мотивация плел вам несколько боль­ший стимул к работе. Но, как показывает практика, подобные ожи­дания так и остаются всего лишь ожиданиями. А нереализованные ожидания, как известно, способствуют возникновению чувства оби­ды. Если вам не хочется приобщиться к тем, на «ком воду возят» — не торопитесь сбрасывать ответственность за собственные обиды исключительно на невнимательное руководство и бездушных со­трудников.

Возможно, пришло время освоить премудрости внутренней мо­тивации.

ВНУТРЕННЯЯ И ВНЕШНЯЯ МОТИВАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Абсолютно все, что человек делает, имеет либо внутреннюю, либо внешнюю мотивацию. Если он занимается какой-либо деятельнос­тью, потому что она нравится — значит, им скорее движет внутрен­няя мотивация. В этом случае процесс деятельности приносит удов­летворение сам по себе. Например, кому-то нравится знакомиться с новыми людьми. Тогда любая деятельность, связанная с необхо­димостью расширением контактов — встречи с новыми клиентами или деловыми партнерами, беседы с новыми людьми по телефону, — будет человеку не в тягость, а радость. Для тех, кто любит учиться, такой радостью будет любое задание, несущее в себе эффект новиз­ны и возможность профессионального роста.

Внешняя мотивация предполагает наличие тех или иных стиму­лов деятельности, идущих извне. Если говорить о работе, то такими стимулами могут быть материальное или моральное вознагражде­ние, достижение каких-либо конкретных результатов и связанных с этим позитивных выгод и т. д.

К примеру, за выполнение конкретного задания обещана премия. Или при выполнении работы сотруднику больше всего греет душу перспектива карьерного роста. А для кого-то очень важно услышать от своего руководителя: «Ах, какая ты умничка!»

Между внутренней и внешней мотивацией имеются определен­ные связи:

1. Внешняя мотивация в целом усиливает количественные показа­тели совершаемых действий, выполняемой работы, полученных результатов; а внутренняя мотивация улучшает их качество.

2. На внутреннюю мотивацию влияют определенные условия или ситуации. При усилении различных внешних мотивационных стимулов внутренняя мотивация может ослабевать. Так, уве­личение количества «наград» за выполнение человеком при­влекательного для него действия ведет к снижению субъектив­ной привлекательности этой работы.

3. Увеличивается внутренняя мотивация с увеличением уверен­ности в себе. Другими словами, чем лучше человек осознает, кем он является, чем больше уверен в себе и в собственных силах, тем с большим удовольствием он делает то, что ему нра­вится, что он считает нужным делать.

КАК ЧАЩЕ ВСЕГО ПОВЫШАЮТ МОТИВАЦИЮ ТРУДА

Удовлетворенность человека своей работой зависит как от внут­ренней, так и внешней мотивации. Если работа доставляет челове­ку удовольствие и приносит удовлетворение, то он счастлив и дово­лен. Работая над поставленными перед ним задачами, человек рас­тет как личность и испытывает чувство удовлетворения. У него возникает внутренняя мотивация трудиться.

Отношение администрации предприятия, зарплата, дополни­тельные льготы, условия труда — все это составные внешней моти­вации деятельности. Но работа может не нравиться человеку даже при высокой зарплате и прекрасных условиях труда. Люди, кото­рые поступают на работу исключительно из-за денег или какого-либо другого внешнего вознаграждения, могут стать глубоко несча­стными. Внешние мотивы приносят в лучшем случае лишь времен­ное удовлетворение. Поэтому психологи уделяют главное внимание факторам развития и другим видам внутренней мотивации. Они исследуют способы повышения дисциплины труда и удовлетворе­ния, получаемого работниками, путем увеличения содержательно­сти труда. Увеличение содержательности труда означает увеличе­ние личной ответственности и самостоятельности работника и вне­сение в работу разнообразия.

Давайте разберемся, какие способы повышения трудовой моти­вации используются чаще всего и можно ли что-то из имеющегося опыта использовать для работы.

1. Один из способов увеличения содержательности труда, кото­рый приобретает все большую популярность, называется гибким графиком работы.

Всем работникам разрешается трудиться тогда, когда это удоб­нее всего с точки зрения стоящих перед ними задач, а также их про­чих потребностей. Сотрудники сами составляют расписание своей работы. Работники могут сами решать, когда они предпочитают выполнять свою работу, и трудиться в то время, когда у них самая сильная мотивация.

2. Другой способ увеличить содержательность труда состоит в расширении диапазона деятельности сотрудника.

Этот способ был испробован несколько лет назад на автомобиль­ном заводе компании «Вольво». На всех работников завода были возложены дополнительные обязанности. Их труд стал разнообраз­ным, и у них чаще стала появляться возможность принимать само­стоятельные решения. Исследователи обнаружили, что при таком подходе не только повысилась дисциплина труда, но и возросла его производительность. В настоящее время такая форма увеличения включенности работников в производственный процесс задейство­вана на пяти заводах компании «Вольво».

3. Самой известной системой увеличения содержательности тру­да является управление рабочим процессом через постановку целей.

Это система управления, при которой руководство фирмы ста­вит цели, а каждый сотрудник сам разрабатывает стратегию своей деятельности и определяет промежуточные задачи на пути к цели. Сотрудники в определенном смысле сами планируют свою работу и несут индивидуальную ответственность за выполнение своих за­дач[5].

Попробуем найти рациональное зерно во всех трех вышепере­численных способах повышения рабочей мотивации и попробуем их адаптировать к деятельности в офисе.

СПОСОБЫ ПОВЫШЕНИЯ ВНУТРЕННЕЙ МОТИВАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1. Изучите индивидуальный ритм активности и постройте свою работу с учетом этого ритма.

Конечно, должность не предполагает абсолютно свободный гра­фик нахождения на рабочем месте. В данном случае офисный ра­ботник чаще всего находится в строгих временных ограничениях «от и до». Но степень активности в этом интервале у каждого человека имеет свои «пики» и «провалы». У людей, которых можно отнести к типу «жаворонков», скорее всего, наиболее продуктивной будет пер­вая половина дня. «Совы» же «просыпаются» где-то после обеда. Есть еще много нюансов повышения-понижения активности, свя­занных со временем приема пищи, с реагированием на погодные условия, со временем года и фазой луны. Биологические ритмы че­ловека — отдельное направление, интересующее медиков, биоло­гов, психологов. Попробуйте стать самоисследователем — знание са­мого себя пригодится при выполнении любой деятельности. Оставь­те на «сонные периоды» наиболее рутинные задания — не все ли равно, над чем спать. Хоть производительность в этом случае будет минимальной. Особо важные задания лучше выполнять в пик рабо­чего тонуса. А если вам удастся определить ваше»«время вдохнове­ния» — оставьте «на закуску» наиболее творческие задачи. Стоит заметить, что у многих людей «творческий период» приходится на ночные часы.

2. Настаивайте на расширении круга ваших задач в соответствии с вашими личными интересами, увлечениями, хобби.

Работа менеджера/секретаря не относится к узконаправленной профессии. Офисная работа сопряжена с необходимостью владения многими знаниями, умениями, навыками. Используйте эту возмож­ность как замечательную площадку для личностного и профессио­нального роста. Тогда выполнение любого задания приобретет аб­солютно иной смысл: вы не просто выполняете нудное задание на­доедливого руководства, вы стажируете собственные навыки компьютерного набора, ведения переговоров, выполнения специа­лизированных и переводов и т. д. А как интересно постигать пре­мудрости мотивации сотрудников, тонкости управления организа­ционной культурой, техники планирования деятельности предпри­ятия. Не стесняйтесь всовывать нос в разнообразные сферы работы организации: реклама, маркетинг, система управления. Тогда лю­бая производственная задача воспринимается не малопонятным рутинным действием, а частью увлекательной игры. Главное — не заиграться, иначе вас подстерегает опасность попадания в ловушку незаменимого работника. Помните: кто везет, на том и едут.

3. Постарайтесь увязать свою каждодневную деятельность с осо­бо значимыми жизненными целями.

Поскольку нахождение интересных для вас целей внутри вашей каждодневной деятельности может быть проблематичным, пойди­те по несколько иному пути. Пропишите, сформулируйте для само­го себя несколько значимых для вас целей, которые не обязательно привязаны к нынешнему месту работы. Эти цели могут касаться образования, карьеры, даже семейной жизни. Когда вы четко опре­делите, к чему вы стремитесь в настоящее время, вам проще будет понять, как нынешняя работа связана с вашими дальнейшими пла­нами (если связана). Наличие «внутреннего плана» позволит про­изводить оценку любой активности по шкале вашей персональной значимости. Даже если подобная процедура подведет вас к необхо­димости отказаться от того или иного вида деятельности, потому что он для вас абсолютно не интересен, лучше сделать это сейчас и освободить время и место для новых возможностей. Ведь продол­жая тянуть волынку, в первую очередь вы обманываете только себя самого. И различного рода внутренний саботаж по отношению к работе может быть первым сигналом наличия такой проблемы.

Важное замечание! Если предстоящая работа, задание несет в себе творческий компонент, затягивание со сроками не обязательно свя­зано с отсутствием должной мотивации. Дело в том, что нахожде­ние неординарных, творческих решений — это прерогатива работы правого полушария (мы об этом говорили на одном из первых заня­тий). Специфика работы правого полушария такова, что между «заг­рузкой задачи» и «получением результата» есть определенный про­межуток времени, который образно можно назвать «черным ящи­ком». В этот временной промежуток процесс решения задачи находится абсолютно вне нашего сознательного контроля — мы не знаем, что происходит в глубинах нашей психики, как происходит и происходит ли вообще. Более того, любые попытки «подсмотреть» только усложняют и затягивают процесс. Точно так же мешают по­пытки каким-то образом форсировать этот процесс — творчество не терпит насилия. Поэтому при вызревании творческих проектов и креативных решений все, что можно посоветовать, — это времен­но переключиться на выполнение более рутинных задач, доверяя собственному «творческому полушарию».

Если вспомнить первоначально смоделированную ситуацию «из жизни», то откладывание работы «до лучших времен» не обязатель­но может быть сигналом путаницы в мотивационной сфере челове­ка. Если в пухлой папке от руководителя содержится задание, тре­бующее подключения креативного мышления, папку придется пе­релистывать до тех пор, пока искомый креатив не вызреет. Если обзвон абонентов предполагает некую спонтанную диалог-импро­визацию, предварительные мини-беседы с коллегами и сотрудни­ками способствуют «настройке» на необходимую волну спонтанно­сти. Учитывайте эти «правополушарные особенности» и старайтесь не заниматься «беспричинным самоедством».

ПСИХОЛОГИЧЕСКИЙ ИНСТРУМЕНТАРИЙ: ПРАВИЛА ПОСТАНОВКИ ЦЕЛИ

Поскольку необходимость сформулировать собственные жизнен­ные цели нередко вызывает определенные затруднения, предлага­ем сделать «сбор целей» при помощи следующих вопросов. Если эти вопросы задавать другому человеку можно лучше понять его лич­ные цели.

В заключение хочется отметить, что человек, знающий, чего он хочет, скорее найдет время, энергию и возможности для реализа­ции персональных «хочу». Увязывание рабочих заданий с личной жизненной ситуацией в этом случае — дело техники и небольшой тренировки. А самомотивированные люди более эффективно ис­пользуют не только ресурсы времени, но и все остальные доступ­ные им ресурсы. Поэтому торопитесь обрести себя самого!

По логике наших занятий мы продолжаем осваивать простран­ство «рабочего кабинета». Специфика деятельности, навыки распре­деления времени, возможные проблемные моменты и способы их разрешения настолько разнообразны в каждой конкретной рабочей ситуации, что очень сложно вывести единую «формулу успеха», вы­дать рекомендации на все случаи жизни. А если попросить самих офисных работников поделиться и сложностями в организации ра­бочего времени, и персональными находками по их разрешению? Семинарские занятия тем и хороши, что дают возможность участ­никам обменяться мнениями, опытом; найти в многообразии под­ходов и решений что-то для себя.

Наш первый заочный семинар по теме «Как сэкономить время» состоялся в Форум-пространстве корпоративного сайта www.secretar. com.ua

При всем разнообразии предложенных ситуаций и способов их решений есть общий нюанс, характерный для всех участников на­шего виртуального семинара. Судя по отзывам, очень важной пред­посылкой формирования дружбы со временем является оптимис­тически позитивный настрой.

СЕКРЕТ САМЫЙ ВАЖНЫЙ -