Проблемно-ориентированные пакеты прикладных программ в туризме

Стремление к удовлетворению запросов потребителей привело разработчиков к созданию гибких пакетов прикладных программ, способных настраиваться на нужды различных пользователей. В данном разделе рассматривается типовая структура таких проблемно-ориентированных пакетов прикладных программ, которые могут быть (при адаптации и настройке) как программными компонентами или целыми блоками систем автоматизации туристского офиса, так и автономно используемыми прикладными программами. Такие программы являются как бы программной частью (блоком) по соответствующему профиля деятельности и туристской фирмы.

Программа "Руководитель" включает в себя комплекс программных средств автоматического оперативного получения необходимых данных для анализа деятельности предприятия (или подразделения), передачи распоряжении, сообщении с возможностью контроля их исполнения и формирования печатных документов в любом виде. Основными программными компонентами комплекса являются:

"Телефонный справочник" и "Электронная почта" (или "Ежедневный помощник"), "Библиотека нормативно-справочной информации", "Контроль исполнения поручений", "Текстовый редактор", "Генератор отчетов". Эти компоненты реализуются на рабочем месте руководителя в рамках системы "Директор" или "Директор-секретарь" и составляют основу главного меню автоматизации рабочего места.

Программа "Генератор отчетов" позволяет оперативно информировать руководителя туристской фирмы о положении дел во всех се подразделениях. ГЗ меню программы входят: информация о хозяйственно-финансовой деятельности руководи гелей подразделений, оперативные сводки о выполнении программ туров, другие сведения и сообщения.

Программа "Электронная почла" (или "Автоматизация связи") организует передачу сообщений от одно! о подразделения (или рабочего места) на другое как внутри фирмы в рамках локальной компьютерной сети, так и вне сети, включая связь с филиалами, представительствами, агентствами и зарубежными партнерами, а также анализирует наличие или отсутствие (при необходимости) ответных сообщений абонентов, обеспечивая по данному вопросу контроль исполнительской дисциплины.

Типовое меню /тайной программы:

- передача сообщений от одного на другое рабочее место (? том числе всем);

- подтверждение получения абонентом сообщении или информация о причине отсутствия подтверждения;

- передача сообщении абонентам, отсутствующим в данный момент на рабочем месте или удаленным от абонента;

- передача сообщении с требованием обязательного ответа к назначенному сроку;

- получение информации об абонентах, не приславших ответ;

- получение информации о посланных сообщениях, требующих, ответа с различных мест и др.

Программа "Телефонный справочник" организует работу с текстом типа телефонной записной книжки, обеспечивая автоматическое выполнение работ в соответствии со следующим типовым меню:

- хранение, модификация и получение информации на экране дисплея об адресах и телефонах организаций и других абонентов;

- автоматический поиск и набор телефона абонента;

- автоматический поиск адреса абонента по номеру его телефона или наоборот;

- добавление новых данных в справочник и удаление данных потерявших актуальность и др.

Программа "Ежедневный помощник" ("Ежедневник") является либо комбинацией нескольких программ типа "Телефонный справочник", "Электронная почта", "Контроль исполнения поручений", либо самостоятельной программой, которая организует работу в автоматическом режиме с разнообразными картотеками типа электронной записной книжки, телефонного справочника, электронной почты, автоматизации связи и передачи данных с автоматическим набором телефона. В некоторых программах такого типа имеется режим отдыха и отвлечения от дел в виде компьютерных игр. Программа позволяет заносить время назначенных встреч в течение дня и на неделю вперед, устанавливать различные звуковые предупреждающие сигналы о наступлении (приближении) времени встречи, совещаний и т. п.

Программа "Диспетчер" организует в автоматическом режиме работу диспетчерской службы фирмы или ее подразделений, обслуживающих клиентов по плановым и внеплановым заявкам.

Типовое меню программы:

- введение графика плановых заявок на обслуживание (автотранспортом, питанием, экскурсией и т. и.);

- прием заявок на внеплановое обслуживание;

- формирование, выдачу на экран или принтер полного списка заявок;

- формирование, выдачу на экран или принтер заявок, находящихся на исполнении;

- формирование, выдачу на экран или принтер заявок, находящихся на исполнении сверх установленного срока (или неисполняемых);

- подтверждение выполнения заявок.

Программа "Контроль исполнения поручениий" предназначена для контроля и учета потока поручений, приказов и распоряжений в рамках фирмы или се подразделения.

Компьютер предлагает следующие режимы работы с программой (меню):

- ввод нового распоряжения;

- снятие распоряжения с контроля;

- срок исполнения распоряжения истекает сегодня;

- до срока исполнения.... дней;

- просмотр картотеки распоряжений;

- поиск распоряжений по исполнителям и др.

При выборе режима заполняется очередная свободная карточка из картотеки. После окончания работы в любом режиме происходит автоматическое возвращение к меню.

Во втором режиме - снятия с контроля с какого-либо распоряжения - по запрос}' компьютера необходимо ввести номер карточки, на которой оно записано в картотеке.

В третьем режиме возможны два варианта:

а) если нет распоряжения, срок исполнения которого приходится на введенное число, на экран дисплея выводится сообщение - "Информации нет";

б) если такое распоряжение имеется, то на экран (при желании - на принтер) выводится карточка, на которой оно записано.

При выборе четвертого режима на экране появляется вопрос -"Число дней?", на который необходимо ответить путем ввода соответствующего числа. Далее - как в предыдущем режиме. Если нет распоряжений, до срока исполнения которых осталось менее дней, чем введенное число, то выдается сообщение "Информации нет". Если таковые имеются, то на экран или печать выводятся карточки с их содержанием.

В пятом режиме осуществляется просмотр всех распоряжений, ввод новых распоряжений, снятие с контроля и т. и.

В шестом режиме на запрос программы "Исполнитель" необходимо ввести фамилию исполнителя, по которому осуществляется поиск. После ввода этой информации, программа производит поиск и выводит на 'экран дисплея пли печать все карточки, в которых состоит запрошенная фамилия.

Программа "Делопроизводство" предназначена для автоматизации рабочего места работника, ответственного за делопроизводство (секретаря, референта, помощника директора и др.), и обеспечивает совершенствование процессов делопроизводства, повышение исполнительской дисциплины и оперативности контроля, существенное сокращение трудоемкости процессов делопроизводства.

Программа включает в себя следующие задачи:

~ учет и контроль входящей корреспонденции;

- регистрация приказов по отпускам и общим вопросам;

- контроль за исполнением руководящих документов вышестоящих организаций и приказов директора;

- издание приказов и оформление командировочных удостоверений;

- регистрация прибывающих в командировки;

- регистрация и учет почтовых отправлений и статистический анализ делопроизводства и др.

При использовании программ удается сократить трудозатраты как минимум в три раза. Основными факторами экономии трудозатрат являются:

- широкое использование справочников и электронных справочных баз данных (городов, организаций, отделов, зарубежных партнеров, органов власти, исполнителей и т. д.);

- исключение дублирования ввода данных при формировании приказов и распоряжений;

- быстрый поиск и выдача всевозможных справок и статистических форм по общим показа гелям документооборота.

Программа "Библиотека нормативно-справочной информации" организует автоматическое ведение фонда (базы) нормативно-справочной информации, используемой па фирме или в ее подразделениях и имеет следующее типовое меню:

- модификация имеющихся документов;

- внесение в каталог новых документов;

- удаление устаревших документов;

- поиск и выдача на экран необходимого документа по минимальному набору знаков (идентификаторов) и др.

Программа "Планирование" содержит средства автоматизации функции работников планового отдела или финансовой дирекции по обеспечению производственной деятельности фирмы и составляет программную часть блока "Плановый отдел". Программа решает типовые задачи меню:

- формирование и ввод плановых подразделений фирмы;

- формирование оперативных данных по доходам;

- формирование оперативных данных по расходам;

- формирование оперативных сведений о выполнении плана;

- формирование справок и отчетов;

~ контроль за использованием ресурсов;

- учет фонда оплаты труда.

Пакет программ "Бухгалтерский учет" представляет собой комплекс программных средств, реализующих функции всех подразделений бухгалтерии: учет основных средств (фондов), материальных ценностей, товаров, денежных средств и финансово-расчетных операций, расчет зарплаты, сводный бухучет и отчетность.

Эти задачи должны входить в главное меню при реализации его на рабочем месте бухгалтера. При наличии локальной сети в бухгалтерии целесообразно выделить автоматизированное рабочее место главного бухгалтера (финансового директора) и функциональных работников бухгалтерии.

В меню программы автоматизации рабочего места главного бухгалтера (финансового директора) входят в основном задачи:

- обобщение операций по синтетическим счетам в разрезе субсчетов;

- формирование отчетности.

Программа для автоматизации рабочего места бухгалтера по учету основных средств обеспечивает сбор, контроль, обработку и хранение информации но учету наличия и движения основных средств, ремонта, реконструкции, модернизации, начисление сумм амортизации, износа, платы в бюджет за фонды н др.

Программа для автоматизации рабочего места бухгалтера по учету финансово-расчетных операций обеспечивает сбор, обработку и хранение информации по учету денежных средств в кассе, на расчетном и других счетах в банке, прочих денежных средств, учету расчетов с подотчетными лицами депонированных сумм. В качестве входной информации используются первичные документы, нормативные справочники, а также информация, получаемая и сохраняемая на других рабочих местах бухгалтерии.

Программа для автоматизации рабочего места бухгалтера по учету материальных ценностей автоматизирует работы по формированию системы учетных и отчетных показателен, характеризующих наличие н движение производственных запасов в отчетном периоде. Она обеспечивает сбор, обработку, хранение информации о движении и наличии материальных ценностей, ведение картотек, получение оперативных справок о движении, ocтатков материалов, на основе входных (первичных) документов, отражаемых из памяти машины путем ввода с клавиатуры. При необходимости распечатываются формы по приходу, расходу, оборотам, остаткам ценностей, справки о нормах запасов, неликвидах, остатках и движении материалов на любое число.

Программа "Кадры" организует работу кадровой службы предприятия по основным функциям кадрового учета, проведения своевременных изменении в соответствии с приказами и распоряжениями по отделу кадров, создания базы данных по расчету зарплаты сотрудников предприятия. Чтобы исполнять последний, она должна быть связана либо с автономной программой зарплаты, либо с аналогичной программой, входящей в подсистему бухгалтерского учета.

Типовое меню программы:

- оформление приема на работу;

- оформление увольнения с работы;

- перевод с одной pa6oты на другую (в том числе из подразделения в подразделение);

- получение справки по картотеке;

- подготовка данных для расчета зарплат и (связь с программой расчета зарплаты).

Программа по расчету "руда и зарплаты. Автоматизированное рабочее место бухгалтера по учету труда и заработной платы обеспечивает:

~ расчет суммы зарплаты по ее установленным на фирме видам и формам;

- расчеты аванса;

- расчеты в межрасчетный период;

- исчисление удержаний из заработной платы;

- обобщение расчетов по оплате труда;

- ведение карточек документов;

- депонирование.

Входной информацией для программ являются данные из документов первичного учета по труду и зарплате. Выходной информацией служат справки и видеограммы на экране дисплея, ведомости, выводимые на печатающее устройство, транзитные массивы, предназначенные для связи пакета с другими участками учета.

Разработчиком должна быть предусмотрена возможность настройки на условия конкретною применения (конкретною заказчика).

В общем случае программы по расчету заработанной платы должны быть предназначены для проведения расчетов по заработной плате сотрудников предприятия или организации, работающих на условиях повременной, повременно-премиальной или сдельной оплаты труда, должны быть ориентированы на работу с ней работников бухгалтерии, а также должны учитывать принятую в бухгалтерии технологию обработки информации при проведении расчетов по заработной плате. Работа с программой должна осуществляться в диалоговом режиме с максимальной подсказкой пользователю по выполнению той или иной функции по обработке информации. Большая часть параметров, участвующих в расчете заработной платы, должна рассчитываться автоматически и с выдачей результатов па экран дисплея для последующих подтверждений.

Программа должна производить расчеты следующих видов накоплений и удержаний:

- повременной и повременно-премиальной оплаты;

- оплаты совмещения профессий;

- суммы премий;

- суммы квартальной премии;

- сдельной оплаты;

- оплаты очередного отпуска;

- оплаты больничных листов;

- оплаты учебных дней и учебных отпусков;

- подоходного налога;

- исполнительных листов и др.

Отдельные виды начислений и удержаний, как правило, берутся из информационной базы системы и расчету не подлежат, но в процессе эксплуатации могут быть дополнены или скорректированы.

Кроме проведения расчетов по начислению и удержанию для каждого сотрудника, программа должна позволять осуществлять расчет сводных итоговых данных по начислению н удержанию для подразделений и организаций в целом н получать на экране или устройстве печати формы отчетных документов.

Вся исходная информация должна вводиться, корректироваться, добавляться и удаляться в режиме диалога пользователя с визуальным контролем и идентификацией вводимых или корректируемых параметров на экране дисплея. При этом в системе должны быть предусмотрены:

- средства для ускорения ряда функций ввода, корректировки, удаления и добавления /данных;

- логический контроль вводимой информации;

- защита входных параметров (паролем) пользователя, ограничивающим допуск лиц к работе.

Программа "Склад". Для бесперебойной работы туристских предприятий и организаций (турбазы, гостиницы, ресторана, туристской фирмы, туристского автотранспортного предприятия и др.) необходимо уметь определять потребность по всем видам промышленных и продовольственных товаров, что возможно только при существовании отлаженной, четко работающей системы информации о наличии или отсутствии различных товаров на складе.

Задачами программы являются:

- контроль и учет за поступлением товара на склад;

- контроль и учет за выбытием товара со склада.

Внедрение программы позволяет работникам, занятым в сфере снабжения, своевременно и в нужном количестве заказать товары, обеспечить руководство необходимой информацией, для эффективного управления. Каждый сотрудник, официально имеющий доступ к такой программе, должен иметь личный код. Для работы вызывается карта складского хозяйства (учета). Запись в карту складского хозяйства и оперативный контроль запасов производятся пользователем по атрибутам хранения. Записанная в ОЗУ информация сохраняется затем на дискете.

Основными входными документами подсистемы материально-технического снабжения являются:

- товарно-транспортная накладная;

- требование на получение товара со склада;

- акт списания;

- акт переоценки;

- счет-фактура.

Основными выходными документами являются:

листы ввода товарно-транспортных накладных н расходных данных:

- ведомости поступления товаров па склад и отпуска товаров со склада;

- отчет о движении товара по складу;

- оборотная ведомость;

- ведомость закрепления ценностей за материально ответственным лицом;

- расходная накладная;

- инвентаризационная опись;

- сличительная ведомость;

- лист погашения разницы инвентаризации;

- ведомость списания.

Подсистема материально-технического снабжения "Склад" должна быть совместима с другими подсистемами.

В ней предусмотрено использование однократного ввода оперативной информации н комплексное многократное ее использование, унифицированные формы входной и выходной информации, гибкие возможности ее развития и совершенствования с учетом новых требований.

Программа "Маркетинг". Программа.для автоматизации анализа и прогнозирования спроса представляет собой комплекс программных средств автоматизации анкетных опросов, анализа динамики н краткосрочного прогнозирования экономических показателей и двумерной балансировки с автоматизированной корректировкой результатов расчетов. Применяется для автоматизации труда управленческого персонала, экономистов, специалистов в области маркетинга и обеспечивает:

- автоматизированное формирование или корректировку анкеты;

- проведение анкетирования в автоматизированном режиме;

- получение результатов анкетного опроса в виде табуляграмм;

- анализ динамических рядов и прогнозов экономических показателей по установленным временным циклам;

- отображение показателей и прогнозных рядов в графическом виде;

-- получение результатов прогнозов в виде табуляграмм;

- получение сбалансированных прогнозов с учетом плановых, директивных данных н экспертных оценок.

Программа "Туристско-эскурсионное бюро"

предназначена для автоматизации рабочих мест по приему, отправке, транспортному и экскурсионному обслуживанию туристов.

Программа состоит- из четырех блоков:

- "Прием туристов";

- "Отправка туристов";

- "Экскурсионное и транспортное обслуживание";

- "Бухгалтерский учет в бюро".

Каждому блоку соответствуют свои автоматизированные рабочие места.

Основные принципы построения данной программы:

- однократный ввод оперативной и справочной информации;

- комплексное многократное использование информации, обращающейся в системе;

- совместимость блоков программы и возможность их наращивания;

- использование унифицированных документов и формуляров;

- максимальная адаптация программы под конкретные задачи;

- совмещение процедуры сбора, обработки и анализа информации и Др.

Программа "Гостиница" ("Отель") предназначена для локальной автоматизации технологических процессов приема, размещения, питания и предоставления дополнительных услуг туристам.

Данная программа состоит из следующих блоков:

- автоматизированное рабочее место "Портье";

- подсистема "Ресторан";

- подсистема "Склад";

- подсистема "Техническое обслуживание";

- подсистема "Бухгалтерский учет".

На рабочем месте "Портье" автоматизированы следующие функции:

- прогноз загрузки номерного фонда;

- ввод данных по резервированию;

- бронирование мест под плановые заезды групп туристов и отдыхающих;

- оформление заезда туристов и отдыхающих;

- регистрация туристов и отдыхающих;

- переселение;

- изменение данных по отдельным группам и отдельным отдыхающим;

- расчет с проживающими;

- контроль за оплатой и выездом;

- оформление выезда отдыхающих и организованных групп туристов;

- учет и выдача справок по проживающим в гостинице;

- формирование отчетных документов о работе гостиницы и ее основных подразделений;

- формирование контрольных журналов работы персонала по сменам.

Подсистема "Ресторан" предназначена для автоматизации следующих функций:

- разработка графиков питания организованных групп туристов и отдыхающих;

- разработка меню с учетом заказов и периодичности его смены;

- управление производством;

- управление обслуживания;

- учет индивидуальных заказов;

- ведение расчетных операций и др.

Подсистема "Техническое обслуживание" предназначена для автоматизации следующих технологических процессов:

- анализ текущего состояния номерного фонда;

- планирование выбытии номеров на ремонт или реконструкцию;

- анализ текущего состояния инженерных систем и коммуникаций (энерго-, водо-, газо-, теплоснабжения, дорог, лифтового хозяйства, теле-, радио-, видеокоммуникаций и систем и др.);

- разработка графиков технического обслуживания и ремонта инженерных систем и коммуникаций;

- разработка графиков плановых испытаний инженерного и торгово-технологического оборудования;

- обеспечение и контроль санитарно-гигиенических норм в гостинице (температуры, влажности, уровня шума, освещенности и т. д.).

Подсистемы "Склад" и "Бухгалтерский учет" аналогичны вышеописанным.

Программа "Автотранспортное туристское предприятие" предназначена для автоматизации транспортного обслуживания туристов и включает в себя следующие задачи:

- разработка графиков транспортных путешествий;

- разработка графиков экскурсионного обслуживания туристов;

- планирование трансферов;

- оптимизация распределения подвижного состава по маршрутам;

- разработка паспортов маршрутов;

- разработка карт скоростей движения по маршрутам;

- подготовка транспортного средства к рейсу;

- техническое обслуживание, диагностика и ремонт подвижного со става;

- планирование, учет и контроль расходных материалов (топлива, запасных частей, масла, воды, антифриза, шин и т. д.);

- ведение карточек амортизации подвижного состава;

- разработка, учет и контроль транспортной документации;

- ведение учетно-отчетных операций;

- анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Практически все описанные программные компоненты и npoqiaM-мы автоматизации рабочих мест в туристской сфере защищены входным паролем от несанкционированного доступа со стороны других пользователей или случайных лиц.

Описанные выше проблемно-ориентированные пакеты прикладных программ разработаны в рамках Отраслевой автоматизированной системы управления "Турист" Управлением по автоматизации бывшего Центрального Совета по туризму и экскурсиям и внедрены на предприятиях и в организациях профсоюзного туризма.