Общие принципы построения эффективной деловой презентации

Хорошая презентация увеличивает вероятность желаемого для вас сценария событий.

У презентатора нет прямой образовательной задачи: повысить грамотность или информированность аудитории. Презентация проводится прежде всего в интересах выступающего или лиц, которых он представляет.

Примеры задач презентации

1.убедить избирателей голосовать за вашего кандидата на выборах.

2.убедить экспертный совет выделить деньги на ваш проект.

3.убедить руководство в преимуществах вашего плана реорганизации.

4.убедить потребителей выбрать ваш продукт или услугу.

Существуют некоторые формальные признаки, по которым презентация отличается от других форм делового общения. Если для ситуации персональной продажи и переговоров характерен диалог и считается грубой ошибкой, если продавец говорит 90% времени, то для презентации характерно преимущественное говорение выступающего. Презентатор говорит большую часть времени, а аудитория молча внимает.

Специальная организация пространства

Публичная презентация требует специальной организации пространства и размещения слушателей. В зависимости от количества слушателей используются разные способы организации пространства: это может быть стадион, где слушателей могут быть тысячи, или зрительный зал на 250 чел., или конференц-зал, или комната для семинарских занятий на 10-30 человек.

Если в ситуации переговоров и персональной продажи позиции собеседников равны, то в ситуации презентации презентатор имеет статус авторитета и эксперта. Он стоит на специально отведенном месте перед сидящими слушателями.

Роль планирования в подготовке эффективной презентации

Подготовку деловой презентации можно разделить на два этапа. На первом этапе вы – сценарист, на втором – режиссер-постановщик.

Как только вы начинаете мысленно режиссировать ход событий презентации, что-то в сценарии придется менять. Не исключено, что когда все начнется в реальности, что –то в сценарии придется менять на ходу. Поэтому нужно помнить две вещи: а) ничто никогда не идет буквально так, как вы задумали, - это закон Паркинсона; и б) чем больше заготовок «на случай чего» вы заложите в свой сценарий, тем вероятнее, что все выйдет по вашему.

Второй этап целесообразен тогда, когда у выступающего есть возможность влиять на организационные аспекты проведения презентации. Некоторые его компоненты (особенно чисто технические моменты) можно делегировать помощникам.

Сценарный этап подготовки:

1.Формулировка цели-максимум и цели-минимум; конкретизация и иерархия целей.

2.Составления плана выступления, перечень частей, их длительность и очередность, возможные перестановки.

3.Подготовка конспекта выступления: что сказать слушателям о проблемах, задачах и путях решения.

4.Подготовка речевого каркаса: ключевые слова и выражения, лозунги, выделение речевых модулей.

5.Выбор формы и стиля выступления, приемы поддержания внимания и интереса аудитории в каждой части.

6.Подготовка ответов на часто задаваемые и агрессивные вопросы.

7.Подготовка карточек, помогающих следовать задуманному плану.

Постановочный этап подготовки.

8.Определение состава людей: кого вы хотите видеть на презентации и как обеспечить их явку.

9.Подготовка демонстрационных материалов: плакаты, слайды, макеты, образцы изделий, видеоролики, листовки и т.д.

10.Выбор и подготовка помещения и технических средств (свет, звук, компьютер, проекторы, место для выступающего и слушателей и пр.)

Подготовка поощрений для слушателей: сувениры, угощение, подарки, напитки и пр.