Отслеживание хода проекта

После того как составлен календарный план-график и распределены ресурсы, этот план можно сохранить как базовый. Именно с ним можно сравнивать реальный ход выполнения проекта. Для того чтобы сохранить план как базовый, необходимо выполнить команду Tools > Tracking > Save baseline.

В качестве базового плана можно сохранить как проект в целом, так и отдельные задачи. Переключатели в диалоговом окне Save baseline позволяют выбрать нужный вариант.

Чтобы контролировать ход проекта, необходимо вводить в проект данные о фактических сроках выполнения задач и сравнивать с запланированными.

Во-первых, можно вводить данные о том, какая часть задачи выполнена (в процентах). Это можно делать двумя способами. Первый способ – графический. Необходимо просто подвести курсор мыши к левому концу полосы, обозначающей задачу на диаграмме, при этом форма курсора изменится, появится значок «%». Затем нажать левую кнопку мыши и двигать мышь вправо, наблюдая за табло, на котором меняются даты. Когда на табло появится нужная дата, например текущая, нужно отпустить кнопку мыши. Project отмечает выполненную часть работы на диаграмме в виде черной линии, проведенной вдоль полосы задачи, и вычисляет процент выполненной работы. Такой способ удобен, если задача имеет большую длительность.

Если задача короткая, обычно просто нужно отметить, когда она завершена. Это проще всего сделать в окне TaskInformation. Окно можно открыть, дважды щелкнув левой кнопкой мыши на имени задачи. На вкладке General (Общие) необходимо ввести в поле PercentComplete число 100 и закрыть окно. Черная линия будет проведена по всей полосе задачи. Все завершенные задачи помечаются специальным значком в столбце индикации.

Изменения, которые необходимо ввести в проект, могут касаться смещения сроков выполнения задач. Допустим для примера, что авторский коллектив не смог вовремя получить работоспособную версию целевого ПО. Она была установлена на рабочие места на неделю позже, не 11 ноября, как планировалось, а 18 ноября. Чтобы внести изменения, необходимо сдвинуть вправо границу между табличной и прокручиваемой частями диаграммы Ганта, чтобы видно было поле Start. Измените значение этого поля для задачи «Установка работоспособной версии целевого ПО». Появляется диалоговое окно PlanningWizard, в котором выдается предупреждение, что с данной задачей связана другая задача, и введенное в план изменение повлияет на нее.

Мастер предлагает выбрать один из трех вариантов дальнейших действий:

§ Внести в план введенные изменения и удалить связь между задачами

§ Внести в план введенные изменения и соответственно перепланировать связанную задачу

§ Отменить внесенные изменения

Если выбрать второй вариант, пользователь увидит, что на диаграмме сдвинулись не только сроки выполнения данной задачи, но и веха «Подготовка завершена», и дата начала задачи «Написание текста».

Все изменения в задачи проекта удобно также вносить в диалоговое окно UpdateTasks, которое можно открыть командой Tools > Tracking > Update Tasks. Вводя значения в поля этого окна, можно изменить реальную длительность задачи, процент ее завершения, начальную и конечную даты.

Чтобы эти изменения стали еще нагляднее, необходимо сменить представление. Для этого щелкните левой кнопкой мыши на ярлыке TrackingGantt в панели представлений. Появится окно, которое похоже на представление диаграммы Ганта, но на диаграмме отображаются сразу два плана: базовый и фактический. Сверху синими полосками изображается фактический план-график, а снизу – серыми полосками – базовый план. Очень хорошо заметны отклонения фактического графика работ от базового.