Взаимодействие Microsoft Project с Microsoft Outlook

При выполнении проекта руководитель должен взаимодействовать со всеми его участниками. И Microsoft Project, как инструмент управления проектами, был бы не достаточно функционален, если бы не имел средств, обеспечивающих это взаимодействие.

Microsoft Project обеспечивает:

§ Отправление по электронной почте файлов проектов и графических изображений части проекта (копии экрана);

§ Оповещение участников проекта о задачах, которые они должны выполнить;

§ Сообщение участникам проекта о тех изменениях, которые происходят в проекте, а также получение уведомления об их согласии (или несогласии) с этими изменениями;

§ Запрашивание и получение информации о степени выполнения каждой задачи проекта;

§ Перенесение информации о задачах проекта в папку Outlook.

Спланировав проект, руководитель в первую очередь должен оповестить всех его участников, которые фигурируют в качестве ресурсов проекта, о том, какие задачи и когда они должны будут выполнить. Традиционный способ решения этого вопроса – собрать совещание, на котором поставить всем задачи, объяснить цели и заручиться согласием выполнить все в срок и с высоким качеством. Project позволяет выполнить эти операции автоматически: разослать всем участникам проекта сообщение по электронной почте со списком конкретных задач, назначенных каждому исполнителю, получить от них ответы и предложения по изменению плана и консолидировать все предложения в плане-графике.

Прежде чем отправлять сообщение участникам проекта, необходимо убедиться, что для каждого ресурса введен электронный адрес (e-mail). Этот адрес вводится в диалоговое окно ResourceInformation.

Для каждой задачи в списке указаны даты начала и окончания, продолжительность и комментарий, если он был введен в задачу. Введите текст сообщения и нажмите кнопку Send (Отправить).

Сообщение попадает в почтовый ящик каждого участника проекта. Он должен открыть это сообщение и отправить ответ руководителю проекта. В списке задач исполнитель может корректировать только два поля: Accept (Принять) и Comment (Комментарий) в конце таблицы.

Чтобы принять все задачи, следует нажать кнопку Reply (Ответ) и затем Send – и подтверждение будет оправлено руководителю проекта. При этом задачи автоматически попадают в папку «Задачи Outlook» на ПК исполнителя.

Разумеется, исполнитель может и не принять какую-то задачу или несколько задач. В этом случае он должен в поле Accept соответствующей задачи ввести No, внести комментарии и нажать кнопку Send, чтобы послать ответ. Руководитель получает сообщение с комментариями исполнителя, согласует с ним изменения и далее может нажать кнопку UpdateProject. Комментарии исполнителя к задаче автоматически вносятся в поле Note. Этот факт отражается в индикаторном столбце диаграммы. Задачи, по которым были высланы сообщения, но ответы еще не получены, также отмечаются специальным значком (конверт с вопросительным знаком).

После того как все участники проекта «расписались» в получении заданий, необходимо их выполнять. Теперь руководитель проекта будет требовать отчеты о состоянии задач. Чтобы было легче отчитываться, можно воспользоваться папкой «Outlook /Дневник», в которой есть возможность фиксировать время работы над документами, в том числе и над самим файлом проекта.

Project позволяет автоматизировать процесс сбора отчетов от исполнителей, регулярно (например, по понедельникам или пятницам) рассылая всем исполнителям запрос о состоянии проекта.

Когда запрос по задаче отправлен исполнителю, на календаре проекта задача снова помечается: к значку письма добавляются еще часы.

Каждый исполнитель получает сообщение со списком задач, относящимся лично к нему. От него требуется проставить для каждой задачи количество отработанных часов и сколько еще часов осталось отработать. В этом случае ему пригодится Дневник. Если исполнитель аккуратно отмечал степень выполнения каждой задачи, то при ответе на полученный запрос TeamStatus (Состояние группы) ему будет достаточно отправить этот запрос обратно руководителю проекта. При этом информация о выполнении заданий будет автоматически считана из Outlook и занесена в форму ответа. Если же степень выполнения заданий не отмечалась, то можно внести эти данные вручную прямо в форму ответа. При вводе данных кнопка Reply на форме сообщения автоматически заменяется кнопкой Send, которую и нужно нажать.

Сообщение, полученное руководителем проекта имеет следующий вид: для каждой работы отмечено, сколько времени еще осталось, чтобы ее выполнить, а дальше для каждого дня недели указываются проработанные часы.

Получая ответы от исполнителей, руководитель проекта может автоматически обновить проект полученной информацией. Для этого необходимо просто нажать кнопку UpdateProject на форме сообщения. Результат обновления отразится на диаграмме Ганта.

Руководитель проекта выполняет еще одну задачу, связанную с взаимодействием с исполнителями, а именно, внося изменения в проект, доводит их до сведения всех, кого они касаются. Для этого можно воспользоваться командой Tools > Workgroup > TeamUpdate…

Эта команда аналогична команде TeamAssign, только в список отправляемых задач попадают не все задачи проекта, а только те, которые были изменены. Сообщение посылается всем исполнителям, которые являются ресурсами для этих задач. Смоделируем такое сообщение для ситуации, когда руководитель проекта меняет дату начала работы. В этом случае сообщение TeamUpdate (Изменение группы) выглядит следующим образом: измененная задача опять помечается в столбце индикации, только теперь конверт снабжен восклицательным знаком. После отправки уведомления исполнителю пометка исчезает.

Получив такое уведомление, исполнитель действует так же, как и в случае получения сообщения TeamAssign, т.е. либо принимает их, и эти изменения отражаются в списке задач в Outlook, либо отклоняет, о чем посылается сообщение руководителю проекта.

Все замечания исполнителей, полученные в ходе переписки, могут быть зафиксированы в поле Notes соответствующих задач и использованы при анализе выполнения проекта.

Необходимо помнить, что сообщения TeamStatus и TeamUpdate невозможно послать тем исполнителям, от которых не получен положительный ответ на запрос TeamAssign, тем самым соблюдается логическая последовательность действий руководитель проекта.

Все приведенные почтовые сообщения имеют заданный по умолчанию набор полей. Однако Project позволяет руководителю проекта самому определять набор проектных данных, пересылаемых исполнителям, а также устанавливать ограничения на коррекцию пересылаемой информации.

Кроме того, предусмотрена возможность автоматически заносить в личное расписание руководителя проекта задачи из Project и автоматически устанавливать напоминания о начале выполнения этих задач.

Date: 2015-07-22; view: 1402; Нарушение авторских прав