Секретари собственно секретариата, судьи при участниках.

Секретарь – судья, который непосредственно связан с ведением документации на соревнованиях. В первую очередь это протоколы результатов и все вспомогательные документы: протоколы старта, финиша (в бумажном виде или в виде компьютерного файла), итоги проверки отметок на КП (карточки или компьютерные графики прохождения по дистанции), протоколы штрафа на КП, протоколы прохождения штрафных кругов и так далее. При этом часто многие из этих документов не оформляются в виде протоколов, так как являются промежуточными. Иногда, в связи с этим возникают трудно исправляемые ошибки. (Некоторые из них будут описаны в разделах 2.3.4. – 2.3.6.)

Судьи, выдающие участникам номера, карточки и т.д., формально не являются секретарями, хотя по нашим Правилам относятся к службе секретариата. С точки зрения спорткомитетов – это судьи при участниках.

К сожалению, именно в секретариат обращаются как представители, так и участники с совершенно разными вопросами, которые к секретариату никакого отношения не имеют. Например, спрашивают, когда заработает душ, приехала ли та или иная команда и где она, как разместиться, как отметить командировку и т.д. Эти вопросы сильно отвлекают от работы и увеличивают вероятность ошибок. Поэтому желательно выделять специальных судей, доступных, в отличие от остальных, для представителей и участников, которые имеют максимальную информацию по всем вопросам, интересующих участников. По сути – необходимо более четко разграничивать обязанности между собственно секретариатом и службой информации и назначать ответственного за этот блок работ.

Служба информации.

К работам этой службы относятся:

Подготовка информационных материалов, схем.

Сбор и обработка анкет участников, тренеров, судей – для ведения радио-информации.

Обеспечение радио – информации.

Оперативное вывешивание протоколов соревнований и другой необходимой информации.

Организация работы пресс-центра и размещение материалов в интернете.

Размножение итоговых протоколов для выдачи командам.

Подготовка дипломов, призов и проведение награждения.

На рядовых соревнованиях службу информации часто не выделяют из секретариата, особенно если нет радио-информации, а надо только обслуживать информационный стенд. Но даже в этом случае желательно, чтобы был назначен ответственный за подготовку и проведение награждения – не Главный секретарь.

При наличии заместителя Главного секретаря по информации следует заранее обговорить с ним, какие документы и в скольких экземплярах необходимо передавать в службу информации. Если нужны протоколы или выписки по особой форме (например, для более удобной и оперативной радио-информации), их тоже надо обговорить и приготовить заранее.

Служба информации на крупных соревнованиях должна иметь специально выделенную оргтехнику: компьютер с принтером, ксерокс, радиооборудование. Недопустимо, если для печати

срочного объявления приходится прерывать работу секретариата над протоколами, или нужно одновременно на одном компьютере размножать протоколы результатов прошедшего вида программы и готовить стартовые протоколы на следующий вид.