Непосредственная подготовка.

Для главного секретаря (как и для всех организаторов соревнований) этап непосредственной подготовки наиболее важен и трудоемок. Основные задачи этого этапа:

Создание «базы» соревнований в виде файла или заполнение секретарских карточек - внесение всей необходимой информации об участниках из предварительных заявок.

Компьютерный файл заполняется в соответствии с инструкцией. Образец секретарской карточки – в разделе 2.5.6.

Некоторые Главные секретари, проводя соревнования без компьютера, пытаются экономить время, не заполняя секретарские карточки, а протоколы печатают с контрольных карточек участников. Это очень грубая ошибка. Во-первых, тогда необходимо вносить в контрольную карточку абсолютно все сведения об участнике, да еще место оставлять для вписывания времени финиша и результата – а с громоздкой карточкой участнику неудобно бежать. Во-вторых, участники заклеят карточки скотчем, после чего писать на них невозможно. Даже заклеенные – карточки часто окажутся мокрыми и грязными. В третьих, на секретарской карточке можно заранее заполнить информационный талон, а при использовании только контрольных – информационные талоны придется выписывать во время соревнований, когда и так не хватает времени. Кроме того, как говорилось ранее, если участник карточку потерял – вся информация о нем пропала.

Проведение мандатной комиссии.

Главный секретарь должен организовать работу мандатной комиссии (комиссии по допуску участников), даже если члены комиссии назначены Проводящей организацией. Надо подготовить бланки для удобной работы (Приложение 6), оптимально организовать документооборот. Удобно, если кроме бланков распечатаны командные выписки, составленные на основе предварительных заявок. В них удобно вносить исправления ошибок и изменения. Важно так организовать проверку документов спортсменов, требуемых по Положению, чтобы меньше задерживать представителей, и быстрее внести заявки или исправления в секретарскую «базу».

Проведение жеребьевки.

Чаще всего, при использовании компьютеров на соревнованиях, жеребьевку проводят в программе. В программе Winorient учитывается, что в соответствии с пунктом Правил 24.5 два участника из одной команды не должны стоять в протоколе рядом, а также есть возможность заранее расставить участников по забегам. Если Вы работаете с другой, мало знакомой программой, необходимо заранее выяснить ее возможности в части жеребьевки.

Если по Положению представители имеют право расставить своих участников по забегам, нужно получить от них такую расстановку. Обычно на первый вид программы техническая заявка принимается во время прохождения мандатной комиссии. Для проведения жеребьевки достаточно поставить всем участникам, внесенным в базу, номер желаемого забега. Однако на это необходимо время. Поэтому важно, чтобы в Положении, в программе или в информации, выдаваемой представителям, было четко обозначено время окончания приема технических заявок на каждый вид программы (расстановка по забегам или этапам эстафет).

Возможна другая система - если в Положении указано, например: «Жеребьевка проводится следующим образом. Участники каждой возрастной группы делятся на 3 забега, последовательность старта забегов меняется для каждого дня». В этом случае для каждой группы перед первым днем проводится общая жеребьевка. Для второго дня: участникам, попавшим в первую треть стартового протокола первого дня, присваивается забег 2, участникам, попавшим во вторую треть – забег 3, а участникам, попавшим в третью - забег 1. После чего проводится общая жеребьевка на второй день. Для третьего дня поступают аналогично.

Иногда в жеребьевке участвуют сами спортсмены или представители (например, таким образом составляют протоколы на финальные старты), путем вытягивания карточек или номеров. В этом случае необходимо решить, что именно будут представители вытягивать и заготовить нужное – например, открытки или плотные карточки с порядковыми номерами. Возможна двойная система: сначала вытягивается карточка с фамилией спортсмена, а потом открытка с порядковым номером. В любом случае нужен алфавитный список участников с пустыми клетками, в которые секретарем вносятся вытянутые номера.

Присвоение номеров.

В программе Winorient номера можно присваивать как отдельно каждому участнику (это нужно при жеребьевке по последнему из описанных вариантов), так и списку участников. Если соревнования с раздельным стартом – однодневные, то удобно, чтобы номер участника соответствовал его стартовой минуте. В этом случае присвоение номеров проводится после окончания жеребьевки возрастной группы. Если на многодневных соревнованиях номер выдается на все дни один, то присвоение номеров проводят до начала жеребьевки, по командам.

Иногда есть возможность напечатать номера из программы. Тогда на номер печатается дополнительно фамилия, имя участника, его команда, возрастная группа и время старта.

Составление стартовых протоколов - присвоение стартового времени участникам, в соответствии с проведенной жеребьевкой и расписанием старта групп. Расписание старта групп определяется Главным судьей (Правила, п.36.2), но лучше, если Главный секретарь даст свои предложения в зависимости от информации от службы дистанций о совмещениях перегонов на различных индексах дистанций, количества участников в группах, возможностей финиша, Регламента соревнований.

После составления стартовых протоколов нужно их распечатать, а также подготовить: номера, контрольные карточки или чипы для выдачи участникам, командные выписки для удобства работы секретарей и представителей.

Контрольные карточки обычно печатаются из программы, в этом случае на них есть вся информация. Если соревнования проводятся без компьютера – карточки надо изготовить заранее, а после составления стартовых протоколов внести в них необходимую информацию (см. раздел 2.5.6.)

Надо также подготовить и распечатать «шахматки» для стартовой бригады в требуемом количестве.

Подготовка материалов для быстрой выдачи участникам.

Как правило, участники на соревнования приезжают одновременно, и при этом должны получить все необходимое как можно быстрее. Важно заранее продумать, как разложить все материалы в удобной форме для быстрой, но безошибочной работы секретарей. В Москве мы всегда раскладываем номера, карточки и чипы по коллективам, даже если члены коллектива берут номер лично на себя – по мере приезда. В этом случае в командной выписке обводится номер, который уже взяли.

До начала раскладки номеров для выдачи, обязательно надо убедиться, что все номера есть в наличии, нет дубликатов или номеров из других «сотен». А то, когда в середине работы Вы обнаружите, что какого-то номера нет, будете гадать: может его и не было, может он прилип и попал в другую команду как лишний, а может перепутана сотня (114 вместо 414) и номер положили в другую команду. Все эти ситуации у меня случались, и уверяю Вас, что времени на поиски уходит значительно больше, чем на перепроверку номеров заранее. Полезно перед началом раскладки выложить и убрать не используемые номера, или резервные – обычно из конца и из середины сотен. Тогда будет подстраховка: если номера остались – есть ошибки в раскладке. Аналогично следует поступить с чипами.

Некоторые приемы для раскладки описаны в разделе 2.5.4.

Подготовка схем и табличек.

К сожалению, часто бывает, что уже во время работы на соревнованиях, вдруг срочно надо какую-нибудь табличку (например, для туалета, или для лотка с картами на старте) или схему – как пройти на выносной старт. Лучше заранее продумать, на каких участках что потребуется, подготовить накануне и разложить по отдельным пакетам: для службы старта, для службы информации, и т.д.

Распределение судей по участкам. Составление графика работы судей.

Так как не все работы в секретариате выполняются одновременно, а один судья часто используется на разных участках, необходимо составить план-график загрузки секретарей в каждый период времени. Пример такого графика – в Приложении 4. (Данный бланк был составлен для Московских соревнований, когда многие судьи из бригады еще и бегают, например, после выдачи номеров, или перед проверкой карточек).