Внутренние документы.

1. Компьютерный файл вида программы, который содержит базу секретариата (все данные об участниках соревнований: фамилия, имя, возрастная группа, разряд, год рождения, номер, номер чипа, время старта). Если соревнования проводятся без компьютера, то база должна содержаться в секретарских карточках. Нельзя вместо секретарских карточек использовать контрольные карточки участников: участник может ее потерять, кроме того, на заклеенной скотчем карточке невозможно писать результаты. Секретарская карточка изготавливается так, чтобы данные удобно было заносить в протокол: последовательность позиций карточки – фамилия, результаты и т.д. такая же, как и в протоколе. Такие секретарские карточки обычно изготавливают с отрезным информационным талоном, который тоже заполняется заранее. Образец – в разделе 2.5.6.

2. Командные выписки из стартовых протоколов, в которых участники конкретной команды расположены по алфавиту на отдельном листе. (Такая выписка удобна для работы представителей, особенно крупных коллективов: им легче раздать номера участникам.) В них указаны номера участников, их стартовое время и номера чипов. Командные выписки выдаются представителям вместе с номерами и чипами. Полезно иметь второй комплект, который хранится в секретариате, как справочный материал, иногда используется как расписка представителя в случае выдачи чипов секретариатом.

3. Командные выписки из стартовых протоколов для секретарей, раскладывающих номера, контрольные карточки или чипы для команд. По ним же раскладываются карты для выдачи командам после соревнований – при общих стартах, эстафетах, маркировках. (Эти выписки, в отличие от выписок в п.2, необходимо распечатывать по возрастанию номеров - для возможно более быстрой и безошибочной работы секретарей).

4. Контрольные карточки участников (при использовании компостерной отметки) - образец в разделе 2.5.6.

5. «Шахматка» – специальный протокол для службы старта, который содержит список номеров для каждой стартовой минуты. Обычно «шахматку» распечатывают из программы. Образец «шахматки» – в Приложении 7. (В случае использования компостерной отметки, печатается дополнительный экземпляр «шахматки», в котором отмечаются карточки участников, поступившие в секретариат для проверки).

6. Схемы организации работы на различных участках во время соревнований. Схемы документооборота.

7. Протокол ручного приема финиша - «финишка», протокол номеров финишировавших участников - «дубль», протокол прохождения штрафных кругов. Протокол проверки штрафа, протокол назначенных штрафных кругов, списки снятых, списки не стартовавших и т.п. При работе с использованием компьютеров, некоторые из этих протоколов могут находиться только внутри файла (например, штраф участников можно вносить в компьютер сразу с карт, без составления протокола), но для проверки и исключения ошибок в работе секретариата, полезно составлять протоколы и на бумаге.

8. Предварительные протоколы результатов.

9. Выписки из протоколов - призеров по возрастным группам - для заполнения грамот.

Исходящие (итоговые) документы.

Протокол мандатной комиссии.

Количество допущенных участников (количество эстафетных команд) по группам и их номера – для службы дистанции и инспекции.

Протоколы старта.

Протоколы результатов, в том числе командных.

Грамоты (дипломы).

Список судей с оценкой работы.

Отчет о соревнованиях в Проводящую организацию.