Предварительная подготовка.

Основная задача – внимательно изучить Положение, другие документы, предполагаемый количественный состав участников, с целью определения «узких мест» будущих соревнований.

«Узкие места» - некоторые особенности предстоящих соревнований, которые, например, потребуют большего, чем обычно числа судей на участках работы. Это, также новые, еще не освоенные судьями, элементы (типа первого использования компьютера на финише).

Почти всегда сложности вызывает командный зачет. Чаще всего, программа, используемая для судейства, не позволяет автоматически посчитать командный зачет и приходится считать его отдельно – руками или в дополнительных программах.

Иногда дополнительные проблемы возникают из-за «дырок» в Положении (некоторые описаны в разделе 2.3.1.). В этих случаях необходимо заранее обговорить двусмысленные ситуации с Главным судьей, принять однозначное решение и довести его до сведения участников или представителей.

Для меня «узкими местами» в соревнованиях являются:

- Соревнования с общим стартом или с гонкой преследования, когда на финише необходимы дополнительные судьи, фиксирующие порядок прихода.

- Соревнования с ручным приемом финиша, особенно зимой.

- Соревнования с награждением на месте (а часто именно соревнования с гонкой преследования и награждаются на месте, что удваивает проблемы), когда надо быстро проверить и перепроверить результаты и выписать грамоты.

- Совмещенные соревнования с различным командным зачетом, особенно если есть эстафеты.

- Маркировка - всегда «узкое место», особенно, если проверять штраф надо без мишеней, нанесенных на карты участников.

- Маркировка со штрафными кругами – здесь нужно не только быстро оценить штраф на холоде, но и проверить прохождение штрафных кругов.

Бывают особенности в проведении соревнований, которые становятся «узкими местами» только при определенных условиях. Так, в последние годы соревнования «Памяти друзей» проводились в таком месте, что большинство участников приезжало на одной единственной электричке. А это значит, что примерно 500 человек из 650 участников одновременно пытаются получить в секретариате свои номера или дозаявиться, причем от времени прихода электрички до начала старта всего 1.15. Определение «узких мест» заранее и продумывание вариантов организации работы на соответствующих участках, позволяет избежать ошибок и нервозности во время непосредственного проведения.

Можно придумать много способов «смягчения» «узких мест». При ручном подсчете результатов или при обсчете штрафа – организация поточной линии с максимальным разделением операций. Постановка на ключевые и ответственные операции самых быстро работающих, или самых дотошных судей. На некоторых участках – работа парами (один диктует). Увеличение количества судей на некоторых участках. Иногда нужно изменить время старта (относительно прихода единственной электрички), или времени начала награждения. Иногда бывает необходимо ужесточить условия дозаявок и перезаявок на месте для уменьшения возможных ошибок. (На массовых соревнованиях с электронной отметкой, у нас, например, дозаявиться «на месте» можно только с чипом организатора и с оплатой аренды. Иначе пришлось бы в условиях дефицита времени набирать много шестизначных цифр номера чипа, что провоцирует ошибки, как при записи в бланк заявки, так и при наборе в компьютер.)

Для принятия конкретных решений полезно ознакомиться с анализами аналогичных соревнований, проводимых ранее (см п.2.4.).

Помимо определения «узких мест» и способов их смягчения, на этапе предварительной подготовки необходимо получить ответы на следующие вопросы.

1. Будет ли компьютерное обеспечение соревнований и кто за него отвечает.
2. Предполагается ли создание отдельной службы информации.
3. Какие нужны номера, как и когда они будут изготавливаться.
4. Каким образом и в какие сроки проводятся предварительная и окончательная заявка.
5. Какие бланки потребуются для предварительных заявок, мандатной, технических заявок, анкет и т.д. При необходимости их надо изготовить и разослать.
6. Какая будет применяться система отметки.
7. Как и когда изготавливаются карточки при их использовании.
8. Как проводится жеребьевка и что для нее потребуется.

Для удобства работы на соревнованиях полезно заранее составить перечень всех работ. С таким списком легче распределять секретарей по участкам, и есть надежда, что не будет забыто что-то необходимое. На основании перечня можно составить сетевой план – график.

Сетевой план – документ, отражающий поэтапное выполнение всех работ проекта (подготовки и проведения соревнований) с учетом времени и ресурсов (материальных и исполнителей). Это элемент технологии, которая описана в разделе 6.

Одна из важнейших задач этого этапа - составление схем работ для каждого участка. В них определяется: место работы секретаря или судьи, его функциональные обязанности, а также действия при возникновении внештатных ситуаций, входящие и исходящие документы на данном участке, система передачи этих документов.

Общее правило: один судья должен, по возможности, выполнять только одну функцию (операцию) за конкретный период, иначе увеличивается время работы и увеличивается вероятность ошибок. Например, при организации проверки карт на маркировке, лучше, если один секретарь сортирует карты по дистанциям, другие – проверяют, но каждый - одну конкретную дистанцию. Если надо срывать заклейку с карт – лучше выделить одного судью, который будет заниматься только этим. На компьютерный ввод (например, ввод штрафа с карт) лучше планировать дополнительно к оператору судью - диктующего. Это значительно ускоряет работу.

Далее надо рассчитать время, необходимое на каждую операцию во время подготовки и проведения соревнований, после чего определить нужное количество судей и последовательность работ.

Любое действие секретаря занимает определенное время, при этом скорость работы судей разной квалификации - различна. Например, карточка с 5 компостерными отметками проверяется за 10 секунд, а с 20 –ю отметками 40 секунд. Но если отметка не очень аккуратна, или карточка грязная и мокрая – время проверки увеличивается. После определения общего времени на работу и необходимого срока ее окончания определяется количество судей и оргтехники для ее выполнения.

При этом составляется план (схема) документооборота – то есть последовательность обработки каждого документа: когда и от кого приходит документ, кто и в какой последовательности вносит в него информацию, куда передает и т.д. Пример составления схемы работ и схемы документооборота – в Приложении 3. С использованием компьютеров часть документов как бы ушла внутрь: секретарские карточки участников имеют вид файла, протокола финиша нет в привычной форме - на бумаге. Поэтому большая часть рутинной работы по составлению схем документооборота с секретариата снимается, хотя, если возникают проблемы (например, при отказе компьютера), то исправить ошибки труднее.

После этого определяется необходимое число судей и секретарей.

Составление списка судей – секретарей, имеющих возможность работать на данных соревнованиях, договоренности с ними о работе, а также организация обучения, повышения квалификации судей при необходимости - данные вопросы должен решать заместитель Главного судьи по кадрам. Однако на соревнованиях местного значения этот заместитель часто не назначается. В этом случае лучше, если Главный секретарь, как отвечающий за результаты и определивший «узкие места», сам займется подбором судей, хотя бы на ключевые участки.

На этапе предварительной подготовки надо составить списки, после чего приобрести и подготовить необходимое оборудование для секретариата, инвентарь, канцтовары (см. разделы 2.5.1. – 2.5.3.).

Еще нужно подготовить все бланки для удобной и быстрой работы (см. раздел 2.5.5).

Кроме этого, необходимо подготовить все для создания секретарской «базы»:

- если компьютер не используется – то нужно составить и распечатать форму секретарских карточек (Приложение 7), в которые будут вписываться данные в процессе приема заявок.

- при использовании компьютера создается файл соревнований. Если данные всех участников надо будет набирать «с нуля», - новая «база», то в новом файле набирается только название соревнований и возрастные группы, в соответствии с Положением. Если используется старая «база», то необходимо ее «почистить»: обнулить штраф, восстановить всех снятых, снять отметку и т.д., а также изменить группы при необходимости и перевести участников в соответствующие группы. Так, на Чемпионате Москвы все участники бегут по группе 21, а на первенствах юношей и ветеранов, других соревнованиях – по своим возрастным группам. «База» же используется одна и та же, для экономии времени, необходимого на введение всех данных о каждом участнике. В этом случае на конкретного спортсмена (его данные в файле) ставится «отметка», что позволяет составлять стартовые протоколы не для всех участников в «базе», а только для «помеченных», то есть заявленных на данные соревнования.

В компьютерный файл также заносится информация о соревнованиях (название, дата, вид программы, и т.д.).

При приеме заявок (предварительных и на месте соревнований) удобно, чтобы у секретарей вся информация о возрастных группах, годах рождения участников в разных группах, о параметрах дистанций, о группах, попавших в один индекс дистанции, о финансовых условиях была под рукой в удобной форме. Особенно это важно при приеме дозаявок на месте соревнований, в условиях ограниченного времени. Пример такой таблички (для себя мы их называем «группа-дистанция») – в Приложении 1.

При награждении на месте соревнований желательно, чтобы дипломы были напечатаны заранее, подписи и печати на них поставлены. После окончания соревнований в диплом вписывается только фамилия участника (иногда – группа и место).