Взаимодействие с Организатором.

Под Организатором здесь понимается человек, отвечающий за непосредственные подготовку и проведение соревнований. Обычно это Главный судья или директор соревнований (часто эти должности совмещаются).

Взаимодействие с Организатором (как и с другими службами, где нет секретарей) происходит, в основном, по линии обмена информацией. Главный секретарь должен получить от Организатора Положение о соревнованиях, таблицы очков, ожидаемое число участников.

Главный секретарь должен участвовать в той или иной степени в процессе составления Организатором информационных Бюллетеней и Программы (Регламент проведения) соревнований.

В идеале главный секретарь должен принимать участие в работе над Положением. Часто на уровне составления Положения можно избежать многих проблем, возникающих на соревнованиях при дефиците времени. Наиболее важные разделы - допуск (в составе команды, лично, вне конкурса), сроки подачи заявок (предварительных, окончательных и технических – а успеет ли секретариат сделать протоколы), командный зачет (получают ли очки участники, выступающие в личном зачете, что делать в случае равенства очков и т.д.). Именно в этих разделах Положений часто бывают смысловые пропуски, или фразы, которые допускают многозначность толкований.

Например: «в лично-командных соревнованиях допускаются участники в личном зачете», но нигде далее не написано – получают ли они очки, а по сути – отбирают ли очки или нет (в случае начисления очков по таблице). При этом половина представителей думает, что отбирают, а другая половина – что нет.

Или фраза: «В групповой зачет идет по 3 лучших результата в индивидуальных видах и результат эстафеты». Здесь вроде предполагается по 3 результата за каждый из индивидуальных видов программы, но на самом деле написано – что всего 3 результата из всех (!) видов. Для какой-то команды лучшими могут оказаться результаты последнего дня. То есть только после окончания последнего вида программы можно начинать считать командный зачет, а времени на это уже не хватает, т.к. участники стараются уехать как можно раньше.

В многодневных соревнованиях личные абсолютные или командные результаты можно считать по общей сумме (времени, очков по таблице или по формуле), а можно по сумме мест, занятых в отдельные дни. Второй вариант многим кажется более простым и более справедливым, так как дает б о льший шанс участникам или командам, много проигравшим в один из дней. Но тогда нужно обязательно прописывать в Положении, что делать в случае равенства суммы мест (это очень частая ситуация, особенно в соревнованиях ветеранов, где в группах немного участников). Кроме этого, надо предусмотреть ситуации, если в один из дней участник или команда сняты, (ведь сумма мест тогда будет меньше!) – и система подсчета сразу усложняется.

Или: «Итоговые результаты среди команд определяются по наименьшей сумме очков (независимо мужчин или женщин) 20 лучших результатов на любой из 6-ти дистанций (очки соответствуют занятому месту: 1 место – 1 очко, 2 место – 2 очка и т.д.)». Вроде простая система, но если в нескольких командах зачетных участников окажется меньше, то эти команды могут занять более высокое место, что не справедливо. В Положении не указано, что делать в таких случаях, значит, главному судье придется принимать решение на месте. Эта ситуация провоцирует протесты представителей, чего следует избегать.

Поэтому, если нет возможности исправить Положение, главный секретарь должен просчитать последствия неоднозначных ситуаций, и заранее договориться с главным судьей о решении, не дожидаясь споров и протестов представителей. Лучше дописать эти решения в информационный Бюллетень, или довести до сведения представителей на совещании.

В случаях, когда в Положении не указаны сроки окончания подачи заявок (предварительных, окончательных и технических – на этапы эстафет, или по забегам), эти сроки надо обязательно обозначить в информационных Бюллетенях и в программе (Регламенте) соревнований. Ведь протоколы можно готовить только после того, как все заявки поданы, а, часто, только после составления протоколов начинается печать или подготовка карт.

Очень важно, чтобы Организатор вместе с Главным секретарем определил время начала награждения, которое вносится в Регламент. В интересах участников награждение желательно проводить как можно раньше, но надо, чтобы за это время секретариат успел проверить все результаты (и перепроверить призеров!). От сроков проведения награждения будет зависеть количество необходимых судей на участках и система организации работ.

С Организатором Главным секретарем также решаются вопросы обеспечения инвентарем и оборудованием, перечисленные в п.п.2.5.1.- 2.5.3.