ДИАГНОСТИКА БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Есть ли у вас в компании похожие проблемы:

1. Ежедневно или еженедельно возникают конфликты интересов между отделами и вам приходиться их лично решать.

2. У вас периодические срывы сроков поставки товара или оказания услуги.

3. Руководители постоянно твердят о загруженности и требуют новых подчиненных в отделы, при этом объемы реализации растут гораздо медленнее, чем размеры заработной платы.

4. Объемы продаж падают, при росте рынка сбыта.

5. Вы вынуждены постоянно задерживаться на работе, вам не хватает времени.

6. На работе задерживаются от 10 % и более ваших сотрудников.

7. Новых сотрудников приходиться долго учить.

8. Вы держитесь за старых сотрудников, не потому что они лучшие, а потому что они знают как выполнять работу.

Если вы ответили, хотя бы на 50 % вопросов положительно, значит у вас проблемы с управлением и организацией. Решить ее можно только комплексно. Но есть универсальное средство, которое сможет дать достаточно быстрый эффект сразу после внедрения – это моделирование и оптимизация бизнес-процессов.

Бизнес-процесс представляет собой совокупность последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы, результаты процесса, представляющие ценность для потребителей (А.Г. Шугаев).

Если говорить проще, то все, что вы делаете в компании – это процессы, потому что всегда есть вход и всегда есть выход. А между ними процесс выполнения той или иной работы.

Каждый процесс выполняется для достижения результата. Но для его выполнения ему нужны ресурсы, это или информация или товар или действие.

Процессный подход – это управление компанией на основе бизнес-процессов, которые описаны, регламентированы, находятся на постоянном контроле и подвергаются корректировке при обнаружении ошибок исполнения или отклонений от результатов.

Ваша основная задача это понять, какие процессы у вас в компании существуют, что с ними не так и только после этого их изменить и совершенствовать. Не стоит приступать к внедрению системы бюджетирования, постановке управленческого учета, изменению мотивации сотрудников, если вы не разобрались в основе операционной деятельности компании – ее бизнес-процессах.

На самом деле в большинстве компаний наблюдается управление по принципу «так всегда было». Т.к. при этом отсутствует нормальный документооборот, цели, критерии оценки, то для того, чтобы поменять что-то в процессах, нужно научить людей делать по-новому. А как их научить, если не понятно, почему мы это должны менять, и для чего.

Нельзя поменять что-то, не поняв основные проблемы. Сначала диагноз – потом лечение. И никак не наоборот. Поэтому этап диагностики бизнес-процессов компании – он самый главный, важный и наиболее трудный. Понять «как есть», чтобы сделать «как надо» - это на практике самая главная проблема.

Так с чего же начинается диагностика и как ее провести. Очень многое зависит от размера вашей компании, квалификации сотрудников, наличия понимания и знаний в этой области. Но есть общие рекомендации для руководителя компании:

1. Для начала определите все бизнес-процессы компании. Стандартно их подразделяют по группам:

1.1. Основные бизнес-процессы – непосредственно ориентированы на производство продукции: представляют ценность для компании и обеспечивают получение дохода для предприятия.

1.2. Обеспечивающие бизнес-процессы – вспомогательные бизнес-процессы, которые предназначены для обеспечения выполнения основных процессов. Фактически обеспечивающие бизнес-процессы снабжают ресурсами всю деятельность организации.

1.3. Бизнес-процессы управления – бизнес-процессы, охватывающие весь комплекс функций управления на уровне текущих действий и бизнес-системы в целом.

1.4. Бизнес-процессы развития – процессы совершенствования, освоения новых направлений и технологий, а также инновации.

2. Дайте название каждому бизнес-процессу. И пытайтесь подойти к этому вопросу творчески. Сейчас существует масса литературы на эту тему, но она чаще путает, чем помогает. Не нужно изобретать колесо, но нужно опираясь на мировой и российский опыт создать систему, которая нужна именно вашей компании.

3. При выделении бизнес-процессов, не пытайтесь разбить их слишком мелко или слишком крупно. Например, не стоит выделять в бизнес-процесс «издание, утверждение и выполнение приказа генерального директора». Это можно описать документом стандарт в рамках одного единого процесса «организация документооборота».

4. После выделения бизнес-процессов опишите их, как знаете, как видите. Опишите, что на входе и что вы получаете на выходе. Каков сам процесс, какие сотрудник в нем задействованы, что они делают и для чего. Какие документы передают, сколько времени тратят на выполнение должностных обязанностей в рамках данного процесса и т.д.

5. Описывать нужно максимально подробно. Все, что вы доверили бумаге, это уже информация, с которой можно работать. И нет ничего страшного в то, что сначала информация будет сумбурной, чем подробнее вы будете описывать, тем легче ее потом будет структурировать.

6. После того, как вы описали все, что и есть и как есть – попытайтесь структурировать информацию, сделать ее более лаконичной и понятно.

7. После описания нужно разложить каждый бизнес-процесс с точки зрения проблем. Где простой, где дублирование функций и т.д.

8. И только после этого вы можете приступать к оптимизации бизнес-процессов вашей компании.

9. И еще немаловажно – над моделированием и оптимизацией бизнес-процессов должна работать команда сотрудников. И,не важно, вас 2 человека в компании или 2000. В диагностике, определении проблем и разработке новых БП должны участвовать ключевые сотрудники компании, в противном случае вы просто столкнетесь с сопротивлением со стороны персонала. Кроме этого, одна голова хорошо, а две все-таки лучше…

10. Если вы не хотите терять время и подойти к решению вопроса профессионально, тогда вам нужно просто обратиться к нам и мы поможем, подскажем, научим. Но помните, чтобы изменения состоялись и результат от их внедрения был положительным – руководителю компании нужно быть проводником новых идей. Мы ничего не сделаем без вас!

И еще, моделирование и оптимизация бизнес-процессов – это быстрое лекарство, которое помогает, но не лечит. Чтобы ваша компания перешла на новый виток развития, необходим комплексный подход.