Обеспечение сохранности дел и документов

2.6.1. Законченные делопроизводством дела хранятся в секретариате в течение одного года.

2.6.2. Дела хранятся в запирающихся шкафах в вертикальном положении.

2.6.3. По истечении одного года дела переводятся на хранение в специально отведенное помещение, обеспечивающее надежную сохранность документов и оборудованное сигнализацией от несанкционированного доступа. Ответственность за сохранность документов несет секретарь генерального директора.

2.6.4. В случае утраты или порчи дел или документов секретарь немедленно докладывает об этом генеральному директору. По распоряжению генерального директора в таких случаях проводится служебная проверка, по результатам которой к виновным принимаются меры дисциплинарного или иного характера.

2.6.5. В течение делопроизводственного года на выданные сотрудникам для работы документы заполняется лист-заместитель (см. приложение № 11). После возвращения документа лист-заместитель уничтожается.

2.6.6. По окончании делопроизводственного года изъятие и выдача каких-либо документов из дел не разрешается. При необходимости для работы дело выдается целиком. На место выданного дела закладывается карта-заместитель (см. приложение № 12). После возвращения дела карта-заместитель вкладывается в дело и хранится вместе с ним.

2.6.7. Секретарь генерального директора не реже двух раз в год проводит выборочную проверку наличия дел и документов, о результатах которой информирует генерального директора.

2.6.8. Полная проверка наличия дел и документов проводится ежегодно по завершению делопроизводственного года.

3. Порядок составления
и оформления служебных документов

Общие сведения

3.1.1. Документы организации оформляются с учетом рекомендаций Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 и в соответствии с формами и образцами документов, приведенными в приложении к настоящей Инструкции.

3.1.2. Электронные шаблоны документов и примеры их заполнения находятся на сервере локальной компьютерной сети в каталоге «Шаблоны и примеры».

3.1.3. Документы организации приобретают юридическую силу с момента подписания или утверждения их директором.

3.1.4. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Пример оформления грифа утверждения документа, подготовленного на бланке:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

Липатов П. И. Липатов

24.03.2011

Пример оформления грифа утверждения документа, подготовленного на стандартном листе бумаги формата А4:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор
ООО «ПАРИТЕТ»

Липатов П. И. Липатов

24.03.2011