Часть II. Словарь основных терминов и понятий

Архив (архивное учреждение) – а) организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью их использования; б) учреждение, ответственное за отбор документов на хранение, комплектование и обеспечение сохранности архивного фонда, предоставление доступа к архивным документам и согласование уничтожения документов, не подлежащих хранению.

Архивная опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.

Архивохранилище – специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.

Архивное дело – отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.

Архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника.

Архивный фонд – с овокупность архивных документов, исторических и/или логически связанных между собой.

Входящий документ; поступивший документ – документ, поступивший в учреждение.

Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Внутренняя опись документов дела – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Выделение документов к уничтожению – выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению.

Государственная часть Архивного фонда Российской Федерации – архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью.

Дело – совокупность документов (или документ), относя­щих­ся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документ временного хранения – документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

Документ личного происхождения – д окумент, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документ постоянного хранения – документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение.

Документационная система – комплекс взаимосвязанных документов, применяемых в процессе выполнения различных управленческих функций.

Документирование –регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу.

Документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Должностная инструкция – локальный организационно-пра­во­вой документ, устанавливающий для работника организации (подразделения) конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Должностное лицо – лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственном органе или органе местного самоуправления.

Заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

Заголовок официального документа – реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

Индекс дела; номер дела – цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

Индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Инициативный документ – документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.

Информационные технологии – система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления информации на основе применения технических средств.

Информация – а) сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления;б) сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.

Источник комплектования – ю ридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

Исходящий документ; отправляемый документ – официальный документ, отправляемый из учреждения.

Код – знак (символ) или совокупность знаков (символов), принятых для обозначения классификационной группировки или объекта классификации.

Комплектование архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством.

Конвертирование – процесс перемещения документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.

Консервация документа – предохранение документа от разрушающего действия внешней среды.

Контроль исполнения документов –совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации – архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц, собственностью физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании соглашения (договора) с собственником после экспертизы их ценности.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Обеспечение сохранности документов – обеспечение физико-хи­ми­че­ской сохранности документов и их учет.

Объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Организация защиты информации – содержание и порядок действий по обеспечению защиты информации.

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Отметка о контроле – реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.

Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Перечень – систематизированный список документов, предметов, объектов, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Перечень документов со сроками хранения – систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.

Положение –а) документ, устанавливающий статус, задачи, функции и порядок деятельности организации, органа управления, структурного подразделения;б) правовой акт, содержащий свод правил, регулирующих определенный вид деятельности.

Постоянное хранение документов – бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке.

Регистрационная карточка – карточка, предназначенная для внесения сведений о документе в целях его учета и поиска.

Регистрация документа – а) запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения; б) присвоение документу уникального идентификатора при его вводе в систему.

Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный штамп – штамп, проставляемый на документе при его поступлении в учреждении.

Срок исполнения документа – срок, установленный нормативно-право­вым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Управление документами – совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций.

Фондообразователь – юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд.

Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Ценность архивного документа – свойства архивного документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение.

Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.