Организация исполнения и контроль исполнения документов

2.3.1. Ставить документы на контроль имеет право генеральный директор организации.

2.3.2. Отметка о контроле – штамп «Контроль» – проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Секретарь генерального директора заносит информацию о взятых на контроль документах в «Контрольный журнал».

2.3.3. Контроль сроков исполнения документов возлагается на секретаря генерального директора.

2.3.4. Срок исполнения исчисляется со дня, следующего за датой наложения резолюции. При отсутствии в резолюции конкретного срока исполнения документ исполняется в 10-дневный срок.

2.3.5. Если в резолюции указано несколько исполнителей, документ передается на исполнение первому названному в резолюции работнику (ответственному исполнителю). Остальным соисполнителям передаются копии документа.

Ответственность за качественное и своевременное исполнение документа в равной степени несут все работники, указанные в резолюции.

2.3.6. Исполнитель (ответственный исполнитель) обязан давать секретарю генерального директора ответы на все вопросы, связанные с ходом исполнения документов.

2.3.7. Документы, находящиеся на исполнении, хранятся у исполнителей в порядке, исключающем их утрату. В случае утери или пропажи документа исполнитель немедленно извещает об этом секретаря генерального директора.

2.3.8. Не позднее указанного в резолюции срока исполнитель обязан передать секретарю генерального директора информацию об исполнении документа, а на самом документе оформить отметку об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка помещается в левом нижнем углу первого листа документа.

В отметке следует указать наименование документа, свидетельствующего об исполнении поручения, его дату и номер. Отметка подписывается и датируется исполнителем.

2.3.9. Задание снимается с контроля только с разрешения директора (или, в его отсутствие, заместителя директора) Общества.

2.3.10.Исполненные документы с приложением необходимых документов передаются секретарю генерального директора в подобранном для подшивки виде.

2.3.11.Исполненные документы и копии писем-ответов должны подшиваться в дела не позднее следующего дня после исполнения или отправки ответа.

2.3.12.Если документ не исполнен в срок, то исполнитель обязан до истечения контрольного срока предоставить информацию о причине задержки. Ответственность за неисполнение документа несет исполнитель (ответственный исполнитель).

2.3.13.Если исполнитель (ответственный исполнитель) согласовал с генеральным директором изменение срока исполнения документа, исполнитель (ответственный исполнитель) обязан сообщить об этом секретарю генерального директора. Секретарь вносит новый срок в «Контрольный журнал».