Прием, регистрация и рассмотрение входящих документов

2.2.1. Первичную обработку поступивших в организацию документов проводит секретарь генерального директора.

2.2.2. При приеме документов проверяется правильность доставки, целостность упаковки, комплектность документа и приложений к нему. Все конверты вскрываются, кроме корреспонденции с пометкой «лично», которая вручается непосредственно адресату.

2.2.3. Ошибочно доставленные документы возвращаются в почтовое отделение. При недостаче или повреждении документов составляется акт в трех экземплярах (приложение № 1). Первый экземпляр посылается отправителю, второй приобщается к документу, третий остается у секретаря.

2.2.4. В случае если дата отправки и обратный адрес указаны только на конверте, даты подписания документа и его получения имеют расхождение более месяца, если конверт значительно поврежден или на нем имеются особые отметки, а также в случае, если на конверте отсутствует пометка «лично», а вложение носит личный характер, конверты не уничтожаются, а прикрепляются к документу.

2.2.5. На полученных документах в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа проставляется отметка о поступлении документа – штамп с наименованием организации, указанием даты поступления документа и его порядкового входящего номера; на почтовых отправлениях, не подлежащих вскрытию, штамп проставляется на обратной стороне конверта.

2.2.6. Регистрация документов производится однократно секретарем генерального директора путем занесения данных в компьютер (в «Журнал регистрации полученных документов»).

2.2.7. Регистрация входящих документов проводится в день их получения.

2.2.8. Если к поступившему документу имеется приложение, то рядом с входящим номером об этом делается отметка, например:

№ 45 + приложение на 1 л.

2.2.9. После регистрации входящие документы передаются на рассмотрение генеральному директору. Если получено письмо-ответ, к нему необходимо прикрепить копию инициативного письма.

2.2.10.В результате рассмотрения документа генеральный директор проставляет на нем резолюцию, содержание которой (исполнитель(и), содержание поручения и срок исполнения) заносится в «Журнал регистрации полученных документов».