Формирование и хранение дел

Составление номенклатуры дел организации

4.1.1. Номенклатура дел – это систематизированный список наименований дел, образующихся в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения.

4.1.2. В номенклатуру дел не включаются печатные издания, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация и другие подобные материалы.

4.1.3. Номенклатура дел организации составляется и подписывается секретарем генерального директора и утверждается генеральным директором общества.

4.1.4. Заголовки дел в номенклатуре должны отражать состав и содержание документов, которые будут группироваться в дела.

Заголовок содержит:

- наименование вида документов (протоколы, переписка и т. п.), включенных в дело;

- уточняющие сведения об авторах документов;

- период, к которому относятся документы дела;

- слово «Копии», если в дело включены копии документов и т. п.

При формулировании заголовка можно использовать термин «документы», если в дело включены документы различных видов, с обязательным уточнением наименований видов документов, включенных в дело, и вопроса, к которому они относятся по своему содержанию.

4.1.5. Составление заголовков типа «Разная переписка», «Дело с отчетностью», «Руководящие материалы», «Документы по общим вопросам» и т. п. не допускается.

Форма номенклатуры дел приведена в приложении № 9.

4.1.6. Номенклатура дел на следующий год представляется на утверждение генеральному директору не позднее 20 декабря текущего года.

Формирование дел

4.2.1. Исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии с номенклатурой дел организации.

4.2.2. В дело, как правило, подшиваются документы одного года, за исключением переходящих дел. Если в дело включены документы за разные годы, на обложке дела следует указать даты первого и последнего документов.

4.2.3. В дело подшиваются только исполненные документы, с оформленной отметкой об исполнении документа и направлении его в дело, что свидетельствует о завершении работы над документом.

4.2.4. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков и копий не допускается.

4.2.5. Документы подшиваются внутри дела в хронологическом (нумерационном) порядке. Для формирования дел с перепиской используется вопросно-логический способ систематизации документов, когда документ-ответ подшивается вслед за документом-за­про­сом.

4.2.6. Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности.

4.2.7. Формирование дел и их хранение организуется так, чтобы обеспечивалась полная сохранность документов, возможность быстрого поиска и оперативной работы с ними.

4.2.8. Образец оформления обложки дела приведен в приложении № 8.