Регистрация и индексация документов

Регистрация документов является основой построения поисковых систем. Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующим внесением необходимых сведений о документе в регистрационную базу данных (журнал, картотека, входной экранный формат).

Главное назначение регистрации – придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления. Если поступивший документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственности за него; если приказ не зарегистрирован, он фактически не существует.

Регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, учетно-статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и др. Регистрируются документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или от частных лиц.

Исходящим документам регистрация придает официальный характер, фиксирует факт их составления и отправки. При регистрации входящих документов происходит подтверждение не только их получения, но и ответственность получившей организации за использование заключенной в них информации.

Не подлежат регистрации документы, присланные для сведения и не требующие ответа, поздравительные письма, информационные и рекламные материалы, приглашения на различные мероприятия. Существенную помощь в определении такой категории документов может оказать перечень нерегистрируемых документов, который должен быть в каждой организации. Такой перечень может являться самостоятельным документом, утвержденным руководителем, либо – приложением к инструкции по делопроизводству.

Форма организации регистрации может быть централизованной и децентрализованной.

При централизованной форме все документы (входящие, исходящие и внутренние) регистрируются в одном месте. Такая форма характерна для небольших организаций или фирм, в которых регистрацией занимается секретарь руководителя или должностное лицо в секретариате.

В крупных организациях регистрация производится децентрализовано по группам документов в зависимости от названия, автора и содержания документов в местах их создания и исполнения. Например, приказы по основной деятельности регистрируются в канцелярии, приказы по личному составу – в отделе кадров, бухгалтерская документация – в бухгалтерии.

Вместе с тем, децентрализация также должна основываться на единой системе регистрационных индексов, единых правилах регистрации, на всеобщей доступности регистрационных данных с соблюдением всех положений по конфиденциальности информации.

При любой форме организации регистрации должен соблюдаться ее основной принцип – однократность. Он предполагает, что информация о документе фиксируется в избранной регистрационной форме лишь один раз. Однократный ввод информации должен обеспечить ее многократное использование в ходе учета документов, справочной работы, контроля исполнения документов.

Должны регистрироваться документы, поступающие в организацию или отправляемые из нее по любым каналам связи. Место регистрации документов фиксируется в инструкции по делопроизводству.

При регистрации документов широко используют различные классификационные справочники, разрабатываемые организацией:

ü классификатор названий (видов) документов;

ü классификатор корреспондентов;

ü классификатор структурных подразделений;

ü классификатор исполнителей.

При применении автоматизированной обработке информации классификаторы используются при вводе информации о документе.

Индексирование документов. При регистрации каждому документу присваивается индивидуальный регистрационный индекс (регистрационный номер документа) – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Это означает принадлежность документа к конкретной классификационной группе и его порядковый номер внутри нее. В комплексе с датой и названием он служит поисковым образом документа и используется для целей учета.

Независимо от того, где регистрируются документы (в канцелярии или структурных подразделениях), индексы должны иметь постоянное расположение составных частей. В качестве условных обозначений рекомендуется использовать арабские цифры, в отдельных случаях к ним добавляются буквенные литеры.

Для систематизации документов, т.е. разделения их по группам, используется номенклатура дел. Индекс дел, включенных в номенклатуру, входит в состав регистрационных индексов входящих и исходящих документов. Например, 03-12/26 означает: 03-12 – это индекс дела по номенклатуре, а 26 – порядковый номер документа. Части регистрационного индекса могут располагаться и в обратном порядке 26/03-12, при этом их значение не меняется.

Порядковые номера возрастают в течение года и присваиваются отдельно поступающим и отправляемым документам.

Документ, подготовленный несколькими организациями, должен иметь в составе индекса порядковые номера, присвоенные ему в каждой организации. Например, индекс 86/109 будет означать, что в одной организации документ зарегистрирован под номером 86, в другой – под номером 109.

При регистрации документ должен получить только один индекс, который одновременно проставляется и на документе, и в регистрационной форме. Регистрационные индексы проставляются на входящих документах (приложения к ним не индексируются), на исходящих документах и их копиях, остающихся в организации, на внутренних документах.

Рис. 7. Примеры оформления регистрационного номера (индекса) документов

Формы регистрации документов. Ввод документов в ИПС производится путем записи его индекса и соответствующих реквизитов в регистрационные входные формы: регистрационно-контрольные карточки (РКК), экранные формы, регистрационные журналы.

Журнальная форма – наиболее ранняя, т.к. введена в России в начале XVIII века. Она используется при регистрации небольших объемов документов (около 500 в год), а также при регистрации документов строгого учета (конфиденциальных, документов об образовании, актов гражданского состояния). При использовании журнальной регистрации обеспечивается лучшая охрана сведений о документах.

Рис. 8. Форма журнала учета поступивших конфиденциальных документов

Существенный недостаток этой формы – невозможность систематизации записей. Поэтому при использовании журнальной формы регистрации сведения о документах заносят в разные регистрационные журналы: входящей корреспонденции, исходящей корреспонденции, входящих распорядительных документом от руководства, входящих телеграмм, исходящей переписки с руководством и т.д.

Рис. 9. Форма регистрационного журнала для входящих документов

Рис. 10. Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов

В последнее время широкое распространение получила факсимильная связь, обеспечившаяся скорость доставки документов. Факсограммы обязательно должны регистрироваться. При регистрации учитываются время отправки и приема документа, номера телефона исполнителя, данные об отправителе.

Рис. 11. Форма журнала регистрации принятых факсограмм

При значительных объемах документооборота журнальная форма имеет ряд существенных недостатков:

1. Поскольку документы регистрируются в хронологической последовательности, поиск нужных сведений ведется путем постраничного просмотра всех записей, что требует значительного времени. Еще более затруднен поиск ряда документов, касающегося одного вопроса или темы.

2. Нарушается принцип однократности регистрации, так как при передаче документа из одного структурного подразделения (например, из канцелярии) в другое неизбежна повторная регистрация.

3. При большом количестве поступающих и отправляемых документов увеличиваются трудозатраты на регистрацию, поскольку при журнальной форме регистрацией может заниматься только один работник.

4. Затрудняется и ведение контроля за исполнением документов, поскольку приходится просматривать большие массивы записей. Поэтому на контролируемые документы приходится дополнительно заполнять контрольные карточки, из которых формируется контрольная картотека.

Карточная форма регистрации делает этот процесс более быстрым и удобным. Сведения о регистрируемом документе заносятся в регистрационно-контрольную карточку (РКК). Карточка имеет лицевую и оборотную стороны. Лицевая сторона предназначена для регистрации входящих документов, оборотная – для исходящих и внутренних.

Рис. 12. Пример лицевой стороны регистрационно-контрольной карточки

Рис. 13. Пример оборотной стороны регистрационно-контрольной карточки

При регистрации писем-ответов сведения о них заносятся на оборотную сторону карточки, которая уже использовалась для регистрации входящего письма.

Количество экземпляров регистрационной карточки определяется самой организацией, оно зависит от централизации ведения делопроизводства, количества исполнителей документов. Как правило, требуется три экземпляра карточек: два помещают в справочную и контрольную картотеки, один передают исполнителю вместе с документом.

Карточная форма регистрации имеет ряд преимуществ: обеспечивается принцип однократности регистрации документа; имеется возможность располагать карточки в любой последовательности; отпадает необходимость создания специального массива карточек, предназначенного для ведения контроля исполнения документов.

Автоматизированные системы регистрации на сегодняшний день наиболее распространены. Ввод сведений о документе в документную базу данных (БД) осуществляется непосредственно с документа с помощью клавиатуры и других устройств ввода. Данные о документе, заложенные при его регистрации, автоматически будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. Поиск сведений о документе можно вести по любому из введенных показателей.

Автоматизированный информационно-поисковый массив ведется в организации в соответствии с имеющимся программным обеспечением (приложение 7).