Обработка исходящих документов

Типовая схема управления исходящими документами, как инициативными, так и ответными, предусматривает следующие действия:

· подготовка проекта документа;

· оформление и согласование (визирование);

· удостоверение;

· регистрация;

· отправка из организации (приложение 5-6).

Исполнитель осуществляет необходимый сбор материала и подготавливает проект документа с использованием средств вычислительной техники. Напечатанный и оформленный в соответствии с действующими правилами оформления документ, исполнитель согласовывает его с руководителем и заинтересованными структурными подразделениями. Согласие с содержанием документа выражается визированием. При внешнем согласовании проект документа направляется соответствующим организациям или конкретным должностным лицам этих организаций.

При наличии в организации локальной компьютерной сети документ создается в электронной форме, редактируется, визируется.

После получения на проекте документа всех виз документ передается на подпись руководителю вместе с приложениями. Исходящие документы подписываются руководством организации или руководителями структурных подразделений. Подписывается обычно один экземпляр документа, остальные заверяются службой ДОУ при регистрации.

После подписания исходящий документ передается на регистрацию и отправку. В процессе регистрации подписанных документов проверяется правильность оформления реквизитов документов, соответствие подписи должностному лицу, указанному в документе, наличии необходимого количества экземпляров. На документе и в регистрационной форме проставляются соответствующие отметки об исполнении. На копии документа с грифом ограничения доступа делается отметка об уничтожении черновиков и вариантов.

На документ, посылаемый более чем в четыре адреса, готовится список на рассылку, организуется его размножение в нужном количестве экземпляров и сохранении обязательного экземпляра. Контрольный экземпляр документа с отметками о согласовании направляется в дело. Если документ является ответом, то документ-запрос сдается при регистрации вместе с ответным документом.

Обработка и отправка отправляемых из организации документов осуществляется централизованно должностным лицом службы ДОУ или секретарем. Для отправки документы принимаются полностью оформленные, подписанные, зарегистрированные, с отметкой о форме отправления: курьерская, телеграфная, электронная, факсовая, почтовая (заказная или простая бандероль, письмо).

Работник службы ДОУ проверяет правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса), наличие указанных в документе приложений, правильность адресования. Недооформленные, неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения.

Обработка отправляемых документов включает:

ü сортировку почты по корреспондентам;

ü упаковку и оформление почтового отправления;

ü передачу корреспонденции в отделение связи.

Упаковка и оформление корреспонденции осуществляются в соответствии с действующими Почтовыми правилами.