Отдел обслуживания массовых мероприятий

История человеческой цивилизации была бы куда беднее, не будь у людей традиции собираться по разным поводам, чтобы «пре­ломить хлеб» в приятной компании. Прежде это называлось пи­ром, потом - банкетом, но суть мероприятия одна - хозяин по­казывает свое уважение гостям, приглашая их, а они - свое ува­жение хозяину, принимая приглашение. Чем рачительнее хозяин, тем более удачным считается пир. Естественно, что богатые люди всегда в хлебосольстве. В наши дни массовые мероприятия с едой и спиртными напитками могут организовываться по разным пово­дам и проводиться на разных уровнях.

Можно привести следующие примеры массовых мероприяmий:

• официальные банкеты, которые лидеры страны дают в честь высоких гостей;

· посольские приемы и банкеты по случаю национальных празд­ников;

· банкеты, организуемые общественными, партийными, науч­ыми и деловыми кругами по случаю окончания различных кон­ференций и совещаний;

· благотворительные гала-представления с танцами и угощением;

· праздничные обеды с танцами, организуемые руководством

· фирмы для своих сотрудников;

· свадьбы.

Чаще всего мероприятия этого рода называются банкеmами. Но банкет обычно бывает по случаю чего-либо. Более широкий тер­мин - массовое мероприятие, которое по определенному поводу.

Массовые мероприятия могут организовываться как в помеще­нии гостиницы, так и с выездом на чужую территорию. Пища мо­жет быть приготовлена как на кухне гостиницы, так и там, где организуется мероприятие.

Заведующий отделом обслуживания массовых мероприятий под­чиняeтся непосредственно директору пищевого комплекса отеля и отвечает за обслуживание банкетов, совещаний, выставок и про­чих массовых мероприятий. Сверхзадача отдела - превзойти ожи­дания клиентов и одновременно принести своему отелю прибыль.

Заказ на проведение мероприятия или просто заказ на банкет оформляется на каждое мероприятие отдельно и содержит боль­шое количество информации.

Чтобы гарантировать успех, необходимо обсудить с заказчиком

следующие важные детали:

место проведения мероприятия;

дату мероприятия;

число участников мероприятия;

время прибытия участников мероприятия;

ориентировочное время окончания мероприятия;

вид мероприятия (официальный прием, банкет за столом,

коктейль, банкет-фуршет, ланч, ужин, комбинированный бан­кет и т.д.);.

тип расстановки столов и стульев;

вид сервировки стола по каталогу;

расписание мероприятия и план рассадки гостей;

будет ли присутствовать кто-нибудь из важных пер сон и какого

типа особое внимание следует ему оказывать;

необходимое гостям техническое оборудование;

меню;

время работы бара, тип напитков, когда и как они должны

подаваться;

время подачи закусок и горячих блюд;

другие детали обслуживания за столом;

художественное оформление, цветы и свечи;

гардероб;

карточки меню, визитные карточки, номера для столов; музыкальное сопровождение;

полный адрес и реквизиты плательщика.

Из перечня вопросов, которые заведующий секцией массовых мероприятий должен обсуждать с клиентами при заказе меропри­ятия, следует, что он обязан хорошо разбираться в винах, блюдах

и сервисе. Он должен знать о том, что любят и что не любят пред­ставители разных этнических общин, таких как еврейская, арабс­кая и другие, уметь организовывать в соответствии с национальны­ми и религиозными канонами празднование Рождества, Пасхи, Нового года и т.д..

Банкетный менеджер обязан вызывать к себе уважение гостей и быть в то же самое время прекрасным организатором и руководи­тeлeм для своих подчиненных. Он должен быть сильной личностью и прирожденным лидером.

Служебные обязанности банкетного менеджера:

· руководить обслуживанием всех массовых мероприятий; следить за работой уборщиков по оформлению комнаты, в ко­торой будет проходить мероприятие;

· составлять график работы официантов и утверждать бригады, ответственные за каждое конкретное мероприятие;

· согласовывать с шеф-поваром меню и сервисные процедуры;

· удостоверяться, что клиент удовлетворен размещением стульев и столов, едой, напитками и сервисом;

· проверять список уточнений, сделанных непосредственно пе­ред мероприятием;

· подавать клиенту счет сразу же по окончании мероприятия;

· строго следовать процедурам, принятым в данной гостинице для отдела обслуживания массовых мероприятий, включая меры по противопожарной безопасности и недопущению неприятных инцидентов;

· подсчитывать наценку за обслуживание и чаевые с последую­щим распределением этих денег между обслуживающим персоналом;

· согласовывать все особые требования с заместителем заведую­щего по обслуживанию и координатором мероприятия.

Таким образом, банкетный менеджер является самым крупным специалистом по ресторанному обслуживанию. Он должен разби­раться во всех типах банкетов и способах подачи закусок, блюд и напитков.

Банкеты-приемы в зависимости от формы обслуживания мож­но разделить на несколько видов: банкет за столом с полным об­служиванием официантами; банкет за столом с частичным обслу­живанием официантами; фуршет; коктейль, банкет-прием со сме­шанным обслуживанием; банкет-чай. Первые два из них в свою очередь могут быть завтраком, обедом или ужином.

Организация любого банкета включает прием заказа, подготов­ку к проведению банкета, обслуживание. Рассмотрим ниже каж­дый из банкетов подробнее, обратим особое внимание на обслуживание и технику подачи блюд и напитков на различных приемах.