Личное дело работника

Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Личные дела могут заводиться на всех сотрудников предприятия, но чаще ведутся только на руководителей, специалистов и материаль­но-ответственных лиц.

Трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела. Каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законода­тельство не предусматривает. Ведение личного дела работника не является обязательным.

Состав личного дела определяется локальным нормативным актами орга­низации. Традиционно к документам, которые включаются в состав лично­го дела, относятся:

1) внутренняя опись документов дела;

2) анкета с фотокарточкой;

3) личное заявление о приеме на работу.

4) автобиография;

5) копия документа, удостоверяющего личность работника;

6) копия документа об образовании,

7) копия трудового договора;

8) копия договора о полной индивидуальной или коллективной матери­альной ответственности (если сотрудник материально-ответственное лицо);

9) копия приказа о приеме на работу;

10) все последующие копии приказов о перемещениях, переводах, командировках, отпусках и другие, касающиеся данного сотрудника;

11) документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных;

12) аттестационные документы;

13) копии документов, подтверждающих специальное образование (дипломы, свидетельства, сертификаты и др.);

14) копии приказов о поощрениях и наказаниях (с объяснительны­ми записками от сотрудника);

15) характеристики, рекомендательные письма;

16) список научных трудов и изобретений (только для научных ра­ботников);

17) выписки из протоколов собраний учредителей (для избираемых руководителей).

Документы, подшиваемые в личное дело работника в течение сро­ка его трудовой деятельности, должны быть выстроены в хронологи­ческой последовательности. Копии документов (выписки) должны быть заверены должным образом:

Верно

Менеджер по персоналу_______________ И.И. Круг

(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)

«»___________20 г. М. П.

В завершение личного дела подшивается копия заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения и копия приказа об увольнении.

Личное дело подшивается в отдельную папку, на которой указы­ваются фамилия, имя, отчество сотрудника, а также его порядковый (та­бельный) номер.

Личные дела учитываются как документы «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел», предусматриваю­щей следующие графы:

- порядковый номер дела;

- фамилия, имя, отчество работника;

- дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение, а освободившаяся обложка ис­пользуется для помещения личного дела нового работника.

Ответственность за хранение личных дел возлагается на работников кадровой службы. Дела могут выдаваться во временное пользование лишь определенным должностным лицам, которые определяются приказом руководителя предприятия. Этим лицам запрещается вносить исправ­ления в ранее сделанные записи, вносить новые записи и разглашать сведения, полученные из личных дел. На предприятии должно быть раз­работано Положение о защите и обработке персональных данных, с ко­торым работники, имеющие доступ к личным делам, должны быть оз­накомлены под расписку.

Личные дела не выдаются на руки лицам, на которых они заведены, но они имеют право затребовать копию любого документа из свое­го личного дела. Проверка наличия и состояния личных дел произво­дится ежегодно.

При извлечении каких-либо документов из личного дела по указанию ру­ководителя предприятия во внутренней описи делается соответствующая запись. В отделе кадров хранятся личные дела только на работающих. Лич­ные дела уволенных работников хранятся в архиве.

Личные дела уволенных работников хранятся в отдельной папке, согласно Перечню типовых управленческих документов, образующих­ся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утверж­ден Росархивом 06.10.2000).

Личные дела руководителей организации хранятся постоянно. Срок хранения личных дел остальных работников составляет 75 лет, причем данные документы имеют отметку «ЭПК», что означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архи­вы или храниться в организации.