Личная карточка работника

(форма № Т-2)

Заполняется работником кадро­вой службы на лиц, принятых на работу на основании: приказа о приеме на работу; паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхова­ния; документов воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих при­зыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или нали­чии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, а также сведений, сообщенных о себе работ­ником.

Карточка заполняется в одном экземпляре и содержит следующие сведения.

¾ Наименование организации указывается полностью. Сокращенное на­именование указывается в том случае, если оно закреплено в учреди­тельных документах.

¾ Табельный номер работника должен включать не более 6 цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.

¾ Идентификационный номер налогоплательщика и номер страхо­вого свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и страховым свидетельством государственного пенсионного стра­хования.

¾ В столбце «Алфавит» указывается первая буква фамилии работника.

¾ Характер работы указывается: «постоянно», «временно».

¾ Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью

¾ Пол обозначается буквой «М» или «Ж».

1. Общие сведения

1) Фамилия, имя, отчество.

Записываются полностью.

2) Дата рождения.

Устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например: «10 ноября 1975 г.».

Код указывается в числовом формате: «10.11.1975».

3) Место рождения.

При указании места рождения нужно учитывать следующее:

Длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна пре­вышать 100 символов; районы и области пишутся в родительном паде­же, без запятых, со следующими сокращениями: город – гор., дерев­ня – дер., край – кр., округ – окр., область – обл., поселок – пос, район – рн., станция – ст.; слова аул, кишлак, село, станица пишутся полностью.

Код места жительства определяется по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления ОК 019-95, утвержденному постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 413 (ОКАТО).

Омская область – 52.

4) Гражданство.

Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование осуществляется по Общероссийскому классификатору информации о населении ОК 018-95, утвержденному постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 412 (ОКИН). Гражданство РФ обоз­начается кодом 1, двойное гражданство указывается кодом 2, иност­ранное гражданство обозначается кодом 3, отсутствие гражданства обозначается кодом 4.

5) Знание иностранного языка.

Языки, которыми владеет работник, указываются полностью без со­кращений. Степень знания языка в текстовой форме указывается сле­дующим образом:

читаю и перевожу со словарем – код 1;

читаю и могу объясняться – код 2;

владею свободно – код 3.

При кодировке графы «Знание иностранного языка» указывается два кода, при этом первый обозначает код языка, второй – степень его знания.

Русский язык – 155. (всего-276)

6) Образование.

Записывается и кодируется согласно ОКИН и Общерос­сийскому классификатору специальностей по образованию, утвержденному постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 296 (ОКСО).

Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом:

начальное (общее) образование – код 02;

основное среднее образование – код 03;

среднее (полное) общее образование – код 07;

начальное профессиональное образование – код 10;

среднее профессиональное образование – код 11;

неполное высшее образование – код 15;

высшее образование – код 18;

послевузовское образование – код 19.

Как правильно записывать сведения о неоконченном образовании

При внесении записи о наименовании учебного заведения разреша­ются сокращения слов, не искажающие смысл наименования.

В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово «имени», следует писать «им.»; если за этим идет слово «профессо­ра», «академика» или другое, то следует писать «им. профессора», «им. академика» и т. д.

Ордена в названиях учебных заведений не указываются.

Все сведения об образовании (квалификация, направление или спе­циальность) устанавливаются на основании диплома или иного доку­мента об образовании.

Свободные строки в разделе об образовании предназначены для на­звания и даты окончания второго образовательного учреждения вы­сшего или среднего профессионального образования. Если работник окончил два средних или два высших учебных заведения по различ­ным специальностям, записываются оба учебных заведения.

Специальность по диплому.

Квалификация по диплому указывается в следующем порядке:

- для окончивших высшее учебное заведение – «бакалавр», «магистр», «специалист». Для квалификации «бакалавр» и «магистр» указывается направление, а для квалификации «специалист» - специальность;

- для окончивших среднее учебное заведение – «техник», «товаровед», «бухгалтер», «менеджер» и др.

7) Профессия.

Профессия (основная и дополнительная) указывается полностью на основании штатного расписания и приказа (распоряжения) о приеме на работу. Она кодируется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Дополнительной профессией считается такая, которая не совпадает с основной профессией, но может представлять интерес для организации.

8) Стаж работы.

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за вы­слугу лет, а также право на другие льготы, установленные в организа­ции, и пр.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) в иных подтверждающих соответствующий стаж документах.

9) Состояние в браке.

Записывается и кодируется согласно ОКИН.

- никогда не состоял(а) в браке – код 1;

- состоит в зарегистрированном браке – код 2;

- состоит в незарегистрированном браке – код 3;

- вдовец (вдова) – код 4;

- разведен(а) – код 5.

10) Состав семьи.

Указываются только члены семьи с указанием степе­ни родства и года рождения каждо­го члена семьи. Ближайшими родственниками считаются отец, мать, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого на­ходился работник, и иные ближайшие родственники, проживающие совместно с работником.

11) Паспорт (серия, №, кем выдан, дата выдачи).

Паспортные данные указываются в строгом соответствии с паспор­том.

12) Адрес места жительства.

Записывается по правилам записи места рождения.

Необходимо заполнять обе графы – и адрес места житель­ства по паспорту, и фактический адрес местожительства, а также но­мер телефона работника или ближайших родственников.

II. Сведения о воинском учете

Основными документами, на основании которых заполняется данный раздел личной карточки Т-2, являются:

1) военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен воен­ного билета), удостоверение военнослужащего запаса для граждан, пребывающих в запасе;

2) удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

В паспортах граждан Российской Федерации военными комиссариатами и орга­нами внутренних дел (только при замене в установленном порядке паспортов граж­дан Российской Федерации) производятся отметки об их отношении к воинской обя­занности в порядке и по образцам, которые установлены Минобороны РФ.

Обязанности должностных лиц организаций по обеспечению исполнения гражда­нами воинской обязанности определены ст. 4 ФЗ от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе». Порядок ведения во­инского учета граждан в организациях установлен разделом III Положения о воин­ском учете, утв. постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719.

III. Прием на работу, переводы на другую работу

Заполняются все графы таблицы.

Сведения указываются на основании приказа (распо­ряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма № Т-5). Администрация при заполнении этого раздела обязана ознакомить работника с внесенными записями под роспись в графе 6 раздела III.

Сведения должны вноситься без сокращений.

IV. Аттестация

Заполняются все столбцы и графы.

- дата, решение комиссии (перевести на должность, отправить на повышение квалификации); документ (протокол, его номер и дата). Графа «основание» может быть не заполненной. Как вариант, в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на аттестацию и/или приказ об утверждении результатов аттестации.

V. Повышение квалификации

- дата начала и окончания обучения, вид повышения квалификации (краткосрочное (не менее 72 часов на предприятии) обучение, семинары (от 72 до 100 часов), длительное (свыше 100 часов в учебном заведении) обучение), наименова­ние образовательного учреждения (его местонахождение), документ (свиде­тельство, удостоверение), серия, номер и дата.

VI. Профессиональная переподготовка

- дата начала и окончания переподготовки, полученная специальность (направ­ление), наименование документа (диплом, свидетельство), его номер и дата.

VII. Награды (поощрения), почетные звания

- наименование награды (поощрения), документ (наименование, номер, дата).

XIII. Отпуск

Ведется учет всех видов отпусков, предоставляе­мых работнику в период работы в организации. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.

При заполнении таблицы по отпускам на основании приказа вносится только дата начала отпуска. Дата окончания отпуска вносится после воз­вращения работника из отпуска. Это связано с тем, что в случае вызова со­трудника из отпуска или его прерывания в графе «Дата окончания» будет проставлена дата выхода сотрудника на работу, а не запланированная дата окончания отпуска по приказу.

В этой же таблице обязательно отмечается отпуск без сохранения заработ­ной платы. Он учитывается при подсчете стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, поскольку согласно ст. 121 ТК РФв него не включается время предоставления работнику отпуска без сохранения заработной платы, если их общая продолжительность превы­шает 14 календарных дней в течение рабочего года.

IX. Социальные льготы, на которые работник имеет право

в соответствии с законодательством

Следует указывать перечень льгот, предоставляемых работнику федеральными законами, подза­конными актами и локальными нормативными актами организации (трудо­вым договором, коллективным договором, отраслевыми соглашениями).

В графе «Основание» дается наименование нормативного правового акта (с указанием конкретной нормы), в соответствии с которым работнику должны предоставляться льготы.

X. Дополнительные сведения

В этом разделе для полноты учета в необходимых случаях указываются:

- сведения об обучении на очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения (следует также проставлять даты поступления в образова­тельное учреждение и его окончания);

- сведения о работающем инвалиде с указанием справки МСЭК, группы инвалидности и даты ее установления (изменения), причины инвалид­ности;

- заключение экспертной комиссии об условиях и характере труда.

XI. Основание прекращения трудового договора (увольнения)

После увольнения сотрудника из организации вносятся записи в раздел XI «Основания увольнения», где указывается расшифровка основания уволь­нения работника в соответствии с точными формулировками, приведенны­ми в ТК РФ, дата увольнения, номер приказа об увольнении.

При закрытии личной карточки Т-2 сотрудник кадровой службы ставит свою личную подпись с ее расшифровкой и указанием должности. Таким же образом расписывается сам работник. Подпись работника в этом случае подтверждает его согласие со всеми записями, внесенными в его личную карточку.