Групповые формы делового общения

Существуют различные формы группового обсуждения деловых вопросов. Наиболее распространенными формами являются совещания и собрания.

Теория менеджмента предлагает следующую классификацию собраний и совещаний по их назначению:

1. Информативное совещание. Каждый участник с сжатой форме докладывает о положении дел на своем участке работы, что позволяет избежать подачи письменных отчетов и дает возможность каждому участнику получить представление о состоянии дел в учреждении в целом.

2. Совещание с целью принятия решения. Координация мнений участников, представляющих разные отделы для принятия решения по конкретной проблеме.

3. Творческое совещание. Использование новых идей, разработка перспективных направлений деятельности.

4. Сегрегативное совещание (сегрегация - лат. отделение, удаление) состоит из доклада руководителя или назначенного им лица. Участники выступают в прениях.

5. Дискуссионное совещание имеет демократический характер. Происходит свободный обмен мнениями, после которого решение принимается общим голосованием или принимается руководителем без голосования, с учетом высказанных мнений и предложений.

6. Свободные заседания проводятся без четко сформулированной повестки дня.

К совещаниям предъявляется ряд требований, регулирующих взаимоотношения как между начальником и подчиненными, так и между участниками, равными по статусу. Так, оправданным со стороны начальника будет приглашение участников на совещание, на котором планируется рассмотрение важного вопроса, не по телефону (через секретаря), а письменно или в личном общении. Необходимо создать хотя бы минимума комфорта для своих подчиненных (подбор помещения в соответствии с количеством участников, необходимое освещение, обеспечение возможности записать необходимую информацию и т.д.).

Основной элемент собрания или совещания – дискуссия по решаемым вопросам, главная цель которой – поиск истины. Дискуссия продуктивна в том случае, если она проводится с соблюдением этически ориентированных норм поведения людей в процессе делового общения. Таких как:

- в дискуссии необходимо уважительное отношение к чужому мнению, даже если оно на первый взгляд кажется не правильным.

- для того, чтобы понять чужое мнение, необходимо набраться терпения, мобилизовать внимание и выслушать его;

- необходимо придерживаться одного предмета спора;

- нельзя превращать дискуссию в конфликт;

- в любой самой острой дискуссии нельзя использовать брань и безапелляционные заявления;

- главное оружие в дискуссии – факты;

- признавайте свою неправоту;

- проявляйте благородство, если оппоненты потерпели поражение в
дискуссии, дайте им возможность спасти свою репутацию, не злорадствуйте по поводу их поражения.