Создание запросов

В предыдущих главах были описаны объекты, которые наряду со всеми своими возможностями ориентированы, главным образом для ввода, просмотра и редактирования информации, содержащейся в базе данных. Теперь рассмотрим способы извлечения из неё необходимой информации по определенному ключу, критерию, совокупности ограничений или требований на выборку данных. Эта задача решается в современных СУБД при помощи запросов. Они дают возможность пользователю «задавать вопросы» базе данных. Результат запроса («ответ») можно напечатать или вывести на экран.

В этой главе описаны основные возможности запросов Access, а также показано, как ими пользоваться для получения информации из базы данных.

3.5.1. Что такое «запрос»?

Запрос - это выражение, определяющее, какую информацию нужно отыскать в одной или нескольких таблицах. С помощью запроса можно также выполнить некоторые действия с данными таблицы (таблиц) и обобщить их.

Обязательно ли нужно пользоваться запросами? Нет, но если научиться с ними работать, станет намного легче ориентироваться в большом потоке информации. Конечно, можно просмотреть базу данных, последовательно перебирая записи, но значительно проще поручить Access отыскать именно то, что нужно пользователю в данный момент. Например, используя запросы, можно составить список фамилий и адресов всех клиентов, не оплативших счета за последние 60 дней. Попытка отыскать подобную информацию вручную потребовала бы больших затрат времени и сил. Использование же запросов для выполнения данной задачи приведет к результату значительно быстрее, притом сам результат будет более точным. Основной секрет использования запросов прост - знание того, что необходимо отыскать, и умение сообщить Access способ поиска. (Иногда эта задача может оказаться и не такой уж простой.)

Запросы могут использоваться как источники информации для форм и отчетов. В этом случае в запросе используются данные из нескольких таблиц. Access выполняет запрос каждый раз, когда открывается форма или отчет, и, следовательно, можно быть уверенным, что информация, которая выдается на экран, всегда самая «свежая».

Access позволяет создавать следующие типы запросов:

¨ Запрос-выборка. Используется для выборки данных из таблиц на основании определенного условия. Это наиболее простой тип запроса. Например, запрос-выборку можно использовать для получения списка всех клиентов фирмы, проживающих в Одессе.

¨ Запрос-действие. Используется для выполнения действий с записями, удовлетворяющими определенному условию. Этот тип запроса позволяет изменять или перемещать данные, создавать новые таблицы или убирать ненужные записи из таблицы. Например, можно использовать запрос-действие для удаления записей о клиентах, переставших пользоваться услугами фирмы.

¨ Перекрестный запрос. Используется для группировки и обобщения результатов расчетов по двум наборам данных в формате перекрестной таблицы на основании условия, определенного в запросе. Первый набор выводится в левом столбце и образует заголовки строк, а второй - в верхней строке и образует заголовки столбцов. Перекрестные запросы часто применяются для вывода данных в виде диаграмм.

¨ Запрос-объединение. Используется для объединения полей из нескольких таблиц. Например, можно создать запрос, выбирающий информацию о клиентах из таблицы Клиенты, а итоговые суммы по накладным из таблицы Накладные.

¨ Запрос к серверу. Используется для того, чтобы послать по сети команды удаленной базе данных, используя язык структурированных запросов SQL (Structured Query Language).

¨ Управляющий запрос. Используется для выполнения действий с записями баз данных с помощью инструкций языка SQL.