Контрольный вопрос 5

Сконструировал ли я сообщение таким образом, чтобы оно вызывало у слушателей чувство, личной заинтересованности?

Создание убедительного сообщения

Единственный способ достичь этого — понять потребности аудитории, что требует проведения серьезных исследований. Чем больше вы знаете о предмете обсуждения и об аудитории, тем более эффективным, убедитель­ным и уверенным вы себя почувствуете.

Секрет успешного общения можно выразить тремя словами — иссле­дование, исследование, исследование! В конце книги в приложении при­водится перечень доступных источников информации.

Контрольный вопрос 6

Отражает ли мое сообщение должную степень понимания потребностей аудитории?

Если вы можете без лукавства дать положительный ответ на все шесть контрольных вопросов, то ваше сообщение, вне всякого сомнения, не только дойдет до аудитории, но и даст желаемый результат. В качестве окончательной проверки своего сообщения оцените его соответствие сле­дующим пунктам.

Для того чтобы создать и донести до слушателей убедительное сообще­ние, вы должны всегда:

1. Верить в значимость и истинность своего сообщения.

2. Не забывать об учете персональных различий, чтобы ваше сообще­ние отвечало коммуникационным потребностям аудитории.

3. Пробуждать энтузиазм и вызывать воодушевление.

4. Пробуждать интерес и овладевать вниманием.

5. Устанавливать уровень общения, соответствующий знаниям и ква­лификации аудитории.

6. Фокусировать внимание на ключевых положениях, не отвлекаясь на второстепенные детали.

7. Обеспечить слушателю (слушателям) достижение одной из его мотивационных целей.

8. Стимулировать аудиторию к совершению тех или иных действий.

9. Учитывать время, отпущенное вам на сообщение данной информа­ции.

ГЛАВА 5

СОЗДАНИЕ ОСНОВЫ УСПЕХА

«Речь — это отражение души: человек таков, какова его речь». Публий Сирус, I век до нашей эры

Английский философ и математик Бертран Рассел однажды заметил, что по меньшей мере половина человеческих грехов вызвана боязнью скуки.

Аналогичным образом более половины проблем, возникающих при попытке общения с другим человеком, обусловлены той же причиной. Как только люди теряют интерес к вашим словам, они переключаются, начинают думать о чем-либо более важном для них.

Вы можете преодолеть барьер скуки следующим образом:

• Сделав свое сообщение сжатым и подчиненным четкой цели.

• Излагая свое сообщение в свободной и непринужденной манере независимо от того, беседуете ли вы с одним человеком или с тысячью. В главе 10 будут рассмотрены способы овладения этим свободным сти­лем общения.

В настоящий момент мы сосредоточимся на способах преодоления барьера скуки. Для этого ваше сообщение должно иметь:

• Определенную цель.

• Четкую структуру.

• Пункты, которые логично, последовательно и доступно развивают ваши идеи.

Если вы составляете письменное сообщение или готовите речь, доклад или презентацию, с которой потом придется выступить, приниматься за дело нужно следующим образом.

МАТРИЦА СООБЩЕНИЯ

Перед началом работы, возможно, вам будет полезно соотнести свое будущее сообщение с одной из ячеек приведенной ниже матрицы. Эта матрица соотносит степень официальности сообщения со степенью его

серьезности, от в высшей степени официального и серьезного в верхней левой ячейке, до неофициального и не очень серьезного в нижней правой ячейке.

В верхней левой ячейке располагаются сообщения для случаев, яв­ляющихся одновременно официальными и серьезными, например, науч­ный доклад на академической конференции.

Люди, присутствующие на таких мероприятиях, ожидают, что оратор сообщит большое количество информации в строгой форме. Обычно этот процесс представляет собой чтение с кафедры заранее отпечатанной речи (как правило, бесстрастным тоном!).

К правой верхней ячейке относятся случаи более или менее официаль­ные по форме, но не слишком серьезные.

В эту категорию часто попадают конференции по продажам или еже­годные конференции компаний. Несмотря на то, что они предоставляют важную информацию о прогрессе и успехах компании, большинство ора­торов, начиная с руководителей и кончая представителями нижнего зве­на, стараются развлечь, заинтересовать и сплотить слушателей, сообщая им факты и цифры.

Нижняя левая ячейка матрицы содержит сообщения, которые, несмот­ря на свою серьезность, должны подаваться в непринужденной манере. К этой категории может относиться изложение своих предложений во время совещания или расхваливание нового проекта перспективным кли­ентам.

И наконец, встречаются ситуации, когда ваши сообщения должны быть неофициальными и не очень серьезными. Даже если вы в какой-то момент сообщаете слушателям важную информацию, она должна препод­носиться в максимально занимательной форме.

Разумеется, эти общие правила не обходятся без исключений, однако полезно с самого начала определить, в какую из этих ячеек попадает ваше будущее сообщение.

Если вы пошлете аудитории, сбивающие с толку сигналы, например, излагая серьезную информацию в слишком непринужденной манере или

рассуждая о несерьезных предметах с чрезмерной официальностью, слушатели будут поставлены в тупик или даже оскорблены вашим стилем общения.

Следует добавить, что даже при официальном изложении серьезных сообщений свободный и разговорный стиль может оказать громадную помощь в донесении своих идей до аудитории.

Нет никакой необходимости, как считают многие ораторы, в сдержанном, бесстрастном и отстраненном — как вербальном, так и невербальном — поведении. В настоящее время большинство слушателей — возможно, это результат влияния телевидения — хотят видеть в ораторе живого человека, а не автомат.

Одно из главных достоинств президента Рейгана, а также причина, по которой ему присвоили титул «мастера общения», состояли в том, что в отличие от большинства ораторов говорил со своими слушателями, а не просто обращался к ним.

За все время его президентства это качество наиболее ярко проявило 28 января 1986 года, когда он отдавал последний долг экипажу потерпевшего катастрофу «Челленджера». Несмотря на всю трагичность, серьезность и официальность речи, стиль Рейгана оставался разговорным, когда он процитировал строчки, ставшие потом знаменитыми: «Я вырвался из крепких объятий Земли. Я протянул руку и коснулся лица господа».

Это классический пример того, как составитель речей, в данном случае Пегги Нунен, нашла цитату, соответствующую настроению момента!

Если вы определились с соотношением официальности и серьезности, которое уместно для данного случая, вы готовы приступить к перенесению своих мыслей на бумагу.

Ниже приводятся восемь удобных способов стимуляции творческого воображения.

1. Составляя предварительный набросок своего сообщения, не стремитесь, чтобы содержание его с первого же раза было на 100 процентов правильным. Гораздо полезнее позволить своим мыслям свободно бродить по листу бумаги или экрану компьютера, даже с риском появления сырых фраз или плохо структурированных абзацев. Редактировать текст гораздо легче, чем сочинять, и поэтому отложите правку до тех пор, пока не напишете все свои идеи.

Если вы не можете определить, с чего следует начинать, запишите свои мысли, имеющие отношение к теме сообщения. Начните с определения своих целей. Спросите себя:

• Чего я хочу добиться, передавая свое сообщение?

• С какой аудиторией мне предстоит общаться?

• Сколько времени у меня будет на изложение своих идей?

• Как я узнаю, донес ли я свои мысли до слушателей?

• Какова моя цель: проинформировать, убедить или и то и другое?

Набросайте последовательность заголовков, каждый из которых со­провождается соответствующим списком ключевых пунктов. Это позво­лит вам получить наглядную структуру вашего сообщения и обнаружить, не отклонились ли вы в сторону от темы.

Более шести ключевых пунктов под каким-либо заголовком свидетель­ствует о том, что вы углубляетесь в лишние подробности. Исправьте эту ситуацию, разбив данный заголовок на несколько тем.

Ограничьте содержание сообщения только теми пунктами, которые вашей аудитории действительно нужно знать для достижения вами по­ставленной цели.

Поставьте себя на место слушателей, задав следующий вопрос: «Если бы сообщение предназначалось мне, что бы я хотел услышать?»

Разработав основную структуру, можно приступать к созданию самого сообщения.

Напишите вступление, в котором описываются ваши цели и кратко указываются темы, которые вы намерены осветить. Затем как можно ко­роче изложите каждую из этих тем. В конце, прежде чем переходить к вы­водам, приведите — пункт за пунктом — резюме основной части сообще­ния. Удостоверьтесь, что выводы получились четкими и убедительными.

Такая структура — иногда ее формулируют следующим образом: «со­общите им, что именно вы собираетесь сказать, затем скажите то, что со­бирались, а потом объясните, что именно вы им сказали» — идеальна для любых сообщений, требующих более десяти минут времени. Она помогает слушателям запомнить содержание сообщения, используя преимущества двух рассмотренных в главе 2 аспектов человеческой памяти, эффектов первенства и новизны.

«Сообщая, что вы собираетесь сказать», вы подготавливаете мозг слу­шателей (читателей) к приему информации. «Объясняя, что вы им сказа­ли, вы в конце сообщения помогаете запомнить его основные идеи.

2. Быстрый темп записей позволит сохранить творческое настроение и обеспечит естественное звучание ваших слов, когда вы будете произносить их вслух.

3. Генерируя идеи, не останавливайтесь, чтобы перечитать написанное, потому что в таком случае вы неизбежно начнете вносить исправления. Это отвлекает внимание и мешает творчеству.

4. Если у вас возникли затруднения, проговорите свои мысли вслух. Это нередко устраняет преграды на пути воображения и помогает написать текст, который будет лете произнести.

5. В начале выступления используйте такие слова, как «вы» или «вас» чтобы слушатели могли без труда увидеть, какое отношение это имеет лично к ним, т.е. используйте силу WIIFM фактора.

6. Вам будет легче привлечь внимание аудитории, а затем поддерживать его, если вы будете рисовать словесные картины, подчеркивая ключевые идеи вашего выступления. Это делается при помощи определенных ораторских приемов, особенно аналогий, сравнений, метафор и триад, которые рассматриваются в следующей главе.

7. Используйте позитивные, побуждающие к действию слова и фразы, которые передают уверенность, намерение и действие. К наиболее сильным, заряженным энергией словам, которые можно включить в свой лексикон, когда необходимо взволновать и стимулировать слушателей, относятся:

безопасность

мы

вы

выгодный

гарантировать

гордость

деньги

доверие

душевное равновесие

заверение

зависимый

защита

здоровье

интересный

исследовать

истинный

качество

легко

любезность

любовь

модный

необходимо

непревзойденный

новый

опытный

оригинальный

помощь

понимать

популярный

престиж

разделять

результаты

репутация

современный

спасибо

спасти

стимуляция

удобство

удовольствие

услуги

успешный

целесообразный

ценить

экономия

эксперт.

Некоторые из этих слов отражают глубокие чувства, другие предлагают реалистичные или нестандартные решения проблем, гарантии надежно­сти, безопасности, веселья и счастья.

Однако следует остерегаться слов и фраз, которые обладают огромным энергетическим зарядом, но могут быть восприняты как неискренность или даже обман. К таким конструкциям относятся: «только между нами», «вы согласны со мной?», «поразительно», «как дела?», «не подлежит со­мнению», «действительно», «невероятно», «вы должны», «вы обязаны».

Убедитесь, что каждое используемое слово несет максимальную на­грузку, В коротком выступлении вы не можете себе позволить «пассажи­ров».

8. Проверяя свое сообщение, безжалостно удаляйте все лишние слова и фразы, не несущие никакой информации. Вот весьма распространенные примеры таких пустых фраз:

«Совершенно очевидно» — зачем же тогда об этом говорить? «Вряд ли стоит повторять...» — зачем тратить время на повторение? «Я хотел бы начать с того» — просто начтите!

«На подготовку этого доклада была затрачена масса времени и сил» — вашу аудиторию интересует, как правило, результат, а не процесс созда­ния сообщения.

«Мне кажется, вы поймете» — никогда не делайте на это ставку!

Кроме того, нужно отказаться от таких связок, как «это напоминает мне историю» и «в заключение...». Эти фразы не добавляют ничего полез­ного в ваш доклад, но придают ему налет чопорности и официальности.

ШЕСТЬ ЛОВУШЕК, КОТОРЫХ СЛЕДУЕТ ИЗБЕГАТЬ ПРИ СОСТАВЛЕНИИ СООБЩЕНИЯ

Ловушка 1: Многословность

Как сказал Полоний в шекспировском «Гамлете», «краткость есть ду­ша ума».

Кроме того, важно изложить свои мысли наиболее эффективным об­разом. Наиболее распространенная ловушка, в которую попадают не­опытные ораторы, состоит в том, что они стараются рассмотреть проблему как можно шире. Гораздо лучше ограничиться максимум тремя ключевы­ми положениями, но изложить их ясно и точно, чем пытаться завалить

аудиторию десятками идей, ниодну из которых слушатели не смогут должным образом воспринять.

Недавно один из американских конгрессменов жаловался:

«В «Отче наш» содержится только 56 слов, в геттисбергской речи Линкольна — 268 слов, в Декларации независимости — 132 слова, а в федеральном законе, регулирующем продажу капусты, - 26911 слов».

Людей, которые обладают способностью излагать свои мысли при помощи минимального количества тщательно отобранных слов, слушают внимательнее и гораздо больше уважают как ораторов, чем болтунов, которым нужно тридцать минут для сообщения информации, требующей всего лишь трехминутной речи.

ВРЕЗКА 6

Когда два великих авиатора оказывались на земле

Пионеров авиации Уилбера и Орвила Райтов можно смело отнести к одним из самых немногословных людей. Однажды во время ланча с группой изобретателей тамада предоставил слово Уилберу. Неохотно поднявшись, тот запротестовал: «Это ошибка. Выступает у нас всегда Орвил». Тамада повернулся к Орвилу, который, привстав на секунду, сказал: «Уилбер уже произнес речь».

Одним из мастеров лаконично выражаться был сэр Уинстон Черчилль. Когда его попросили произнести импровизированную речь на тему секса, он встал и объявил: «Секс доставляет мне огромное наслаждение», — а затем сел — под смех и аплодисменты зала.

Нужно сделать свое сообщение простым и понятным, а также знать, в какой момент следует умолкнуть и вернуться на свое место. Торговым агентам хорошо известно, что слишком долгое убеждение оказывает противоположный эффект. Помните, как Самсон убил 10 000 филистимлян ослиной челюстью — точно таким же образом ежедневно умерщвляются тысячи идей.

Date: 2015-09-19; view: 370; Нарушение авторских прав