Полезное:
Как сделать разговор полезным и приятным
Как сделать объемную звезду своими руками
Как сделать то, что делать не хочется?
Как сделать погремушку
Как сделать так чтобы женщины сами знакомились с вами
Как сделать идею коммерческой
Как сделать хорошую растяжку ног?
Как сделать наш разум здоровым?
Как сделать, чтобы люди обманывали меньше
Вопрос 4. Как сделать так, чтобы вас уважали и ценили?
Как сделать лучше себе и другим людям
Как сделать свидание интересным?
Категории:
АрхитектураАстрономияБиологияГеографияГеологияИнформатикаИскусствоИсторияКулинарияКультураМаркетингМатематикаМедицинаМенеджментОхрана трудаПравоПроизводствоПсихологияРелигияСоциологияСпортТехникаФизикаФилософияХимияЭкологияЭкономикаЭлектроника
|
Предписание 14 page
• переписывать сведения из документов в личные дневники, карточки учета работы, календари, еженедельники и т.п., переносить их в справочные и личные учетно-плановые массивы ЭВМ; • вносить и пользоваться в помещениях фирмы личными фото-, видеоаппаратами, компьютерами, аудиотехникой, магнитофонами, плеерами, переговорными устройствами, техническими носителями информации (дискетами и др.), радиотелефонами, копировальными аппаратами; • выносить из здания фирмы любые (в том числе открытые) служебные документы без письменного разрешения первого руководителя; • оставлять документы на рабочем столе или работающий компьютер при любом по длительности выходе из помещения; • хранить конфиденциальные документы вместе с открытыми документами и материалами, формировать в одном деле или машинном массиве конфиденциальные и открытые сведения; • разглашать сведения о характере автоматизированной обработки конфиденциальной информации и о личных идентифицирующих кодах и паролях; разглашать сведения о составе находящихся у сотрудника документов и материалов, системе их защиты и месте хранения, а также известных ему элементах обеспечения безопасности фирмы и персонала.
10. Уборка помещений, в которых хранятся конфиденциальные документы и дела, производится в присутствии сотрудников, ответственных за сохранность документов. Документы должны находиться в сейфах, чтобы исключить их визуальный просмотр. 11. При выходе из рабочего помещения на любой по продолжительности период времени сотрудник обязан убрать в сейф (шкаф) все документы и заблокировать компьютер. При выходе из помещения всех сотрудников оно должно быть закрыто на ключ. 12. В течение рабочего дня допускается передача конфиденциальных документов между сотрудниками, минуя службу конфиденциальной документации, если сотрудники имеют право доступа к этим документам. Документы, в том числе и руководителям, могут передаваться только под расписку. При возврате документов в присутствии сдающего документы лица расписка уничтожается. Передача документов может осуществляться под роспись во внутренней описи документов, находящихся у исполнителя. 13. Для перевозки конфиденциальных документов сотрудникам запрещается пользоваться личным и общественным транспортом. 14. При работе с конфиденциальными документами сотрудникам запрещается делать с них копии без письменного разрешения первого руководителя фирмы, 15. При возникновении экстремальных ситуаций в помещениях фирмы сотрудники обязаны строго выполнять известные им правила, инструкции и руководствоваться указаниями руководителей фирмы и работников службы безопасности. При этом сотрудники фирмы обязаны принять все необходимые меры по обеспечению сохранности или эвакуации ценных и конфиденциальных документов. 16. При пожаре, авариях, случившихся в нерабочее время, работники охраны немедленно вызывают пожарную команду или соответствующую аварийную службу, ставят в известность руководство фирмы, руководителей структурных подразделений и принимают меры по ликвидации пожара или аварии и их последствий, В случае, если создается угроза уничтожения документов, содержащих секреты фирмы, персонал охраны обязан вскрыть эти помещения и принять меры к спасению документов и обеспечению их сохранности и конфиденциальности. О произведенном вскрытии составляется акт, который подписывается лицами, вскрывшими данное помещение.
8.6. Потоки конфиденциальных документов Конфиденциальные, как и открытые, документы находятся в постоянном движении. Перемещение конфиденциальных документов по множеству иерархических уровней управления создает серьезные предпосылки для утраты ценной информации, требует осуществления защитных мер в отношении документопотоков и документооборота в целом. Документооборот как объект защиты представляет собой упорядоченную совокупность (сеть) каналов объективного, санкционированного распространения конфиденциальной документированной информации в процессе управленческой и производственной деятельности пользователей (потребителей) этой информации. При движении конфиденциальных документов по инстанциям увеличивается число источников (сотрудников, баз данных, рабочих материалов и т.п.), получивших доступ к ценным сведениям, и расширяются потенциальные возможности для утраты конфиденциальной информации, ее разглашения персоналом, утечки по техническим каналам, исчезновения носителя этой информации. Риск утраты конфиденциальной документированной информации наблюдается на всех стадиях и этапах движения документов, при выполнении любых процедур и операций. Как отмечалось выше, главной опасностью (угрозой) конфиденциальным документам в документопотоках является несанкционированный доступ постороннего лица к документам, делам и базам данных из-за его любопытства или обманных, провоцирующих действий, а также случайных или умышленных ошибок персонала фирмы. Другими опасностями, связанными, как правило, с главной угрозой и наиболее часто встречающимися, могут быть: • утрата документа или его отдельных частей (листов, приложений, схем, копий, экземпляров, фотографий и др.), носителя чернового варианта документа или рабочих записей в случае кражи, утери, уничтожения; • утрата информацией конфиденциальности за счет ее разглашения персоналом или утечки по техническим каналам, считывания данных в чужих массивах, использования остаточной информации на копировальной ленте, бумаге, дисках и дискетах, ошибочных действий персонала; • подмена документов, носителей и их отдельных частей с целью фальсификации, а также сокрытия факта утери, хищения; • случайное или умышленное уничтожение ценных документов и баз данных, несанкционированная модификация и искажение текста, реквизитов, фальсификация документов; • утрата (гибель) документов в условиях реальных или инсценированных экстремальных ситуаций. В отношении конфиденциальной информации, обрабатываемой и хранящейся в компьютерах, условия возникновения угроз, по мнению ряда специалистов, классифицируются по степени риска следующим образом: • непреднамеренные ошибки пользователей, операторов, референтов, управляющих делами, работников службы конфиденциальной документации, системных администраторов и других лиц, обслуживающих информационные системы; • кражи и подлоги информации; • стихийные бедствия; • заражение вирусами. В соответствии с характером угроз формируются задачи обеспечения защиты информации в документопотоках, направленные на предотвращение или ослабление этих угроз. Главным направлением защиты документированной информации от возможных опасностей является формирование защищенного документооборота и использование в обработке и хранении документов специализированной технологической системы, обеспечивающей безопасность информации на любом типе носителя. 1отоки конфиденциальных документов
год защищенным документооборотом {документопотоколС) понимается контроли-ое движение конфиденциальной документированной информации по регламентирован-пунктам приема, обработки, рассмотрения, исполнения, использования и хранения в ких условиях организационного и технологического обеспечения безопасности как но-1я информации, так и самой информации. омимо общих для документооборота принципов защищенный документооборот осно-ется на ряде дополнительных принципов: ограничении доступа персонала к документам, делам и базам данных деловой, служебной или производственной необходимостью; персональной ответственности должностных лиц за выдачу разрешения на доступ сотрудников к конфиденциальным сведениям и документам; персональной ответственности каждого сотрудника за сохранность доверенного ему носителя и конфиденциальности информации; жесткой регламентации порядка работы с документами, делами и базами данных для всех категорий персонала, в том числе первых руководителей. есколько иное содержание приобретает в защищенном документообороте принцип из-гельности в доставке и использовании конфиденциальной информации. В его основе т действующая на фирме разрешительная (разграничительная) система доступа персо-к конфиденциальной информации, документам и базам данных. Целью избирательно-вляется не только оперативность в адресной доставке документированной информации збителю, но и доставка ему только той информации, работа с которой разрешена ему в *етствии с функциональными обязанностями. Избирательность распространяется не со на поступившие документы, но и на документы, которые составляются персоналом бочих местах или с которыми сотрудники только знакомятся. гщищенность документопотоков достигается за счет: одновременного использования режимных (разрешительных, ограничительных) мер и технологических приемов, входящих в систему обработки и хранения конфиденциальных документов; нанесения отличительной отметки (грифа) на чистый носитель конфиденциальной информации или документ, в том числе сопроводительный, что позволяет выделить их в общем потоке документов; формирования самостоятельных, изолированных потоков конфиденциальных документов и часто дополнительного их разбиения на подпотоки в соответствии с уровнем конфиденциальности перемещаемых документов; использования автономной технологической системы обработки и хранения конфиденци- организации самостоятельного подразделения конфиденциальной документации I (службы КД) или аналогичного подразделения, входящего (или не входящего) в состав службы безопасности или аналитической службы; перемещения документов между руководителями, исполнителями и иным.персоналом только через службу КД. юбому движению (перемещению, передаче) документа долясны обязательно предшест-ъ операции по проверке комплектности, целостности и учету нового местонахождения лента. Вместе с тем дополнительные операции (защитные меры) не должны повышать >емкость работы с документами и увеличивать сроки их движения и исполнения. Совокупность технологических стадий обработки (функциональных элементов) потоков конфиденциальных документов и потоков открытых документов несколько отличается. Так, входной документопоток включает в себя следующие стадии обработки конфиденциальных документов: • прием, учет и первичная обработка поступивших пакетов, конвертов, незаконверто-ванных документов; • выявление в потоке открытых документов тех, которые содержат конфиденциальные для фирмы сведения; • учет поступивших документов и формирование справочно-информационного банка данных по документам; • предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов; • рассмотрение документов руководителями и передача документов на исполнение и технологические участки службы КД; • ознакомление с документами исполнителей, использование или исполнение документов. Выходной и внутренний документопотоки включают в себя следующие стадии обработки конфиденциальных документов: • исполнение документов (этапы: получение разрешения на издание документа, определение уровня грифа конфиденциальности предполагаемого документа, учет носителя будущего документа, составление текста, учет подготовленного документа, его изготовление и издание); • контроль исполнения документов; • обработка изданных документов (экспедиционная обработка документов и отправка их адресатам; передача изданных внутренних документов на исполнение); • систематизация исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел, оформление, формирован/Ю и закрытие дел; • подготовка и передача дел в ведомственный архив (архив фирмы). В состав всех документопотоков включается также ряд дополнительных стадий обработки конфиденциальных документов: • инвентарный учет документов, дел и носителей информации, не включаемых в номенклатуру дел; • проверка наличия документов, дел и носителей информации; • копирование и тиражирование документов; • уничтожение документов, дел и носителей информации. Стадии, составляющие тот или иной документопоток, практически реализуются специализированной технологической системой обработки и хранения конфиденциальных документов. Защищенный документооборот представляет собой один из важнейших технологических элементов системы защиты документированной информации от несанкционированного доступа постороннего лица и иных объективных и субъективных опасностей, которые сопровождают работу персонала с конфиденциальными документами фирмы. 8.7. Технологическая система обработки конфиденциальных документов Под технологической системой обработки и хранения конфиденциальных документов понимается упорядоченный комплекс организационных и технологических процедур и операций, обеспечивающих служб и технических средств, предназначенных для практической реализации задач, стоящих перед функциональными элементами (стадиями) документопо-тока. Технология обработки и хранения конфиденциальных и открытых документов базируется на единой научной и методической основе, призванной решать задачи обеспечения документированной информацией управленческие и производственные процессы. Одновременно технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов решает и другую не менее важную задачу - обеспечение защиты носителей информации и самой информации от потенциальных и реальных угроз их безопасности. В отличие от открытых документов к обработке конфиденциальных документов предъявляются следующие серьезные требования, которые в определенной степени гарантируют решение указанных задач: • централизация всех стадий, этапов, процедур и операций по обработке и хранению конфиденциальных документов; • учет всех без исключения конфиденциальных документов; • операционный учет технологических действий, производимых с традиционным (бумажным) или электронным носителем (в том числе чистым) и документом, учет каждого факта «жизненного цикла» документа; • обязательный контроль вторым работником службы КД правильности выполнения учетных операций; • учет и обеспечение сохранности не только документов, но и учетных форм; • ознакомление или работа с документом только на основании письменной санкции (разрешения) полномочного руководителя, письменного фиксирования всех обращений персонала к документу; • обязательная роспись руководителей, исполнителей и технического персонала при выполнении любых действий с документом в целях обеспечения персональной ответственности сотрудников фирмы за сохранность носителя и конфиденциальность информации; • строгий контроль выполнения персоналом введенных в фирме правил работы с конфиденциальными документами, делами и базами данных, обязательный для всех категорий персонала; • систематические (периодические и разовые) проверки наличия документов у исполнителей, в делах, базах данных, на машинных носителях и т.д., ежедневный контроль сохранности, комплектности, целостности и местонахождения каждого конфиденциального документа; • коллегиальность процедуры уничтожения документов, дел и баз данных; • письменное санкционирование полномочным руководителем процедур копирования и размножения бумажных и электронных конфиденциальных документов, контроль технологии выполнения этих процедур. Технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов распространяется не только на управленческую (деловую) документацию, но и на конструкторские, технологические, научно-технические и другие аналогичные документы, публикации, нормативные материалы и др., хранящиеся в специальных библиотеках, информационных центрах, ведомственных архивах, документированную информацию, записанную, на любом типе носителя информации. Эволюция типов технологических систем обработки и хранения документов находится в тесной связи с научно-техническим прогрессом, достижениями науки и техники в области документирования информации, обработки информационных ресурсов, программирования и вычислительной техники. Наблюдается устойчивая тенденция замены бумажного носителя информации техническим - магнитным и других типов. Технический носитель дает возможность в определенной степени исключить человека из технологического процесса обработки и хранения документированной информации и создает основу для формирования и развития концепции «электронного (безбумажного) документооборота». Технологические системы обработки и хранения конфиденциальных документов могут быть традиционными, автоматизированными и смешанными. Традиционная (делопроизводственная) система основывается на ручных методах работы человека с документами и является наиболее универсальной. Она надежно, долговременно обеспечивает защиту документированной информации как в обычных, так и экстремальных ситуациях. В связи с этим стадии защищенного документооборота в большинстве случаев технологически реализуются методами и средствами именно традиционной системы обработки и хранения конфиденциальных документов, а не автоматизированной. Система одинаково эффективно оперирует как традиционными (бумажными), так и документами машиночитаемыми, факсимильными и электронными. Трудоемкость множества технических и формально-логических процедур и операций обычно снижается за счет включения в технологический процесс организационной и вычислительной техники, что в целом не меняет тип системы. Вместе с тем система характеризуется низкой степенью оперативности доставки документов потребителям информации, невысокой эффективностью справочной, поисковой и контрольной работы по документам, потребностью в значительном количестве персонала, обслуживающего систему. Традиционная технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов лежит в основе широко известного понятия «делопроизводство» или «документацион-ное обеспечение управления» (в его узком, но часто встречающимся в научной литературе понимании как синонима делопроизводства). С другой стороны, делопроизводство часто рассматривается в качестве организационно-правового и технологического инструмента построения документационного обеспечения управления, с чем, на наш взгляд, трудно не согласиться. Обработка и хранение конфиденциальных документов централизуется в едином подразделении аппарата управления - службе конфиденциальной документации, функционально не связанной с подразделением, обрабатывающим открытые документы. В некрупных предпринимательских структурах функция централизованной обработки и хранения конфиденциальных документов возлагается на управляющего делами, менеджера по безопасности или даже секретаря-референта (референта) первого руководителя. Служба КД может включать в себя следующие функциональные группы (участки деятельности): • группу учета поступивших документов; • группу учета носителей конфиденциальной информации'; • группу учета и обработки изданных документов; • группу учета номенклатурных дел - архив фирмы; • группу инвентарного учета документов; • бюро изготовления документов; • копировально-множительное бюро; • контрольно-методическую группу. Службу КД необходимо располагать в помещении, смежном с приемной первого руководителя фирмы. В этом помещении ведется обработка и хранение всех конфиденциальных документов. Правом входа в рабочее помещение службы обладает только первый руководитель фирмы и руководитель службы безопасности. Конфиденциальные документы достаточно часто не входят в сферу управленческой (деловой) документации и относятся к технической документации (конструкторской, технологической, научно-исследовательской и т.д.), которая по своей сути чаще всего содержит действительно ценные сведения, изобретения и ноу-хау фирмы. Несмотря на специфический характер этой документации, она также обрабатывается и хранится в службе КД - группе технической документации. В предпринимательских структурах, имеющих незначительный объем конфиденциальных документов или основная масса документов которых является конфиденциальной (например, в банках, страховых компаниях), обработка конфиденциальных документов может осуществляться в подразделении или сотрудником, ведущим делопроизводство по открытым документам. Не следует забывать о том, что преимущества и эффективность традиционных (часто простейших) делопроизводственных систем в небольших фирмах далеко не исчерпаны и их надежность в гарантированной защите конфиденциальной информации достаточно велика. Однако эти системы должны основываться на профессионально построенной технологии и обслуживаться квалифицированными специалистами. Автоматизированная система (как и традиционная, делопроизводственная) обслуживает конкретные потребности персонала в конфиденциальной информации. Автоматизированная система, создаваемая в службе КД или службе безопасности, должна обеспечивать: • сокращение значительного объема рутинной работы с документами и числа технических операций, выполняемых персоналом службы ручными методами; • реализацию возможности для персонала фирмы работать с электронными документами в режиме безбумажного документооборота; • достаточную гарантию сохранности и целостности информации, регулярный контроль за работой с документами и защиту от попыток несанкционированного входа в банк данных; • аналитическую работу по определению степени защищенности информации и поиску возможных каналов ее утраты; • единство технологического процесса с режимными требованиями к защите информации (допуск, доступ, регламентация коллегиальности выполнения некоторых процедур, операций и т.п.); • персональную ответственность за сохранность конфиденциальных сведений в машинных массивах и на магнитных носителях вне ЭВМ; • возможность постоянного учета местонахождения традиционного или электронного документа и проверки его наличия и целостности в любое время; • предотвращение перехвата информации из ЭВМ по техническим каналам, наличие надежной охраны помещений, в которых находится вычислительная техника, охрану компьютеров и линий компьютерной связи; • исключение технологической связи единичного компьютера или локальной сети, предназначенных для обработки конфиденциальных документов, с сетями, обеспечивающими работу с открытой информацией, исключение использования их линий связи, выходящих за пределы охраняемой зоны (здания, территории). В соответствии с этим автоматизированная технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов по сравнению с аналогичными системами, оперирующими общедоступной информацией, имеет ряд серьезных принципиальных особенностей: • архитектурно компьютеры, обрабатывающие значительные объемы конфиденциальной информации, могут объединяться в локальную сеть как в рамках службы КД, так и с охватом руководителей и основных специалистов; однако в любом варианте локальная сеть базируется на главном компьютере (сервере), находящемся у системного администратора службы КД; автоматизированные рабочие места, рабочие станции могут быть увязаны в локальную сеть только по вертикали; • в некрупных фирмах конфиденциальная информация обрабатывается на уровне первого руководителя и его референта на единичном защищенном компьютере, не имеющем выхода в какую-либо локальную сеть; • обязательное наличие иерархической и утвержденной первым руководителем фирмы системы разграничения доступа к информации, хранящейся как в машинных массивах, так и на магнитных носителях вне ЭВМ; охват системой разграничения доступа не только персонала фирмы, но и персонала службы КД; • закрепление за каждым пользователем строго определенного состава массивов электронной информации и магнитных носителей; исключение возможности для пользователя «покопаться» в базе данных системы; • автоматизированное выполнение пользователями операций справочного и поискового обслуживания, составления и иногда изготовления документов, контроля исполнения документов, работы с электронными документами, факсами и электронными аналогами бумажных документов; • сохранение информационной базы учетной функции (в правовом понимании, а также как элемента формирования страхового массива информации) и функции персональной ответственности за традиционной технологической системой с использованием учетных карточек и иных форм (описей), изготовляемых не вручную, а автоматически - на принтере ЭВМ; автоматическая допечатка в указанные формы изменений и дополнений при движении документов;
• обязательный учет конфиденциальных электронных документов, находящихся на всех магнитных носителях и в машинных массивах, постоянная проверка службой КД реального наличия этих документов на носителях и в массивах, их целостности, комплектности и отсутствия несанкционированных копий; • необходимость исключения технической возможности копирования информации, содержащейся в компьютере (рабочей станции) пользователя, на другие магнитные носители и работы компьютера в комплекте с принтером (изъятие из ЭВМ дисководов и т.п.); • жесткое соблюдение персоналом правил работы с конфиденциальной электронной информацией, в частности правила, что все операции с информацией в компьютере должны быть письменно санкционированы полномочным должностным лицом, подотчетны службе КД и протоколироваться в машинном журнале; протоколы подлежат регулярному контролю и анализу специалистами службы КД или службы безопасности; • изъятие конфиденциальной информации из базы данных компьютера (рабочей станции) по окончании работы с ней (например, в конце рабочего дня, при длительных перерывах в работе и т.п.) и перенос информации на дискеты, подлежащие сдаче в службу КД. Рассмотрение и исполнение электронных конфиденциальных документов и электронных аналогов бумажных документов разрешается только при наличии сертифицированной системы защиты компьютеров и локальной сети, включающей комплекс программно-аппаратных, криптографических и технических мер защиты базы данных, ко*мпьютеров и линий связи. Помещения, в которых конфиденциальная информация обрабатывается на ЭВМ, должны иметь защиту от технических средств промышленного шпионажа, надежную круглосуточную охрану и пропускной режим. Кроме того, следует учитывать, что при автоматизированной обработке объективно резко увеличивается количество носителей (источников), содержащих конфиденциальные сведения: традиционный бумажный документ, разнообразные машинограммы карточек, описей документов, многочисленные записи информации на магнитных носителях и визуальная информация на экране дисплея. Недостатком обработки информации на ЭВМ является также необходимость постоянного дублирования информации на нескольких носителях с целью исключения опасности ее утраты или искажения по техническим причинам. Указанные выше особенности усложняют систему, но без их соблюдения нельзя гарантировать сохранность конфиденциальной информации, эффективность защиты информационных массивов в ЭВМ от несанкционированного доступа, разрушения, копирования и подмены. Безопасность информации в ЭВМ и локальной сети требует эффективной внемашинной защиты конфиденциальных сведений. В связи с этим важное значение имеет защита технических носителей конфиденциальной информации (машиночитаемых документов) на вне-машинных стадиях их учета, обработки и хранения. Именно на этих стадиях особенно велика вероятность утраты машиночитаемого документа. В основе обеспечения сохранности носителей электронных конфиденциальных документов, находящихся вне машины, в настоящее время эффективно используются хорошо зарекомендовавшие себя принципы и методы обеспечения безопасности документов в традиционной технологической системе. В настоящее время наиболее широко используется смешанная технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов, совмещающая традиционную и автоматизированную технологии. Выборочно автоматизируются: справочная и поисковая работа по бумажным документам, процедура составления и изготовления документов и учетных форм, контроль исполнения, сервисные задачи. Остальные стадии и процедуры выполняются в русле традиционной, делопроизводственной технологии (распределение бумажных документов, их рассмотрение, исполнение, оперативное и архивное хранение документов). В силу специфики обрабатываемых сведений о документах и самих документов автоматизированные системы делопроизводственной ориентации имеют в большинстве случаев информационно-справочный характер. Недостаток смешанной технологии состоит в неполном использовании преимуществ и функциональных возможностей компьютерной технологии, что порождает сохранение рутинных делопроизводственных операций и не совершенствует документооборот. Следовательно, технологические системы обработки и хранения конфиденциальных документов характеризуются рядом объективных особенностей, отражающих необходимые, достаточно жесткие методы работы с конфиденциальными документами и связанные с этими методами организационные и технологические способы защиты этих документов, что в совокупности позволяет решить задачи обеспечения безопасности как носителя информации, так и самой информации (приложение 8.5).
8.8. Технологическая схема обработки документов входного потока Date: 2015-09-02; view: 827; Нарушение авторских прав |