Предписание 16 page

е) проверка правильности и комплектности отпечатанного проекта документа, его соот-
ветствия черновику;

ж) заполнение соответствующих граф в учетной карточке и описи конфиденциальных
документов фирмы, роспись сотрудника службы КД в учетной карточке или передаточном
журнале за получение черновика и проекта документа;

з) уничтожение совместно с оператором ЭВМ или исполнителем перепечатанных листов
документа, внесение отметки об уничтожении в карточку;

и) при изготовлении документа на дискете - внесение сведений о нем в электронный и
бумажный экземпляры учетной карточки (описи документов) носителя, заверение записи в
бумажном экземпляре карточки росписями сотрудника службы КД и исполнителя; при не-
обходимости изготовление страховой копии документа на другой дискете;

к) проверка исполнителем комплектности и правильности изготовления проекта доку­мента, просмотр дискеты, если документ был изготовлен на этом носителе; при возможно-сти - уничтожение черновика;

л) выдача исполнителю всех экземпляров проекта документа и черновика под роспись в учетной карточке подготовленного документа;

м) помещение учетной карточки (и дискеты со страховой копией проекта документа) в места их хранения. Карточки - в картотеку «За исполнителями», дискету - в соответствую­щую ячейку металлического шкафа.

3.2. При автоматизированной регистрации проекта документа:

а) печатание бумажного документа, оформление специфических реквизитов или изго-
товление документа на учтенной дискете;

б) передача черновика и отпечатанного проекта документа оператором сотруднику служ-
бы КД;

в) при поступлении от исполнителя дискеты с подготовленным проектом документа (без
черновика) или передачи готового проекта документа по линии защищенной компьютерной
связи - их регистрация сотрудником службы КД (без перепечатывания) с заполнением ука-
занных выше учетных форм;

г) проверка правильности и комплектности изготовленного проекта документа, его иден-
тичности черновику;

д) заполнение соответствующих граф и зон электронного экземпляра учетной карточки
подготовленного документа, проставление электронной цифровой подписи сотрудника
службы КД за получение черновика и проекта документа;

е) автоматическое внесение сведений об отпечатанном проекте документа в электрон-
ную опись конфиденциальных документов фирмы; допечатка на принтере строки о выдан-
ном проекте документа и черновике в традиционную внутреннюю опись документов, нахо-
дящихся у исполнителя; возвращение описи исполнителю;

ж) допечатка на принтере информации, внесенной в электронную учетную карточку, в
бумажный экземпляр этой карточки, заверение внесенных сведений росписью сотрудника
службы конфиденциальной документации;

з) если документ изготовлен на дискете - внесение сведений о нем в электронный экзем-
пляр учетной карточки (описи документов) носителя, автоматическая допечатка на принте-
ре внесенной записи в бумажный экземпляр этой описи, заверение записи росписями со-
трудника службы КД и исполнителя; при необходимости изготовление страховой копии до-
кумента на другой дискете;

и) проверка исполнителем состава полученных документов, просмотр дискеты; выдача исполнителю изготовленного проекта документа и черновика под роспись в бумажном эк­земпляре электронной учетной карточки (или проставление электронной цифровой подписи в электронной карточке);

к) выдача исполнителю магнитного носителя (дискеты), содержащего черновик доку­мента, вместе с бумажным экземпляром учетной карточки носителя (описью) и допечатан­ной в карточке отметкой об изготовлении проекта документа;

л) выдача исполнителю проекта документа, изготовленного с бумажного носителя на дискете, аналогично указанным выше пунктам;

м) передача исполнителю изготовленного проекта документа и черновика или возвраще­ние ему зарегистрированного проекта документа, полученных службой КД по линии защи­щенной компьютерной связи, осуществляется также по этой линии связи с предварительной передачей исполнителем своей электронной цифровой подписи, фиксированием ее в элек­тронной учетной карточке передаваемого документа и автоматическим внесением соответ­ствующей записи в электронную опись массива документов компьютера исполнителя;

н) уничтожение в базе данных компьютера, на котором изготовлялся документ, всех ма­териалов по его изготовлению и самого документа;

о) внесение в машинный журнал сведений о выполненных операциях, проставление рос­писей сотрудника службы конфиденциальной документации и оператора.

Примечания: а) процедуры 1, 2 и 3 выполняются в крупных фирмах с большим объемом конфи­денциальных документов; б) в некрупных фирмах изготовленный исполнителем проект документа и чер­новик на специально подготовленных носителях передаются им в службу КД только для выполнения учетных операций; учет может ограничиться внесением записи о черновике и проекте документа в опись конфиденциальных документов фирмы при одновременном заполнении на документ регистрационной формы открытого делопроизводства.

8.9.3. Обработка изданных документов

1. Процедура получения документа от исполнителя:

а) получение от исполнителя подписанного руководителем документа или (и) сопрово-
дительного письма к нему (традиционного на бумажной основе, или электронного на диске-
те, или переданного по линии защищенной компьютерной связи) и всех конфиденциальных
материалов, относящихся к этому документу (в том числе входящего документа, черновика
подготовленного документа и т.п.);

б) автоматическая запись документа, поступившего по защищенной линии компьютер-
ной связи, на учтенную дискету;

в) проверка соответствия учетных данных на документе, в приложениях и учетных кар-
точках, проверка правильности оформления реквизитов, комплектности и полноты доку-
мента;

г) проверка соответствия учетных данных черновика записи в учетной карточке доку-
мента;

д) проверка реального наличия документа на дискете и отсутствия там других докумен-
тов и записей, соответствия документа сведениям, внесенным в электронную учетную кар-
точку (опись) носителя и бумажный экземпляр этой карточки, заверенный исполнителем;
внесение отметки о проверке в бумажный экземпляр карточки (описи), заверенной роспи-
сью сотрудника участка;

е) внесение отметки о получении документа в традиционную или электронную учетную
карточку, допечатка с помощью принтера отметки о получении документа в бумажный эк-
земпляр электронной карточки;

ж) роспись сотрудника участка изданных документов службы КД за получение докумен-
та в традиционной учетной карточке или бумажном экземпляре электронной карточки;

з) направление исполнителю по линии защищенной компьютерной связи копии элек-
тронной карточки переданного документа с электронной цифровой подписью сотрудника
службы за получение документа;

и) уничтожение черновика подготовленного документа, внесение отметки об уничтоже-
нии в традиционную или электронную учетную карточку, допечатка отметки в бумажный
экземпляр электронной карточки и проставление росписей исполнителя и сотрудника служ-
бы КД;

к) уничтожение дискеты с записью информации черновика, внесение отметки об уничто­жении в бумажный экземпляр учетной карточки (опись) носителя, заверение отметки рос­писями исполнителя и сотрудника службы конфиденциальной документации;

л) проставление отметки об уничтожении черновика на копии документа, подшиваемой в дело;

м) роспись сотрудника службы КД за получение документа и всех материалов во внут­ренней описи документов, находящихся у исполнителя;

н) автоматическое внесение в электронную опись массива документов компьютера ис­полнителя и электронную опись документов службы КД, находящихся у конкретных испол­нителей, отметки о списании документов, полученных от исполнителя;

о) изготовление на учтенной дискете страховой копии документа, записанного на диске­те, и распечатка на принтере двух экземпляров копии сопроводительного письма при изго­товлении его на дискете, заверение копий;

п) проставление в бланке документа (или сопроводительного письма) даты издания (под­писания) и индекса (исходящего учетного номера по контрольному журналу или электрон­ной описи конфиденциальных документов фирмы с добавлением предусмотренных техно­логией поисковых обозначений) отправляемого документа; проставление тех же сведений на бумажной копии отправляемого документа или сопроводительного письма;

р) дополнение учетного номера изданного внутреннего (распорядительного, организаци­онного, протокольного и т.д.) документа очередным порядковым номером традиционной ре­гистрации каждого отдельного вида документа или индексом дела, в котором будет хранить­ся документ;

с) передача отправляемого документа для подготовки к отправке (конвертования); поме­щение страховой копии документа на дискете в ячейку места хранения;

т) систематизация внутренних документов и подготовка их к передаче на исполнение;

у) внесение отметки о новом местонахождении документа в контрольный журнал или опись (при традиционной регистрации) или в электронную опись конфиденциальных доку­ментов фирмы;

ф) внесение в машинный журнал сведений о выполненных операциях, проставление росписи оператора и сотрудника службы КД.

2. Процедура передачи изданных внутренних документов на рассмотрение, испол­нение и на другие участки службы КД: 2.1. При традиционной регистрации документов:

А) Выдача документа исполнителю:

а) выдача документа сотрудником участка изданных документов службы КД соответствую-
щему исполнителю под роспись в учетной карточке подготовленного (изданного) документа;

б) внесение фамилии исполнителя в контрольный журнал;

в) включение учетной карточки в картотеку «За исполнителями».

Б) Возвращение документа от исполнителя:

а) проверка целостности и комплектности документа, наличие отметки об исполнении;

б) роспись сотрудника службы КД за получение документа в учетной карточке докумен-
та и внутренней описи документов, находящихся у исполнителя;

в) передача документа по назначению - сотруднику другого участка (инвентарного, ар-
хивного и др.) службы КД.

В) Передача документов сотруднику другого участка службы конфиденциальной доку­ментации:

а) внесение сведений о документе в передаточный журнал;

б) передача документа вместе с учетной карточкой сотруднику соответствующего участ-
ка под роспись в передаточном журнале;

в) внесение в контрольный журнал участка изданных документов отметки о новом ме-
стонахождении документа;

г) получение от сотрудника соответствующего участка учетной карточки с отметкой о
выполненных действиях с документом;

д) роспись за полученную карточку в передаточном журнале;

е) проверка заполнения всех необходимых граф (позиций) карточки и включение ее в от-
работанную картотеку (справочную картотеку исполненных документов).

2.2. При автоматизированной регистрации документов:

А) Выдача документа исполнителю:

а) внесение отметки в электронную учетную карточку о выдаче традиционного или элек-
тронного документа исполнителю;

б) допечатка на принтере в бумажный экземпляр электронной учетной карточки сделан-
ной отметки;

в) при выдаче документа на дискете - проверка сведений, записанных в электронной
учетной карточке на дискете, проверка комплектности документа и отсутствия на дискете
неучтенных документов, внесение отметки в бумажный экземпляр учетной карточки (опи-
си) носителя, роспись сотрудника участка и исполнителя;

г) копирование дискеты на чистый учтенный страховой (резервный) магнитный носи-
тель, внесение необходимых сведений и росписей сотрудника участка и исполнителя в элек-
тронный и бумажный экземпляры учетной карточки (описи) этого носителя;

д) автоматическое внесение отметки о новом местонахождении документа в электрон-
ную опись карточек участка изданных документов;

е) автоматическое внесение в электронную опись документов, выданных конкретным
исполнителям, записи о выдаче документа, допечатка в традиционную внутреннюю опись
документов, находящихся у исполнителя, сведений о выданном документе;

ж) выдача документа исполнителю под роспись в бумажном экземпляре электронной
учетной карточки (или проставление им электронной цифровой подписи в электронном эк-
земпляре карточки);

з) включение бумажного экземпляра учетной карточки в страховую картотеку участка;
помещение страховой копии документа на дискете в ячейку места хранения;

и) внесение в машинный журнал сведений о выполненных операциях, проставление рос-
писи сотрудника участка.

Б) Передача исполнителю электронной копии документа по каналу защищенной связи: а) изготовление копии документа на учтенной страховой (резервной) дискете, внесение необходимых сведений и подписи сотрудника участка в электронный и бумажный экземпля­ры учетной карточки (описи) носителя, помещение дискеты в ячейку места хранения;

б) внесение отметки о передаче документа исполнителю в электронную учетную карточ-
ку подготовленного (изданного) документа;

в) передача электронной учетной карточки исполнителю по каналу защищенной компь-
ютерной связи;

г) внесение исполнителем в электронную учетную карточку электронной цифровой под-
писи за передаваемый ему документ и возвращение карточки в компьютер участка издан-
ных документов;

д) автоматическое внесение отметки о передаче нового документа в электронную опись
массива документов компьютера исполнителя;

е) передача копии электронного документа и копии электронной учетной карточки в базу
данных компьютера исполнителя;

ж) автоматическое внесение отметки о местонахождении электронной копии документа
в электронные описи учетных карточек и массива электронных документов участка издан-
ных документов, внесение отметки в подлинник электронного документа; заверение всех
отметок электронными цифровыми подписями сотрудника участка;

з) автоматическое внесение сведений о переданном документе в электронную опись до-
кументов участка, выданных конкретным исполнителям;

и) внесение исполнителем записи (рукописным способом или с помощью принтера) во
внутреннюю опись документов, находящихся у исполнителя;

к) внесение в машинный журнал сведений о выполненных операциях, проставление рос­писи сотрудника участка.

В) Возвращение документа от исполнителя:

а) получение от исполнителя бумажного документа, дискеты;

б) поступление на компьютер участка изданных документов (при обмене документами
по линии защищенной компьютерной связи) электронной карточки документа с отметкой об
исполнении документа и отметкой (номером и датой акта) об уничтожении копии докумен-
та в базе данных компьютера исполнителя, заверенных электронными цифровыми подпися-
ми исполнителя и руководителя структурного подразделения фирмы;

в) поиск экземпляров электронной и бумажной карточки документа;

г) сравнение учетных данных и проверка целостности и комплектности документа;

д) сравнение состава документов, записанных на дискете, с электронным и бумажным
экземплярами учетной карточки (описи) носителя, внесение отметки и росписей сотрудника
участка и исполнителя;

е) проверка наличия на документе отметки об исполнении, заверенной на бумажном до-
кументе традиционными росписями, на электронных - электронными цифровыми подпися-
ми (или при записи документа на дискете наличие возможности проставления традицион-
ных росписей в бумажном экземпляре учетной карточки);

ж) внесение отметки о возврате документа в электронную карточку с проставлением
электронной цифровой подписи сотрудника участка и допечатка отметки с проставлением
росписи этого сотрудника в бумажном экземпляре электронной учетной карточки, бумаж-
ном экземпляре учетной карточки дискеты и внесение росписи сотрудника во внутреннюю
опись документов, находящихся у исполнителя;

з) внесение отметки о новом местонахождении документа в электронную опись карточек
участка изданных документов и электронную опись документов, выданных конкретным ис-
полнителям;

и) при возврате электронной карточки документа, переданного по защищенной линии
компьютерной связи, внесение отметки о возврате карточки: в электронные описи учет-
ных карточек документов участка и массива электронных документов компьютера участка
изданных документов, в подлинник электронного документа, в электронную опись массива документов компьютера исполнителя, заверение отметок электронной цифровой подписью сотрудника участка;

к) внесение в машинный журнал сведений о выполненных операциях, проставление рос­писи сотрудника участка;

л) передача документов на другие участки службы КД.

Г) Передача документов на другие участки службы КД:

а) внесение отметки в электронную учетную карточку о передаче традиционного или
электронного документа на соответствующий участок;

б) допечатка на принтере сделанной отметки в бумажный экземпляр электронной учет-
ной карточки;

в) при передаче документа на дискете - проверка сведений, записанных в электронной
учетной карточке на дискете, проверка комплектности документа и отсутствия на дискете
неучтенных документов, внесение отметки в бумажный экземпляр учетной карточки (опи-
си) носителя, роспись сотрудника участка;

г) передача бумажного документа или документа на дискете вместе с учетной карточкой
на соответствующий участок службы конфиденциальной документации;

д) при передаче документа на дискете одновременная передача дискеты со страховой
(резервной) копией документа;

е) роспись сотрудника соответствующего участка в передаточном журнале за получение
документа, страховой дискеты и бумажных экземпляров учетных карточек; передача элек-
тронного экземпляра учетной карточки при наличии защищенной компьютерной линии свя-
зи с проставлением электронной цифровой подписи сотрудника соответствующего участка
в электронной описи карточек участка изданных документов;

ж) уничтожение в электронном массиве компьютера участка изданных документов ко-
пий электронных учетных карточек документов и дискет (подлинники вместе с бумажными
экземплярами были переданы на соответствующий участок вместе с документами и диске-
тами);

з) внесение отметки о новом местонахождении документа в электронную опись учетных
карточек участка изданных документов;

и) получение от сотрудника соответствующего участка подлинника электронной и бу-
мажного экземпляра учетной карточки документа с отметкой о выполненных действиях с
документом;

к) роспись за получение бумажного экземпляра карточки в передаточном журнале, за электронную карточку - проставление сотрудником участка изданных документов элек­тронной цифровой подписи в электронной описи учетных карточек соответствующего уча­стка;

л) проверка заполнения всех необходимых граф (позиций) учетной карточки;

м) включение электронного экземпляра учетной карточки в архивный массив базы дан­ных компьютера участка изданных документов, включение бумажного экземпляра этой кар­точки в страховую валовую картотеку отработанных карточек (картотеку исполненных до­кументов);

н) внесение в машинный журнал сведений о выполненных операциях, проставление рос­писи сотрудника участка изданных документов.

Д) Передача документов на другие участки службы КД по каналу защищенной компью­терной связи:

а) внесение отметки в электронную учетную карточку о передаче документа на соответ­ствующий участок;

б) передача в компьютер соответствующего участка подлинников документа и учетной
карточки;

в) проставление сотрудником соответствующего участка электронной цифровой подпи-
си в электронной описи учетных карточек участка изданных документов;

г) уничтожение в массивах подлинников электронного документа и электронной учетной
карточки, а также записи о документе в электронной описи массива электронных докумен-
тов участка изданных документов; внесение отметки и электронных подписей в опись учет-
ных карточек участка изданных документов;

д) внесение отметки о местонахождении документа в электронную опись учетных карточек;

е) возвращение в компьютер участка изданных документов подлинника учетной карточ-
ки документа с отметкой о выполненных действиях с документом;

ж) внесение электронной цифровой подписи сотрудника участка изданных документов
за получение карточки в электронную опись учетных карточек соответствующего участка;

з) проверка заполнения всех необходимых граф (позиций) карточки и ее распечатка на
бумажном носителе, заверение копии росписью руководителя участка изданных документов
и печатью (штампом) участка;

и) включение электронного экземпляра учетной карточки в архивный массив базы дан-
ных компьютера участка изданных документов, включение бумажного экземпляра этой кар-
точки в страховую валовую картотеку отработанных карточек (картотеку исполненных до-
кументов);

к) внесение в машинный журнал сведений о выполненных операциях, проставление рос­писи сотрудника участка изданных документов.

8.10. Формирование, оформление и хранение дел, содержащих конфиденциальные документы

Систематизация конфиденциальных документов в дела и ведение дел в целом соответст­вуют тем требованиям, которые предъявляются к аналогичной работе с документами от­крытого доступа.

Вместе с тем задачи, решаемые при выполнении процедур и операций формирования и ведения дел с конфиденциальными документами (конфиденциальных дел), охватывают не только сферу эффективного использования этих документов в управленческой и производ­ственной деятельности фирмы, но и в значительной степени - сферу обеспечения сохранно­сти документов, дел, массивов информации и их носителей, а также других конфиденциаль­ных материалов в процессе хранения и использования.

Угроза утечки информации фирмы в период текущего (оперативного) архивного хране­ния материалов нисколько не меньше, чем во время рассмотрения, исполнения, обработки и движения. В практической деятельности фирм этот момент часто не учитывается, испол­ненные конфиденциальные документы выпадают из-под контроля службы КД, что создает благоприятные условия для действий злоумышленника, задумавшего осуществить несанк­ционированное ознакомление с этими документами или выполнить с ними иные противо­правные действия.

Помимо известных задач номенклатура конфиденциальных дел предназначена для:

• учета формируемых дел (номенклатурного учета дел) и обеспечения проверки нали­чия документов и дел;

• закрепления схемы разрешительной системы доступа руководителей и сотрудников фирмы к делам;

• учета дел архивного фонда;

• учета движения, использования и уничтожения архивных документов, дел и других конфиденциальных материалов до передачи в ведомственный архив или архив фирмы. Табличная часть номенклатуры имеет дополнительные графы, предназначенные для практической реализации поставленных задач: гриф конфиденциальности дела, фамилии сотрудников, которым предоставлено право пользоваться делом, даты заведения и закрытия дела (тома), количество листов в деле (томе), отметки о движении дела (архивный номер, номер и дата акта об уничтожении, запись об отправлении, номер и дата сопроводительного письма), отметка о проверке наличия (подписи и дата). Комплексы документов на магнит­ных носителях (дискетах и др.), а также архивные массивы (подмассивы) электронных до­кументов, находящихся в компьютере, вносятся в номенклатуру дел на общих основаниях. Закрепление дел за конкретными исполнителями делает номенклатуру правовой основой для разрешения исполнителям работать с конкретными делами.

В номенклатуру не включаются конфиденциальные дела и документы, которые имеют инвентарную форму учета, например: техническая и технологическая документация, печат­ные издания, аудио-, видеодокументы, особо ценные документы выделенного хранения и т.п.

Перечень заголовков дел составляется таким образом, чтобы содержание и уровень кон­фиденциальности документов каждого дела соответствовали функциональным обязанно­стям тех сотрудников фирмы, которые допущены к делу и будут с ним работать. Конфиден­циальные документы комплектуются в дела с учетом того, что сведения, составляющие предпринимательскую тайну, не должны попадать в государственный архив до истечения срока их конфиденциальности. Каждое дело должно содержать документы, имеющие при­близительно одинаковый период конфиденциальности.

Под одним заголовком обычно заводится конфиденциальное и не конфиденциальное (от­крытое) дело или устанавливается предметная связь конфиденциальных и открытых дел. В этом случае конфиденциальные дела включают в себя только те документы, которые в данный момент должны иметь ограничения по доступу к ним персонала. В результате защи­та документов, дел и носителей информации становится более эффективной. Не следует отождествлять два разных понятия - срок хранения дела и период конфиденциальности до­кументов, включаемых в дело. Хотя конфиденциальные документы характеризуются и тем, и другим понятиями. Период конфиденциальности может быть длиннее или короче срока хранения дела.

В отличие от номенклатуры дел открытых документов при работе с номенклатурой кон­фиденциальных дел выделяется в качестве самостоятельной процедура закрытия номенкла­туры дел, которая включает в себя следующие операции:

• проверка закрытия всех заведенных дел и томов;

• проведение годовой проверки наличия дел и документов;

• заполнение итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел;

• проверка полного соответствия электронного и бумажного экземпляров номенклатуры дел, допечатка отметок о закрытии номенклатуры, заверение всех отметок росписью работника участка службы КД;

• включение бумажного экземпляра номенклатуры в дело номенклатур;

• переработка электронного экземпляра номенклатуры дел для использования в буду­щем календарном году;

• распечатка номенклатуры дел будущего года для издания.

После окончания делопроизводственного года и проведения годовой проверки наличия дел и документов номенклатура закрывается и подшивается в дело, содержащее номенкла­туры за прошлые годы. При этом номенклатура сохраняет учетную функцию архивных дел соответствующего года.

Для удобства проверки сохранности конфиденциальных дел, особенно при значитель­ном количестве дел долговременного периода конфиденциальности, можно ввести инвен­тарную форму учета дел. Каждое законченное и закрытое конфиденциальное дело (том), картотека, журнал вносятся в традиционную и (или) электронную инвентарную учетную опись законченных производством дел, картотек и журналов. Учетные инвентарные номера дел вносятся в номенклатуру и указываются на обложках дел.

В процессе формирования и хранения возникают серьезные угрозы конфиденциальным делам и документам, которые могут получить реальный характер в результате:

• получения сотрудником, работающим с делом, большего объема конфиденциальной ин­формации, чем это необходимо (за счет неправильного формулирования заголовков дел в номенклатуре или ошибочного распределения, систематизации документов по делам);

• утери работником службы КД контроля использования дел сотрудниками фирмы (за счет плохо организованного ежедневного учета выдачи и возвращения дел);

• утраты (кражи, утери) дела или содержащегося в нем документа, частей документа, подмены документов, отдельных листов;

• ошибочной выдачи дела сотруднику, не имеющему права доступа к данному делу;

• доступа к делам посторонних лиц как следствие ошибочных действий персонала или невыполнения персоналом порядка обеспечения сохранности дел (например, невы­полнения требований инструкции об эвакуации дел и документов в условиях экстре­мальной ситуации).

При формировании конфиденциальных документов в дела должны жестко соблюдаться разрешительная система доступа сотрудников к делам, документам и электронным сведени­ям, обеспечиваться информационная взаимосвязь местонахождения документа в деле с его предыдущими учетными формами и номерами, строго выполняться инструктивные требо­вания, решающие задачу сохранности дел и документов.

Технологическая схема процесса формирования и оформления конфиденциальных дел включает следующие процедуры: оформления дела при его заведении; оформления дела при его формировании; оформления дела (тома) при его закрытии; выдачи законченных дел сотрудникам фирмы и приема их от сотрудников.

Особенностями процедуры оформления дела при его заведении являются:

• оформление обложки дела с указанием грифа конфиденциальности;

• оформление списка сотрудников, допущенных к делу (на внутренней стороне обложки Дела);

• оформление карточки учета разрешений и выдачи дела (помещается в конверт на внутренней стороне облояски);

• подшивка в дело чистых листов (бланков) внутренней описи документов;

• внесение в номенклатуру отметки о заведении дела.

Особенностями процедуры оформления дела при его формировании являются:

• проставление в каждом документе под грифом ограничения доступа отметки о перио­де его конфиденциальности или даты рассмотрения вопроса о снятии грифа (если та­кая отметка или дата ранее отсутствовали);