Предписание 17 page

• внесение данных о подшиваемых документах во внутреннюю опись дела;

• нумерация листов документа в деле;

• при необходимости внесение изменений в реквизиты обложки дела;

• подшивка документа в дело (прошнуровывание листов документа), проверка правиль­ности нумерации листов;

• внесение отметки о подшивке в учетную карточку документа;

• проверка правильности подшивки документа;

• возвращение учетной карточки документа на соответствующий участок службы КД, в картотеку по принадлежности.

Особенностями процедуры оформления дела (тома) при его закрытии являются:

• подшивка и оформление заверительного листа - листа-заверителя (только для дел, со­держащих документы долговременного периода конфиденциальности);

• оформление итоговой записи во внутренней описи дела;

• опечатывание концов шнурка на заверительном листе (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности);

• внесение итоговых сведений в реквизиты на обложке дела;

• проставление отметки о закрытии дела (тома) в номенклатуре дел;

• при необходимости - внесение дела в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов;

• по окончании года - закрытие номенклатуры дел, всех картотек на исполненные доку­менты и контрольных журналов учета карточек;

• внесение соответствующих отметок в номенклатуру дел;

• при необходимости - внесение закрытых картотек и журналов в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов.

Законченные производством (закрытые) конфиденциальные дела в течение определен­ного и иногда достаточно длительного времени активно используются в текущей работе со­трудников фирмы, выдаются им для решения тех или иных вопросов.

Особенностями процедуры выдачи законченных дел сотрудникам фирмы и приема их от сотрудников можно назвать следующие:

• проверка работником службы КД полномочий исполнителя - наличия на обложке дела или в карточке учета разрешений и выдачи дела его фамилии в списке сотрудников, допущенных к делу (папке, альбому, дискете);

• выдача дела сотруднику под роспись в карточке учета разрешений и выдачи;

• помещение карточки учета разрешений и выдачи дела в картотеку «За исполнителями»;

• при возврате дела сотрудником - проверка соответствия документов дела сведениям, зафиксированным во внутренней описи, контроль комплектности дела и документов, сохранности всех их элементов;

• роспись работника службы КД за возврат дела в карточке учета разрешений и выдачи, а также внутренней описи документов, находящихся у исполнителя;

• помещение дела и карточки в места хранения.

Выданные исполнителям для работы дела должны быть возвращены ими в службу КД в тот же день.

Все указанные процедуры могут выполняться в автоматизированном режиме, который сопровождает специфический набор внемашинных операций. Выдача и возврат исполните­лями архивных электронных комплексов документов имеют более сложную технологию, что связано с необходимостью выполнения ряда дополнительных операций по проставле­нию электронной подписи в учетных формах. Как мы видим, приведенная технологическая схема формирования и оформления конфиденциальных дел с достаточной степенью гаран­тии решает задачи обеспечения сохранности как традиционных дел и документов, так и ар­хивных электронных массивов конфиденциальных документов.

При снятии в установленном порядке с документа грифа конфиденциальности и изъятия его из дела (для перемещения в открытое дело) нумерация листов дела сохраняется, но отсутствующие листы оговариваются во внутренней описи дела с указанием причины изъятия документа и его нового местонахождения. Одновременно такая же отметка вносит­ся в учетную форму документа. Учетная форма остается в картотеке исполненных конфи­денциальных документов за соответствующий год и не подлежит перемещению в картотеку открытых документов. Аналогичным образом осуществляется процесс изъятия электронно­го документа из архивного массива компьютера службы КД или с дискеты.

После изъятия из дела последнего документа, с которого снят гриф конфиденциально­сти, обложка дела или футляр магнитного носителя вместе с внутренней описью продолжа­ют храниться в слуясбе КД на протяжении указанного в номенклатуре срока и затем уничто­жаются. Отметка об уничтожении вносится в номенклатуру дел соответствующего года и (или) инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов (если такая опись ведется).

Подготовка конфиденциальных дел к передаче в ведомственный архив (архив фирмы) технологически не отличается от аналогичной работы с делами открытого доступа.

Технология текущего и архивного хранения конфиденциальных дел в отличие от техно­логии хранения дел открытого доступа решает, прежде всего, задачи обеспечения сохранно­сти включенных в дела документов и контроля за своевременным снятием с документов грифа конфиденциальности. Важной составной частью этой технологии является регламен­тация системы доступа к делам и порядка работы с делами руководителей и сотрудников фирмы.

Приложение 8.5

ИНСТРУКЦИЯ ПО ОБРАБОТКЕ И ХРАНЕНИЮ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ФИРМЫ

1. Общие положения

1.1. Инструкция устанавливает порядок приема, учета, обработки и хранения документов, содержа­щих сведения, отнесенные соответствующим перечнем к производственной или коммерческой тайне не­крупной предпринимательской фирмы.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с положениями, включенными в учредительные доку­менты фирмы и позволяющими на законном основании вести защиту конфиденциальной информации, возникающей в процессе деятельности фирмы. Предусмотрено, что одновременно сданной инструкцией в фирме разработаны и утверждены: перечень сведений, составляющих тайну фирмы, перечень конфи­денциальных документов фирмы, положение о системе доступа персонала к конфиденциальным сведе­ниям, документам, базам данных и изделиям, технологическая документация по комплексной защите ин­формации в фирме.

1.3. Документ является конфиденциальным, если он содержит хотя бы один из информационных по­казателей, отнесенных указанным перечнем к тайне фирмы. Использование любых конфиденциальных сведений запрещается в нешифроваиной переписке, телеграммах, телетайпограммах, факсограммах, электронных сообщениях, телефонных переговорах, общении с посетителями, в средствах массовой ин­формации и т.п.

1.4. Персональную ответственность за соблюдение инструкции, сохранность и правильное использо­вание конфиденциальных документов, их обработку, рассмотрение, исполнение и хранение несут руково­дители всех рангов. Сотрудники фирмы несут персональную ответственность за обеспечение конфиден­циальности доверенных им сведений, соблюдение требований по работе с конфиденциальными докумен­тами и базами данных, сохранность используемых ими документов и других материалов, отнесенных пе­речнями к секретам фирмы.

1.5. Выполнение технологических стадий, процедур и операций по обработке и хранению конфиден­циальных документов возлагается в фирме на службу конфиденциальной документации (КД), подчинен­ную непосредственно первому руководителю фирмы или руководителю службы безопасности. В некруп­ных фирмах с небольшим объемом конфиденциальных документов функции службы КД выполняет секретарь-референт первого руководителя (далее - референт).

1.6. Контроль за соблюдением всеми руководителями и сотрудниками фирмы правил работы с конфи­денциальными документами возлагается на службу безопасности или секретаря-референта первого руко­водителя фирмы.

2. Прием, первичная обработки и регистрация документов

2.1. Организация обработки всех поступивших конфиденциальных документов осуществляется цен­трализованно сотрудниками службы КД или референтом первого руководителя.

2.2. При приеме корреспонденции референт проверяет правильность адресования конверта, пакета, целостность упаковки. В разносной книге, реестре курьера, почтальона референт проставляет отметку о приеме корреспонденции, дату приема, роспись в приеме. Роспись может заверяться штампом службы КД.

При повреждении упаковки корреспонденции референт составляет акт, который подписывается им и курьером, почтальоном. Один экземпляр акта вместе с курьером передается отправителю корреспонден­ции.

2.3. Конверты, пакеты и незаконвертованные документы с грифом конфиденциальности вносятся ре­ферентом в журнал учета пакетов. Журнал включает следующие графы: дата поступления; корреспон­дент; роспись лица, доставившего пакет; порядковые номера пакетов; номера и грифы конфиденциально­сти находящихся в пакете документов; входящие номера, присвоенные поступившим документам; учет­ные номера, присвоенные документам по другим видам учета (инвентарному и др.); отметка о возврате ошибочно поступивших документов.

2.4. Поступившие конверты и пакеты, кроме корреспонденции с пометкой «Лично», референт вскры­вает. Конверты с пометкой «Лично» передаются адресату.

2.5. После вскрытия корреспонденции проверяется наличие документов, соответствие учетных дан­ных сопроводительному письму, наличие приложений, указанных в документе, количество листов доку­мента, приложений и экземпляров. При обнаружении недостатков составляется акт, одни экземпляр кото­рого высылается отправителю.

2.6. На всех поступивших конфиденциальных документах в центре нижнего поля первого листа про­ставляется регистрационный (входящий) штамп с указанием наименования фирмы, даты поступления документа, количества листов основного документа и приложений и наличием свободной зоны для вхо­дящего номера. На первом листе каждого приложения в правом верхнем углу проставляется штамп с ука­занием даты поступления, количества листов данного приложения и наличием свободной зоны для вне­сения входящего номера, например: («К уч. № от).

2.7. Все поступившие в фирму без грифа конфиденциальности документы, в том числе факсимиль-
ные, электронные, сравниваются с перечнем документов, являющихся конфиденциальными в данной
фирме, так как любые поступающие документы могут содержать конфиденциальные для фирмы сведе-
ния, но не иметь грифа ограничения доступа.

Если содержание поступившего документа соответствует одной из позиций перечня, референт указы­вает на первом листе документа (сопроводительного письма и приложений) в правом верхнем углу гриф конфиденциальности, указанный в перечне, и срок его действия. Отметку заверяет своей росписью. Вы­деленные конфиденциальные документы вносятся в журнал учета пакетов с целью создания информаци­онной базы, обеспечивающей контроль за сохранностью конфиденциальных документов.

2.8. После определения состава конфиденциальных документов они регистрируются референтом в
традиционной (бумажной) или электронной учетной карточке поступивших документов, содержащих
конфиденциальную информацию. На документ заполняется одна карточка, которая регистрируется в кон-
трольном журнале (в целях контроля за ее сохранностью и определения порядкового номера документа).
Учетная карточка регистрируется в контрольном журнале учета карточек, имеющем графы: учетный но-
мер и гриф конфиденциальности документа; местонахождение документа; отметка о проверке наличия.

Электронная карточка распечатывается на бумажном бланке карточки для гарантированной реализа­ции учетной и страховой функций и обеспечения персональной ответственности сотрудников за сохран­ность документа (для проставления росписи за получение документа).

2.9. Карточка учета поступившего (входящего) конфиденциального документа включает следующие
графы: учетный номер и гриф конфиденциальности; дата поступления; вид и краткое содержание доку-
мента; корреспондент; исходящий номер и дата; количество листов основного документа и приложений;
кому направлен; количество листов; роспись за получение документа; кто принял и роспись за возврат
документа; индекс дела и номера листов; примечание.

2.10. При незначительном количестве поступающих конфиденциальных документов они вносятся в
опись конфиденциальных документов фирмы, что является действием, аналогичным регистрации этих
документов. Опись конфиденциальных документов фирмы предназначена для контроля за движением,
местонахождением документа, для своевременного снятия с него грифа конфиденциальности, проведе-
ния проверки наличия документов. В целях наблюдения за ходом исполнения документа дополнительно
заполняется учетная карточка открытого делопроизводства, обеспечивающая справочную и контрольную работу в процессе рассмотрения и исполнения документа.

2.11. Опись конфиденциальных документов фирмы включает следующие графы: порядковый учетный помер и гриф конфиденциальности документа; срок действия грифа; дата; вид документа и заголовок; ко­личество экземпляров; количество листов основного документа и приложений; откуда поступил (кем под­готовлен); исходящий номер; кому передан и роспись; кто принял и роспись; местонахождение; дата унич­тожения и номер акта; кем и когда снят гриф конфиденциальности и роспись; местонахождение.

2.12. Учетный (входящий) номер поступившего конфиденциального документа включает: порядко­вый номер документа (чаще всего по описи конфиденциальных документов фирмы), гриф конфиденци­альности и индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться документ, например: 12к/01-02.

Учетный номер вносится в регистрационный штамп основного документа и приложений, например:

АО «Изотоп»

29.12.2001

Вх. № 12к/23-02

Кол. лл.: 2к+7нк (не конфиденциальных)

При наличии в полученном пакете нескольких документов каждый из них учитывается за отдельным номером.

Учетный номер вносится также в журнал учета пакетов с целью подтверждения факта регистрации всех поступивших документов.

2.13. Зарегистрированные конфиденциальные документы сортируются на документы, требующие
рассмотрения первым руководителем фирмы, и документы, направляемые непосредственно его замести-
телям или главным специалистам по направлениям работы (руководителям структурных подразделений),
соответствующим сотрудникам фирмы.

Распределение осуществляется референтом в строгом соответствии с перечнем документов фирмы, в котором указаны фамилии должностных лиц, принимающих решения по документам конкретного содер­жания и определяющих состав допускаемых к документу сотрудников, а также состав сотрудников, кото­рым направляются документы типового содержания, не требующие принятия решения.

На документах, направляемых руководителям и сотрудникам фирмы, в правом верхнем углу первого листа ниже грифа конфиденциальности референтом проставляется фамилия лица, которому передается документ.

2.14. Руководителям и сотрудникам фирмы документы передаются под роспись в той или иной учет-
ной карточке. Отметка о местонахождении документа делается карандашом в контрольном журнале или
описи конфиденциальных документов фирмы.

После рассмотрения документа руководителем резолюция переносится референтом в учетную кар­точку документа. Резолюция является основанием для последующей передачи документа на исполнение указанному в ней сотруднику (исполнителю) фирмы.

2.15. Выдача конфиденциальных документов исполнителям производится только на один рабочий
день по разовой расписке. При необходимости длительной работы над документом он включается в
опись документов, находящихся у исполнителя, и хранится в опечатываемом специальном кейсе (папке)
исполнителя, который ежедневно по окончании рабочего дня сдается референту и выдается исполнителю
в начале рабочего дня по разовой расписке.

Опись документов, находящихся у исполнителя, имеет следующие графы: порядковый номер доку­мента в описи, учетный номер документа и гриф конфиденциальности, тип документа, количество экзем­пляров и листов в экземпляре, дата получения, роспись за возврат документа.

2.16. Технические, технологические документы, печатные издания и иные подобные материалы, не включаемые в номенклатуру дел, берутся на инвентарный учет после их регистрации по входящему уче­ту и рассмотрения соответствующим должностным лицом. На каждый такой документ заводится учетная карточка инвентарного учета или документ вносится в инвентарную опись конфиденциальных докумен­тов фирмы.

2.17. Карточка инвентарного учета должна содержать следующие зоны: дата, порядковый учетный номер и гриф конфиденциальности документа, его вид и назначение (содержание), фамилия сотрудника, которому выдан документ, роспись за выдачу и роспись за прием документа, место хранения документа, отметка об уничтожении, примечания. Карточка регистрируется в контрольном журнале.

Штамп инвентарного номера (или для носителей - предварительного учета) и даты регистрации про­ставляется: на графических документах - над основной надписью, на документах, хранящихся в россыпи ­в верхнем левом углу каждого листа, на сброшюрованных документах - в верхнем левом углу обложки и

титульного листа, например: «Инв. (или ПУ) №____ от________».

2.18. Поступивший конфиденциальный документ считается исполненным, если фактически проведе­ны все предусмотренные в нем мероприятия в соответствии с содержанием документа и резолюции. При этом в учетной карточке документа проставляется отметка об исполнении документа и его подшивке в дело. Аналогичная отметка делается в контрольном журнале или описи конфиденциальных документов фирмы.

3. Составление, издание и обработка документов фирмы

3.1. Основанием для издания конфиденциального документа является перечень документов, издавае­мых руководством и структурными подразделениями фирмы, или индивидуальное письменное разреше­ние первого руководителя фирмы, зафиксированное на бумажном носителе, предназначенном для состав­ления черновика документа. При составлении черновика документа на ПЭВМ разрешение фиксируется в предварительно оформленной референтом карточке учета подготовленного документа. Уровень конфи­денциальности документа определяется исполнителем.

3.2. В крупных производственных фирмах с большим объемом конфиденциальных документов для предотвращения утраты ценных сведений, включаемых в черновики и варианты документов, бумажные и технические носители информации подлежат инвентарному учету в традиционной или электронной учетной карточке (журнале). Электронная карточка распечатывается на бумажном бланке карточки для реализации указанных выше функций.

В карточку или журнал включаются следующие сведения: учетный номер носителя и гриф конфиден­циальности; дата регистрации; вид носителя; назначение носителя; количество листов; фамилия лица, получившего носитель; роспись за получение; роспись за возврат носителя; отметка об уничтожении но­сителя или отдельных листов. Карточка регистрируется в контрольном журнале учета карточек. Учетный номер проставляется в правом верхнем углу носителя.

3.3. В некрупных фирмах предварительный учет носителей не осуществляется. Документы состав-
ляются на оформленных, но неучтенных носителях. Магнитные носители конфиденциальной инфор-
мации обязательно регистрируются в карточках инвентарного учета конфиденциальных документов
фирмы.

Бумажными носителями информации являются рабочие тетради, специальные блокноты с отрывны­ми листами и отдельные листы бумаги, типовые формы и бланки. Магнитными носителями конфиденци­альной информации являются носители для обеспечения работы ПЭВМ, аудио- и видеозаписи.

3.4. Факт выдачи носителя информации сотруднику отражается в описи документов, находящихся у исполнителя.

3.5. Составление черновика и вариантов документа, ведение конфиденциальных записей разрешается исполнителю только в выданных референтом носителях информации.

Возвращение носителя референту фиксируется в описи документов, находящихся у исполнителя. От­метка включает роспись референта и дату.

3.6. В тексте документа и других реквизитах дополнительно могут оговариваться права на информа­цию, порядок ее использования и другие ограничительные условия.

3.7. Срок исполнения документа может контролироваться референтом путем включения дополни­тельного экземпляра учетной карточки в контрольную картотеку. В некрупных фирмах контроль органи­зуется с использованием справочной карточки или по описи конфиденциальных документов.

Использовать для подготовки черновика и вариантов конфиденциального документа диктофон, маг­нитофон не разрешается. Документы не должны диктоваться.

3.8. Изготовленный исполнителем первый вариант черновика документа регистрируется референтом
в традиционной или электронной учетной карточке подготовленного документа (если учетная карточка
не была заведена ранее). Учетный номер фиксируется на нижнем поле каждого (кроме первого) листа
черновика и изготовленного проекта документа, например: уч. № 28к/09-12. Этот номер закрепляет каж-
дып лист за определенным документом и сопровождает черновик, подготовленный проект и в дальней-
шем подлинник документа (переносится в бланк документа). В некрупных фирмах запись о черновике и
подготовленном проекте документа вносится в опись конфиденциальных документов фирмы. Одновре-
менно может заполняться учетная карточка открытого документа для выполнения операций справочной,
контрольной и поисковой работы.

Основной документ (как правило, сопроводительное письмо) и приложения к нему регистрируются за разными номерами, так как учитываются они в разное время.

3.9. Учетная карточка подготовленного конфиденциального документа включает в себя следующие
зоны: а) зону исходных сведений о документе (учетный номер и гриф конфиденциальности; дата печата-
ния, вид и краткое содержание, подразделение и фамилия исполнителя, номер носителя, с которого печа-
тался проект документа, и др.), б) зону рабочих сведений о документе (росписи за уничтожение чернови-
ка и дата; дата выдачи; количество листов, экземпляров; кому выдан и др.), в) зону отметок об отправле-
нии и возврате документа, г) зону отметок о передаче документа на другие участки службы КД или дви-
жении документа, д) зону отметок о подшивке документа в дело или взятии его на инвентарный учет,
е) зону отметок об уничтожении документа.

Учетная карточка регистрируется в контрольном журнале учета карточек подготовленных докумен­тов, имеющем графы, аналогичные журналу учета карточек поступивших документов.

3.10. Машинописное оформление проекта документов на бумажном или машиночитаемом носителе осуществляется с помощью ПЭВМ на рабочих местах: референта (документы с грифом «Строго конфи­денциально») или исполнителей (документы с грифом «Конфиденциально», пометками о ценности не­конфиденциальных документов). Процедура машинописного оформления документа фиксируется в ма­шинном журнале ПЭВМ.

3.11. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе (при их наличии), на сопроводительном письме к конфиденци­альным документам. Гриф не сокращается, печатается строчными буквами без разрядки. В кавычки гриф не берется. Ниже указывается номер экземпляра и основание снятия грифа, которое переносится из пе­речня конфиденциальных документов фирмы. Например:

Конфиденциально

Экз. № 2 I

До даты получения

патента

3.12. На лицевой или оборотной стороне последнего листа всех экземпляров отпечатанного проекта
документа около левого поля проставляется учетный номер, гриф конфиденциальности документа, ин-
декс оператора (референта), печатавшего документ, количество экземпляров и их назначение, фамилия
исполнителя и номер его телефона, дата изготовления документа. Может указываться инвентарный но-
мер магнитного носителя, с которого печатался документ. Например:

Уч. №23к/12-09

НП 2 экз.: № 1 - адресату

№ 2-в дело 12-09 Иванов Петр Петрович 566-12-43 23.09.2001 Маг. носитель № 56

Количество экземпляров документа определяется исполнителем, исходя из реальной потребности в них.

3.13. Факт изготовления проекта конфиденциального документа отражается в учетной карточке под­готовленного документа или в описи конфиденциальных документов фирмы. Все последующие переме­щения документа фиксируются в учетных карточках.

3.14. Выдача проекта документа исполнителю для согласования и подписания ежедневно осуществ­ляется референтом по разовой расписке. Издание документа (согласование, подписание и при необходи­мости утверждение) организуется исполнителем. Руководитель подписывает все экземпляры и копии из­готовленного документа.

В процессе издания документа уточняется уровень грифа конфиденциальности, срок снятия грифа, состав конфиденциальной информации, включенной в документ. После издания конфиденциальные до­кументы повторно не регистрируются.

3.15. Конфиденциальные материалы, образующиеся в процесс издания документа, последовательно
вносятся в учетную карточку документа и опись документов, находящихся у исполнителя. После издания
документа исполнитель сдает референту документы и все материалы, связанные или возникшие в про-
цессе исполнения.

Отметка о сдаче документов и материалов делается в учетных карточках документов и описи доку­ментов, находящихся у исполнителя.

3.16. Черновик документа и другие потерявшие значение материалы разрываются референтом и по­мещаются в присутствии исполнителя в опечатанную урну или ящик. Не разрешается выбрасывать их в мусорную корзину. Отметка об уничтожении делается в учетной карточке документа. Актуальные доку­менты и материалы подшиваются в соответствующие дела. Подлинники подготовленных документов пе­редаются референтом для дальнейшей работы. В описи и контрольном журнале делаются отметки об из­менении местонахождения или отправке документа.

4. Передача изданных документов исполнителям и отправка исходящих документов

4.1. Изданные внутренние документы передаются указанным в документе исполнителям. Передача осуществляется под роспись в карточке выдачи изданных документов, содержащих конфиденциальную информацию, с соответствующей отметкой в базе данных. Карточка выдачи включает следующие сведе­ния: учетный номер документа (карточки); его дата; наименование или краткое содержание; количество листов; список сотрудников, которым разрешено выдавать документ (на обороте карточки); дата выдачи; фамилия лица, которому выдан документ; роспись; дата возврата документа; фамилия лица, принявшего документ; роспись.

4.2. Карточка выдачи изданных документов заводится на каждый изданный конфиденциальный доку­мент. Номер карточки соответствует номеру документа, присвоенному его черновику в процессе подго­товки документа. В некрупных фирмах выдача документа осуществляется по разовой расписке с отмет­кой о местонахождении документа в описи конфиденциальных документов фирмы.

4.3. Тиражирование конфиденциальных документов выполняется референтом с письменного разре­шения первого руководителя фирмы. Разрешение фиксируется на оборотной стороне всех листов тира­жируемого документа или листе, с которого должна быть сделана выписка. Отметка о тиражировании с указанием количества изготовленных экземпляров вносится в учетные карточки и опись конфиденциаль­ных документов фирмы.

Аналогичным образом производятся копирование конфиденциального документа и изготовление выписки из документа. Однако копия и выписки учитываются за самостоятельным номером, па них за­полняется новая учетная карточка или делается новая запись в описи конфиденциальных документов фирмы.

Тиражирование, копирование конфиденциальных документов других фирм и организаций осуществ­ляются только с их письменного согласия с указанием количества экземпляров, копий или выписок.

4.4. Порядок выдачи изданных документов исполнителям аналогичен порядку выдачи им поступив­ших документов.

4.5. Отправка конфиденциальных документов допускается в исключительных случаях с письменного разрешения лично первого руководителя фирмы. Отправка возможна только при наличии письменного договора с корреспондентом о сохранении втайне конфиденциальной информации организации. Разре­шение об отправке конфиденциального документа делается руководителем в учетной карточке или описи конфиденциальных документов фирмы. Текст документа, отправляемого обычной почтой, шифруется. Пересылка конфиденциальных документов осуществляется только в законвертованном виде.

4.6. Отправку документов корреспондентам осуществляет сотрудник службы КД или референт. При отправке изданного конфиденциального документа проверяется правильность его оформления, а именно:

• соответствие документа действующим стандартам и нормативным требованиям;

• наличие приложений и количество листов, указанных в основном документе;

• наличие сопроводительного документа, его номера и даты;

• соответствие исходных учетных данных документа данным, занесенным в учетную карточку или опись конфиденциальных документов фирмы;

• соответствие сведений, зафиксированных в документе, определенному для документа грифу кон­фиденциальности;

• наличие фамилии исполнителя документа и номера его служебного телефона;

• при необходимости - наличие печати фирмы;

• наличие отметки о категории почтового отправления.

4.7. Отправляемые документы, содержащие конфиденциальную информацию, запечатываются в два конверта. На первом конверте (внутреннем) указываются адресат и при необходимости пометка «Лич­но», проставляются штамп отправителя, гриф ограничения доступа к документу, подтвержденный рос­писью референта и печатью фирмы, номер вложенного в конверт документа (документов). Места склей­ки клапанов конверта опечатываются наклейками с оттисками печати фирмы. Внешний конверт оформ­ляется в соответствии с почтовыми правилами, гриф ограничения доступа на нем не проставляется во из­бежание излишней заинтересованности содержанием конверта в процессе его доставки до адресата.