Полезное:
Как сделать разговор полезным и приятным
Как сделать объемную звезду своими руками
Как сделать то, что делать не хочется?
Как сделать погремушку
Как сделать так чтобы женщины сами знакомились с вами
Как сделать идею коммерческой
Как сделать хорошую растяжку ног?
Как сделать наш разум здоровым?
Как сделать, чтобы люди обманывали меньше
Вопрос 4. Как сделать так, чтобы вас уважали и ценили?
Как сделать лучше себе и другим людям
Как сделать свидание интересным?
Категории:
АрхитектураАстрономияБиологияГеографияГеологияИнформатикаИскусствоИсторияКулинарияКультураМаркетингМатематикаМедицинаМенеджментОхрана трудаПравоПроизводствоПсихологияРелигияСоциологияСпортТехникаФизикаФилософияХимияЭкологияЭкономикаЭлектроника
|
Предписание 15 page
8.8.1. Прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов 1. Процедура приема пакетов: а) получение от курьера, почтальона пакетов (или незаконвертованного документа) и б) проверка правильности доставки пакетов и целостности упаковки, печатей и наклеек; в) проверка соответствия содерхсания реквизитов на пакете и в сдаточном документе; г) подсчет количества принятых пакетов; д) проставление в сдаточном документе отметки о приеме пакетов. 2. Процедура учета пакетов: а) внесение в журнал учета пакетов сведений о количестве поступивших пакетов и про- б) возвращение курьеру экземпляра сдаточного документа; в) внесение в журнал по каждому поступившему пакету указанных на нем исходных 3. Процедура распределения и вскрытия пакетов: а) передача по принадлежности пакетов, не подлежащих вскрытию при получении, на- б) передача пакетов для вскрытия руководителю службы конфиденциальной документа- в) вскрытие пакетов, конвертов; г) проверка соответствия содержания реквизитов на пакете и в документе, подсчет коли- д) проверка наличия приложений (если они имеются), их комплектности и соответствия е) скрепление листов документа и приложений. 4. Процедура закрытия журнала учета пакетов: а) проставление учетных входящих номеров поступивших документов в журнале учета б) проставление ежедневной итоговой записи об общем количестве зарегистрированных 5. Процедура выделения ценных и конфиденциальных документов фирмы: а) просмотр всех документов входного потока, не имеющих грифа обозначения ценности др-); б) сравнение содержания (темы) поступивших документов с перечнем документов фир- в) проставление на выделенных документах грифа ограничения доступа или обозначе- г) при необходимости внесение в журнал учета пакетов исходных сведений о выделен- Примечание. Процедуры 2 и 4 выполняются в крупных, производственных фирмах, имеющих значительные объемы конфиденциальных документов. 8.8.2. Традиционный учет поступивших документов и формирование справочно-информационного банка данных по документам 1. Процедура индексирования документов: а) проставление входящего штампа на основном документе и приложениях, на докумен- б) определение входящего номера документа: по предыдущей записи в учетном журна- в) проставление во входящем штампе номера документа, даты и количества листов; г) проставление регистрационных сведений в приложениях; д) при необходимости - проставление входящего номера документа в журнале учета па- е) добавление к входящему номеру идентифицирующего индекса (номера дела по но- 2. Процедура первичной регистрации исходных сведений о документе: а) заполнение граф журнала учета поступивших документов (или строки описи учета б) проверка соответствия исходных данных в журнале или карточке, контрольном жур- в) при необходимости - проставление в журнале учета пакетов отметки о возврате доку- г) при необходимости - проверка правильности регистрации документов, переданных по д) скрепление учетной карточки и документа. 3. Процедура формирования картотек: а) распределение карточек по картотекам; б) внесение отметки о местонахождении документа в контрольный журнал или в некруп- в) фиксирование в карточке росписи за получение документа; г) помещение карточки в картотеку; д) поиск сведений о документах и выдача ответов на запросы по документам; е) ведение (актуализация) картотеки. 4. Процедура ежедневной проверки правильности регистрации документов и их а) подсчет и сравнение количества полученных и зарегистрированных документов (в не- б) проставление в журнале учета пакетов отметки о правильности закрытия всех пози- в) проверка правильности регистрации каждого документа; г) проверка правильности закрытия всех позиций в журнале учета пакетов, наличия двух д) проверка правильности внесения отметок о возвращенных документах; е) проверка правильности внесения отметок по документам, присланным во временное ж) проверка наличия документов по незакрытым позициям журнала учета пакетов; з) проставление штампа проверки под итоговой записью; и) проверка полноты изъятия документов из пакетов и уничтожение пакетов. Примечание. Пункты б, г и ж процедуры 4 выполняются в крупных фирмах с большим объемом конфиденциальных документов. В некрупных фирмах поступившие документы вносятся в опись конфиденциальных документов фирмы; одновременно на них заполняются регистрационные формы открыюю делопроизводства. 8.8.3. Автоматизированный учет поступивших документов и формирование справочно-информационного банка данных по документам 1. Процедура подготовки поступивших документов к вводу в ЭВМ: а) внесение исходящих номеров поступивших документов в журнал учета работы ЭВМ б) проставление на бумажных документах (в том числе сопроводительных письмах) в) проставление на бумажных документах, подлежащих переносу на машинный носи- г) регистрация магнитного носителя при поступлении документа, записанного на дис- д) распределение документов на группы в соответствии с уровнем их конфиденциально- е) формирование составных частей поискового (учетного) индекса документа; ж) получение указания администратора банка данных службы КД, в какую часть рабоче- 2. Процедура ввода исходных сведений о поступивших документах в автоматизиро- а) вывод на экран чистой матрицы учетной карточки документа за очередным (повторно б) заполнение на экране с бумажного документа зон и граф матрицы учетной карточки; в) автоматическое (или с помощью клавиатуры) заполнение учетной карточки на элек- г) внесение в учетную карточку документа учетных номеров и даты регистрации машин- д) автоматическое внесение необходимых сведений в электронную валовую опись кон- е) рукописное или автоматическое внесение в машинный журнал отметки о заполнении ж) при необходимости - внесение в журнал учета пакетов номеров зарегистрированных з) проставление на бумажном документе необходимых сведений во входящем штампе и) ввод в электронный документ, поступивший по линии электронной почты, указанных к) контроль правильности внесенных сведений; л) помещение поступивших традиционных и машиночитаемых документов в рабочую папку сотрудника службы конфиденциальной документации, возвращение электронных документов, поступивших по линии электронной почты, в предварительный массив компьютера участка. 3. Процедура ввода в автоматизированный банк данных электронных документов а) выполнение всех операций процедуры 2, внесение соответствующей записи в машин- б) ввод документа (в том числе и сопроводительного письма) на бумажной основе или в) проставление на каждом листе электронного документа грифа конфиденциальности и г) автоматическое (или с помощью клавиатуры) внесение данных о местонахождении д) контроль автоматического внесения сведений о вновь поступивших документах в е) контроль правильности внесения документа в рабочий массив и фактического нали- ж) изготовление на учтенной дискете страховой копии документа, поступившего по ли- з) обозначение на бумажном документе или сопроводительном письме к дискете отметки и) подшивка бумажного документа в дело в соответствии с номенклатурой дел службы к) внесение в машинный журнал сведений о выполненных операциях, проставление росписи оператора; л) передача электронных документов на компьютер (сервер) администратора банка данных службы КД под роспись администратора в машинном журнале оператора для внесения отметок о доступе к документу персонала и проведения других операций по закрытию информации, регистрация действий в рабочем журнале администратора; м) фиксирование в электронной учетной карточке письменного указания руководителя службы КД администратору банка данных о дальнейшем движении документа; н) внесение в машинный журнал администратора сведений о выполненных операциях, проставление росписи администратора. 4. Процедура распечатки на бумажном носителе учетных сведений о поступивших а) выполнение технических операций по распечатке (изготовлению машинограмм): бумажного аналога (экземпляра) электронной учетной (страховой) карточки документа со всеми отметками и при необходимости, в зависимости от принятой технологии, - карточки выдачи документа; б) подтверждение подлинности бумажного экземпляра электронной карточки росписью в) внесение отметок о производстве распечаток в электронную учетную карточку доку- г) включение бумажного экземпляра электронной учетной карточки документа в вало- д) внесение в машинный журнал сведений о выполненных операциях, проставление рос- 5. Процедура ежедневной проверки правильности регистрации документов и их наличия: а) подсчет количества поступивших и зарегистрированных документов; б) проверка закрытия всех позиций журнала учета пакетов, проставление в журнале рос- в) проверка соответствия записей в журнале учета пакетов и машинном журнале, про- г) проверка правильности заполнения и полноты включения исходных сведений о доку- д) проверка фактического наличия всех зарегистрированных документов в рабочих мас- Примечание. Пункты бив процедуры 5 выполняются в крупных фирмах с большим объемом конфиденциальных документов.
8.9. Технологическая схема обработки документов выходного и внутреннего потоков 8.9.1. Оформление и учет носителей конфиденциальной информации 1. Процедура первичного оформления носителя: а) нумерация листов, прошивка и опечатывание носителя; б) выполнение специфических операций по оформлению каждого вида носителя; в) проставление регистрационного штампа предварительного учета и количества листов, г) внесение заверительных надписей; д) проверка целостности и качества технических носителей информации, надежности их е) перемотка ленточных носителей на рабочие кассеты, установление точной длины лен- 2. Процедура традиционной или автоматизированной регистрации носителей: а) заполнение на носитель строки в журнале регистрации и учета движения карточек (кон- б) внесение исходных сведений о носителе в учетную карточку; в) подкалывание карточки к носителю. 2.2. Автоматизированная регистрация носителей: а) заполнение на экране карточки учета и выдачи носителя за очередным порядковым б) проверка правильности и полноты заполнения карточки; в) автоматическое внесение новых сведений в электронную опись носителей или элек- г) перенесение в регистрируемый магнитный носитель копии электронной учетной кар- д) распечатка на принтере электронной учетной карточки носителя (для страховой вало- е) внесение отметки о распечатке бумажного экземпляра в электронную учетную карточ- ж) подтверждение подлинности бумажных экземпляров электронной карточки росписью з) изготовление (при необходимости) страховых и резервных экземпляров магнитного и) внесение в машинный журнал сведений о выполненных операциях, проставление рос- 3. Процедура окончательного оформления носителя: а) проставление в штампе предварительного учета на носителе регистрационного номера; б) проставление регистрационного номера на всех листах носителя; в) маркировка технического носителя (проставление регистрационного номера, окраши- Примечание. Процедуры 2 и 3 выполняются в крупных фирмах с большим объемом конфиденциальных документов. 4. Процедура выдачи документов предварительного учета исполнителям: а) проверка правильности оформления носителя и соответствия учетных данных в жур- б) заполнение соответствующих граф в журнале или учетной карточке или карточке уче- в) проверка исполнителем правильности оформления носителя и записей в учетной г) внесение отметки о выдаче носителя (его местонахождении) в журнал регистрации и д) выдача носителя исполнителю под роспись в заполненной учетной форме; е) постановка учетной карточки в картотеку «За исполнителями»; ж) внесение исполнителем сведений о носителе во внутреннюю опись документов, нахо- Примечание. В некрупных фирмах носитель выдается исполнителю без регистрации и росписи; носитель возвращается в службу конфиденциальной документации при передаче для учета подготовленного документа. 4.2. При автоматизированной регистрации носителя: а) поиск и вывод на экран дисплея учетной карточки носителя; б) проверка правильности оформления носителя и соответствия учетных данных в кар- в) заполнение соответствующих граф электронной учетной карточки о выдаче носителя; г) допечатка на принтере указанных сведений в бумажных экземплярах электронной д) проверка исполнителем правильности оформления носителя и записей в учетных формах; е) автоматическое внесение в электронную опись носителей, зарегистрированных на ж) автоматическое внесение сведений о носителе в электронную опись документов, дел з) выдача носителя исполнителю под роспись в бумажном экземпляре электронной учет- и) постановка оставшегося в службе КД бумажного экземпляра электронной учетной к) возвращение электронной учетной карточки в рабочий массив; л) внесение в машинный журнал сведений о выполненных операциях, проставление росписи оператора. Примечание. Операции п, 4.2 выполняются в крупных фирмах с большим объемом конфиденциальных документов. 5. Процедура приема от исполнителей документов предварительного учета: 5.1. При традиционной регистрации носителя: а) поиск соответствующей записи в журнале или поиск карточки в картотеке «За испол- б) сравнение исходных и рабочих записей в карточке и на носителе; в) проверка количества листов носителя, отметок о списании листов в спецблокноте, ко- г) проверка целостности всех листов, их сохранности (пролистывание носителя, пере- д) роспись сотрудника службы КД за прием носителя в учетной форме и внутренней е) внесение отметки в журнал регистрации и учета движения учетных карточек о новом ж) помещение носителя и учетной формы в места их хранения. 5.2. При автоматизированной регистрации носителя: а) поиск и вывод на экран дисплея учетной карточки носителя; б) сравнение исходных и рабочих записей в электронной карточке и на носителе; в) проверка количества листов носителя, отметки о списании листов в спецблокноте, ко- г) проверка целостности всех листов, их сохранности (пролистывание носителя, пере- д) при приеме магнитного носителя информации - просмотр носителя на экране дис- е) заполнение граф электронной учетной карточки о приеме носителя от исполнителя; ж) автоматическое внесение в электронную опись носителей или электронную опись з) допечатка на принтере в бумажном экземпляре электронной учетной карточки отметки о и) помещение одного бумажного экземпляра электронной учетной карточки в страховую к) возвращение электронной карточки в рабочий массив; л) внесение в машинный журнал сведений о выполненных операциях, проставление росписи оператора службы конфиденциальной документации. Примечание. Процедура 5 выполняется в крупных фирмах с большим объемом конфиденциальных документов.
8.9.2. Изготовление конфиденциальных документов 1. Процедура приема черновика документа от исполнителя: а) получение руководителем службы КД от исполнителя бумажного черновика или уч- б) проверка наличия на черновике или учетной карточке письменного разрешения на из- в) проверка реального наличия на магнитном носителе (дискете) черновика документа и г) проверка наличия всех реквизитов и частей документа, обозначения фамилии испол- д) подсчет количества листов черновика; е) внесение отметки о получении носителя (рабочей или стенографической тетради, дис- 2. Процедура традиционной или автоматизированной регистрации черновика и 2,1. Традиционная регистрация черновика: а) внесение исходных сведений о черновике в журнал учета черновиков и проектов документов; документ и приложения к нему имеют самостоятельные учетные номера; б) при карточном учете - резервирование машинописного номера (регистрационного но- в) проставление учетного номера на титульном листе и (или) листах черновика (в элек- г) изъятие листов черновика из спецблокнота и фиксирование изъятия каждого листа на д) возврат спецблокнота исполнителю; е) вкладывание в черновик или подкалывание к листам черновика пронумерованной ж) передача черновика документа для печати машинистке (оператору ЭВМ) под роспись 2.2. Автоматизированная регистрация черновика и проекта документа: а) заполнение на экране ЭВМ учетной карточки подготовленного документа и внесение б) автоматическое внесение новых сведений в электронную опись (контрольный журнал) в) проставление учетного номера на листах черновика; г) изъятие листов из спецблокнота, оформление изъятия на корешке (или в контрольном д) распечатка на бумажном носителе страхового экземпляра учетной карточки подготов- е) внесение отметки о распечатке в электронную учетную карточку документа; ж) подтверждение подлинности бумажного экземпляра электронной карточки росписью з) передача черновика для печатания оператору ЭВМ под роспись в бумажном экземпля- и) внесение в машинный журнал сведений о выполненных операциях, проставление рос- 3. Процедура печатания и выдачи проекта документа исполнителю: 3.1. При традиционной регистрации проекта документа: а) заполнение необходимых граф пронумерованной учетной карточки подготовленного б) печатание на пишущей машинке или с помощью персональной ЭВМ текста и реквизи- в) обозначение на нижнем поле отпечатанного комплекта экземпляров каждого листа до- г) обозначение на оборотной стороне последнего листа всех экземпляров документа д) передача отпечатанного проекта документа, черновика и учетной карточки сотрудни- Date: 2015-09-02; view: 756; Нарушение авторских прав |