Предписание 5 page

Итоговые сведения о количестве дел, картотек, файлов и других единиц хранения сооб­щаются в архив своей организации и в государственный (муниципальный) архив, если он принимает документы данной организации на хранение.

6.2. Оценка значимости документов и сроков их хранения

Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает не только создание документов, их использование, в том числе доведение до исполнителей и само исполнение, но и хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократ­ного, использования. Ведь документ создается для фиксации информации и передачи ее в пространстве и во времени.

6.2.1. Значение и ценность документов

Значение и ценность документов, образующихся в процессе офисной деятельности на раз­личных носителях, а также полученных ею от корреспондентов с использованием всевоз­можных средств их доставки, различна. Некоторые документы необходимы только для опе­ративной работы с ними в течение ограниченного времени, пока в них имеется практиче­ская надобность. Долговременное хранение таких документов нецелесообразно не только из-за ограниченных площадей практически в любой организации, но и в связи с тем, что никому и никогда не будет интересно их содержание.

Документы, содержащие социальную информацию о гражданах, сотрудниках, выпускни­ках учебных заведений и так далее должны сохраняться в течение жизни человека, но и они, в конечном счете, утрачивают свою информационную ценность, так как имеют личностный характер и представляют ценность только для конкретного индивидуума. Интересные сами по себе, они не только занимают слишком много места, но и содержат много типовой, дуб­лирующей, второстепенной информации, вряд ли заинтересующей будущих исследователей современности.

Третья группа документов создается специально, чтобы запечатлеть основные вехи в ис­тории становления и развития конкретных организаций, корпораций, фирм, и они представ­ляют ценность только для данной организации и должны храниться все время, пока сущест­вует организация.

Четвертые содержат нормативно-методическую базу и имеют большое управленческое и справочное значение, и их, вероятно, следует хранить до тех пор, пока будет существовать потребность в них заглянуть, а может, что-то и позаимствовать при разработке собственных документов аналогичного содержания.

Пятые, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления, об­щественную, хозяйственную, политическую жизнь, имеют важное научно-техническое, ис­торическое, экономическое значение и включаются в состав Архивного фонда РФ, в его го­сударственную или негосударственную часть, в зависимости от автора и владельца.

Последние, как памятники истории и культуры, наряду с архитектурными, материальны­ми памятниками эпохи, должны быть сохранены максимально долго, в идеале - бессрочно, или, по архивной терминологии, постоянно. Для постоянного хранения, конечно, делается выборка и из документов других перечисленных групп, но тогда они также становятся па­мятниками истории и культуры.

В силу типичности и неоднократной повторяемости задач в системах управления появ­ляется возможность определения ценности большей части документной информации, цир­кулирующей в любой системе управления, на основе единых критериев.

Такая деятельность в системе управления получила профессиональный термин «экспер­тиза ценности документов».

Вообще оценка документов и их содержания проводится практически на всех этапах соз­дания и обработки, начиная от написания содержания, согласования проекта, определения формы и вида конечного варианта документа; порядка доведения его до адресата, установ­ления системы регистрации, выбора места и способа хранения.

6.2.2. Экспертные комиссии организаций

В организациях для проведения экспертизы ценности документов, созданных и получен­ных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе де­лопроизводственных служб, должностных инструкций в части работы с информацией, та­белей форм документов и других вопросов создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В крупных организациях с большим объемом документооборота - цен­тральная экспертная комиссия, основными задачами которой становятся, кроме перечис­ленных, рассмотрение и согласование результатов работы экспертных комиссий структур­ных подразделений, цехов, филиалов.

Экспертные комиссии действуют на основании утвержденных руководителями органи­зации Положений о постоянно действующей экспертной комиссии. В целях достижения ме­тодического единства и для облегчения разработки собственного Положения об ЭК, Архив­ной службой РФ (Росархивом) в 1995 г. разработано и утверждено Типовое положение о по­стоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия.

Экспертная комиссия создается в соответствии с Положением о ней из наиболее квали­фицированных сотрудников. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру своего офиса, систему документационного обеспечения - состав и содержание всей сово­купности документов. В состав экспертной комиссии следует включать:

• сотрудника, ответственного за документационное обеспечение организации;

• сотрудника, ответственного за архив;

• специалистов по научной, технической, учебной, производственной и другим видам документации;

• специалиста по обеспечению защиты информации и др.

Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации. Секретарем экспертной комиссии - секретарь фирмы или со-

трудник делопроизводственной службы или архива. Заседания экспертной комиссии прово­дятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами. Веде­ние всех документов и организация заседаний являются обязанностями секретаря эксперт­ной комиссии.

Экспертная комиссия - это совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как согласно законодательству он несет от­ветственность за сохранность документов.

Объектами рассмотрения экспертной комиссии прежде всего являются:

• пересоставляемая номенклатура дел;

• описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения;

• акты о выделении к уничтожению и об аннулировании документов и дел независимо от вида носителя;

• комплексы документов: бумажные дела, проекты, единицы хранения на небумажных носителях, на предмет правильности их оформления для постоянного и долговремен­ного хранения;

• предложения об увеличении типовых сроков хранения документов;

• предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных дей­ствующими типовыми перечнями Архивной службы, отраслевыми перечнями и типо­выми номенклатурами дел.

Протоколы заседаний экспертной комиссии, номенклатуры дел, описи и акты о выделе­нии документов к уничтожению в государственных учреждениях и других организациях, сдающих свои документы постоянных сроков хранения в государственные архивы, утвер­ждаются руководителем организации только после их согласования с соответствующими органами Архивной службы РФ.

6.2.3. Критерии оценки информационного содержания документов

Экспертиза осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержа­ния, внешних особенностей документов. Критериями оценки происхождения являются роль и место организации, деятеля науки, культуры, политики в системе государственного управления, экономики, политики, социальной жизни общества; значимость ее (его) дея­тельности, время и место образования документов.

Критериями оценки содеро/сания можно назвать значимость события, явления, предмета и фактов, отраженных в документах, значение зафиксированной в документах информации, ее повторяемость в других документах, целевое назначение, вид и разновидность конкрет­ного документа.

К критериям оценки внешних особенностей документа относятся: юридическая досто­верность, т.е. наличие необходимых подписей, дат, печатей, резолюций, отметок о прохож­дении и исполнении, особенности передачи текста, материальной основы носителя инфор­мации, его физического состояния, способа передачи информации.

Кроме того, для каждой группы документов существуют и собственные, специфические критерии их оценки: значимость информации для развития науки, техники, производства, новизна поставленных задач и предложенных решений, приоритетность авторства, эконо­мическая эффективность, социальная значимость, комплектность и полнота изложения сути проблемы и др.

6.2.4. Типовые и ведомственные Перечни документов... и их значение

В помощь организациям при проведении экспертизы научной, социальной и практической ценности их документов Росархив разработал также ряд нормативно-методических мате­риалов о порядке проведения, оценки информационной ценности и определения сроков хранения различных функциональных групп документов:

• изобретений и открытий;

• документов с повторяющейся информацией;

• научно-технической документации;

• производственных автоматизированных систем управления;

• редакционных документов и т.д.

Определение конкретных сроков хранения дел и документов проводится на основе спе­циальных перечней наиболее типовых документов и типовых номенклатур дел. Установлен­ные в них сроки хранения документов являются обязательными для всех работающих в Рос­сии организаций, независимо от рода занятий и формы собственности. Сроки хранения до­кументов, установленные Архивной службой РФ этими перечнями, сокращать не разреша­ется, но они могут быть увеличены в случаях, вызванных спецификой деятельности офиса.

На основе и в развитие работ Архивной службы РФ министерства и ведомства нередко разрабатывают собственные перечни за счет дополнения их специфическими документами своей отрасли; все они, естественно, обязательно проходят экспертизу в Архивной службе РФ. При отсутствии ведомственного перечня следует пользоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сро­ков их хранения (2000 г.), а для документов, созданных ранее 1995 г., также Перечнем типо­вых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и дру­гих учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков их хранения (1988 г.).

6.2.5. Перечень типовых документов и его структура

Действующий Перечень разбит на 523 статьи, содержащие наименования конкретных доку­ментов и сроки их хранения, сгруппированные в подразделы и объединенные в 12 разделов:

• организация системы управления;

• планирование деятельности;

• финансирование деятельности;

• учет и отчетность;

• экономические, научные, культурные связи;

• информационное обслуживание;

• трудовые отношения;

• кадровое обеспечение;

• материально-техническое обеспечение деятельности;

• административно-хозяйственные вопросы;

• социально-бытовые вопросы;

• деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений).

При установлении сроков хранения надо также учитывать, что некоторые статьи переч­ней могут быть разбиты на пункты, содержащие документы, имеющие разные сроки хране­ния, например ст. 193 «Книги, журналы, картотеки учета» содержит пункты от «a)» до «п)>>:

а) ценных бумаг - постоянно;

б) договоров, контрактов, соглашений - 5 л. ЭПК;

в) основных средств - 5 л. и т.д.

Поэтому в офисе из перечня следует выбирать тот пункт и срок хранения, к которому от­носятся конкретные документы.

Необходимо обращать внимание и на специальные отметки, относящиеся к срокам хра­нения документов. Отметка в перечне «5 л. ЭПК» означает, что по истечении указанного

срока вопрос о дальнейшем хранении документов решается экспертной комиссией органи­зации или архивного органа.

Выписка из Перечня типовых управленческих документов

В зависимости от принятого решения срок хранения этих дел может оставаться без из­менений или продлен, если члены комиссии придут к выводу, что документы уничтожать рано.

О сроках хранения отдельных категорий документов делаются следующие отметки: «До замены новыми», «До минования надобности», «После истечения срока действия догово­ра», «При условии завершения проверки (ревизии)» и др.

6.3. Оформление документов и дел к уничтожению и на длительное (постоянное) хранение '

6.3.1. Описи дел

Для учета дела длительных сроков хранения, а при отсутствии в организации номенклату­ры дел и кратковременного хранения, завершенные в делопроизводстве журналы, картоте­ки, проекты и другие единицы хранения, дела по личному составу постоянного и временно­го (свыше 10 лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности, правильно сформированные и оформленные, подлежат включению в самостоятельные описи.

Самостоятельные описи составляются также на дела, состоящие из характерных для данной организации документов: судебные, следственные дела, научные отчеты и др.

Образец описи дел по личному составу

год

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ОПИСЬ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Место составления

№

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации подпись И.О.Фамилия 15.06.2002

Наименование р азд.ел а (стру кту р н о го подразделения)

Пропущенные номера:

Зав. отдела кадров

18.04.2002

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК от 15.05.2002 №1

И.А. Зотова

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК архивного

управления_______ обл.

от 09.06.2002 № 48

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, за­крепления их систематизации и учета. Одновременно опись является основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечиваю­щим оперативный поиск дел. Отдельная опись представляет собой-перечень дел с самостоя­тельной законченной нумерацией.

Описи дел составляются по установленной Архивной службой РФ форме. Описи дел по­стоянного хранения отличаются от описей дел долговременного хранения отсутствием в них графы 6 (срок хранения). Правилами не предусмотрено проставление в графе «Срок хранения» ссылок на статьи перечня, так как они уже были в номенклатурах дел. Но в на­стоящее время, когда номенклатуры дел в организации может и не быть, добавление ссылок на статью перечня для таких случаев не ухудшит качества описи.

Технология составления и оформления описей аналогична технологии составления но­менклатуры дел, поскольку составление описи является следующим технологическим этапом систематизации дел. В случае если какие-либо дела включаются в опись с нарушением систе­матизации, они могут вноситься в описи последними под литерными номерами. Сами дела размещаются в описи в соответствии с рекомендованной Архивной службой РФ систематиза­цией. Так, заголовки дел по личному составу систематизируются в следующем порядке:

• приказы (распоряжения) по личному составу;

• списки личного состава;

• карточки по учету личного состава;

• личные дела уволившихся сотрудников;

• лицевые счета сотрудников;

• невостребованные трудовые книжки;

• акты о несчастных случаях.

В крупных организациях в качестве разделов описи могут составляться по структурным подразделениям, а затем на их основе уже архивом организации готовится сводная опись. Описи всегда завершаются итоговой записью о количестве внесенных в них дел и подписы­ваются составителями. При незначительном количестве документов опись можно состав­лять за ряд лет, деля ее на годовые разделы с полным оформлением каждого раздела.

Описи дел должны быть составлены в течение года после завершения дел в текущем де­лопроизводстве. Предусматривается, что организации составляют описи ежегодно, а при скоплении неописанных дел за ряд лет - по готовым разделам. Состав индексов описей дел и номенклатур дел, заменяющих в ведомственном архиве опись, определяется самой орга­низацией. Если организация сдает свои документы постоянного хранения в государствен­ный архив, то описи по личному составу согласуются с экспертно-проверочной комиссией архивного органа (федерального архива), а постоянного хранения утверждаются ею до ут­верждения директором организации.

На всех описях и актах, рассмотренных экспертными комиссиями, проставляется гриф согласования с указанием даты заседания и номера протокола. Иногда в организациях, отда­вая дань архивным традициям, в грифе согласования с архивным органом используют уста­ревший термин «одобрено».

6.3.2. Акты о выделении документов к уничтожению и снятию с учета

Одновременно с подготовкой описей по итогам учета документов оформляются также акты, документирующие различные ситуации снятия документов с учета:

• о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

• об аннулировании машиночитаемого документа;

• о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

• о неисправимых повреждениях дел.

Основным из этих актов является Акт о выделении к уничтожению документов, не под­лежащих (дальнейшему) хранению.

В организациях, в процессе деятельности которых не создаются документы, подлежа­щие включению в Архивный фонд РФ, акты о выделении документов к уничтожению рас­сматриваются и утверждаются их руководителями только после составления годовых разде-

лов описей дел постоянного хранения и по личному составу за те же годы, что и уничтожае­мые документы. В акт включают все дела, срок хранения которых истек в предыдущем году.

В акте допускается не перечислять заголовки каждого дела, а сформулировать и указы­вать их обобщенные (групповые) заголовки, например: копии кадровых приказов, перепис­ка по хозяйственным вопросам и т.д. Но при этом необходимо перечислить через запятую номера описей (графа 4) или индексы по номенклатурам дел (графа 5). Для каждой группы дел должны быть указаны дата первого и дата последнего документов (крайние даты) и об­щее количество дел. По каждой включенной в акт группе дел или отдельным делам должно быть указано еще раз основание их уничтожения - срок хранения и статья (статьи) по пе­речню. В конце акта в итоговой записи указывается не только общее количество выделен­ных к уничтожению документов, но и сведения (с номером и датой протокола) о том, что описи дел по личному составу и по основной деятельности за те годы, документы за кото­рые предполагается уничтожить, полностью оформлены.

Согласованный с ЭК акт утверждается директором, и только после этого можно присту­пать к физическому уничтожению дел. После уничтожения в акт вносится запись о дате и форме утилизации дел, но на типовой форме предусмотрен только один способ утилиза­ции - сдача на пункт вторсырья. На последнем этапе в акт вносится еще одна запись, указы­вающая на то, что в систему учета дел внесена необходимая правка; с датой и расшифрован­ной подписью ответственного за это должностного лица. Так же составляются остальные из перечисленных актов:

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя организации

Дата _________ №___________

__________________________ Подпись Расшифровка подписи

(место составления)

Фонд№_____________________

о необнаружении дел, пути (название фонда)

розыска которых исчерпаны

В результате_________________________________ _____ установлено отсутствие в фонде перечисленных

ниже дел. Предпринятые архивом все возможные меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета:

(цифрами и прописью)

Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено следующими делами:

(номера дел и их групповые заголовки)
Заведующий архивом Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК организации
от___________ №_______

Изменения в учетные документы архива внесены Заведующий архивом

(лицо, ответственное за учет) Подпись Расшифровка подписи

Дата

6.3.3. Оформление дел

6.3.3.1. Оформление дел для оперативного хранения

Оперативное хранение документов проводится в службе ДОУ, структурных подразделениях организаций до сдачи их в ведомственный архив. Оперативное хранение можно, в свою очередь, разделить на хранение документов в процессе их исполнения и хранение испол­ненных документов.

Документы во время их исполнения могут храниться у исполнителя в специальных пап­ках, помеченных в соответствии с номенклатурой дел или этапами их исполнения: «Сроч­но», «На исполнении», «К заседанию», «На подпись» и т.п. Папки могут храниться в тече­ние дня на столе исполнителя, после окончания работы должны убираться в ящик стола, шкаф или сейф.

Папки с неисполненными документами хранятся таким образом, чтобы документы мож­но было быстро передать руководителю или другому сотруднику. Но законченные докумен­ты запрещается хранить в столах сотрудников, они должны подшиваться в дела и строго учитываться. Организация хранения дел должна обеспечивать их сохранность и удобство использования.

Хранение исполненных документов осуществляется в специальных папках различных конструкций. Папки типа «скоросшиватель» используются для большинства документов, но более приемлемы для документов кратковременных сроков хранения, так как в скоро­сшивателях документы располагаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой оказывается первым (сверху), а с более ранней - в конце (снизу).

Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (со шнурками). Документы пробиваются дыроколом, через пробитые отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов. Это дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологиче­ской последовательности. Документы, хранящиеся в подобных папках, сдаются в ведомст­венный архив в том виде, как они сформировались в делопроизводстве.

Оформление дел, сдаваемых сотрудниками для хранения в документальный фонд орга­низации, подробно регламентировано Архивной службой РФ в Основных правилах работы ведомственных архивов и действует безизменений с 1988 г.

На обложку каждого дела, подлежащего хранению в архиве офиса, следует вынести сле­дующие сведения:

• название организаций;

• название структурного подразделения, где сформировалось дело;

• индекс дела;

• количество листов в деле;

• даты первого и последнего документов;

• срок хранения дела;

• шифры каждого дела.

Часть элементов описания дела обозначается на обложке секретарем при заведении дела, количество листов, крайние даты, уточнение заголовка и подразделения выносятся на об­ложку после завершения дела в процессе его обработки.

Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел. Индекс является адре­сом хранения дела и его поисковым признаком.

Оформление заголовков на обложках дел облегчается при наличии правильно составлен­ных номенклатур дел. В этих случаях достаточно перенести заголовок и сроки хранения дел из номенклатуры на обложку. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела.

По аналогии с архивным оформлением папок с бумажными документами должны оформляться и этикетки, вкладыши в упаковку машиночитаемых документов.

6.3.3.2. Дополнительная подготовка дел для длительного хранения

Завершенные дела, выполненные проекты, исполненные документы постоянного и долго­временного, свыше 10 лет, хранения подлежат обязательному дополнительному оформле­нию и описанию в специальных учетных формах в соответствии с требованием Архивной службы РФ.

Дела временного, до 10 лет включительно, срока хранения могут оформляться толь­ко частично по сравнению с предыдущей группой. Так, они могут храниться в папках с любым типом и материалом крепления, в них может не проводиться пересистематизация документов внутри дел, листы можно не нумеровать, а заверительные записи не состав­лять.

Дела постоянного или долговременного хранения, а также конфиденциальные и по лич­ному составу должны быть полностью оформлены с выполнением всех названных правил. Основные задачи, которые ставятся при этом:

• максимально возможное обеспечение прочности и гибкости переплета, позволяющего при необходимости скопировать документы, не вынимая их из подшивки, или изъять один или несколько листов из подшитого дела на время, например для реставрации, а может быть и безвозвратно, в случае его переформирования, без нанесения поврежде­ний другим листам дела;

• обеспечение учета количества листов в каждом деле и возможности проверки полноты дела после каждого обращения к нему;

• создание справочного аппарата к документам, включенным в одну единицу хранения, для быстроты поиска и нанесения при этом документам минимального ущерба при пе­релистывании.

В соответствии с этими требованиями документы постоянного хранения, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую, установленную государственным стандартом обложку.

Особо ценные документы во избежание их физической порчи целесообразно (и разреша­ется) хранить в закрытых твердых папках с тремя клапанами и в специальных картонных футлярах.

Поскольку на хранение документы передаются на тех носителях, на которых они разра­ботаны - бумажных (стандартного А5-АЗ формата и крупноформатных), пленочных, маг­нитных и др., для каждого носителя применяется свой вариант упаковки. Однако большин­ство документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения, оформляется на бу­маге стандартных форматов.

При обработке документов постоянного и длительного хранения все металлические кре­пления во избежание появления ржавчины обязательно удаляются. Личные документы (тру­довые книжки, дипломы, удостоверения и т.д.), фотографии и другие документы, неудобные для подшивки (плотный носитель, отсутствие полей), вкладываются в заранее вшитые в дело чистые конверты.