Предписание 7 page

В том случае, если запрос не соответствует профилю организации, а также при отсутст­вии в ее архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, со­ставляется официальное письмо с объяснением причин отсутствия документов и рекомен­даций о возможном адресе поиска. Сведения об отсутствии документов вследствие их гибе­ли или утраты также заверяются печатью организации.

6.4.3.4. Выдача из хранилищ архивных дел на руки

Достаточно распространенной формой использования документов архивного фонда орга­низаций является непосредственное предоставление документов для их изучения. В зависи­мости от вида архива и его технической оснащенности дела и другие единицы хранения вы­даются для работы в оборудованный при архиве читальный зал или во временное пользова­ние. Отдельные документы из подшитых и обработанных дел не выдаются.

Вопрос о допуске сотрудников к работе с документами архива своего учреждения реша­ется руководством в соответствии с инструкцией по ДОУ.

Допуск для работы в архиве сотрудников других организаций и частных лиц дает руко­водитель на основании письменного ходатайства организаций, действительного, как прави­ло, в течение 1 года. Выписки и копии, сделанные посетителями при изучении документов, могут быть проверены работниками архива на предмет их соответствия теме исследования и оригиналам. ₍

При отсутствии читального зала в случае производственной необходимости документы в составе дел (единиц хранения) могут быть выданы во временное пользование. Правилами установлены следующие сроки нахождения дел во временном пользовании:

• 10 дней для работников организации, в состав которой входит архив;

• 3 месяца для работников других организаций.

Продление срока работы с документами должно быть оформлено в установленном порядке.

Выдача дел во временное пользование в сторонние организации оформляется типовой формой Акта о выдаче дел во временное пользование, скрепляемой подписями руководите­лей и печатями передающей дела организацией и получателя.

Выдача дел сотрудникам фиксируется в архиве в карточке или журнале и оформляется распиской получателя. На место выданного из архивохранилища дела подкладывается карта-заместитель с указанием, какое дело, когда и до какого срока выдано.

Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лиц, возвращающих документы, так как пользователи несут ответственность за сохранность и состояние дел (единиц хранения), с которыми они работали.

Результаты проверки фиксируются в листе - заверителе единицы хранения и в докумен­тах, оформленных при выдаче дел. При обнаружении недостачи дел, документов или от­дельных листов, она должна быть зафиксирована, так как на этом основании должен ре­шаться вопрос о привлечении виновных к ответственности.

6.4.3.5. Другие виды использования архивных фондов организаций

Состав научно-справочного аппарата конкретного архива определяется видом архива, со­ставом и содержанием хранящихся в нем документов, видами носителей информации, ха­рактером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.

На основе материалов архива могут готовиться тематические подборки копий докумен­тов (альбомы, плакаты, диаграммы, слайды, фотографии и т.д.) для оформления стендов, выставок, музеев фирмы, мультимедийных презентационных продуктов, фирменных стра­ниц в информационных сетях. По материалам архивных документов готовятся печатные до­кументы, радио- и телепередачи. При этом тексты статей и других материалов должны со­держать поисковые сведения (ссылки на использованные документы), а авторы передач не­сут ответственность за интерпретацию архивных документов.

В связи со знаменательными событиями, юбилеями, презентациями, участием в выстав­ках государственные, ведомственные архивы, архивы частных фирм проводят самостоя­тельно или в сотрудничестве с другими заинтересованными подразделениями и организа­циями культурно-просветительскую работу: издают тематические книжные, аудио-, видео­сборники документов самостоятельно или по соглашению с заинтересованными, в том чис­ле и зарубежными, организациями на творческой и (или) коммерческой основе.

Изготовление копий с документов не социального характера может быть платной услу­гой архива, наряду с:

• исполнением запросов генеалогического, историко-биографического, тематического характера;

• тематическим выявлением документов;

• расшифровкой трудночитаемых текстов, переводом текстов документов с языка ори­гинала;

• составлением комментариев к документам, атрибутированием фотографий (уточнение изображений);

• проведением выставок,' бесед, лекций по тематике хранимых документов и др.

При этом, как правило, копирование архивных документов в размере до 10% от обычно­го объема фонда может проводиться по разрешению сотрудников архива, увеличение объе­ма копирования должно быть согласовано с руководством, а по научно-технической доку­ментации - с ее авторами (разработчиками).

Контрольные вопросы

1. Что такое «документальный фонд» организации?

2. Какая часть документов организации составляет его «архивный фонд»?

3. В чью компетенцию должна входить организация документов на рабочих местах?

4. Кто должен устанавливать порядок систематизации и хранения документов в организации, в отрасли, в целом по стране?

5. Что входит в понятие «формирование дел»?

6. Кто занимается формированием дел в организации?

7. Что указывается в заголовке дела: подлинность или копийность, почему?

8. В каких случаях используется термин «материалы?

9. В каких случаях в заголовке используется термин «дело»?

10. Особенности формирования дел с жалобами, личными карточками и др.

11. Каковы особенности формирования дела переписки?

12. В каких случаях применяется термин «единица хранения»?

13. Можно ли организовать хранение документов без номенклатуры дел?

14. Цель разработки номенклатуры дел.

15. Роль типовых и примерных номенклатур дел.

16. С кем согласовывается номенклатура дел?

17. Срок использования конкретной номенклатуры в организации.

18. Как подводятся итоги формирования'дел за год?

19. Что значит «переходящее» дело?

20. Для.чего используется графа «Примечание»?

21. Что такое «экспертная комиссия», с какой целью ее создают?

22. Какие критерии используют при оценке документов?

23. Как влияет на сроки хранения гриф ограничения доступа к документам?

24. Что такое Перечень типовых документов..., кто его автор?

25. Чем типовой перечень... отличается от ведомственного?

26. Что значит срок хранения: «5 лет, ЭПК»?

27. Что такое статья Перечня, как и где она используется?

28. Почему для всех случаев изъятия из состава документального фонда должны оформлять­ся акты? Чем отличается по содержанию и по оформлению опись дел постоянного хране­ния от описи дел по личному составу?

29. Почему в акте о выделении к уничтожению могут применяться групповые заголовки?

30. Как может быть сформулирована запись о сжигании документов?

31. Почему такое внимание уделяется согласованию и утверждению описей?

32. Какие сведения вносятся в графу «Примечания» описи дел?

33. Для чего нужна в деле внутренняя опись?

34. Почему документы в деле нумеруются карандашом?

35. Как в листе-заверителе указывается количество листов внутренней описи?

36. Что такое литерные листы?

37. Что такое вложения, полностью ли они нумеруются?

38. Почему на обложке дела в углах зеркально продублированы поисковые признаки дела?

39. Зачем на обложку выносятся сведения о количестве листов, сроке хранения?

40. Какова структура управления архивным делом в России?

41. Что такое «негосударственная часть» Архивного фонда РФ?

42. Для чего в хранилище документов нужны термометры?

43. Кто и в какой форме установил требования к обложкам архивных дел?

44. Как можно рассчитать площадь помещений, необходимых для создания архива?

45. Каковы перспективы применения в архивах электронных документов?

46. Как часто необходимо проводить проверки хранимых дел и документов?

47. Что такое топографический указатель?

48. Зачем нужен лист фонда, какой документ имеет аналогичные функции в кадровой доку­ментации?

49. По каким вопросам поиск сведений в архиве должен проводиться бесплатно?

50. Чем архивная справка отличается от выписки?

51. Какая специальная информация должна быть указана в архивной справке или на копии для придания ей юридической силы?

52. В каких случаях архивные справки не выдаются на руки?

53. Какие документы не могут быть основанием для выдачи справок социального характера?

54. Как оформляется выдача дел в сторонние организации?

55. Как осуществляется прием дел при их возврате после использования?

56. Какие еще формы использования архивных документов применяются в организациях?

7. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ РУКОВОДИТЕЛЯ И ОФИС-МЕНЕДЖЕРА

7.1. Должностной статус и функциональные обязанности секретаря руководителя

Группа организационно-административных операций

Группа информационно-технических операций

го

2 га

Схема 7.1. Классификация управленческих операций по функционально-технологическим признакам

В 1-4-й классы включены операции, обеспечивающие эффективное взаимодействие пер­сонала для принятия оптимальных управленческих решений, реализации стратегических и оперативных целей деятельности организаций.

В служебно-коммуникационных операциях значительный удельный вес составляют та­кие, как прием посетителей, телефонные переговоры, служебные командировки, доведение решений до исполнителей. Во всех этих операциях самая активная роль принадлежит секре­тарю. Не менее важна его роль и в выполнении распорядительных операций. Не только с точки зрения оформления принятых решений (организационно-распорядительных докумен­тов - ОРД), сколько с позиций делегирования секретарю права решения многих оператив­ных функций.

В координационных операциях, направленных на согласование и взаимоувязку деятель­ности различных звеньев управления, наибольший удельный вес занимает проведение сове­щаний и заседаний. Организационное и информационное обеспечение этой деятельности руководителя - важнейшая функция секретаря. Опытный, высококвалифицированный сек­ретарь должен уметь самостоятельно координировать работу сотрудников, и в этом случае можно избежать проведения такого дорогостоящего мероприятия, каковым является сове­щание.

Приоритетными для секретаря руководителя являются контрольно-оценочные операции. Контролируются как ОРД, так и решения коллегиальных органов организации, отдельные поручения руководителя. Предварительный контроль и регулирование хода выполнения за­даний - не формальный, а сущностный элемент этой деятельности.

Вторая группа - аналитико-конструктивные операции. Существенную помощь оказыва­ет секретарь руководителю в аналитических операциях, связанных с получением информа­ции. Широкие возможности представляет для реализации этой функции глобальная инфор­мационная сеть Интернет. Организация может формировать в соответствии с ее специфиче­скими целями собственную, оригинальную информационную базу. Секретарь должен ис­пользовать и традиционные методы получения информации: анализ опубликованных источников и литературы, изучение периодических изданий и др.

Конструктивные операции по подготовке и принятию решений - основа деятельности руководителя любого ранга и уровня. Но и в реализации данной функции секретарь может оказать руководителю серьезную помощь. Например, при использовании метода «коллек­тивного блокнота» секретарь готовит необходимые для блокнота идей формы, контролирует ход его заполнения, определяет готовность участников (исполнителей) к коллективному об­суждению проблемы.

Третья группа операций (класс 7-10-й) - информационно-технические, по небесспорно­му, на наш взгляд, мнению составителей квалификационного справочника, являются основ­ными в деятельности секретаря руководителя. Этот вывод легко подтвердить формулиров­ками, обозначенными в должностных обязанностях: секретарь ведет делопроизводство, принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, ведет контрольно-регистрационную карточку, печатает по указанию руководителя служебные ма­териалы, формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив, копирует документы на персональном копировальном аппарате и т.д. Действительно, выполнение данной группы операций боль­ше всего подходит к должностным обязанностям категории технических исполнителей. Но в 7, 9 и 10-м классах (даже этой группы) много видов работ, требующих высшего профес­сионального образования: стандартизация и унификация форм документов, рационализация документопотоков, проектирование баз данных и др. Таким образом, выявленная сложность и многоплановость выполняемых.секретарем функций предполагает наличие у него глубо­ких знаний в таких областях, как менеджмент, документоведение и прикладное делопроиз­водство, информационная технология, психология делового общения и др. Очевидно, что для эффективного выполнения всего комплекса указанных функций недостаточно должно­стей секретаря руководителя и секретаря-стенографистки.

В практике управления сложились определенные должностные ступени секретаря. По­мимо упомянутых - это секретарь-референт, референт, руководитель секретариата, офис-менеджер, но нормативно они не закреплены. В позитивном решении этого противо­речивого вопроса можно воспользоваться опытом Скандинавской группы Европейской ас­социации профессиональных секретарей (EAPS), которой был разработан специальный до­кумент «Ступени карьеры и повышения квалификации секретаря». В документе (табл. 7.1) даны четыре уровня: А - примерно соответствует уровню секретаря-машинистки в России; В - уровню секретаря, С - уровню секретаря-референта; D - уровню референта, руководи­теля секретариата, офис-менеджера.

Таблица 7.1

Ступени карьеры секретаря

Продолжение

Ступени карьеры и повышения квалификации секретаря

__________________________________ EAPS SWEDEN ____________________________________

• изучение на университетском уровне иностранных языков, управления бизнесом, экономиче­ских законов и трудового законодательства, психологии общения и информационных техноло­гий;

• предпочтительны обучение или стажировка за рубежом. 4. Личностные качества:

• большая энергия;

• творческие способности;

• способность к лидерству; » надежность.

Секретари уровней С и D имеют право быть членами EAPS.

7.2. Офис-менеджер, его функции и рекомендации по их эффективному выполнению

Деятельность офис-менеджера многопланова и отличается большим разнообразием. Оха­рактеризуем содержание некоторых из ее функций: управление кадрами, нормирование труда персонала и расчет его оптимальной численности, организация и проведение офис-менеджером «протокольных» мероприятий (совещаний, переговоров, презента­ций).

7.2.1. Управление персоналом

В подчинении офис-менеджера могут быть специалисты и технические исполнители (доку-ментоведы, специалисты по информационным технологиям, секретари, архивисты и др.), поэтому ему необходимо иметь четкое представление о системе управления человеческими ресурсами, существующей на фирме, и эффективно выполнять функции по управлению персоналом¹ Представленная схема послужит методической основой практической дея­тельности офис-менеджера (схема 7.2).

Очевидная реальность - практической реализацией всей работы по управлению персо­налом занимается соответствующая специализированная служба. Но в выполнении многих функций активную роль должен играть и офис-менеджер. При найме персонала в свою службу (подразделение) он совместно с отделом кадров отбирает на вакантную должность специалиста. Например, участвует в тестировании, проводит собеседование с претендента­ми на вакантную должность. В дальнейшем офис-менеджер в полной мере (со службой пер­сонала) разделяет ответственность за адаптацию вновь принятого сотрудника. Для контроля за этим процессом подготавливаются планы и программы профессионального обучения и развития сотрудников (схема 7.3).

Планы персонифицируются и в дальнейшем используются при оценке персонала, пла­нировании карьеры, повышении квалификации каждого сотрудника фирмы. Другим дейст­венным средством адаптации и развития нового сотрудника являются обучающие инструк­ции.

ОРГАНИЗАЦИЯ

Договор между учебным

заведением и организацией

Программа развития персонала, планы развития управления персоналом, планы потребности в управлении персоналом, бизнес-план

Программа и план развития персонала, планы обучения, обучающие инструкции, личностные спецификации, должностные инструкции, положения о структурных подразделениях, нормативы

Программа развития персонала, планы и учетные документы

на сотрудников, выдвинутых в резерв

на повышение должностного уровня

Приказы по личному составу о поощрении персонала, наглядная агитация, публикации о лучших сотрудниках, личная карточка

(форма Т-2), трудовая книжка

Программа развития персонала, планы повышения квалификации, личная карточка (форма Т-2. п. 6.5 (а и б»

Заявление о зачислении на работу, приказ о приеме на работу (форма Т-1).

Трудовой договор, автобиография, резюме, на основе приказа делается запись в личной карточке (форма Т-2), в бухгалтерии открывается лицевой счет, делается запись в трудовой книжке

Выдвижение и назначение на должность

Приказ а проведении аттестации, график проведения, предоставление отзыва

(для работников федерального уровня), характеристика, протокол заседания аттестационной комиссии, аттестационный лист

Статистические формы, личное дело сотрудника, штатное расписание, структура и штатная численность аппарата управления

Схема 7.2. Система управления персоналом и документирование основных функций управления человеческими ресурсами

Определение потребностей

Формирование бюджета обучения

Определение целей обучения

Определение содержания программы

Обучение

Определение критериев оценки

Выбор методов обучения

Оценка эффективности обучения

Профессиональные навыки и знания

Схема 7.3. Процесс профессионального обучения и развития персонала

Офис-менеджер может выступать в качестве опытного наставника вновь принятого со­трудника или поручить данную работу квалифицированному подчиненному. Эта, к сожале­нию, почти забытая нашим менеджментом форма обучения широко практикуется в деятель­ности ведущих зарубежных фирм.

Многосторонняя оценка персонала - ключевой элемент его эффективного управления, используемый фактически во всех компонентах работы с кадрами: при найме, адаптации, управлении карьерой, стимулировании и повышении квалификации. Аттестация являет­ся одной из самых распространенных в мире форм оценки персонала. Как руководитель, офис-менеджер организует совместно со службой персонала проведение аттестации под­чиненных ему сотрудников. Нормативная база осуществления процедур аттестации пред­назначена в первую очередь для сферы государственного управления: для организа­ций, находящихся на бюджетном финансировании, федеральных государственных уни­тарных предприятий, для государственных служащих федерального уровня. Методиче­ской основой разработки законодательных актов послужили методические рекомендации НИИтруда. В них представлен много факторный подход к оценке персонала. Методика была издана в конце 80-х гг. и с незначительными изменениями опубликована в конце 90-х гг.

Учитывая факт несовершенства и даже противоречивости существующей правовой базы аттестации, офис-менеджеру важно знать из «первоисточника» суть комплексного подхода к оценке управленческого персонала. Это требование наиболее актуально прежде всего для офис-менеджеров частного сектора экономики, поскольку они самостоятельно могут вы­брать те факторы и методы оценки, которые в наибольшей степени учитывают специфику работы фирмы.

В методических рекомендациях НИИтруда представлена комплексная оценка работы специалистов, в основе которой три группы факторов: деловые качества аттестуемого, ре­зультаты его труда и сложность выполняемых функций. Например, такой важный фактор, как сложность работ, исследуется с помощью аналитического метода, предполагающего разделение трудовых функций на составляющие признаки. Этот процесс происходит по­этапно в следующей последовательности:

• устанавливаются оценочные признаки сложности и их удельные веса в общей оценке сложности работ;

• определяется число степеней каждого признака и критерии отнесения к ним работ;

• разрабатывается шкала балльной оценки сложности;

• рассчитывается сложность выполнения конкретной работы;

• определяется интегральный показатель сложности работ, входящих в должностные обязанности исполнителя.

Оценка сложности работ должна производиться офис-менеджером на основе норматив­ных документов (квалификационного справочника служащих, положений о структурных подразделениях, должностных инструкциях и т.д.).

Составители методических рекомендаций отмечают, что принципиальным вопросом при проведении аналитической оценки сложности работ является «взвешивание» оценоч­ных признаков или, иначе говоря, определение удельной значимости, характеризующей влияние каждого из них. В методике эта значимость устанавливалась организациями-соис­полнителями.

Таблица 7.2

Экспертные оценки признаков сложности

Данный подход может служить для офис-менеджера лишь методической основой. Удель­ную значимость эксперты определяли, исходя из условий деятельности промышленных предприятий. Для конкретного объекта, функционирующего в другой сфере (торговля, сбыт, услуги и т.п.), значимость признаков может быть иной.

Авторы методики не ограничились определением признаков сложности, они установили степенные разграничения по каждому из оценочных признаков, при этом вопрос о числе степеней решался исходя из общего диапазона сложности работ. Далее для каждой степени принятых оценочных признаков сложности работ определили количественную меру, то есть число баллов. Рассмотренная технология оценки может показаться сложной и громоздкой, но это не так. Представленная таблица (табл. 7.3) убеждаете простоте содержания методики и производимых расчетов.

Практически аналогичный подход использован составителями при анализе другого важ­ного элемента оценки - деловых качеств работников. Различие заключается в том, что каж­дый признак имеет четыре уровня (степени) проявления и оценивается в баллах: низкий - 1, средний - 2, выше среднего - 3, высокий - 4 балла (табл. 7.4).

Комплексную оценку устанавливает аттестационная комиссия, в состав которой может быть включен офис-менеджер. В соответствии с принятыми законодательными актами и давно сложившейся практикой управления по результатам аттестации сотруднику дается одна из следующих оценок:

• соответствует занимаемой должности;

• соответствует занимаемой должности при условии выполнения рекомендаций атте­стационной комиссии по его трудовой деятельности;

• не соответствует занимаемой должности.

Таблица 7.3

Балльные оценки признаков сложности

Таблица 7.4