Предписание 2 page

• приказы по кадрам - в отделе кадров;

• бухгалтерская документация - в бухгалтерии;

• учебная документация - в учебной части;

• переписка может регистрироваться по структурным подразделениям и (или) в службе ДОУ и т.д.

Вместе с тем децентрализация также должна основываться на единой системе регистра­ционных индексов, единых правилах регистрации, на всеобщей доступности регистрацион­ных данных, естественно, с соблюдением всех положений по конфиденциальности инфор­мации.

Рекомендуется составлять список документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ и сразу передаваемых в соответствующие службы, и документов, не регистрируемых вообще из-за их малой значимости. Часто составляется и утверждается руководителем орга­низации единый список (перечень), например, рекомендуемый Минобразования России:

Образец составления Перечня нерегистрируемых документов

УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации

_________________ И.О. Фамилия

Дата

ПЕРЕЧЕНЬ нерегистрируемых документов

1. Периодические издания (газеты, журналы, брошюры, книги).

2. Рекламные извещения, плакаты, проспекты.

3. Копии счетов на оплату.

4. Первичная документация бухгалтерского учета (авизо).

5. Поздравительные письма, телеграммы и открытки.

6. Пригласительные билеты.

5.3.3. Индексация документов

Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива докумен­тов принципа формирования дел. Обязательным элементом индекса является порядко­вый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год. В комплексе с датой и названием он служит поисковым образцом документа и используется также для целей учета. В дополнение к порядковому номеру с целью облегчения поиска указывают код места исполнения и хранения документа, принадлежности его к определен­ному вопросу, территории, периоду, корреспонденту, лицу и т.д.

Индексом документов, формируемых в дела только по названиям и авторам (бухгалтер­ские балансы, протоколы, наряды и др.), служит только порядковый номер в пределах реги­стрируемого массива.

При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного смыслового буквенного индекса. Так, при регист­рации приложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер допол­няется начальной буквой фамилии заявителя, например И-221, К-212, А-213 и т.д.; при реги­страции приказов по вопросам управления кадрами порядковый номер дополняется буквой, например 18-К, 107-К и т.д.; к приказам по вопросам управления кадрами относятся приказы о приеме на другую работу, о предоставлении отпусков, о всех видах поощрений и увольне­нии, т.е. те, на основании которых вносятся записи в трудовые книжки сотрудников; при ре­гистрации решений президиумов представительных органов порядковый номер можно до­полнить буквой П, например 74-П и т.д. Индекс документов, составленных несколькими ор­ганизациями, например договоров, совместных постановлений, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных в каждой организации-авторе, их последователь­ность определяется последовательностью указания авторов в заголовочной части документа.

5.3.4. Формы регистрации документов

Ввод документа в ИПС производится путем записи его индекса и соответствующих рекви­зитов в регистрационные входные формы: регистрационно-контрольные карточки (РКК), экранные формы, регистрационные журналы.

Журнальная форма, исторически наиболее ранняя, имеет один существенный недоста­ток - в журнале нельзя систематизировать записи. Приверженцам журналов регистрации приходится заводить отдельные, с собственным графлением журналы для регистрации:

• входящей корреспонденции;

• исходящей корреспонденции;

• входящих распорядительных документов от руководства;

• входящих телеграмм;

• исходящей переписки с руководством и т.д.

Таблица 5.2

Примерное графление журнала поступающей корреспонденции

Слишком множественное дробление системы регистрации ведет к дополнительной пута­нице, поэтому ведение регистрационных журналов, безусловно, целесообразно только для документов, в состав индекса которых входит один порядковый номер (пропуска, справки, дипломы и т.д.), или в случаях минимального объема документооборота (в структурных подразделениях). Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что по­зволит заполнять их с помощью любых средств записи и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в машинную память и ее распе­чаткой.

5.3.5. Картотеки, методики их создания и применения

С помощью копировально-множительной техники создание регистрационных карточек можно облегчить копированием верхней части первого листа документа, где размещены ос­новные сведения о нем: автор, название документа, дата, индекс, заголовок и т.д., через про­зрачный трафарет. Для визуального различения регистрируемых групп документов на реги­страционные формы могут наноситься цветовые коды - маркером по верхнему краю; руч­ные регистрационные карточки могут изготавливаться также на картоне различных цветов и различным шрифтом.

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполнен­ным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о доку­ментах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию.

Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделе­ниям, корреспондентам, срокам исполнения документов.

По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и руб­рики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных доку­ментов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, кор­респондентам, номенклатуре дел. Целесообразно аналогично формировать и машинные базы данных.

Образец карточки, рекомендованной Минобразованием России

УЧЕТНО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА (11/10/99)

Вид документа: письмо ОТ КОГО:

Город Москва

Организация Минобразования России Подписал Галанов

Гриф ВК

Индекс Вход. № 11 0028

Исходящий №20-55/1706-20-4 от 24 октября 1997 г.

Содержание:

О порядке представления к оформлению штатных расписаний на 1999 год

Резолюция: Дата исполнения

Срок исполнения: 01/12/99 Исполнители: Максимов Н.И.

Черников А.Н. Николаев С.Д. Арещенко Г.В. Царева Т.И. Чернышева Е.С.

Исполнено:

Исходящий номер ответа:

Дата:

В зависимости от объема документов, системы регистрации, контроля и задач поиска может вестись единая контрольно-справочная картотека (база данных) или несколько само­стоятельных. Как правило, составляются самостоятельные контрольно-справочные поиско­вые системы по предложениям, заявлениям и жалобам, по ведомственным нормативам: приказам, решениям, поручениям, по кадровым распорядительным документам.

Чтобы не потерять порядок номеров при ведении карточной системы регистрации, служ­бой ДОУ обычно применяются дополнительные рабочие таблицы-шахматки для отметок об уже использованных порядковых регистрационных номерах. В нижней части «шахматки» проставляются сведения о структурном подразделении и месте хранения документов:

5.3.6. Компьютерные технологии регистрации документов

При использовании компьютерных технологий ввод сведений о документе в документную базу данных осуществляется непосредственно с документа с помощью клавиатуры и дру­гих устройств ввода. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрацион­ной формы в качестве страхового массива.

Компьютерная документная база данных ведется в соответствии с применяемым на дан­ном компьютере или сервере программным обеспечением. Выбор той или иной технологии ведения информационно-поисковой системы находится в компетенции руководства органи­зации.

5.3.7. Информационное содержание регистрационной базы данных

Разработчиками нормативно-методических документов по ДОУ, после неудачного внедре­ния единой автоматизированной контрольной системы (в составе УСОРД) в начале 1980-х гг., признано нецелесообразным вводить единую, строго регламентированную фор­му входного формата документной поисковой системы.

Образец возможной экранной формы для регистрации корреспонденции

Полная регистрация входящего документа

Организация:! _______________

Адрес орг анизации корреспондента:

Город: |_Т| Адрес:

Исходя щий корреспонде нта
номер: II от:[

Документ_________________

Вид: I

Пост, на: [ Автор: [ Исл-тель: [

На исходящий номер: |_

__________ 1 Гриф:

Краткое содержоние документа:

из

5.4. Контроль за исполнением документов и принятых решений

Одной из важнейших функций управления является контроль за исполнением документов и принятых решений. Массив контрольных сведений входит в состав информационно-поиско­вой системы организации.

5.4.1. Цель контроля

Действенный контроль способствует своевременному и качественному исполнению доку­ментов, получению аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. Фискальная функция для оптимизации технологий работы с документами является второстепенной.

Контроль за исполнением документов включает в себя несколько последовательных этапов:

• постановку документов на контроль;

• проверку своевременности доведения документов до исполнителей;

• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

5.4.2. Уровни контроля за документацией

Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях:

• контроль своевременности исполнения поручений и документов;

• контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;

• контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действую­щим нормативам и образцам;

• контроль соответствия уровня и формы подтверждения каждого документа, соответст­вия подписей их расшифровкам;

• контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;

• контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.

Такая многоуровневость контроля на практике выражается в том, что разные уровни кон­троля осуществляются в организации различными должностными лицами. Если контроль своевременности исполнения и соответствия экземпляров, подписей и т.д. осуществляет только служба ДОУ, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры текста успешнее всего получается у сотрудников, ответственных за оформление проектов документов, естественно, при наличии у них соответствующих полномочий.

Контроль же по существу содержания входит в должностные обязанности не только ру­ководителей всех рангов, но и, при большом объеме контрольных документов, специально­го контрольного подразделения.

5.4.3. Основные задачи службы контроля

В процессе контроля за исполнением документов основными задачами являются:

• отслеживание хода и фиксация фактического исполнения полученных указаний руко­водства, а также входящих, исходящих и внутренних документов, имеЕОЩих достаточ­но важное значение;

• обобщение сведений, получаемых при отслеживании хода и результатов исполнения, и сообщение этих сведений руководству в удобном формализованном виде;

• выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнитель­ской дисциплины.

По решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ, Это довольно распростра­ненная практика при подготовке распорядительных документов, в которых контроль испол­нения может быть возложен на любого из сотрудников или взят на себя руководителем, удо­стоверяющим документ. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективности.

5.4.4. Выбор документов для постановки на контроль

В идеальном варианте должно контролироваться исполнение всех документов, однако тру­доемкость этой деятельности и неравнозначная ценность документной информации приве­ли на практике к еще одной классификации, согласно которой все документы могут быть разделены на документы, контроль за исполнением которых необязателен, и документы, подлежащие контролю за их исполнением.

Перечень контролируемых документов составляется в свободной форме и утверждает­ся руководителем по представлению службы ДОУ с участием юридической службы орга­низации.

В состав документов, подлежащих обязательному контролю, наряду с документами ди­рективных и вышестоящих органов и распорядительных документов самого учреждения включают и важные специфические документы, свойственные данной системе управления и имеющие конкретные сроки исполнения.

Информация о результатах контроля исполнения должна поступать тем руководителям, которые определяют необходимость контроля конкретных документов и сроки их испол­нения.

Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных системах управления и организациях, устанавливаются сроки их исполнения, которые отмечаются на верхнем поле контрольно-регистрационной карточки.

5.4.5. Сроки исполнения документов

Для периодически создаваемых документов, для документов, наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной орга­низации устанавливаются типовые сроки их исполнения.

Так, типовые сроки установлены в указах Президента РФ, законах РФ, правительственных нормативных актах, например, для рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, депутатских запросов; для передачи документов постоянного хранения из ведомственных ор­ганов в государственные; для окончательного введения в силу подписанных документов и др.

Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например: о предоставлении статистической и финансовой отчетности, о сроках предъявления претензий по качеству продукции, по подаче апелляций на решения финансо­вых и судебных инстанций и др. В организации могут быть установлены типовые сроки ис­полнения и для документов, не нашедших отражения в законах и других нормативных ак­тах. После их утверждения и включения в Табель форм или Инструкцию по делопроизвод­ству они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальные сроки исполнения указываются в тексте документа или резолюции при рассмотрении поступившего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного автором документа или отсутствует в составе типовых сроков.

Срок исполнения входящих документов общепринято исчислять с момента фиксации факта их поступления в организацию, а создаваемых - с момента их доведения до исполни­телей, если в документе, конечно, не оговорен другой срок.

Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его уста­новившие, или вышестоящее над ним руководство. В практике работы в том случае, когда срок исполнения документа к моменту его регистрации или при рассмотрении установлен быть не может, определяется условный срок, который может быть откорректирован по ходу исполнения документа, например, при контроле исполнения исходящих документов.

5.4.6. Постановка на контроль

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки его на контроль. Техническим средством контроля за исполнением документов является входной формат (карточка или экранный шаблон), как правило, являющийся дубликатом регистрационного формата. При применении журнальной формы регистрации контроль исполнения ведется на самостоятельных форматах.

При контроле устных поручений руководителя, незарегистрированных документов, при возвращении к документам, считавшимся исполненными, контрольный экземпляр входного формата заполняется в самой контрольной службе.

Образец карточки контрольной системы

Для этого в схемах документооборота должно быть предусмотрено ознакомление служ­бы контроля, последовательно или параллельно (например, в копиях), с подобными доку­ментами.

При постановке на контроль документов, содержащих ряд заданий, различных исполни­телей и сроков исполнения, контрольный входной формат заполняется на каждое контроли­руемое поручение или задание.

На левом поле документа на уровне заголовков предусмотрено место для специальной отметки о контроле исполнения, но на практике эту отметку ставят штампом на сво­бодном месте в верхней части документа.

КОНТРОЛЬ

Контрольный массив организуется таким образом, чтобы, независимо от того, является ли документ внутренним, входящим или исходящим, документы могли классифицироваться по срокам исполнения (по дням текущего месяца, а также на более длительные сроки испол­нения).

5.4.7. Проверки хода исполнения

В течение срока исполнения документа профессионально организованная служба контроля осуществляет регулярные проверки хода исполнения, результаты которой, как правило, так­же фиксируются в контрольном массиве. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Проверки могут фиксироваться в устной или письменной форме. В последнем случае служба контроля готовит письменные напоминания. Они могут быть посвящены как кон­кретному заданию, так и отдельному документу и исполнителю.

Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о докумен­тах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях. Передача докумен­тов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения.

Образец письменного напоминания для проверки хода исполнения

Проверка хода исполнения осуществляется обычно в следующие сроки:

• задания последующих лет - не реже одного раза в год;

• задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

• задания текущего месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполне­ния.

5.4.8. Снятие документов с контроля

Снять документы с контроля может лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения. На самом документе часто проставляется отметка, подписан­ная лицом, подтверждающим исполнение:

С контроля спят

Зав. гр. контроля _________________ В.П. Корин

26.07.2002

Отметки о снятии документа с контроля могут быть проставлены только в самом кон­трольном массиве (карточке, базе данных). По усмотрению руководства сведения об испол­нении документов или отдельных заданий могут сообщаться в службу контроля в письмен­ной или устной форме.

Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполне­ния не соответствовали заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

5.4.9. Анализ исполнительской дисциплины

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализи­руются. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно. Типовые аналитические формы по контролю исполнительской дисциплины не определены и устанавливаются руководством организации по представлению службы ДОУ. Но наиболее наглядно результаты работы исполнителей выглядят, если в месячных сводках, представляемых руководству, указывается:

• общее количество документов, находящихся в работе у исполнителя;

• количество (процент) выполненных с опережением установленных сроков;

• количество (процент) не выполненных или выполненных позднее установленных сроков;

• задержки исполнения в рабочих днях;

• причины задержек исполнения документов.

Среди характерных причин неисполнения документов в срок обычно бывают:

• слишком высокая степень централизации полномочий;

• перегрузка исполнителей и руководителей разного уровня;

• недисциплинированность сотрудников и подведомственных организаций;

• недостаточные сроки для качественного исполнения;

• нерациональная система документооборота;

• недостаток технических средств оформления и тиражирования документов и др.

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению ис­полнения документов, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию ор­ганизации контроля и управления в целом.

5.5. Локальные системы документооборота 5.5.1. Документационнре обеспечение в бухгалтерии

Документооборот в бухгалтерии должен быть организован в соответствии с нормативными документами, утверждаемыми Министерством финансов.

5.5.1.1. Особенности обязательного оформления документов

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться первичны­ми учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Они долж­ны создаваться, как правило, в момент совершения операции.

Первичные бухгалтерские документы для придания им юридической силы должны иметь, кроме наименования формы документа и ее кода, а также даты составления, следую­щие обязательные реквизиты:

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции (в натуральном и стоимостном выражении);

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления^ личные подписи и их расшифровки.

В необходимых случаях в первичном бухгалтерском документе могут быть указаны: ос­нование для совершения хозяйственной операции, другие дополнительные сведения, опре­деляемые характером документируемых хозяйственных операций.

Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает список должностных лиц, имеющих право подписи первичных бухгалтерских документов.