Предписание 3 page

При автоматизированном составлении и обработке документов реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов. Свободные строки в первичных доку­ментах подлежат обязательному прочерку.

5.5.1.2. Обработка поступления первичных документов

Поскольку первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке как по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения рек­визитов), так и по содержанию (законность документированных операций, логическая увяз­ка отдельных показателей), то руководитель организации приказом назначает конкретных работников, осуществляющих прием документов, используемых в бухгалтерском учете, под контролем главного бухгалтера.

На документах, прошедших обработку, ставят отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке - дату записи в учетный регистр, а при обработке на компьютере - штамп контролера. Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начис­ления заработной платы, также подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.

5.5.1.3. Учет документов

Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация накапливается и систематизируется в учетных регистрах. Регистры бухгалтерского учета ведутся в специ­альных книгах (журналах), на отдельных листах й карточках, в виде компьютерных распе­чаток, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

Формы учетных регистров, порядок записей в них, обработки и использования опреде­лены инструкциями о журнально-ордерной форме счетоводства, инструкциями по бухгал­терскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на государственном бюджете, методическими указаниями по организации бухгалтерского учета с использованием вычис­лительной техники.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хроно­логической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтер­

ского учета. За правильностью отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтер­ского учета следят лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от не­санкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указани­ем даты исправления.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности яв­ляется коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в ре­гистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законо­дательством Российской Федерации.

5.5.1.4. Технологии внесения изменений в документы

Ошибки в бухгалтерских документах, созданных на бумаге, за исключением кассовых и банковских, исправляются следующим образом: зачеркиваются неправильный текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтвер­ждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления. В приходных и расходных кассовых ордерах исправления не допускаются.

Наряду с бумажными бухгалтерские документы могут создаваться на машинных носите­лях, естественно, с соблюдением требований по приданию им юридической силы. Однако по требованию пользователя для визуального контроля документы, созданные на машинном носителе, преобразуют в читаемую текстовую бумажную форму и распечатываются.

На распечатке, являющейся копией документа на машинном носителе, дополнительно должны быть штамп или печать организации, осуществившей преобразование документа в текстовую бумажную форму, удостоверительная надпись и полная подпись заверяющего должностного лица.

Изменение подлинника документа на машинном носителе может производить только ор­ганизация - создатель документа с обязательной регистрацией содержания и основания из­менений и лица, ответственного за произведенные изменения. Регистрацию этих изменений осуществляет организация - создатель записи документа и письменно извещает о них всех пользователей.

При внесении изменений должны быть указаны основания изменений, дата, время их внесения, должность и подпись должностного лица, сделавшего изменения, ее расшиф­ровка.

5.5.1.5. Порядок организации документооборота

Основные этапы движения документов в бухгалтерском учете: создание или получение от других организаций, принятие к учету, обработка, передача на хранение - регламентируют­ся графиком, утверждаемым руководством. График документооборота может быть оформ­лен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выпол­няемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Целесообразно структурным подразделениям изготовить выписки из графика, в которых перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, и сроки их представления в бухгалтерию. Контролирует соблюдение графика главный бухгалтер.

5.5.1.6. Бухгалтерская отчетность

Все организации обязаны составлять бухгалтерскую отчетность как конечный элемент бухгалтерского документооборота. Состав бухгалтерской отчетности бюджетных организа­ций, формы бухгалтерской отчетности, а также инструкции о порядке их заполнения опре­деляются и утверждаются Министерством финансов РФ.

Для общественных организаций (объединений) и их структурных подразделений, не осуществляющих предпринимательской деятельности и не имеющих, кроме выбывшего имущества, оборотов по реализации товаров (работ, услуг), устанавливается упрощенный состав годовой бухгалтерской отчетности.

Другие органы, осуществляющие регулирование бухгалтерского учета, утверждают в пределах своей компетенции формы бухгалтерской отчетности банков, страховых и других организаций и инструкции о порядке их заполнения, не противоречащие нормативным ак­там Министерства финансов РФ. Бухгалтерская отчетность организаций состоит из:

• бухгалтерского баланса;

• отчета о прибылях и убытках и приложений к ним, предусмотренных нормативными актами;

• аудиторского заключения, подтверждающего достоверность бухгалтерской отчетно­сти организации, если она в соответствии с федеральными законами подлежит обяза­тельному аудиту;

• пояснительной записки.

Пояснительная записка к годовой бухгалтерской отчетности должна содержать инфор­мацию об организации, ее финансовом положении, сопоставимости данных за отчетный и предшествующий ему годы, методах оценки и существенных статьях бухгалтерской отчет­ности. В записке должно сообщаться о фактах неприменения правил бухгалтерского учета в случаях, когда они не позволяют достоверно отразить имущественное состояние и финансо­вые результаты деятельности организации с соответствующим обоснованием. В противном случае неприменение правил бухгалтерского учёта рассматривается как уклонение от их выполнения и признается нарушением законодательства Российской Федерации о бухгал­терском учете. Также в пояснительной записке к бухгалтерской отчетности организация объявляет изменения в своей учетной политике на следующий отчетный год.

Первым отчетным годом для вновь созданных организаций считается период с даты их государственной регистрации по 31 декабря соответствующего года, а для организаций, соз­данных после 1 октября - по 31 декабря следующего года; в дальнейшем отчетный год сов­падает с календарным.

Данные о хозяйственных операциях, проведенных до государственной регистрации ор­ганизаций, включаются в их бухгалтерскую отчетность за первый отчетный год.

Месячная и квартальная отчетность является промежуточной и составляется нарастаю­щим итогом с начала отчетного года.

Бюджетные организации представляют месячную, квартальную и годовую бухгалтер­скую отчетность вышестоящему органу в установленные им сроки. Государственные и му­ниципальные унитарные предприятия представляют бухгалтерскую отчетность органам, уполномоченным управлять государственным имуществом.

Общественные организации представляют бухгалтерскую отчетность только один раз в год по итогам отчетного года.

Остальные организации представляют бухгалтерскую отчетность в соответствии с учре­дительными документами учредителям, участникам организации или собственникам ее имущества, а также территориальным органам государственной статистики по месту их ре­гистрации.

Другим органам исполнительной власти, банкам и иным пользователям бухгалтерская отчетность представляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

День представления организацией бухгалтерской отчетности определяется по дате ее почтового отправления или дате фактической передачи по принадлежности; максимально допустимый срок сдачи бухгалтерской отчетности определен в 90 дней.

5.5.2. Специфические технологии обработки конфиденциальных документов

В любой организации имеются документы, которые должны быть обязательно известны сотрудникам: коллективный договор, трудовой контракт, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции и др. Часть документов доступны только тем со­трудникам, которым они нужны для выполнения должностных обязанностей. Другие доку­менты, например, персональные данные (личное дело), в соответствии с ст. 89 Трудового кодекса РФ, должны быть предоставлены по требованию сотрудника, а при желании - ско­пированы для него. Но в то же время эти персональные данные должны быть защищены от неправомерного их использования или утраты.

Под конфиденциальным документом, т.е. документом, к которому ограничен доступ пер­соналу, понимается в современном делопроизводстве необходимым образом оформленный носитель информации, составляющей интеллектуальную собственность предпринимателя или организации.

5.5.2.1. Нормативно-методическая база

Для определения конкретного состава информации, содержащей конфиденциальные сведе­ния в организации, следует составить «Перечень сведений, имеющих конфиденциальный характер» и ввести его в действие приказом руководителя. На втором этапе уже на основа­нии этого перечня составляется список конкретных конфиденциальных документов, тре­бующих грифа ограничения доступа и более строгих правил работы с ними. В том числе должно быть установлено, кто и на какой стадии работы имеет право и должен проставлять на проекте документа гриф о его конфиденциальности (см. раздел по защите информации).

Как правило, в каждой организации утверждается самостоятельная, учитывающая ее специфику, делопроизводственная инструкция о работе с документами, содержащими све­дения конфиденциального характера. В качестве методической основы используют утвер­жденное Правительством Положение о порядке обращения со служебной информацией ог­раниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (1994 г.) или более раннюю Инструкцию о порядке учета, обращения и хранения документов и дел, со­держащих сведения ограниченного распространения (1973 г.).

5.5.2.2. Организация учета

Учет конфиденциальных документов должен предусматривать не только регистрацию факта создания или получения документа, но и всех перемещений документа в процессе рассмотрения, исполнения и использования, поэтому учет и хранение таких документов следует вести централизованно. Учет конфиденциальных документов должен обеспечи­вать:

• фиксацию самого факта поступления или издания документа;

• отслеживание местонахождения документа;

• обеспечение справочно-информационной и контрольной работы по документам;

• предупреждение утраты копий, экземпляров и отдельных листов документа, чернови­ков, редакций и приложений.

Для решения этих задач целесообразно вести помимо общего учета всех входящих, а также созданных (исходящих и внутренних) документов обособленный инвентарный учет документов, дел и компьютерных носителей с конфиденциальной информацией. В них, как и в бухгалтерских реестрах, не разрешается делать какие-либо подчистки, а исправления должны аккуратно вписываться и заверяться, как и каждая очередная запись, подписью спе­циально уполномоченного на это должностного лица.

5.5.2.3. Порядок регистрации и выдачи сотрудникам

При регистрации конфиденциальных документов сотрудники должны сдавать:

• все экземпляры документа и приложений к нему (при наличии);

• черновики основного документа и приложений, редакции документа, рабочие записи;

• документы, послужившие основанием для составления данного документа. Выдача документов сотрудникам должна осуществляться с распиской за получение и

возврат документов в учетной форме.

При пересылке конфиденциальных документов по внутриофисной компьютерной сети можно использовать метод «электронной подписи» за получение и возврат электронного до­кумента. Однако подобные автоматизированные системы должны основываться на четких принципах и методах разграничения доступа к информации и иметь комплексную защиту от злоумышленника.

5.5.2.4. Экспедиционная обработка поступлений

Экспедиционная обработка конфиденциальных документов связана с выполнением ряда до­полнительных процедур и отличается усложненной технологией, которая позволяет решать не только чисто экспедиционные задачи, но и задачи защиты информации и носителя от возможного несанкционированного доступа.

В процессе обработки поступивших конфиденциальных документов необходимо:

• не пропустить в фирму конфиденциальные документы других организаций, прислан­ные по ошибке;

• убедиться, что конверты (пакеты) с конфиденциальными документами не вскрывались на пути следования от отправителя до адресата;

• удостовериться в комплектности документа, наличии всех листов и экземпляров, от­сутствии факта подмены документа;

• предотвратить утрату документов после вскрытия пакета, в том числе документов и их частей за счет неполного изъятия их из конвертов;

• исключить возможность ознакомления сотрудников фирмы с не предназначенными им конфиденциальными документами.

На конвертах, естественно, не ставится гриф конфиденциальности, поэтому предвари­тельное рассмотрение и регистрацию поступающей корреспонденции следует поручать со­трудникам, хорошо знающим структуру организации, функции подразделений и сотрудни­ков, состав конфиденциальной информации и имеющим допуск к работе с ней.

Учетно-регистрационный индекс (номер) поступившего конфиденциального документа принято проставлять не только на документе, но и на первом листе каждого приложения. В отметке о поступлении, как правило, дополнительно проставляется количество листов как самого документа, так и приложений к нему. Приложения к поступающим распорядитель­ным документам часто учитывают самостоятельно под собственными индексами.

5.5.2.5. Экспедиционная обработка отправлений

В процессе обработки отправляемых конфиденциальных документов решаются задачи:

• исключить возможность вскрытия пакета и несанкционированного ознакомления с до­кументами в процессе их пересылки адресату;

• ограничить возможности утери, кражи или подмены пакета с конфиденциальными до­кументами, подмены документов и листов;

• подтвердить факт отправки документа и его учет;

• исключить ошибочную отправку документа, необоснованную рассылку документов ряду адресатов.

Конфиденциальные документы, как правило, упаковываются в два конверта. На внут­реннем указывают гриф конфиденциальности, фамилию лица, которому документы адресу­ются, номера вложенных документов, внутренний пакет опечатывается по склейкам; на внешнем может проставляться пометка «Лично». Пакеты с конфиденциальными документа­ми пересылаются ценными почтовыми отправлениями.

Доставка (передача) конфиденциальных документов сотрудниками лично, как правило, не допускается; разрешение на это должно исходить от руководства организации под их от­ветственность в форме записи в регистрационной форме. Передача документов курьером также фиксируется в специальной разносной книге или расписке.

Конфиденциальные документы могут также приходить по факсимильной связи, элек­тронной почте, по телеграфной и телетайпной связи. Документы, поступающие по линиям факсимильной связи, должны просматриваться на общих основаниях с целью определения степени их конфиденциальности. При пересылке конфиденциальных документов электрон­ной почтой, по каналам факсимильной или иной оперативной связи текст документа реко­мендуется шифровать.

5.5.3. Технологии работы с кадровой документацией

Трудовые правоотношения организации с работником регулируются Трудовым кодек­сом РФ, Пенсионным законодательством, инструкциями Минтруда России. Функции доку­ментации по личному составу - оформление и закрепление трудовых отношений.

5.5.3.1. Общий состав документации кадровой службы

В организации должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Документы по кадровому составу являются социально значимыми документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, учете и хранении в течение длительного срока. Основная часть документов, оформляющих отноше­ния работников, вошла в состав унифицированной системы первичной учетной документа­ции в разделе учета труда и его оплаты.

Между разработчиками унифицированных систем состав курируемых комплексов разграни­чен, но иногда документы дублируются, например, приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу об увольнении представлены в системах организационно-распорядительной и от­четно-статистической документации. Поэтому приведенный выше перечень документов допол­няется более ранними по выпуску формами из унифицированной системы организационно-распорядительной документации. В некоторых формах документов заметна социальная ориента­ция: для служащих и для промышленных рабочих, в других такая мотивация незаметна.

Кроме того, к документам по личному составу относятся:

• документы по аттестации сотрудников;

• личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты и их копий);

• документы по социальному обеспечению, т. е. назначению пенсий.

В то же время в офисах с небольшой текучкой сотрудников обходятся без компьютерной базы данных и вполне успешно применяют традиционные формы документов «докомпью­терной» эпохи.

Обязательное ведение большинства кадровых документов предусмотрено Трудовым ко­дексом РФ, инструкцией по ведению трудовых книжек, другими ведомственными актами.

Часть этих документов регламентирована до уровня единообразных в масштабах всей стра­ны бланков, например, трудовая книжка, листок по учету кадров, график отпусков и др. Для других предлагаются варианты бланков с разной степенью детализации, например, для некото­рых кадровых приказов, справок с места работы или учебы. Третьим даны только названия и перечислен состав информации, которой должен быть наполнен подобный документ, к этой группе документов относятся, например, заявления, докладные и объяснительные записки.

Обновление системы правовых отношений ведет к обновлению содержания традицион­ных кадровых документов (анкета, трудовой договор и др.) и к внедрению новых докумен­тов, не применявшихся ранее, например, резюме.

Резюме приобретают все большую популярность в условиях поиска возможностей тру­доустройства. Особенностью данного документа является изложение сведений о своем об­разовании и трудовой деятельности в обратном порядке, начиная с настоящего момента. В резюме могут быть указаны любые дополнительные сведения о своих профессиональных навыках и дополнительных специальностях. Необычно для отечественной системы доку­ментационного обеспечения и использование этого документа-саморекламы. Резюме пред­назначены для рассылки по адресам нескольких фирм, в которых вам бы хотелось получить работу, рассылки по Интернету, газетной рекламы.

К документации по личному составу условно можно отнести и личные доверенности, ко­торые выдаются от лица сотрудника (доверителя) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями (пособий, стипендий и т.д.). Такие доверенности в со­ответствии с Гражданским кодексом РФ нотариального удостоверения не требуют и заверя­ются и регистрируются работником, ведущим кадровую документацию.

К документации по личному составу следует отнести применительно к офисной деятель­ности не только пропуска и удостоверения, выдаваемые сотрудникам, но также дипломы и аттестаты, которыми подтверждается квалификация и заявляются претензии на занятие той или иной должности. Копии дипломов и аттестатов, по законодательству, также заверя­ются работником, ведущим в офисе кадровую документацию, и хранятся вместе с другими информационными документами о сотрудниках организации.

5.5.3.2. Система учета кадровых документов

В кадровой службе ведется большое количество регистрационных массивов в основном в книжной (журнальной) форме. Это обусловлено социальной значимостью кадровой доку­ментации и длительным сроком их хранения.

В связи с разницей в сроках хранения для регистрации кадровых распорядительных до­кументов, как правило, ведут две базы данных:

• приказов (распоряжений) по приему, переводу на другую работу, увольнению, имею­щих срок хранения, как и сами приказы, 75 лет;

• приказов (распоряжений) по предоставлению отпусков, в том числе без сохранения содержания, временному замещению должностей, командировкам, взысканиям и дру­гим вопросам, имеющих срок хранения 5 лет.

Возможно более дробное разделение системы регистрации последней группы кадровых приказов и распоряжений. В таком случае выделяют самостоятельные группы и ведут от­дельные регистрационные массивы на документацию по командировкам, на выдаваемые со­трудникам справки, по поощрениям и взысканиям, по отпускам.

5.5.3.3. Хранение кадровой документации

В кадровой службе все приказы хранятся в подлинниках. Копии кадровых приказов по персональным вопросам: приему на работу; поощрениям и взысканиям, повышениям и т.д. дополнительно помещаются для хранения в личные дела сотрудников (если они ведутся). По вопросам, связанным с финансами, копии кадровых приказов в качестве первичных учетных документов поступают и в бухгалтерию, хранятся и уничтожаются вместе с другой бухгалтерской документацией. Приказы о назначении новых руководителей организаций, а также важнейших структурных подразделений в копиях могут доводиться до сведения все­го коллектива. Форму ознакомления с такими приказами целесообразно закрепить в поло­жении о кадровой службе.

Технологии учета и хранения кадровой документации предполагают обязательную рос­пись сотрудников, подтверждающую получение на руки: пропусков, аттестатов, дипло­мов, трудовых книжек, трудовых договоров (контрактов), страховых свидетельств и т.д.

Образец формы журнала выдачи пропусков

Хранение кадровых документов также несколько выделяется из общих правил хранения управленческих документов. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате, лич­ные карточки группируются в самостоятельные дела или картотеки и располагаются в ал­фавитном порядке по фамилиям.

5.5.3.4. Формирование и хранение личных дел

Досье, или личные дела, представляют собой совокупность документов, содержащих пер­сональные данные о работнике. Личные дела могут быть заведены на всех работников предприятия, либо только на руководителей и ведущих специалистов, при этом на осталь­ных сотрудников оформляют личные карточки. Негосударственная организация вправе сама решить вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела, заводить на сотрудников, учитывая, что, независимо от выбора конкретной формы, документы по

личному составу занимают значительное место среди документации организации и имеют длительные сроки хранения. Однако на практике личные карточки заводят на сотрудников в любом случае и их часто включают наряду с контрактами, трудовыми книжками и другими документами в состав обязательных для всех.

В состав личного дела группируются все документы, относящиеся к кадровым вопро­сам. Исключением могут стать справки с места жительства, о состоянии здоровья, о переме­не фамилии и т.д., так как сведения из них переносятся в дополнение к анкете (личному ли­стку по учету кадров) и другие информационные кадровые документы. При необходимости подобные документы могут формироваться в отдельные дела временного хранения.

В личных делах в соответствии с правилами архивной службы документы группируются в следующей последовательности (при их наличии):

• внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

• заявление о приеме на работу, направление или представление;

• анкета (личный листок по учету кадров);

• дополнение к анкете (личному листку по учету кадров);

• резюме (автобиография);

• копии документов об образовании;

• выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;

• справки и другие документы, относящиеся к данному лицу;

• лист - заверитель дела.

Личные дела, приказы о приеме, увольнении, переводе сотрудников подшиваются (пе­реплетаются), полистно нумеруются, каждый документ в них учитывается. При работе с личными делами и другими кадровыми документами необходимо учитывать, что персо­нальные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ относит к категории конфиденциальной ин­формации.

5.5.3.5. Учет и хранение трудовых книжек

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом (об­щем, непрерывном и специальном) стаже работы (ст. 66 Трудового кодекса РФ). Трудовые книжки на работников ведутся во всех организациях независимо от формы собствен­ности. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.

Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, в случае если работа в этой организации является для работника основной. При приеме на новую (очередную) работу трудовую книжку обязательно пред­ставляют лицу, ведущему документацию по личному составу, и регистрируют в журнале движения трудовых книжек. Записи в трудовой книжке начинаются с внесения наименова­ния предприятия, которое оформляет трудовые отношения с ее владельцем. Если предпри­ятие изменило свое название, то об этом делается обязательная запись под очередным номе­ром. Все записи производятся в точном соответствии с приказами (распоряжениями) без зачеркиваний и помарок, все исправления оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.

По желанию работника, согласно действующему законодательству, в трудовую книжку могут вноситься сведения и о работе по совместительству, конечно, по предъявлении доку­ментов, ее подтверждающих, но технология их внесения (кем и когда) пока не определена.

Если для какого-либо вида записей кончились страницы, то сотруднику выписывает­ся вкладыш, который подшивается в трудовую книжку. Все трудовые книжки и вкладыши

к ним обязательно регистрируются и должны находиться в кадровой службе на сейфовом хранении вместе с чистыми бланками и учетными журналами и книгами.

Образец формы книги (журнала) движения трудовых книжек