Января 2000 г

№

На№

от

В соответствии с распоряжением Федерального управления по делам о несостоятельности (бан­кротстве) от 19 октября 1999 г. № 75-Р направляем Вам акты с комплектами документов* по предпри­ятиям:

1. Востряковский мясоперерабатывающий комбинат;

2. Фабрика детской игрушки № 3. Приложение: на 8 л. в 1 экз.

Директор Личная подпись М.П. Петров

Ожешко Ольга Владиленовна 923-67-77

* Не приводятся.

4.3.2. Письмо-просьба

Письмо-просьба - служебное письмо, цель которого - получение информации, услуг, това­ров, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.

Письмо-просьба должно содержать обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутство­вать в случаях очевидности просьбы, ее типового характера, а также в случае, если осуще­ствление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразде­ления, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола «просить»: «Просим Вас провести... Просим Вас предоставить Просим Вас сообщить»... и т.д. Просьба мо­жет формулироваться и без глагола «просить», например: «Надеемся на положительное ре­шение вопроса... Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение» и т.п.

В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются сле­дующие языковые обороты: «Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести...)... Одновременно просим Вас...».

Образец письма-просьбы

Акционерный коммерческий банк «ПРОМЭКСИМ»

ИНСТИТУТ ПРОБЛЕМ ИНВЕСТИРОВАНИЯ

Загородное ш._; 5, Москва, 118365 Тел.: 245-1801 Факс: (095) 245-3000

№ 01-17/105

от __________

Исполнительному директору российско-швейцарского совместного предприятия «Russian Trust & Trade Ltd.» г-ну Г.П. Сидорову

Волоколамское щ., 10, Москва, 215080

О предоставлении документов

Уважаемый Геннадий Павлович!

В связи с поручением президента Банка «ПРОМЭКСИМ» г-на Лебедева П.Л. разработать систему фи­нансового контроля ОАО «Апатит» прошу Вас предоставить сотрудникам института возможность ознако­миться с материалами по данному предприятию и сделать копии необходимых для работы документов.

С уважением

Директор института

Сабанеев Игорь Константинович 143-22-87

Личная подпись

Е.Ф. Сабуров

Образец письма-просьбы

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ГАЗПРОМ» OPEN JOINT STOCK COMPANY «GAZPROM»

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ГАЗЭКСПОРТ» _; LIMITED LIABILITY COMPANY «GAZEXPORT»

Россия, 109180, Москва, 3-й Голутвинский пер., 10 Телефон/факс:(095) 230-24-10 Телетайп: 114249 ОЛЕФИН

10, 3-d Golutvinskii per., Moscow, 109180, Russia Telepfone/fax: (095) 230-24-10 Telex: 411987 GAZ SU

10.11.2000

На№

№ 210БУ-1183 от

Your ref._ Our ref.

Представительствам компании в Австрии, Германии, Словакии, Беларуси, Болгарии, Македонии, Турции, Финляндии

В связи с предстоящей аудиторской проверкой компании по итогам ее деятельности за 2000 г. просим Вас представить финансовые отчеты за декабрь 2000 г. в наш адрес в течение января 2001 г, в возможно короткие сроки.

Генеральный директор

Ю.Р. Вяхирев

4.3.3. Письмо-запрос

Письмо-запрос - служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо офици­альных сведений или документов.

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональ­ной деятельностью.

В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномочен­ным на это должностным лицом.

Письмо-запрос требует письма-ответа.

Образец письма-запроса

ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ г. МОСКВЫ

Генеральному директору «Гидротехника-22» Н.И. Колобову

Управление по борьбе с экономическими преступлениями Оперативно-розыскная часть

113062, Москва, ул. Павла Андреева, д. 28, к. 1 Тел.: 950-45-36

19.07.2001 На№

№ 01-12/154

от ______

О представлении документов

В связи с проводимой проверкой просим Вас представить копии следующих документов:

1. Устав организации;

2. Свидетельство о регистрации организации;

3. Договор поставки с ООО «Русгаз»;

4. Справку о стоимости одного кубометра песка на 30.08.2001.

Начальник части

A.M. Панкратов

4.3.4. Письмо-ответ

Письмо-ответ - служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые исполь­зовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено гра­мотно. Допущенные автором письма-просьбы ошибки переносить в письмо-ответ не допуска­ется.

Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа («На Ваше
письмо от_____________ №_____...»). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизи-
тов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вно-
сятся сведения об инициативном письме.

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: «В связи с...».

В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или за­прос, если автор письма такой информацией располагает.

Образец письма-ответа

ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ

Берсеневская наб., д. 20, Москва, 109072 Тел. 943-12-16 Тел./факс (095) 942-12-12

15.04.2000 № 01-50/403-11 На№ ЦС-119 от 09.04.2000

Заместителю председателя Правления Центросоюза Российской Федерации Горюшкину В.И.

О тарифах на электроэнергию

Рассмотрев Ваше предложение об отнесении потребительской кооперации к группе сельскохозяйст­венных потребителей, Комитет РФ по политике цен считает, что расширение круга льготных потребите­лей электроэнергии приведет к снижению рентабельности энергетических предприятий или к необходи­мости дополнительного повышения тарифов для других групп потребителей.

В связи с этим комитет не может согласиться с вашим предложением.

Одновременно сообщаем, что в настоящее время подготовлен проект распоряжения Правительства РФ об установлении тарифов на электроэнергию, отпускаемую сельскохозяйственным потребителям на производственные нужды на уровне средних затрат с минимальной рентабельностью.

Е.Е. Карпель

Синекур 913-43-67

4.3.5. Письмо-сообщение

Письмо-сообщение - служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос (см. также письмо-ответ). Как правило, письма-сообщения - небольшого объема, нередко состоящие из одного-двух предложений.

Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:

Сообщаем Вам, что

Доводим до Вашего сведения, что...

Считаем необходимым поставить Вас в известность о

Образец письма-сообщения

^£_Jj44&G4'f/Q Акционерное общество /fY9ff)*7s &

ГТ/Тфу Joint Stock Company "б/* (/ I

1-й Балтийский пер., д. 6/21, корп. 2, офис 603, Tel. (095) 151-97-65

Москва, 125315 Fax. (095) 232-96-23

№

На № от

Об изменении банковских реквизитов

Сообщаем, что наши банковские реквизиты изменились.

Реквизиты нашего нового счета: л/с 4080572060000000004 в КБ «Пробизнесбанк», БИК 098322442, корр/сч. КБ «Пробизнесбанк» в ОПЕРУ ГУ ЦБ РФ по г. Москве -№4020181050*0000000472.

Зам. Генерального директора Ф.И. Сумарокова

Петров 354-25-67

4.3.6. Письмо-подтверждение

Письмо-подтверждение - служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намере­ния и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов, необходимо назвать их, и т.д.

Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: «Подтверждаем (по­лучение документов, предварительную договоренность, согласие на...)».

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

Образец письма-подтверждения

Центр Внедрения ПРОТЕК

Ул. Чермянская, д. 2, Москва, 129282

тел. (095) 737-35-23

факс (095) 737-35-20 737-35-21

Директору АО «Храст» г-ну Траубе А.Г.

Краснопресненская наб., д. 12, Москва, 123100

Подтверждаем, что оплата партии ТНП № 8 была произведена нашей фирмой в день поступления товара в Москву. Для подтверждения оплаты высылаем Вам копию платежного поручения от 27.12.2000 № 245.

Приложение: на 1 л. в 1 экз. Зам. Генерального директора

СТ. Страхов

4.3.7. Информационное письмо

Информационное письмо ^ служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются органами вла­сти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.

Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного пись­ма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации.

Министерство энергетики Российской Федерации

УПРАВЛЕНИЕ ПО КОМПЛЕКТОВАНИЮ И ПОДГОТОВКЕ КАДРОВ

Китайгородский пр., 7, Москва, 103074 Москва, К-11, Кадры Минэнерго России А. Т. 112604 Тел. 220-53-71

Образец информационного письма

Руководителям акционерных обществ и компаний ТЭК

На

14.12.2001

№ от

35-1/1-804

О проведении учебно-консультационных семинаров по документационному обеспечению управления

Сообщаем, что Институт повышения квалификации руководящих работников и специалистов (ИПК) Минэнерго России осуществляет повышение квалификации по направлению «Документационное обес­печение управленческой деятельности организаций».

ИПК является ведущим базовым отраслевым образовательным учреждением ТЭКа, имеет лицензию Минобразования России на право ведения образовательной деятельности как по названному курсу, так и по многим другим.

Актуальность названной темы обоснована введением в действие нового Перечня типовых докумен­тов с указанием сроков хранения, подготовкой новой редакции Государственной системы документаци-онного обеспечения управления (ГСДОУ) и ряда других нормативно-правовых документов, вносящих изменения в существующий порядок ведения делопроизводства и налагающих на руководителей пред­приятий и организаций персональную ответственность за несоблюдение установленных требований.

Управление направляет график проведения семинаров ИПК в 2002 году, рекомендуя при этом осуще­ствлять повышение квалификации специалистов предприятий и организаций ТЭК в области документа-ционного обеспечения управления в указанном образовательном учреждении.

В работе семинаров примут участие ведущие специалисты Минэнерго России, Всероссийского науч­но-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), Российского государ­ственного гуманитарного университета (РГГУ), Государственного университета управления (ГУУ) и др.

По окончании семинаров слушателям выдаются удостоверения установленного образца и пакеты нормативных документов.

Прошу довести данную информацию до подведомственных Вам предприятий и организаций и напра­вить в Управление по комплектованию и подготовке кадров и ИПК списки должностных лиц, повышаю­щих квалификацию, по форме согласно приложению.

Контактные тел./факсы: Управление - (095) 925 85 47; ИПК - (09646) 3 85 14.

Приложение:

1. Тематический план семинаров.

2. График проведения семинаров.

Начальник управления Подпись Б.И. Кузьмин

Горшкова 220 63 91

4.3.8. Гарантийное письмо

Гарантийное письмо - служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

Гарантийные письма адресуются организациям. Гарантироваться может оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др.

В тексте гарантийного письма содержится просьба в адрес корреспондента и юридиче­ски значимая формула: «Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем». Эта фраза яв­ляется юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произве­сти оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.

Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером. Гарантийные письма также удостоверяются печатью организации.

Образец гарантийного письма

Закрытое акционерное общество

«ЭКОНИКА»

Директору павильона Всероссийского выставочного центра г-ну B.C. Турову

Рязанский пр-т, 99, корп. 1, Москва, 109542 Тел. 371-3922, факс (095) 377-8227

10.05.2000

На

№ 01-18/195

от

пр-т Мира, 98 Москва, 129223

О предоставлении выставочной площади

Просим Вас предоставить в аренду нашей фирме 300-400 кв. м выставочной площади для проведе­ния с 13 ноября по 31 декабря 2000 г. Всероссийской рождественской ярмарки обуви.

Оплату гарантируем.

Наши банковские реквизиты: Сч. № 4070581060000000003 в КБ «МЕНАТЕП», БИК 048222242, корр/сч. КБ «МЕНАТЕП» в ОПЕРУ ГУ ЦБ РФ по г. Москве - № 30100820600000000341.

Исполнительный директор Личная подпись АА. Кочеров

Главный бухгалтер Личная подпись Г.В. Цихисели

Печать

Славина Анна Евгеньевна 377-65-45

4.3.9. Письмо-извещение

Письмо-извещение - служебное письмо, информирующее о публичных мероприятиях (со­вещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учрежде­ний, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых меро­приятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сооб­щать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение может иметь приложения, содержащие карту участника, анкету уча­стника, программу мероприятия и другие информационные материалы.

Письмо-извещение может быть одновременно письмом-приглашением, а приглашение-отдельным документом.

Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.

Подписывают письма-извещения руководитель организации или заместитель руководи­теля, отвечающий за организацию и проведение мероприятия. Письма-извещения могут подписываться и несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.

Образец письма-извещения

ХАМОВНИЧЕСКОЕ ОТДЕЛЕНИЕ

121002, Москва, пер. Сивцев Вражек, 29/16 Телефон: 241-70-01 Телетайп: 207865 KONKR RU Телефакс: 241-71-72

28.01.2002 № 28/2-07/19
На__________ от___________

Уважаемые господа!

Сбербанк Российской Федерации при участии крупнейших зарубежных банков разработал План ме­роприятий по установлению прямых деловых контактов между клиентами банков и зарубежными компа­ниями и фирмами, а также по созданию единой базы данных клиентов.

Если Ваша организация заинтересована в сотрудничестве с зарубежными партнерами, просим запол­нить приложение к данному письму и вернуть его в банк до 31 января 2002 г.

С уважением

Начальник отдела обслуживания

юридических лиц И.А. Шумилова

4.3.10. Письмо-приглашение

Письмо-приглашение - служебное письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет. При оформлении писем-приглашений могут использоваться различные элементы ук­рашения текста - орнамент, рисунки и т.п.

Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу, поэтому в них исполь­зуется формула личного обращения к адресату:

«Уважаемый!»

Образец письма-приглашения

Уважаемый

Фирма «GRIF GmbH» совместно с управлением техники безопасности РАО «ЕЭС России» при­глашает Вас ознакомиться с продукцией, обеспечивающей удобство и безопасность труда, пред­ставленной па выставке «Нефтегазстрой-2001».

На стенде выставлены такие изделия, как:

• специальные защитные костюмы;

• костюмы для электромонтеров;

• монтажные пояса и фалы;

• различные перчатки, в том числе диэлектрические;

• различные респираторы и маски;

• специальная обувь с различными степенями защиты;

• каски, наушники и др.

Будем рады видеть Вас в павильоне № 4 с 15 но 20 октября 2001 г. по адресу: Москва, Сокольнический вал, 1.

Подпись

А. Григорьев

Директор представительства «GRIF GmbH» в г. Рига (0132)615177

Подпись Ю. Жуков

Заместитель начальника

Генеральной инспекции

по эксплуатации эл. станций и сетей

РАО «ЕЭС России»

(095) 2204400

4.3.11. Письмо-предложение

Письмо-предложение - служебное письмо, направляемое потенциальному партнеру с пред­ложением различных форм сотрудничества. В коммерческой деятельности используется как коммерческое предложение.

Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только соб­ственно предложение, но и информацию об организации-авторе, что отчасти сближает письмо-предложение с рекламным письмом.

4 - 9349

Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу не­скольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию, так что следующим шагом может быть заключение договора, или общую информацию, яв­ляющуюся фактически предложением к началу переговоров.

Образец письма-предложения

Общество с ограниченной ответственностью «ИНЖКОМПЛЕКТ»

121059, Москва, Бережковская наб., д. 4, тел./факс 280-94-84

________ №_______

На__________ от___________

О предложении сотрудничества

Уважаемые господа!

Наша фирма в течение многих лет специализируется на комплектации объектов строительства и промышленных предприятий электротехническим оборудованием и кабельно-проводниковой продук­цией.

Мы имеем возможность организовать в полном объеме поставки необходимого отечественного и им­портного оборудования и кабельно-проводниковой продукции для строящихся и реконструируемых объ­ектов.

За время работы наша фирма зарекомендовала себя надежным и добросовестным партнером, качест­венно и в установленные сроки выполняющим заказы своих клиентов независимо от их размера и отрас­левого направления.

Предлагаем Вам воспользоваться услугами нашей фирмы по поставке качественной и недорогой электротехнической продукции, производимой лучшими предприятиями России, а также продукции та­ких стран как Италия, Турция, Германия.

С нами можно связаться по телефаксу (095) 280-94-84.

Надеемся на плодотворное сотрудничество.

С уважением

Генеральный директор О.Б. Широков

4.3.12. Письмо-напоминание

Письмо-напоминание - служебное письмо, используемое в случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности.

Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официаль­ный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.

Ключевой фразой письма-напоминания является:

Напоминаем Вам... Вторично напоминаем Вам... Обращаем Ваше внимание на то, что Ставим Вас в известность, что

Письмо-напоминание может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация - автор письма, если адресат не выполнит взятые на себя обя­зательства, например: «В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции» и т.п.

Образец письма-напоминания

Общество с ограниченной ответственностью «СТРОЙ ТАУН»

ХАМОВНИЧЕСКОЕ ОТДЕЛЕНИЕ Просп. 50 лет Октября, д. 3, г. Тверь, 170040

Р/с: 40702810548310202099 В Тушинском ОСБ 7973 РФ, г. Москва К/с: 3010100024000000223 БИК: 044555225 ИНН: 5804028871

Строй Таун & Строй Тауи & Строй Таун & Строй Таун & Строй Таун & Строй Таун & Строй Таун &

25.02.2001 № 02-13/56 Директору Тихорецкого завода

На _________ от_________ _________________ железобетонных изделий

О выполнении условий договора

поставки от 11.01.2001 № 8/17 г-иу Шмакову В.И.

В соответствии с договором поставки от 11.01.2001 № 8/17 ваше-предприятие взяло на себя обяза­тельство поставлять в наш адрес железобетонные изделия различного ассортимента в течение 2001 года ежемесячно, начиная с февраля месяца, равными партиями.

Однако в настоящее время партия изделий в количестве 840 штук, предназначенная для поставки в феврале текущего года, не оформлена для отгрузки в наш адрес.

Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 26.02.2001.

Убедительно просим Вас обеспечить отгрузку изделий в установленные сроки, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3.5 договора предъявить штрафные санкции в размере 0,01% от общей стоимости договора за каждый день задержки.

Генеральный директор А.Н. Кондратьев

4.3.13. Письмо-требование

Письмо-требование - служебное письмо, цель которого - заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее приня­тых договоренностей.

Письма-требования, как правило, - письма сложной структуры. В них обязательно изла­гаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, изла­гается существо сложившейся ситуации, формулируется требование о необходимости вы­полнения обязательств и предупреждения о мерах, которые будут приняты, если обязатель­ства не будут выполнены.

Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:

Требуем выполнить взятые на себя обязательства...

Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)

Требуем незамедлительно выполнить и т.д.

Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом:

В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд... В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции В противном случае мы не несем ответственности за последствия и т.п.

Образец письма-требования

МУНИЦИПАЛЬНОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ «ЛЮБЕРЕЦКАЯ ТЕПЛОСЕТЬ»

Ул. Строителей, д. 8, г. Люберцы, Московская обл., 140006 Тел./факс 554-10-01

Зам. главы администрации Люберецкого района Московской области

А.А. Каткову

О капитальном ремонте тепломагистрали

Уважаемый Александр Андреевич!

В связи с тем что своевременно не были проведены работы по капитальному ремонту тепломагистра­ли от ТК-45 в 10-м квартале г. Люберцы, систематически происходят прорывы трубопроводов. По со­стоянию на 30.06.2000 наше.предприятие 5 раз устраняло разрывы трубопроводов после контрольных опрессовок. 29.06.2000 очередной разрыв подающего трубопровода диаметром 412 мм произошел при пробном давлении чуть ниже 15 кгс/см²

Состояние трубопроводов тепломагистрали не позволит провести текущий ремонт и принять тепло хотя бы по временной схеме.

Убедительно просим Вас оказать содействие в организации работы по полной замене трубопроводов на всей протяженности теплотрассы.

С уважением

Директор Н.П. Котельников

4.3.14. Письмо-благодарность

Письмо-благодарность - служебное письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.

Эти письма, как правило, составляются в более свободной форме, чем другие разновид­ности писем. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения:

Благодарим за оказанную помощь в... Выражаем Вам свою благодарность за... Позвольте Вас поблагодарить за...

Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за и т.п.

Образец письма-благодарности

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ им. М.В. ЛОМОНОСОВА

ИНСТИТУТ ПО ПЕРЕПОДГОТОВКЕ И ПОВЫШЕНИЮ КВАЛИФИКАЦИИ ПРЕПОДАВАТЕЛЕЙ ГУМАНИТАРНЫХ И СОЦИАЛЬНЫХ НАУК

Ленинские горы, Москва, 119899

Тел. 939-21-13

28.10.2000

На

№ 01-14/286

от

Директору Института русского языка им. А.С. Пушкина

акад. П.И. Денисову

Уважаемый Петр Ильич!

В октябре этого года в вашем институте проходил научно-практический семинар «Современные про­блемы риторики», в котором приняли активное участие и преподаватели нашего института.

Семинар прошел на высоком научном уровне, привлек широкий круг участников из научных учреж­дений и вузов страны. Участники семинара смогли ознакомиться с современными достижениями в об­ласти риторики и новой научной литературой по данной проблематике, рассмотреть проблемы риториче­ского образования и подготовки кадров преподавателей риторики.

Благодарим коллектив Института русского языка им. А.С. Пушкина за прекрасную организацию и проведение научно-практического семинара и за огромный труд по пропаганде риторических зна­ний.

Желаем Вам творческих успехов и надеемся на плодотворное сотрудничество! Директор института,

д.и.н., профессор А.И. Мурашов

4.3.15. Письмо-поздравление

Письмо-поздравление - служебное письмо, составляемое в торжественных случаях, связан­ных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учрежде­ния, предприятия.

Письма-поздравления, как правило, составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему - одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В послед­нем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обраще­но к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения.

В письмах-поздравлениях используются следующие ключевые фразы:

Поздравляем Вас в связи с...

Искренне поздравляем Вас с

Примите наши искренние поздравления в связи с...

Сердечно поздравляем Вас с... и т.п.

Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на спе­циальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.д.

Образец письма-поздравления

АО РОДНИК СОФТ

Россия, 113556, Москва, Нахимовский пр-т, 1, корп. 1
Телефоны: (095) 113-7001; (095) 113-2688 E-mail: [email protected]
Факс- (095)316-9754 Internet: http://www.rodnik.ru

I7.02.200l №> 01-08/67 Председателю Совета

директоров

^На ---------------- ^от----------------- ОАО «ЭКСПОРОСТ»

г-ну Д.В. Проклову

Уважаемый Дмитрий Вадимович!

Искренне поздравляю Вас с избранием председателем Совета директоров акционерного общества «ЭКСПОРОСТ».

Ваш опыт и высокая профессиональная подготовка послужат дальнейшему укреплению положения Вашей компании в системе внешнеэкономических связей.

Надеемся на сохранение и развитие взаимовыгодного сотрудничества наших компаний. Желаем Вам крепкого здоровья, успехов и процветания!

С уважением

Генеральный директор Л.Д. Хорошев

4.4. Документы, передаваемые по каналам электросвязи 4.4.1. Телеграмма

Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования.

Большинство телеграмм представляет собой сообщения информационно-справочного характера. Фактически это разновидность переписки, используемой в случаях, когда от­правка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопроса.

Порядок телеграфной связи регламентирован Правилами предоставления услуг телеграф­ной связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 28 августа 1997 г. № 1108.

Телеграммы подразделяются на категории и виды: «Президент Российской Федерации», «Высшая правительственная», «Правительственная» и др. В большинстве организаций при­меняются простая и срочная телеграммы. Срок прохождения от отправителя до адресата «обыкновенной» телеграммы составляет до 6 часов, «срочной» - до 3 часов.

Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или на­печатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в подаваемую телеграмму отправителем или по его просьбе оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя.

Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголовок, указание категории телеграммы, отметку о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя (условный или полный), текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводствен­ный номер, дату регистрации, адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Телеграмма должна быть написана в следующей последовательности:

• отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории «обыкновенная» отметка о категории не указывается);

• отметка о виде телеграммы;

• адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата;

• текст телеграммы;

• подпись отправителя (по желанию отправителя).

В нижней части бланка подаваемой телеграммы (или листа белой бумаги, используемого вместо бланка) отправитель должен указать свою фамилию и адрес (вместо адреса допуска­ется указывать номер телефона отправителя или отметку «проездом»). Фамилия и адрес от­правителя не передаются и в состав оплачиваемых слов телеграммы не входят. При необхо­димости передачи адресату фамилии и адреса отправителя эти данные должны включаться отправителем в текст телеграммы.

Адрес телеграммы должен содержать все адресные атрибуты, необходимые для обеспе­чения ее доставки адресату без розыска и наведения справок.

Телеграмма может быть адресована в один или несколько адресов (многоадресная теле­грамма). При подаче многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом отправитель либо составляет несколько экземпляров телеграммы с указанием на каждом экземпляре кон­кретного адреса, либо составляет список рассылки телеграммы.' Допускается прием много­адресной телеграммы с одним текстом по списку адресов, но не более 20 адресов в списке. Список адресов должен подаваться одновременно с телеграммой. К каждому списку прила­гается один экземпляр телеграммы.

При отправке телеграммы в один город, но нескольким адресатам слово «Копия» не употребляется, но перед каждым адресатом пишется название города, например:

МОСКВА ГОСУДАРСТВЕННАЯ ДУМА МОСКВА СОВЕТ ФЕДЕРАЦИИ МОСКВА ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИИ

Если телеграмма направляется нескольким адресатам в один город, но один из адресатов является основным, а остальные - второстепенными, адрес оформляется следующим обра­зом:

МОСКВА МИНТРУД РОССИИ

КОПИЯ: АДМИНИСТРАЦИЯ ПРЕЗИДЕНТА РФ

Телеграммы могут быть адресованы:

• на полный адрес;

• на условный или сокращенный адрес;

• до востребования;

• на номер абонементного ящика;

• в адрес войсковой части;

• в адрес полевой почты;

• в адреса морских и речных судов;

• на номер полученной телеграммы;

• на номер абонентской установки сети АТ/Телекс.

Условный или сокращенный адрес присваивается адресату оператором связи, который предоставляет услуги телеграфной связи на территории, где находится адресат.

Пользователи, имеющие условный или сокращенный адрес для телеграмм, обязаны еже­годно перерегистрировать его у оператора связи.

Доставка телеграмм, адресованных на условный или сокращенный адрес, не зарегистри­рованный оператором связи, не производится. Если адресатом является гражданин, указы­вается его почтовый адрес, фамилия и, по желанию отправителя, имя и отчество или ини­циалы адресата.

Адрес телеграммы, наименование адресата, отметки о категории и виде телеграммы, а также наименование и адрес отправителя должны быть написаны на русском языке буквами русского алфавита, а для телеграмм, пересылаемых в пределах территории республик, нахо­дящихся в.составе Российской Федерации, могут оформляться на государственном языке соответствующей республики при условии их повторения на русском языке буквами русско­го алфавита.

Текст подаваемой отправителем телеграммы должен быть написан отправителем на лю­бом языке буквами русского или латинского алфавита.

Текст телеграммы должен содержать хотя бы одно слово, но не более 300 слов. Если теле­грамма состоит более чем из 300 слов, она должна быть разделена оператором связи на не­сколько частей по 300 слов каждая (последняя часть может содержать менее 300 слов), переда­ваемых как отдельные телеграммы. При этом отметка о категории телеграммы указывается на каждой телеграмме, а отметка о виде телеграммы указывается только на первой телеграмме.

Слова в телеграммах для подсчета делятся на действительные и тарифные. Действитель­ные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм на теле­графных аппаратах. По количеству тарифных слов производится.оплата телеграмм.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер и дата докумен­та, на который дается ответ.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажа­ется содержание: в частности, отрицание «не» опускать нельзя).

Цифры в подаваемой телеграмме могут указываться либо знаками цифр, либо полными словами. Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи кото­рых важна для пользователя, должны указываться отправителем полными словами.

Знаки «точка», «запятая», «кавычки», а также знак «скобка» могут указываться в теле­грамме либо полными словами, либо сокращенными словами («тчк», «зпт», «квч», «скб» со­ответственно), либо соответствующими символами.

Знаки «вопросительный знак», «тире» («минус»), «плюс», «дробная черта» могут указы­ваться либо полными словами, либо соответствующими символами.

Знак «номер» может указываться либо полным словом, либо сокращенным словом «нр».

Другие знаки могут указываться только полными словами.

Знаки препинания в виде соответствующих символов, кроме символьного знака «-» (тире), должны писаться в телеграммах после предыдущего слова (группы цифр) без интер­вала и считаются с ним как одно слово.

Символы «+» (плюс) и «/» (дробная черта) между словами должны писаться с интервала­ми между предшествующими и последующими словами и считаются как отдельные слова, а между цифрами — без интервалов и отдельными словами не считаются.

Все знаки, написанные полным или сокращенным словом, должны писаться с интерва­лом между предшествующими и последующими словами, цифрами, знаками.

Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ста­вят регистрационный номер телеграммы.

В телеграммах не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем, выбор делается в пользу более коротких слов; предпочтение отдается ней­тральной деловой лексике, не вызывающей различий в толковании; не рекомендуется ис­пользовать избыточную лексику, не несущую новой информации, а лишь повторяющую уже сказанное.

Текст телеграммы должен содержать только конкретную информацию, отражающую су­щество ситуации.

Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, ис­правлений и не должен превышать двух машинописных страниц.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.

В нижней части телеграммы под чертой указывается адрес отправителя и наименование структурного подразделения (без сокращения), должность, фамилия исполнителя и дата от­правки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаками препинания.

Образец телеграммы

СТАВРОПОЛЬ 13 КАРАТ КРЫЛОВУ

ЦЕЛЬЮ ПРОВЕРКИ КАЧЕСТВА БЛОКОВ ЖБИ СРОЧНО КОМАНДИРУЙТЕ АЛЕКСАНДРИЙСКИЙ МЕХАНИЧЕСКИЙ ЗАВОД СПЕЦИАЛИСТА ПО КАЧЕСТВУ СРОКОМ 5 ДНЕЙ ЗАМНАЧАЛЬНИКА УПРАВЛЕНИЯ КРАВЦОВ 01/89

467000, Краснодар, Казачья ул., д. 6 Управление строймеханизации

Зам. начальника управления О.И. Кравцов

25.09.2001

4.4.2. Телекс

Телекс - разновидность телеграммы, выделяемая в связи с особым способом передачи - по абонентской телексной сети: Иначе говоря, телекс - это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) - аппарату телеграфной связи, абонируемому организацией. Телексная связь яв­ляется абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды, как в телеграммах.

Телексная связь широко используется в деловом общении, особенно в сфере внешних экономических связей на всех этапах заключения и исполнения сделки. Телексная связь от­личается от передачи сообщения по телеграфной сети общего пользования быстротой пере­дачи сообщения: адресат получает сообщение на своей телексной установке практически в тот же момент, когда оно отправлено с другого конца связи (на передачу и получение теле­граммы требуется по крайней мере 3 часа). Кроме того, телекс, как и телеграмма, являются документами, в отличие от факса, который тоже обеспечивает оперативность передачи, но является всего лишь копией документа.

Стоимость телексного сообщения определяется временем, затраченным на его передачу. Единицей оплаты является плата за соединение продолжительностью в 1 минуту, а размер оплаты зависит от страны назначения.

Телексы отличаются от телеграмм использованием знаков пунктуации - точек (.) и запя­тых (,), а также различных шрифтов.

Обязательными реквизитами телекса являются: адресат, подпись, номер, наименование и адрес отправителя. Требования к оформлению телекса в целом аналогичны требованиям к оформлению и написанию телеграмм. Отличается телекс от телеграммы содержанием сну­

жебного заголовка, в котором указывается информация об адресате и отправителе, а также время передачи сообщения.

Существует особая форма, по которой пишется телекс. В самом телексе можно условно выделить следующие части.

В левой верхней части телекса представлен так называемый блок оперативных сведений (блок ОС), в котором содержится информация об адресате и отправителе, времени передачи сообщения.

Значительную часть блока ОС занимает автоответ, который представляет собой закоди­рованное сообщение, содержащее:

• определенный набор цифр и букв, обозначающих маршрутный номер станции, инди­видуальный номер абонента, сокращенное название фирмы;

• сокращенное наименование страны.

Другим важным компонентом блока ОС является указание времени выхода на связь. Иногда весь телекс начинается именно с указания времени, которое обозначается следую­щим образом: например, «04 14 23» означает «четвертого числа в 14 часов 23 минуты».

В некоторых случаях указывается время начала и время окончания передачи телекса, так как оплата за телекс исчисляется в зависимости от длительности передачи сообщения.

Отправитель, или вызывающий абонент, имеет условное обозначение А, а получатель, или вызываемый абонент, - обозначение В. При передаче телексного сообщения вызываю­щий абонент А сначала указывает автоответ своего партнера по переписке, а затем помеща­ет свои данные.

41199 DMI RU 31611'MTAWKG 23567 COLSEA G 3161 MTAWKG 04/02/01 12:20 ТО: COMPLEKT

С.С. MGO MOSCOW FROM:.MTA WARWICK JSH/ABL TX 24633 ST 2219 ATT(N) RE: MODELS 2E450 APPENDIX 83 AND 3/40

KINDLY ADVISE DELIVERY SITUATION FOR ABOVE MACHINES. WOULD ALSO REMIND YOU WE HAVE STILL NOT RECEIVED MODEL 2E450 APPENDIX 3/31. DELIVERY OF ALL THREE MACHINES

URGENT AS WE CONVINCED WE WILL RECEIVE ORDERS FOR ALL 3 MACHINES IN NEAR

FUTURE, IN WHICH CASE WE WILL BE PLACING FURTHER ORDERS WITH YOU.

IMPERATIVE WE RECEIVE URGENT REPLY.

REGARDS

JS HOWKINS

31611 MTAWKG

31611 MTAWKG

4119910 DMI RU

Формат автоответа абонентов сети Телекс России должен иметь вид:

ABC abc ххххх RU,

где: ABC - маршрутный номер станции, abc - индивидуальный номер абонента, ххххх - со­кращенное наименование абонента, содержащее не более 5 знаков латинского алфавита, RU - код обозначения страны (в данном случае — Россия). Для правильного пользования те­лексной связью абонент должен знать Международный код для служебных переговоров по сети Телекс, номера абонентов других стран и их автоответы.

Таким образом, блок ОС обычно включает автоответы абонентов А и В и дату. Даты пи­шутся цифрами. В приведенном телексе эта часть блока ОС расшифровывается следующим образом:

1) 411911 В DMI RU - телекс, сокращенное название фирмы и страны адресата:
DMI - Доминторг;

RU - Russian;

2) 31611 MTAWK G - телекс, название фирмы и страны отправителя:
G - Great Britain;

MTAWK -МТА Warwick;

3) 23567 COLSEA G - название или код головной фирмы в Великобритании;

4) 040201 - дата отправления телекса: 4 февраля 2001 г.;

5) 12:20 - время отправления телекса.

В следующей части блока ОС, которая является факультативной и может отсутствовать, дается более подробно, часто в расшифрованном виде, наименование получателя и отправи­теля. Здесь также может быть дан исходящий номер телекса и номер телекса, в ответ на ко­торый пишется данный. В вышеприведенном телексе эта часть блока ОС расшифровывает­ся следующим образом:

6) ТО: COMPLEKT - телекс адресован фирме «Комплект» ОАО «Доминторг»;

7) С.С. MGO MOSCOW - копия телекса направлена в представительство фирмы в Москве;

8) JSH - инициалы автора телекса (ниже имя дается полностью - J.S.Howkins), ABL -инициалы оператора, передающего телекс;

9) ТХ 24633 - телекс № 24633;

ST 2219 - номер телекса,ОАО «Доминторг», в ответ на который отправлен данный те­лекс.

Отправитель телекса может также указать конкретное лицо, которому предназначен те­лекс. В этом случае перед текстом телекса помещается фраза типа:

ATTN IRINA IVANOVA (Attention of Irina Ivanova - Вниманию Ирины Ивановой).

В деловых телексах может даваться краткое указание относительно содержания телекса. Оно помещается между фразой: «Attention of...» и основным текстом или дается как первая фраза основного текста: Re - сокращение латинского выражения «in ге» по делу.

В нашем примере:

RE: MODELS 2Е450 APPENDIX 83 AND 3/40. В телексах, как правило, отсутствует обращение.

Структура блока ОС телекса может включать и другие компоненты в зависимости от практики, принятой в той или иной стране и фирме. Эта информация не является сущест­венной для общения, а лишь детализирует или повторяет основную информацию блока ОС (куда, кому, от кого и когда отправлен телекс). Она носит технический характер и не нужна в оперативной работе.

После блока ОС следует собственно текст телексного сообщения.

Текст телекса излагается кратко. Использование сочетаний из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках; в нумерации домов, квартир; в исходящих номерах документов; в номерах войсковых частей и полевых почт; в номерах поездов и ва­гонов и некоторых других случаях.

Текст телекса не должен начинаться и заканчиваться цифрами, так как в начале ответно­го телекса ставится индекс документа, на который дается ответ, а в конце текста ставится его исходящий номер.

Текст телекса должен содержать конкретную информацию, отражающую существо сло­жившейся ситуации. В отдельных случаях допускается краткое доказательство, аргументация.

В телексах используется большое количество сокращений. Сокращение производится как на уровне фраз (например, ASAP - as soon as possible), так и на уровне слов (YR- Your). Грамматические особенности характеризуются тем, что в телексах, как и в телеграммах, опускаются некоторые части речи:

а) глагол-связка:

PRESENT PRICES (ARE) FIRM PROVIDED ORDER (IS) RECEIVED BY 19TH JUNE;

б) вспомогательный глагол во временных глагольных формах:

MR MACKENZIE (HAS) FINISHED INSPECTION FACTORY (AND IS) RETURN­ING 26TH;

в) местоимения (в том числе в функции подлежащего):

PLEASE DELIVER (OUR) ORDER AB 6321 SATURDAY NO SUNDAY. (I AM) ARRIVING 26 OCTOBER;

г) предлоги:

MANY THANKS (FOR) YOUR OFFER;

д) союзы:

PRESENT PRICES FIRM PROVIDED (THAT) ORDER RECEIVED BY 19TH JUNE;

е) артикли:

WE INFORM YOU HAVE (A) POSSIBILITY TO PLACE... Модальные глаголы не опускаются.

В вышеприведенном телексе опущен глагол-связка: we {are) convinced; союз: we {are) convinced {that) we will; местоимение: we receive (your) urgent reply; артикль: in {the) near future.

Об экономном использовании языковых средств свидетельствуют некоторые лексиче­ские особенности телекса:

• вместо многословного выражения употребляется одно слово с тем же значением, на­пример, with best regards - regards;

• не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых пи­сем, например: We confirm receipt вместо We acknowledge with thanb the receipt of,

• выбор делается в пользу более коротких слов, например, вместо approximately - about;

• предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление ко­торой не вызывает ее различных толкований;

• не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации, а лишь повторяющую уже сказанное.

Используемые в телексах правила пунктуации в целом ближе к нормам делового письма, чем телеграммы. В телексах в этом случае ставятся точки и запятые, как в письмах.

В международной телексной переписке приняты особые правила написания цифр:

а) дроби пишутся через косую черту: 2/3, 1/2; при необходимости обозначения целого
числа и дроби дробь отделяется от целого числа знаком тире: 2 - 5/6;

б) числа обозначаются в телексах цифрами, однако в соответствии с принятыми норма-
ми международной практики за цифровым обозначением многозначных чисел обычно сле-
дует их буквенное обозначение, например: 1000 - one thousand;

в) при обозначении процентов вместо знака процента (%) используется цифра 0 и на-
клонная черта, т. е. 0/0 вместо %.

При составлении телекса иногда возникает необходимость исправить обнаруженную ошибку. В этом случае может быть рекомендовано следующее.

Сразу после обнаруженной ошибки пять раз подряд (без интервалов) печатается буква «X», после которой, через несколько интервалов, помещается правильное слово, например,

PLEASE CONFIRM DELIVERY OF FIRST LEXXXXX LOT.

После основного текста следует заключительная формула вежливости, которая в теле­ксах сводится к различным вариантам сокращений выражения With best regards (Best rgds; regards; rgds).

Затем следует подпись автора телекса и повтор автоответов вызывающего абонента (от­правителя) и вызываемого абонента (получателя).

В конце телекса могут встречаться цифры и слова, по смыслу не относящиеся к содержа­нию телекса. Это знаки сличения, относящиеся к техническому контролю передачи телекса и смысловой нагрузки они не несут.

4.4.3. Факсограмма

Факсограмма (телефакс, факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (пись­менного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

Факсимильная (или фототелеграфная) связь - электрический способ передачи графиче­ской информации, при котором происходит неподвижное изображение текста или таблиц, чертежей, схем, графиков, фотографий и т.п. Такая связь осуществляется посредством фак­симильных аппаратов.

Факсимильный (или фототелеграфный) аппарат представляет собой комплекс меха­нических, светооптических и электронных устройств, которые служат как для передачи изображений неподвижных плоских объектов (оригиналов) по каналам электросвязи, так и для приема таких изображений с воспроизведением объекта в виде его копии (фак­симиле).

По скорости передачи информации факсимильная связь стоит на одном уровне с теле­ксной связью, но обладает очевидным преимуществом: она позволяет отправлять и полу­чать графическую информацию на бумажном носителе, что невозможно телеграфом или те­лексной связью.

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе - приказ, распоряжение, договор, прото­кол и др.; чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода ин­формационных сообщений.

Строго говоря, документ, переданный по факсу, является копией документа и не облада­ет юридической силой, но по соглашению между организациями, осуществляющими факси­мильную связь, факсограммы могут приравниваться к документу.

Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требования­ми, предъявляемыми к соответствующему виду документа. Документы должны быть напе­чатаны четким, контрастным шрифтом.

Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рель­ефов от надписей на оборотной стороне.

При передаче оперативной информации, не нуждающейся в удостоверении должностны­ми лицами (подписании, удостоверении печатью и др.), многие организации пользуются специальными бланками факсограмм.

4.4.4. Телефонограмма

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяе­мых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Телефоно­грамма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по те­лефону и записывается получателем.

Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).

Обязательными реквизитами телефонограммы являются: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму, входя­щий регистрационный номер полученной телефонограммы.

В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера теле-j фонов, по которым она должна быть передана.

Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки.

Образец бланка для телефонограммы

Текст

Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма

Образец телефонограммы

Техническая инспекция ОАТИ

Адресат: СПФ «Строймонолит»

Передал:

инспектор Афанасьев Т.Т.

Принял:

секретарь Кристалинская А.Т.

№ телефона 248-34-12

№ телефона 943-56-18

ТЕЛЕФОНОГРАММА

Дата 10.04.2001 Per. № 01/25

Просим направить своего представителя 11 апреля 2001 г. к 16 час. по адресу: Таганская ул., 30/6, каб. 18 для рассмотрения спорных вопросов по объекту: Пролетарский просп., влад. 145. При себе иметь разре­шительную документацию.

Начальник инспекции

Р.А. Алексеев

Если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал по сле­дующей форме:

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с помощью звуко­записывающей аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

4.5. Коммерческая переписка во внешнеэкономической деятельности

4.5.1. Назначение коммерческой переписки

Коммерческая переписка объединяет различные по наименованию документы, посредством которых осуществляются информационные взаимосвязи контрагентов (продавца и покупа­теля) на различных этапах внешнеторговой сделки.

В процессе коммерческой деятельности создаются различные комплексы документов, отражающие этапы заключения и выполнения сделки:

• документы по подготовке сделки (эти документы называют также контрактными доку­ментами);

• документы по подготовке экспортного товара к отгрузке;

• коммерческие документы;

• документы по платежно-банковским операциям (платежные или расчетные доку­менты);

• страховые документы;

• транспортные и транспортно-экспедиторские документы;

• таможенные документы.

Коммерческая переписка не выделяется в самостоятельную группу документов, по­скольку присутствует на всех этапах внешнеторговой сделки - от ее подготовки и заключе­ния до завершения исполнения, отсюда тематическая широта коммерческой переписки - от рекламного письма и письма-предложения до претензионного письма.

4.5.2. Оформление коммерческих писем в зарубежной практике

Не существует единого международного стандарта коммерческого письма, однако ряд стан­дартов Международной организации стандартизации (International Organization for Standardization - ISO) устанавливает порядок оформления заголовочной части письма, где располагаются сведения об организации - авторе документа, адресные сведения и ссылки на индексы инициативного и ответного письма. Кроме того, в практике коммерческой пере­писки сложились определенные правила составления и оформления писем. Эти правила выработаны практикой ведения переписки.

Учитывая, что в настоящее время отсутствует международный стандарт на оформление служебных писем, каждая страна, вступая в переписку с организациями, учреждениями, предприятиями других стран, вправе придерживаться тех правил и особенностей ведения переписки, которые сложились именно в этой стране.

При оформлении писем за рубежом используются следующие реквизиты:

• сведения об отправителе (наименование организации-автора, ее почтовый и телеграф­ный адреса, телефон, телефон-факс, адрес электронной почты) (1);

• ссылки на документы отправителя и получателя (2);

• дата (3);

• адрес получателя письма (4);

• указание на конкретное лицо (5);

• вступительное обращение (6);

• краткое содержание письма (7);

• текст письма (8);

• заключительная формула вежливости (9);

• подпись (10);

• ссылка на приложение (11);

• сведения о рассылке копий письма (12).

Перечисленные реквизиты могут по-разному располагаться на документе, наиболее час­то встречающиеся варианты расположения реквизитов в письмах зарубежных корреспон­дентов приведены на схемах:

Сведения об отправителе и постоянная часть ссылок на документы отправителя и получателя составляют реквизиты бланка и печатаются при изготовлении бланков или включаются в электронный шаблон бланка. Наряду с наименованием организации, фирмы, как правило, указывается характер ее деятельности или организационно-право­вая форма (Limited (Ltd.) - общество с ограниченной ответственностью, Inc. (Incorpo­rated) - корпорация и др.), а также логотип организации (товарный знак или знак обслу­живания).

Ссылки на документы отправителя и получателя, как правило, указываются следую­щим образом:

Your reference: OR/75 Ваша ссылка: OR/75

(или: Your ref.: OR/75)

Our reference: PL/112 Наша ссылка: PL/112

(или: Our ref.: PL/112)

Ссылки позволяют связывать письмо-запрос или письмо-просьбу с письмом-ответом. Этот реквизит соответствует реквизитам нашего письма - «регистрационный номер доку­мента» и «ссылка на дату и номер поступившего документа». В ссылках может быть указан порядковый номер документа, краткое обозначение вида документа (например, OR - order), инициалы составителя, индекс подразделения и т.д.

Дата письма указывается в верхней части справа. Существует два способа указания даты - британский (европейский) и американский.

Британский способ: 20 May 2002 или: 20 May, 2002 Американский способ: May 20 2002 или: May 20, 2002

В связи с различными традициями написания даты в европейских странах и США не ре­комендуется использовать цифровой способ указания даты из-за возможности разного про­чтения даты, например: 02.06.2002 (в одном случае - 2 июня 2002 г., в другом - 6 февраля 2002 г.).

Адрес получателя письма оформляется слева. В адресе указывается, кому направляется письмо и по какому почтовому адресу. Адресатом письма может быть физическое или юри­дическое лицо. Если письмо направляется организации, сначала дается ее наименование, за­тем почтовый адрес в следующей последовательности:

номер дома или здания, название улицы;

название города;

страна.

Например:

Continental Company 516 Sixth Avenue New York, N.Y. 11011 USA

При адресовании писем необходимо учитывать традиции, характерные для отдельных стран, например, в Великобритании после указания города может быть указано графство, в США после названия города указывается название штата.

Слова Avenue, Street, Place и другие в адресе пишутся с большой буквы.

Если в названии фирмы присутствуют фамилии лиц (например, W. Edward & Co., Ltd), перед названием фирмы принято ставить слово Messrs (сокращение от Messieurs - господа).

Письмо может быть адресовано должностному лицу, в этом случае перед названием фирмы указывают фамилию и должность работника:

Mr. D.