Документальне оформлення та облік реалізації послуг з вантажних перевезень

Перевезення вантажів рег­ламентується Законом України «Про автотранспорт» [5] та Правилами пере­везення вантажів автомобільним транспортом, затвердженими наказом Міністерства транспорту від 14.10.97 р. №363 [80]. У відповідності до вимог даних законодавчо-нормативних чинників для виконання послуги укладається у пись­мовій формі договір автоперевезення (для одного або кількох перевезень). Перевізник та відправник вантажу у випадку необхідності для здійснення систематичних перевезень можуть укласти довгостро­ковий договір.

При укладанні договору слід передбачити такі основні реквізити: найменуван­ня та місцезнаходження сторін; найменування та кількість ван­тажу, його пакування; умови та термін перевезення; місце та час навантаження і розвантаження; вартість перевезення; інші умови, узгоджені сторонами.

В договорі також передбачається, що у разі пошкодження або псування вантажу, часткової чи повної його втрати або несвоєчасності доставки за договором про перевезення вантажу автомобільним транспортом замовник згідно з зако­нодавством має право отримати компенсацію.

У відповідності з Правилами пере­везення вантажів автомобільним транспортом [80] у договорі повинні бути вказані обов’язки та права замовника та перевізника. Так, замовник за договором про перевезення вантажу зобов’язаний:

- забезпечити своєчасне та повне оформлення документів на перевезення вантажу;

- утримувати власні під’їзні шляхи до вантажних пунктів, ван­тажні майданчики, рампи тощо у стані, що відповідає вимогам законодавства з питань охорони праці, техніки безпеки та безпеки руху;

- здійснювати вантажні операції, закріплення, накриття ув’язування та пломбування вантажу, зняття кріплень і покрит­тів та очищення транспортного засобу від залишків вантажу;

- забезпечувати вимоги законодавства з питань охорони пра­ці та техніки безпеки при вантажних операціях.

Окрім обов’язків замовника, у договорі фіксують, що при здійсненні перевезень вантажу автомобільний перевізник має право:

- відмовитися від приймання вантажу для перевезення, якщо замовником не підготовлено вантаж чи необхідні докумен­ти або внесено без попереднього узгодження з ним зміни до реквізитів цих документів;

- відмовитися від перевезення вантажу, якщо замовник подав до перевезень вантаж, не зумовлений договором про пе­ревезення, пакування вантажу не відповідає встановлений законодавством вимогам, ушкоджено тару або нечітким відтиском пломби тощо;

- одержувати відшкодування від замовника, якщо транспортний засіб було пошкоджено під час вантажних робіт або під час перевезення вантажу з вини замовника.

При укладанні договору про надання послуг з перевезення, а також безпосередньо при здійсненні перевезення вантажу автомо­більним транспортом перевізник зобов'язаний:

- передбачати для свого персоналу встановлені законодавством умови праці та відпочинку;

- забезпечити виконання умов договору про перевезенні вантажу автомобільним транспортом у межах, визначених договором та законодавством;

- забезпечити збереження вантажу, прийнятого до перевезення, до передачі вантажовласнику (уповноваженій ним особі) у пункті призначення;

- відшкодовувати замовнику збитки за пошкодження або псування вантажу, часткову чи повну його втрату, а також збитки, завдані внаслідок несвоєчасної доставки вантажу.

Відповідно до Правил перевезень вантажів автомобіль­ним транспортом в Україні, затверджених наказом Міні­стерства транспорту України від 14 лип­ня 1997 р. № 363 зі змінами і доповненнями [80], підставою для проведення розрахунків за виконані по­слуги є належним чином оформлені подорожні листи ра­зом з товарно-транспортними накладними, а у випадку ви­користання автомобіля, робота якого оплачується, виходя­чи з часу його роботи у замовника, — тільки подорожні листи.

Наступний важливий аспект – порядок встановлен­ня автогосподарством цін (тарифів) на власні по­слуги (роботи). У переліку транспортних послуг (робіт) ціни (тарифи), які можуть регулюватися органами ви­конавчої влади, послуг з транспортування вантажів авто­мобільним транспортом, експедирування вантажів, а та­кож вантажно-розвантажувальних робіт відсутні. Звідси випливає, що підприємства автотранспорту, які займають­ся перевезенням вантажів, у своїй діяльності використо­вують вільні ціни й тарифи, тобто встановлюють їх на власний розсуд.

Автогосподарства також вільні у виборі форми розрахун­ків за надані послуги (роботи): бартер (грошові кошти не використовуються); розрахунки із застосуванням векселів; передоплата та ін.

Перевезення вантажів супроводжується складанням товарно-транспортних накладних, квитанцій тощо, котрі оформляються відправником вантажу. Підприємство автоперевізник виписує подорожній лист.

Важливими первинними документами, на підставі яких ведеться бухгалтерський облік, є товарно-транспортні накладні (п. 1 Правил №363, затверджених наказом Мінтрансу від 14.10.97 р.) [80].

Товарно-транспортна накладна (ТТН) оформляється окремо на кожну поїздку автомобіля і для кожного вантажоодержувача. Наказом Мінстату та Мінтрансу України від 07.08.96 р. №222/253 була прийнята Інструкція з документального оформлення транспортних послуг [96, с.22]. Нині вказана інструкція втратила чинність, однак на практиці при оформленні транспортної документації все ще керуються п.2.4 Інструкції, котрий передбачує складання товарно-транспортної накладної. Ви­писують її на кожну партію вантажу в чотирьох екземплярах. При цьому усі чотири екземпляри накладної завіряються підписами і печатками вантажовідправника. Перший екземпляр залишається у вантажовідправника і є підставою для списання товарно-матеріальних цінностей.

Другий, третій і четвертий передають водію-перевізнику, котрий діє таким чином:

- другий екземпляр є під­ставою для оприбуткування товарно-матеріальних цінностей, тому водій-перевізник віддає його вантажоодержувачу;

- третій і четвертий екземпляри, завірені підписами і печат­ками вантажоодержувача, водій повертає підприємству перевізнику.

Після цього перевізник надсилає третій екземпляр товарно-транспортної накладної замовнику автотранс­порту для оплати за перевезення вантажу.

Четвертий екземпляр додається до подорожнього листа і є підставою для обліку виконання транспортних послуг і нарахування заробітної плати водію.

Оформлення однієї товарно-транспортної накладної на весь обсяг вантажу, перевезеного автомобілем за зміну, можливе у разі перевезення однорідних вантажів від вантажовідправника за адресою вантажоодержувача на одну і ту ж відстань за умови забезпечення цілісності вантажу.

При цьому вантажовідправник оформлює проміжні поїздки і видає водію автомобіля талон на кожну окрему поїздку. Реквізити талона повинні включати відомості, що визначають кількість перевезеного вантажу, час роботи автомобіля і його простою за кожну поїздку, а також інші показники, необхідні для їх занесення в товарно-транспортну накладну.

Якщо підприємство перевозить значну кількість невеликих за обсягами вантажів, то оформляється загальна товарно-транспортна накладна на весь вантаж. Окремо, як додаток до неї, складаються вантажні декларації на кожен перевезений вантаж. Форму декларації перевізники розробляють самостійно. В листі Держкомпідприємництва від 14.09.07 р. №6951 [86, с.5] вказується, що замість ТТН установленої форми автотранспортні підприємства можуть використовувати ТТН самостійно розробленої форми.

Крім оформлення вантажних декларацій, на практиці перевізник і замовник застосовують такий документооборот:

- при безготівковій формі розрахунків сторони укладають договір, а після надання послуг складають акт їх приймання-передачі;

- при готівкових розрахунках перевізник видає замовнику чек РРО чи квитанцію до прибуткового касового ордера;

- перевізник видає замовнику податкову накладну.

Документальне оформлення перевезень вантажними автомобілями особистих речей гро­мадян на їх замовлення здійснюється за подорожнім листом з до­данням до нього квитанції (прибуткового касового ордера) про оплату транспортних послуг.

Надання послуг легковим автомобілем оформлюється по­дорожнім листом службового легкового автомобіля типової форми № 3. Форму і порядок використання подорожнього листа встановлено Інструкцією про порядок застосування по­дорожнього листа службового легкового автомобіля та обліку транспортної роботи, затвердженою наказом Державного коміте­ту статистики України від 17.02.98 р, №74 [27]. Застосування будь-яких інших форм подорожніх листів для обліку роботи службових легкових автомо­білів не допускається.

Оформлений належним чином за затвердженою формою подорожній лист є підставою для:

- обліку транспортної роботи і списання використаного паль­ного на загальний пробіг службових легкових автомобілів авто перевізника;

- взаємних розрахунків між перевізником і замовником за на­дання транспортних послуг.

При виїзді автомобіля з гаража перевізники зобов’язані видати водію заповнений подорожній лист. Ця вимога стосується усіх підприємств перевізників – як тих, що експлуатують власні легкові автомобілі, так і таких, що орендують транспортні засоби. Подорожній лист оформлюють тільки на один робочий день або зміну і видають за умови, що водій здав по­дорожній лист за попередній робочий день. На більший строк подо­рожній лист можна видати тільки у випадку транспортного обслу­говування в міжміському сполученні понад одну добу, обов'язково оформивши це наказом або розпорядженням перевізника.

У залежності від маршруту – по Україні чи за її межі, – для первинного обліку обсягів перевезених вантажів і транс­портної роботи вантажного автомобіля, а також для виконання розрахунків між перевізником і замовником автомобільного транспорту передбачено дві типові форми подорожнього листа:

- подорожній лист вантажного автомобіля у міжнародному сполученні - типова форма № 1 (міжнародна). Його видають на час відрядження автомобіля і водія для пе­ревезення вантажу в міжнародному сполученні згідно з на­казом або розпорядженням перевізника;

- подорожній лист вантажного автомобіля – типова форма № 2 (у межах України).

Облік обсягів перевезень у тоннах і тонно-кілометрах ведуть у подорожніх листах на підставі товарно-транспортних накладних незалежно від форми оплати транспортних послуг. Однак форма оплати – відрядна, погодинна, – впливає на оформлення реквізитів документа. При погодинній оплаті транспортних послуг на лицьовому боці подорожнього листа у верхньому правому кутку проставляють штамп «Погодинна». До такого подорожньо­го листа додають два екземпляри талона замовника для кожного із замовників. Талони є підставою для розрахунків між перевізником і за­мовником автотранспорту.

Окрім того, за умови використання автомобіля з погодинною формою оплати транспортних послуг до подорожнього листа вантажного ав­томобіля додають товарно-транспортну накладну і талон замовника типової форми № 1-ТЗ, котрі є підставою:

- товарно-транспортна накладна – для визначення обсягів вантажних перевезень (у тоннах і тонно-кілометрах) і включення їх до подорожнього листа;

- талон замовника – для розрахунків перевізника із замовником автомобільного транспорту за виконані транспортні послуги.

Міжміські вантажні перевезення оформляються двома документами:

- подорожній лист;

- маршрутний лист.

При міжміських перевезеннях подорожній лист заповнюється за звичайними реквізитами. Однак до подорожніх листів не можна включати обсяги вантажних перевезень (у тоннах і тонно-кілометрах), які не підтверджені товарно-транспортною накладною. Отже, до подорожнього листа повинна додаватись товарно-транспортна накладна.

В автотранспортних підприємствах застосується журнал для обліку та контролю за рухом подорожніх листів, що видаються водіям. Здачу подорожнього листа водієм диспетчер підтверджує підписом у книзі обліку.

У маршрутному листі вказуються пункти маршруту, дата і час їх проходження, графік руху, пункти відпочинку водіїв, а також інші умови пересування автотранспорту, передбачені договором між перевізником і замовником.

Реалізація послуг з перевезення вантажів супроводжується одержанням певних доходів, до яких включають нарахування:

- за тарифами за виконані перевезення вантажів;

- за порожній пробіг автомобілів до пункту першого заванта­ження або від пункту останнього розвантаження;

- за додатковий простій автомобілів, пов'язаний зі зважуванням, заїз­дом та переважуванням вантажів;

- у вигляді стягнень із замовників за пробіг автомобілів, викликаний нездійсненим прийомом або здачею вантажу.

У бухгалтерії автотранспортних підприємств дохід від реалізації послуг з перевезення вантажів відображається на субрахунку 703 «Доходи від реалізації наданих послуг» (табл. 4.1).

Таблиця 4.1

Облік надання послуг з автоперевезень вантажів

При наданні послуг з перевезення вантажів можливі різні витрати, штрафи, інші нарахування, котрі відображаються в обліку автотранспортних підприємств на субрахун­ку 715 «Отримані штрафи, пені, неустойки»:

- за пробіг автомобілів, викликаний нездій­сненим прийомом або здачею вантажу;

- за простій автомобілів з вини замовника;

- за відмову від оформлення або неправильне оформлення подорожніх листів та товаротранспортних накладних;

- за невиконання встановле­ного договором обсягу перевезень з боку замовника;

- за неподання вантажу до перевезень тощо.

Стягнення суми понесе­них витрат та штрафів, що підлягають сплаті за порушення умов договору може бути проведене безпосередньо замовником або через арбітражний суд. У бухгалтерському обліку автотранспорт­ного підприємства такі нарахування і надходження відображаються за схемою, наведеною в табл. 4.2 [94, с. 175].

Відображення в бухгалтерському обліку надання послуг з міжнародних перевезень відбувається за схемою, наведеною в табл. 4.3. Певні особливості має нарахування суми зобов’язань з ПДВ. Це пов’язане з тим, що на території інших держав перевезення оподатковуються податком на додану вартість (ПДВ) за нульовою ставкою.

Таблиця 4.2

Облік одержаних компенсацій і штрафів при порушенні замовником договірних умов автоперевезення вантажів

Для того, щоб правильно відобразити в обліку оподаткування ПДВ, вартість наданих транспортних послуг розділяють:

- транспортні послуги на території України;

- транспортні послуги за межами України.

Розподіл відбувається шляхом визначення частки відстані пересування вантажу по Україні (%) і за її межами (%). Після такого розподілу визначають:

- вартість перевезеного по Україні вантажу (вся вартість вантажу помножена на % його пересування по Україні);

- суму ПДВ від вартості перевезеного по Україні вантажу;

- суму наданих послуг з міжнародного перевезення вантажу з урахуванням ПДВ (додають суму ПДВ до усієї вартості перевезеного вантажу). Визначену таким чином суму відображають за дебетом рахунка 361 «Розрахунки з вітчизняними покупцями» і кредитом рахунка 703 «Доходи від реалізації наданих послуг».

Автотранспортні підприємства можуть здійснювати вантажні перевезення в межах бартерного договору. В таких випадках у бухгалтерському обліку операції будуть відобража­тись дещо в зміненому варіанті (табл. 4.3) [94, с. 174].

Таблиця 4.3

Відображення господарських операцій у бухгалтерському обліку автотранспортного під­приємства при здійсненні перевезень на основі бартерного до­говору