Образец графления разносной книги

Если в организации функционирует система компьютерной регистрации документов и автоматизированного документооборота, то в нормативно-методических документах (инструкциях) должен быть оговорен способ предоставления информации исполнителю: передача электронной копии документа или непосредственно исполняемого документа через компьютерную сеть.

Обработка поступающих документов может считаться оптимальной, если документ доставлен к конечному исполнителю в течение следующего дня после его получения организацией.

Правильно составленные графики курьерской связи и строгое их соблюдение способствуют ритмичности документооборота в организации. При отсутствии курьеров специалисты-исполнители сами разносят документы, что приводит к потере их рабочего времени.

Документы в пределах структурного подразделения могут доставляться его секретарем. Число доставок в течение дня зависит от характера деятельности организации и объема документооборота. В организациях с большим объемом документооборота целесообразно проводить до четырех доставок в день, в остальных - не менее двух.

Перемещение документа между руководителями, структурными подразделениями и специалистами должна производиться через секретаря, который делает соответствующую пометку в регистрационной карточке. Все перемещения обязательно отражаются в РКК. По документам, зарегистрированным в канцелярии, эта информация сообщается в группу регистрации канцелярии для внесения ее в экземпляр РКК, хранящийся в справочной картотеке. В целях избежания возвратного перемещения документа от руководителя в канцелярию, внесение в РКК указанных записей и передачу документа на исполнение может выполнять секретарь руководителя.

О передаче документа из одного структурного подразделения в другое в обязательном порядке ставится в известность та служба, где был зарегистрирован документ.

Документы, с которыми должны работать несколько структурных подразделений, передаются им поочередно или одновременно (в копиях). Оригинал документа передается специалисту, названному в резолюции первым и ответственному за выполнение всех заданий и поручений по документу. В регистрационных карточках делается пометка о передаче документа.

Документы в структурное подразделение передаются в основном для исполнения, реже - для ознакомления. Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа, не подлежащего тиражированию, следует поручать специально выделенному сотруднику, а если это не представляется возможным, составить индивидуальный график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Этот график может быть принят как типовой руководителем службы ДОУ по согласованию с руководителем организации. Такой же типовой график можно разработать для ознакомления с текущей информацией.

Контролируемые или другие наиболее важные документы передаются исполнителю через канцелярию либо другую службу, контролирующую исполнение документа.