Полезное:
Как сделать разговор полезным и приятным
Как сделать объемную звезду своими руками
Как сделать то, что делать не хочется?
Как сделать погремушку
Как сделать так чтобы женщины сами знакомились с вами
Как сделать идею коммерческой
Как сделать хорошую растяжку ног?
Как сделать наш разум здоровым?
Как сделать, чтобы люди обманывали меньше
Вопрос 4. Как сделать так, чтобы вас уважали и ценили?
Как сделать лучше себе и другим людям
Как сделать свидание интересным?
Категории:
АрхитектураАстрономияБиологияГеографияГеологияИнформатикаИскусствоИсторияКулинарияКультураМаркетингМатематикаМедицинаМенеджментОхрана трудаПравоПроизводствоПсихологияРелигияСоциологияСпортТехникаФизикаФилософияХимияЭкологияЭкономикаЭлектроника
|
Общие принципы и методические основы организации документооборотаСтр 1 из 9Следующая ⇒ Тема 6. Организация документооборота Понятие документооборота. Масштаб документооборота. Основные требования к документообороту. Общие принципы и методические основы организации документооборота Документооборотом называется движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Движение документов представляет собой, в сущности, движение управленческой информации, необходимой руководителям и специалистам для выполнения функций управления, принятия обоснованных решений и фактического претворения их в жизнь. Целенаправленное движение документов объективно сопровождает любую управленческую деятельность. Перемещение документов в учреждении (точнее, в аппарате управления учреждений) не может быть хаотическим и случайным. Оно должно быть управляемым, т.е. выполнение творческих операций с документами (управленческой информацией) должно обеспечиваться комплексом технических и формально-логических (сравнительных) операций по: · учету документов, · справочно-информационной работе, · регулированию распределения документов между руководителями и специалистами, · контролю за рассмотрением и исполнением документов, · оперативному и архивному хранению документов.
Следовательно, документооборот - это регламентированная технологическая схема движения документов по установленным пунктам обработки для выполнения необходимых творческих, формально-логических и технических операций с документами. Число таких пунктов, быстрота перемещения между ними документов и оперативность выполнения в каждом пункте набора операций с документами определяют степень совершенства этой технологической схемы и эффективность обеспечения аппарата управления полезной и достоверной информацией. К документооборотупредъявляется ряд принципиальных требований, обязательных для соблюдения во всех учреждениях: · прямоточность движения документов, прохождение документов кратчайшим путем, через наименьшее количество пунктов (инстанций), исключающее или сводящее к минимуму возвратные перемещения документов; · избирательность распределения документов между руководителями и специалистами в соответствии с их функциональными обязанностями; · обусловленность перемещения документов деловой необходимостью, исключение лишних, дублирующих инстанций и действий (каждое перемещение документа должно быть оправданным); · единообразие маршрута движения и состава технологических операций для массовых категорий документов, однократность выполнения каждой операции. В этих целях рекомендуется разрабатывать примерные схемы прохождения и обработки основных категорий и видов документов. Данные схемы могут быть изданы в виде приложений к инструкции по ДОУ.
Эти требования сохраняют свою актуальность при автоматизации процесса обработки документной информации. Однако важнейшим требованием к документообороту становится его приспособленность к новой информационной технологии: регламентация состава автоматизированных пунктов обработки информации, автоматизированных рабочих мест и технологических операций, проводимых с их помощью, способов передачи информации между автоматизированными пунктами. При этом предпочтение должно отдаваться передаче информации по каналам связи в безбумажном виде. К основным показателям потоков, принимаемых во внимание при организации документооборота, относятся: · направление потока, определяемое пунктами отправления и назначения; · объем потока, определяемый количеством документов, проходящих через рабочее место в единицу времени; · структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими признаками классификационного деления; · режим потока, определяемый периодичностью движения документов через пункты обработки.
Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, положительно влияет на управленческий процесс в целом.
|