Главная Случайная страница


Полезное:

Как сделать разговор полезным и приятным Как сделать объемную звезду своими руками Как сделать то, что делать не хочется? Как сделать погремушку Как сделать так чтобы женщины сами знакомились с вами Как сделать идею коммерческой Как сделать хорошую растяжку ног? Как сделать наш разум здоровым? Как сделать, чтобы люди обманывали меньше Вопрос 4. Как сделать так, чтобы вас уважали и ценили? Как сделать лучше себе и другим людям Как сделать свидание интересным?


Категории:

АрхитектураАстрономияБиологияГеографияГеологияИнформатикаИскусствоИсторияКулинарияКультураМаркетингМатематикаМедицинаМенеджментОхрана трудаПравоПроизводствоПсихологияРелигияСоциологияСпортТехникаФизикаФилософияХимияЭкологияЭкономикаЭлектроника






Сокращение объема документооборота





Количество документов каждого потока за определенный период времени (месяц, квартал, год) в сумме составляет объем документооборота. Одной из основных характеристик документооборота является также цикличность документопотоков.

Годовой объем документооборота является исходной величиной для:

· расчета численности сотрудников документационной службы,

· выбора типов и количества средств механизации и автоматизации обработки информации,

· определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников.

 

Сопоставление объема документооборота за ряд лет позволяет своевременно выявить тенденцию его увеличения и выработать меры по сокращению числа документов.

Подсчет документооборота проводится в целях:

· подсчета условного объема обрабатываемой документной информации;

· определения интенсивности труда сотрудников;

· составления Табеля документов;

· планирования мероприятий по совершенствованию ДОУ;

· определения технологической оснащенности процессов работы с документами;

· сезонной загрузки службы ДОУ и др.

 

Подсчет числа полученных и созданных документов для государственных учреждений обязателен, а для других организаций это требование носит рекомендательный характер.

Ежедневному количественному учету подлежат все без исключения документы:

· поступившие (в том числе нерегистрируемые),

· отправляемые - при обработке в экспедиции,

· внутренние - по месту регистрации или составления.

 

Подсчет документов фиксируется по потокам в учетной таблице. Согласно нормативно-методическим разработкам Росархива рекомендуется запись результатов учета документов (и их копий) за год вести в виде простых дробей, где в числителе указывается количество документов, а в знаменателе - общее количество их копий: 34/106.

При подсчете и анализе документооборота необходимо иметь в виду, что:

· сведения об объеме документооборота, как правило, бывают занижены из-за несовершенной методики их сбора;

· само по себе количество документов не может характеризовать эффективность системы документооборота и управления в целом;

· сбору и анализу сведений должна предшествовать постановка задач: с какой целью собираются сведения, за какой хронологический период, какая глубина проведения учета необходима, как эти сведения будут использоваться в дальнейшем.

 

Сведения об объеме документооборота зарегистрированных документов могут быть получены в базах регистрации, количество экземпляров определяется примерно, в соответствии со сложившейся практикой; при массовой рассылке - по спискам рассылки. Нерегистрируемые документы могут быть учтены только при физическом их подсчете в делах.

Для определения динамики изменения физических объемов документопотоков часто достаточно выборочного учета и экстраполяции полученных результатов. Итоги подсчетов вместе с аналитической справкой службы ДОУ доводятся до сведения руководства для принятия решений.

Выбор конкретных методик подсчета документооборота, единиц измерения, временного периода, форм представления промежуточных результатов и итоговых сведений устанавливаются в инструкции по ДОУ.

Движение документов во всех случаях отражает организационную структуру аппарата управления и распределение обязанностей между его составными частями. Поэтому совершенствование документооборота в значительной степени связано с совершенствованием самой структуры управления и не может рассматриваться изолированно.

Проблема роста количества документов, создаваемых в различных сферах человеческой деятельности, в том числе и в сфере управления, необычайно актуальна в настоящее время. Взрыв «документационной активности» общества приходится на 1960-1970 гг.; именно в эти годы отмечается также рост информационных изданий, научных публикаций и других видов печатной продукции.

Существуют объективные факторы, прямо влияющие на рост количества документов:

· рост научных кадров;

· рост народонаселения и повышение его политической и творческой активности;

· создание новых учреждений, организаций и предприятий;

· расширение производственных и торговых связей;

· увеличение выпуска продукции;

· внедрение технических средств в управленческий труд (в 60-х гг. - множительной техники, а с 70-х гг. - электронно-вычислительной техники). Возможность легкого и быстрого тиражирования, а затем и создания документов привела к тому, что объем документации и соответственно расходования бумаги резко увеличился.;

· недостаточная разработанность законодательной базы; издание некачественных документов, особенно нормативных актов, вызывающих многочисленные запросы и разъяснения;

· отсутствие органа, несущего ответственность за состояние документации и ее объемы;

· экстенсивное развитие документации, приводящее к вовлечению в «бумажную» бюрократическую деятельность все большего числа работающих.

 

Одна из объективных причин заключается в свойстве документации при использовании возрастать, а не сокращаться, как это свойственно материально-техническим ресурсам. Чем больше общество развивается и нуждается в информации, тем больше оно ее производит и использует, что приводит к возникновению новой информации и т.п.

Документы в аппарате управления нередко создаются как дань своеобразной традиции или как единственное выражение реакции организации на решение вышестоящих органов. Дублирование документов обусловлено дублированием функций учреждений и их структурных подразделений. Увеличиваются документопотоки также из-за несвоевременного выполнения поручений и заданий, из-за введения новых форм отчетного и справочного характера без разрешений и даже вопреки всяким запрещениям.

Имеются и субъективные факторы, также влияющие на рост документооборота. Главный из них - несвоевременное или некачественное выполнение поручений, договорных обязательств, что приводит к появлению значительного количества дополнительных документов: напоминаний, претензий, рекламаций, корректировок, жалоб, докладных и объяснительных записок и т.д. Преодоление этих явлений возможно при помощи организации эффективной системы контроля исполнения документов и поручений, повышения исполнительской дисциплины.

Задача сокращения объема документооборота имеет два основных аспекта:

1) сокращение количества создаваемых документов,

2) сокращение расхода бумаги на производство документов.

 

Наиболее важным является, естественно, первый аспект.

Пути сокращения неоправданных документопотоков в российских условиях следующие:

1. Главное условие сокращения объемов документов - упорядочение документообразования. Основным методом здесь выступает унификация как отдельных групп документов, так и всей системы документационного обеспечения. На практике это выражается в создании систем документации, строго устанавливающих состав разрешенных к применению форм и регламент пользования ими.

2. Реальным путем сокращения неоправданного документопотока является повышение качества самих документов как носителей нормативной и иной управленческой информации. Текст документа, отражающий управленческое действие, поручения, решения, должен быть составлен таким образом, чтобы он содержал только необходимую информацию, четко трактовал сущность решения и определял реальные и обоснованные сроки исполнения. На практике, к сожалению, часты случаи, когда документ поступает на исполнение с уже просроченными сроками, когда суть вопроса так завуалирована, что неясно, положительно или отрицательно решен вопрос. Поэтому очень важно, чтобы при подготовке документов максимально широко использовались унифицированные формы, текст которых уже продуман и рационализирован.

3. Для сокращения расхода бумаги и экономии труда работников аппарата на подготовку и прочтение документов, целесообразно сокращать текст за счет:

· значительного уменьшения традиционных вводных частей и преамбул;

· исключения из служебной переписки немотивированных персональных обращений и выражений благодарности и т.п. Например, имеется практика отказа от преамбулы в решениях коллегии и замены ее экземпляром справки, подготовленной к заседанию по данному вопросу (преамбула, как правило, является перепечаткой этой справки). Основные правила изложения текста изложены в разработанной ВНИИДАД «Методике унификации текстов управленческих документов».

4. Уменьшение физического размера документов - существенная сторона сокращения документооборота. Эта задача осуществляется несложными методами, которые, однако, связаны с преодолением некоторых бюрократических привычек. Например, еще бытует среди руководителей мнение, что «наверх» нельзя послать документ на формате А5, что бланк письма с угловым расположением реквизитов менее «солиден», чем с продольным расположением, и может как бы унизить автора и т.п.

По современным правилам размер бланка должен зависеть только от размера текста, а не от степени нашего уважения к адресату. Объем текста может сокращаться за счет применения стандартных правил машинописи, что экономит площадь листа примерно на 5%. Объемные документы справочного характера и долговременного использования целесообразно изготавливать с заменяемыми страницами, что позволит не перепечатывать весь текст при внесении изменений.

При подготовке документов оперативного характера рекомендуется:

· использовать телеграфный стиль;

· писать ответы на самом запросе;

· принимать резолюции в качестве управленческого решения без их дублирования распорядительными документами;

· исключать избыточную информацию, за счет которой увеличивается информационный шум, и т.д.

5. Реальным путем сокращения объемов документации является построение эффективных информационно-поисковых систем. Например, кадровый приказ печатается в нескольких экземплярах и подшивается:

· в дело с приказами,

· в личное дело,

· в дело бухгалтерии,

· (в некоторых случаях) в плановом и производственном отделах.

Причина такой многотиражности в трудности поиска: каждый специалист, которому может понадобиться этот документ, предпочитает хранить его у себя, чем доверяться ненадежному, а главное, длительному поиску. В результате объемы документов значительно увеличиваются. Разработка хорошо отлаженной поисковой системы позволяет резко сократить дублирование, особенно при использовании компьютеров и возможности получить любую имеющуюся в организации информацию на своем рабочем месте по сети.

6. Замена бумажного документооборота в ряде случаев использованием телефонной связи и личной договоренности. В данном случае необходимо воспитание чувства личной ответственности за принятое устное обязательство, обещание, за высказанную оценку. Особенно важен личный пример руководителя любого ранга, показывающего умение держать слово и выполнять устные обещания, восстановление традиции «честного купеческого слова».

7. Важным современным средством совершенствования документооборота является компьютеризация операций составления и обработки документов. Основной смысл его заключается в том, что технические средства должны применяться на тех участках и такой производительности, которые позволят получить экономический эффект, окупить затраты на их приобретение и эксплуатацию. Например, нет смысла ставить быстродействующий конвертовскрывающий аппарат в организациях с небольшим документооборотом.

Сокращению количества документов способствуют также:

· организация своевременной их доставки;

· введение практики предварительного рассмотрения документов высококвалифицированным специалистом и распределение их по исполнителям, минуя руководство учреждения;

· введение строгого контроля исполнения документов.

 

При совершенствовании документооборота в условиях компьютерных технологий основное значение отводится месту и роли техники в общей схеме движения документов. Построение компьютерной сети предполагает изменение потоков документов традиционной системы управления и все большую их реализацию с помощью компьютерных средств. Важное значение при этом имеет принятый в системе управления порядок придания юридической силы «машинным» документам, т.е. документам, создаваемым средствами электронно-вычислительной техники и особенно на машинных носителях.

Главная задача заключается в том, чтобы избежать параллельного участия в документообороте традиционной и «машинной» документации, содержащей дублированную информацию. Поэтому для использования работниками аппарата управления рекомендуется направлять только переработанную и синтезированную документную информацию, а исходную передавать на хранение в архив непосредственно после переноса данных на компьютерный носитель.


 

Date: 2015-07-17; view: 6154; Нарушение авторских прав; Помощь в написании работы --> СЮДА...



mydocx.ru - 2015-2024 year. (0.006 sec.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав - Пожаловаться на публикацию