Полезное:
Как сделать разговор полезным и приятным
Как сделать объемную звезду своими руками
Как сделать то, что делать не хочется?
Как сделать погремушку
Как сделать так чтобы женщины сами знакомились с вами
Как сделать идею коммерческой
Как сделать хорошую растяжку ног?
Как сделать наш разум здоровым?
Как сделать, чтобы люди обманывали меньше
Вопрос 4. Как сделать так, чтобы вас уважали и ценили?
Как сделать лучше себе и другим людям
Как сделать свидание интересным?
Категории:
АрхитектураАстрономияБиологияГеографияГеологияИнформатикаИскусствоИсторияКулинарияКультураМаркетингМатематикаМедицинаМенеджментОхрана трудаПравоПроизводствоПсихологияРелигияСоциологияСпортТехникаФизикаФилософияХимияЭкологияЭкономикаЭлектроника
|
Предварительное рассмотрение и распределение документовПредварительное рассмотрение и распределение поступивших документов выполняется наиболее квалифицированными сотрудниками документационной службы, хорошо знающими функции структурных подразделений, круг должностных обязанностей руководителей и специалистов. Цель предварительного рассмотрения - распределение документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Без предварительного рассмотрения передаются документы: · адресованные руководителю предприятия и его заместителям, · содержащие информацию по наиболее важным и принципиальным вопросам деятельности предприятия или относящиеся к компетенции нескольких руководителей и подразделений, · адресованные в конкретные структурные подразделения, · адресованные конкретным должностным лицам.
Эффективную помощь при предварительном рассмотрении корреспонденции оказываю следующие нормативно-методические и справочных материалы: · положение об организации и ее структурных подразделениях; · должностные инструкции; · номенклатура дел; · перечень документов, требующих обязательного рассмотрения руководством; · технологические графические схемы последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д. Формируются следующие группы документов: · группа документов, адресованных руководству учреждения или учреждению без указания структурного подразделения; · группа документов, адресованных структурным подразделениям, в том числе специфических документов (плановых, снабженческих, бухгалтерских и т.п.) функциональных структурных подразделений и ответных документов на запросы подразделений; · группа предложений, заявлений и жалоб граждан, в том числе адресованных структурным подразделениям.
Документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе ДОУ (например, в канцелярии). Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, то секретарь или помощник руководителя находят их и передают руководителю учреждения вместе с поступившим документом или соответствующей справкой. В подготовленных для передачи руководителю документах делают разметку, т.е. выделяют заголовки и некоторые другие реквизиты цветом, подчеркиванием и др. Помощники могут также предварительно готовить варианты проектов решения по документу, подбирать необходимые материалы, консультироваться с ведущими специалистами отрасли. Документы, предназначенные для передачи руководителю, укладываются в папки в определенном порядке. Документы, требующие первоочередного рассмотрения, могут укладываться в отдельную папку, а при небольшом повседневном количестве докладываемых документов – помещаться сверху в одной папке с другими документами. Папки с подготовленной соответствующим образом корреспонденцией передаются из экспедиционного отдела в секретариат организации, а оттуда – непосредственно ее руководителю для последующего рассмотрения и оформления резолюций. Руководитель организации, как правило, не должен лично принимать документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций. В любом случае служба ДОУ должна быть уведомлена: кому документ определен на исполнение и какое решение принято руководителем и зафиксировано в резолюции. Сами документы должны быть зарегистрированы, в том числе и для последующего информирования заинтересованных организаций по их запросам о ходе исполнения документов. Если в организации налажена четкая организация документооборота, то на стол к руководителю попадают действительно важные документы, требующие указаний по исполнению непосредственно от него. При рассмотрении поступившего документы учитываются: · важность его содержания; · сложность и новизна поставленных вопросов; · авторство, т.е. общественное положение лица - автора документа; Место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества; · реальная срочность исполнения документа; · вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др.
Процедура предварительного рассмотрения документов позволяет: · освободить руководителя от рассмотрения всего объема поступивших документов, среди которых имеется типовая документация, запросы и пр., не требующие его компетенции и не имеющие принципиального характера; · предотвратить возможные срывы исполнения документов в необходимые сроки.
Руководству, как правило, направляются следующие документы: · из администрации Президента РФ (указы), · из правительственных органов (постановления), · от органов представительной и исполнительной власти, · документы вышестоящих организаций, · жалобы на действия подчиненных должностных лиц, · другие важнейшие документы, содержащие необходимую информацию по принципиальным вопросам деятельности организации.
Документы, адресованные в организацию без указания конкретного структурного подразделения или должностного лица, подлежат обязательному предварительному рассмотрению работником службы ДОУ. Начальник канцелярии или его заместитель (референт) знакомится с содержанием поступивших в канцелярию документов и распределяет их по руководителям, структурным подразделениям и специалистам в зависимости от характера затронутых в документах вопросов. Документы, не требующие принятия решения на уровне руководства учреждения, распределяются по структурным подразделениям. На документе делается помета с указанием индекса подразделения или фамилии специалиста. Такая помета имеет силу резолюции руководителя. Основная часть поступивших документов (около 80%) направляется из канцелярии в структурные подразделения для исполнения или ознакомления и использования в работе. На документах, которые в последующем должны храниться в делах канцелярии, ставится штамп «Подлежит возврату». В экземплярах РКК делается отметка о передаче документа: указываются индекс подразделения, дата, фамилия лица, которому передан документ. Один экземпляр РКК помещается в справочную картотеку канцелярии, второй экземпляр вместе с документом направляется в документационную службу структурного подразделения. Дополнительный экземпляр РКК на контролируемые документы передается в группу контроля канцелярии. Одновременно идет подсчет и внесение в учетную таблицу количества поступивших документов. В значительной степени процесс предварительного рассмотрения облегчает настольное сортировочное устройство: лотки, секции, ячейки, на которые наклеены этикетки для вставки условных обозначений (индексов) руководителей организации, структурных подразделений или исполнителей. Поступающие документы просто раскладываются по соответствующим секциям. При небольшом объеме документов можно использовать специальные папки с разделителями. Документы всех групп до передачи их на дальнейшую обработку могут быть в пакетном режиме введены канцелярией в АСДОУ. В структурных подразделениях предварительное рассмотрение и распределение документов ведется аналогичным образом секретарем, инспектором или лицом, ответственным за обработку документов. Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в специальное подразделение - Бюро писем. Бюро производит регистрацию и предварительное рассмотрение письменных обращений граждан и направляет тому должностному лицу, в компетенцию которого входит право окончательного решения затронутого в письме вопроса. Документы, поступившие по каналам электронной почты, должны подлежать следующей обработке: · отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки; · адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажном носителе; · каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти ящики; · при наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю необходимо поставить отметку «соответствует оригиналу».
Документы, поступившие по каналам факсимильной связи, должны быть обработаны следующим образом: · объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов; · документ для передачи по каналам факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения (заявки хранятся в течение 1 года); · ответственность за содержание информации, передаваемой по факсу, возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и руководителя соответствующего подразделения; · запрещается передавать текст документа с пометкой «Для служебного пользования»; · подлежащей передаче документ учитывается в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передается адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно; · факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
|