Внутреннего и исходящего документопотока

Внутренние документы, как правило, не имеют этапа отправки. Однако, если структурные подразделения территориально разбросаны или организация имеет филиалы, куда направляются внутренние документы, например распорядительные, этап отправки также будет присутствовать для этих документов.

К внутренним документам относятся, прежде всего, организационные (уставы, положения, должностные инструкции и др.), распорядительные (приказы, указания, распоряжения, решения), плановые, отчетные и другие виды документов. Наиболее распространенными внутренними документами являются служебные записки, докладные, объяснительные, аналитические записки.

Все документы, создаваемые в организации, при анализе делятся на инициативные, составленные исходя из потребности своей организации, и разработанные «во исполнение» заданий вышестоящих инстанций или в ответ на полученные запросы.

Исходящие документы так же, как и входящие, можно проанализировать по видам и по корреспондентам, которым они направляются. Их также делят на документы, по которым ожидается ответ, и документы, направленные просто для сведения (реклама и т.п.).

Наиболее распространенными примерами исходящих документов являются:

· документы, адресованные федеральным, территориальным, местным и ведомственным органам управления;

· документы, адресованные органам законодательной, исполнительной и судебной власти;

· документы, адресованные партнерам организации;

· документы, адресованные общественным организациям или представляющим их общественным деятелям;

· документы, адресованные отдельным гражданам.

Документооборот зависит и от такого фактора, как степень ограничения доступа к документу, что значительно влияет на прохождение документа в организации и технологию работы с ним.

При организации электронного документооборота схема движения документов конкретизируется путем добавления маршрута движения каждого документа, решающего конкретную типовую задачу. Такие блок-схемы в виде приложений даются к административным регламентам.

Для получения полной и объективной картины состояния документооборота в организации помимо сведений о структуре документной информации и направленности ее движения необходимо иметь количественные характеристики документооборота. К ним относят параметры объема документооборота.

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы (как регистрируемые, так и не регистрируемые), а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

Подсчет объема документооборота ведется на основе данных учета документов при их первоначальной обработке и отправке, а также по регистрационным формам в службе ДОУ и в структурных подразделениях. Объективные данные можно получить лишь при однократности учета каждого документа.

Объем документооборота выражается дробью, в числителе указывают количество подлинников, а в знаменателе – количество копий. По результатам подсчета составляются сводки данных об объеме документооборота, которые позволяют проводить анализ его состояния, тенденции изменений. Ежегодный подсчет объема позволяет проводить сравнительный анализ роста или уменьшения количества документов в организации за определенные периоды времени. Ниже представлена таблица сравнительного анализа документооборота за несколько лет.

Рис. 5. Объем документооборота организации в динамике

Сведения об объеме документооборота помогают установить количество необходимой и достаточной информации для функционирования аппарата управления и степень загруженности организации, структурных подразделений и должностных лиц.

4. Технологии обработки документов

Под технологиейДОУ следует понимать систему методов и способов сбора, передачи, обработки, накопления, хранения документов и документной информации на основе применения единых методических приемов и правил и соответствующих технических средств.

Движение документов по документопотокам осуществляется посредством почтовой, электрической или фельдъегерской связи.