Отчеты для составления регистров бухгалтерского учета

В автоматизированных информационных системах регистры представляют собой отчеты, в которых отражается введенная в систему и разнесенная по счетам учетная информация.

В программе 1С:Бухгалтерия 8 регистры бухгалтерского учета формируются с помощью стандартных отчетов (рис.7.1).

По назначению формируемых регистров стандартные отчеты подразделяются на три группы (рис.7.2).

Первую группу образуют отчеты, предназначенные для формирования хронологических регистров. Такие регистры представляют собой упорядоченный в хронологическом порядке список операций и проводок за определенный период, удовлетворяющий критериям отбора.

Вторую группу образуют отчеты, систематизирующие бухгалтерские записи, зарегистрированные ранее в хронологическом порядке, в разрезе синтетических счетов.

Третью группу образуют отчеты для составления регистров аналитического учета.

Рис. 7.1. Стандартные отчеты программы 1С:Бухгалтерия 8

Рис. 7.2. Классификация стандартных отчетов

Стандартные отчеты в программе 1С:Бухгалтерия 8 представляют собой целостную систему, позволяющую на основании одних отчетов получать другие, детализирующие результатную информацию. На рис.7.3 приведена общая схема взаимосвязи между отчетами. Стрелки показывают последовательность детализации результатной информации.

Рис. 7.3. Схема детализации показателей стандартных отчетов

Законом № 402-ФЗ установлены следующие обязательные реквизиты регистра бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 10 Закона № 402-ФЗ):

1) наименование регистра;

2) наименование экономического субъекта, составившего регистр;

3) дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;

4) хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;

5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;

6) наименование должностей лиц, ответственных за ведение ре­гистра;

7) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Регистры, которые составляются с помощью стандартных отчетов программы 1С:Бухгалтерия 8, содержат все обязательные реквизиты, установленные Законом № 402-ФЗ (рис.7.4).

Рис. 7.4. Регистр бухгалтерского учета

Лицо, должность и расшифровка подписи которого должны выводиться в регистре, указывается в списке ответственных лиц организации (рис.7.5).

Рис. 7.5. Сведения о лице, ответственном на налоговые регистры

Чтобы в регистре выводились все обязательные реквизиты, в настройках отчета на закладке Оформление должны быть установлены флажки Заголовок, Единица измерения и Подписи (см. рис.7.7).

В отчетах предусмотрена возможность настройки группировки и отбора данных (рис.7.6), включения в регистр дополнительной информации об объектах учета, сортировки данных и оформления регистра (рис.7.7).

Рис. 7.6. Настройки отчета

Регистры бухгалтерского учета можно вести на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 6 ст. 10 Закона № 402-ФЗ).

Для того чтобы сохранить регистр в виде электронного документа, нужно в форме отчета ввести команду Регистр учета → Сохранить или Регистр учета → Подписать ЭП и сохранить (рис.7.8).

Для подписи регистра ЭП нужно в настройках регистров учета (Администрирование → Настройки программы: Настройки регистров учета) установить флажок Использовать электронные подписи и настроить криптографию.

Рис. 7.7. Настройки отчета

Рис. 7.8. Сохранение регистра в виде электронного документа

Подтверждением данных бухгалтерского учета являются первичные документы. Для регламентных операций первичными документами являются справки-расчеты. Их перечень приведен на форме Справки-расчеты (рис.7.9).

Справки-расчеты составляются с помощью специализированных отчетов. В справках-расчетах выводятся все обязательные реквизиты регистра, поэтому их можно также считать регистрами бухгалтерского учета. Как и стандартные отчеты, справки-расчеты можно сохранить в виде электронного документа и подписать ЭП.

Чтобы лучше понимать, какую информацию можно получить при помощи того или иного стандартного отчета, познакомимся с ними ближе.

Рис. 7.9. Справки-расчеты